摘要：高校檔案收集歸檔工作是學校和社會中重要的一部分，它發(fā)展的好壞將直接對學校和社會產生影響。因此，高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新必須遵循一定的原則，根據其本質實施相應的措施。本文主要針對高校檔案收集歸檔工作的內容、重要性及創(chuàng)新措施進行了詳細的分析和研究。

關鍵詞：高校檔案；收集；歸檔；創(chuàng)新；措施

高校檔案收集歸檔工作是高校管理工作的重要組成部分，收集檔案是源頭，奠定了學校開展工作的基礎。高校中目前堅持“加強收集、深化利用”的方針，因此，檔案收集的工作無疑成為學校進行其他工作的中心，同時也是一個難點。高校中的檔案是一個學校教學活動的真實記錄表現，全面反映著學校的管理水平及教學質量，具有非常明顯的特點。目前，加強高校的檔案收集歸檔工作十分重要。

一、高校教學檔案收集的歸檔工作的特性

高校檔案的教學檔案主要是教學資料轉化而來的。教學的資料文件由上級分配下來，或者是從教務處及學生處等部門得來，抑或從各個學科、科系內都可以總結出來，除此之外，從從事過教學的導師那里也可以得到局部的教學資料等。教學資料的來源具有廣泛性，這個給各高校檔案收集歸檔的工作帶來了一定的難度。

高校的檔案收集及管理具有較強的時間性，最常見的是運用日歷年度進行時間劃分、排列及進行管理的。高校的教學活動主要是以學生教育為目標的周期性活動，所以，在檔案時間劃分上有一定的區(qū)別，常見的劃分方法是以日歷年度、學年（學期）及學制周等方式交叉結合的方式進行檔案收集歸檔的。高校這種教學檔案時間的交叉性給高校的檔案收集歸檔帶來了復雜性、同時也大大增加了管理人員的工作量等。

高校教學檔案是在教學過程中自然形成的一種具有完整性無形記錄材料。整個檔案記錄著學生從新生到接受教育結束為止的所有材料，在銜接上形成了一種規(guī)律，彼此間互相制約。高校的教學檔案一般具有電子檔案、書面檔案、聲像檔案及實物檔案等幾種，方式雖然不同但檔案承載著的內容卻是差不多的，大同小異，增加了高校檔案收集歸檔工作的難度。

二、高校檔案收集歸檔工作管理創(chuàng)新的必要性

近年來，關于創(chuàng)新的教學檔案管理為高校有效教學工作的開展，提供了堅定的保障，進一步提高了高校的教學質量。我國高校應該積極創(chuàng)新高校教學檔案管理機制，減輕教學檔案歸檔工作管理人員的負擔，為以后學校進行教學活動的開展奠定良好的指導基礎。加強對學校教學文件檔案的管理力度，客觀的加強老師對教學環(huán)節(jié)的嚴格要求，促使教師們自覺提高自身的教學水平。對于學生成績、作業(yè)及試卷等檔案進行工作歸檔，以此來規(guī)范學生們的學習，對于獎勵方面，適當的提高教學獎學金評選活動及學生開展活動檔案的管理，為之后的教學檔案歸檔做鋪墊。

創(chuàng)新的高校教學檔案管理，為教學的優(yōu)缺點、教學研究活動提供了重要的依據。高校的教學檔案是學校教學的過程中形成的，主要記錄著高校教學活動中的點點滴滴，彰顯著高校的教學思想，為高校教學管理提供參考的依據，屬于改革高校教學進程及教學質量的一手資料，更方便于日后處理學校教學中出現的問題，并進行查證核對。各大高校應該針對不同的教學管理進行控制，控制教學管理力度的松緊，適度調整；不同教學檔案的橫向比較，這些足以反映各大高校教學水平以和高校教學管理水平的高低等。

創(chuàng)新高校教學檔案的管理，為高校開展教學評估活動和規(guī)范學?？茖W辦學提供第一手材料。根據我國上世紀90年代頒布的法律法規(guī)，明文規(guī)定我國各大高校每年必須接受兩次教學評估，根據不同情況的出現，進行分析研究，并制定出新的教學評估制度等（單方面的教學評估方式較多）。我國教學的評估活動無非是以高校教學檔案的完整性、真實性及創(chuàng)新性等方面作為出發(fā)點進行評估。各大高校中評估得出的優(yōu)異成績，實質上講均是來自于學校教學檔案的管理，由此可見，創(chuàng)新高校檔案收集歸檔工作十分必要。

三、高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新措施

（一）創(chuàng)新高校檔案收集歸檔的觀念，促進教學檔案價值的實現

本質上講，教學檔案的最大價值就是教學檔案的在教學過程中表現出來的公共價值。比如，一個教師的個人檔案，不僅對教師本身具有重要的指導意義，對學校，學生及院校方面均有指導意義值得學習和借鑒等。當然，不同的老師對檔案的具有不同的認知，同時決定著教師對教學檔案重要性的認識。當前，高校中出現留學熱，大部分學生需要出國深造，辦理手續(xù)時沒有學校檔案是無法達到出國的標準的，為此，我國各大高校中收集的檔案不單單有漢語形式，還應該有英語形式等，這就需要高水平的英語人才的培養(yǎng)，為未來教育的發(fā)展做準備。

（二）創(chuàng)新高校的檔案管理，提高檔案的內在質量

高校教學檔案主要包括教學檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管及檔案的利用等。提高檔案內在質量的前提是對檔案進行有效地管理，同時也是提高有效檔案服務的基礎。對教學檔案管理人員進行創(chuàng)新，加強管理人員的創(chuàng)新思想，提高管理人員的能力，逐漸實現教學檔案的數字化和信息化。針對數字化檔案進行系統(tǒng)編輯，方便查詢；對信息化電子檔案進行整理，建立定向的數據庫，再進一步轉化為數字化檔案應用，從而提高檔案的利用率級歸檔率，實現高校教學檔案的科學化，

（三）創(chuàng)新編輯研究，加強教學檔案信息服務開發(fā)力度

近年來，隨著我國教學檔案需求的增加，很多高校的檔案管理者開始打破傳統(tǒng)的思想觀念，積極創(chuàng)新和開拓新的管理方式，便于提供更好的檔案服務。學校的檔案部門也應充分利用教學檔案包含的信息，進行編制，不僅要編輯常見的編輯檢索工具，還要根據不同種類的教學檔案資料進行綜合，編制出更多的、具有價值的信息，為教學提供的充沛的信息資源。

（四）創(chuàng)新教學檔案的基礎服務

高校必須針對檔案管理進行服務創(chuàng)新，建立新型的服務方式，服務內容及服務手段等。還要針對對教學檔案利用者的研究與分析，不管是現有的利用者和需要還是以后潛在的利用者和需要，均需加強對它們的重視，只有這樣才能最大程度的滿足利用者對教學檔案的需求。隨著計算機及網絡多媒體的廣泛應用，建立數字化的檔案模式的趨勢不可阻擋，是教學檔案服務管理服務發(fā)展的必然性。根據學校實際情況適當的開設網絡、在線咨詢、移動等服務。另外，綜合網絡創(chuàng)新在網站上制作檔案信息查看網頁，設定一定的信息專欄、個人信息等，供學生能夠自主查詢，簡捷方便。所以，必須加強高校檔案收集歸檔管理服務的創(chuàng)新，建立一套健全的檔案收集歸檔管理機制，逐步完善對檔案收集的管理。

（五）創(chuàng)新多媒體的信息環(huán)境

隨著計算機的普遍應用，檔案管理雖不再只局限在書面上，但由于教學檔案者花費大量的精力在建立電子檔案上，軟件設備較落后。針對多媒體軟件及時創(chuàng)新，擴大電子檔案開發(fā)的利用率，推進教學檔案數字化的進程。數字化的檔案能夠有效的控制檔案的信息，自動加強對教學檔案的管理，完善檔案的資料信息，準備的提供可靠的信息，使信息充分發(fā)揮它的作用，此外，還可以使檔案利用者以最快的速度搜索到自己所需要的信息。因此，必須加快對多媒體技術及設備的創(chuàng)新。

（六）加強宣傳力度，增強學生意識

增強學校教師與學生的檔案意識，提高學生的檔案利用率，使檔案發(fā)揮最大的作用。從根本上消除部分人群認為檔案觀念可有可無的現象。創(chuàng)新檔案信息化的建設，使檔案收集工作早日走上新的臺階。

四、總結

綜上所述，高校檔案收集歸檔是學校進行文件整理重要部分，是教學檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，具有十分重要的作用，因此，必須加強對教學檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新，制定健全高校的創(chuàng)新措施，加強對檔案工作者創(chuàng)新思想的傳播，進一步加強高校檔案管理工作，規(guī)范化收集、歸檔鑒定，不斷利用現代科技手段創(chuàng)新，豐富檔案內容，樹立“以人為本”的科學發(fā)展觀，加強服務意識，為教學檔案收集歸檔工作提供良好的服務。

參考文獻：

[1]高 瑛.高校創(chuàng)新型人才培養(yǎng)與檔案收集工作的探討[J].蘭臺世界，2009（8）.

[2]陳少毅.淺談高校學籍檔案的管理[J].檔案與建設，2009（12）.

[3]楊 虹.對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2010（34）.

（作者簡介：潘曉紅（1969-），女，漢族，管理學碩士，館員，南陽醫(yī)學高等專科學校，研究方向：檔案管理。）