□廖亮亮 葉松勤(博士) 王 婷
(1財(cái)政部財(cái)政科學(xué)研究所 北京100872 2中國(guó)人民大學(xué)商學(xué)院北京100872 3中央財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院 北京 100081)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,政府和企事業(yè)主管部門的管理工作日益趨向集約化和信息化,逐步構(gòu)建起統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái),審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)受著來自信息化的巨大沖擊。因此,內(nèi)部控制審計(jì)必須重視信息系統(tǒng)環(huán)境下的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的特殊性,找到與企業(yè)相適應(yīng)的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)分析方法,以改善內(nèi)部控制審計(jì)的效率和效果。內(nèi)部控制審計(jì)作為一種與企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)評(píng)價(jià)緊密相聯(lián)的審計(jì)方法,就必須要與企業(yè)具體的信息系統(tǒng)復(fù)雜程度相適應(yīng)。
信息技術(shù)使公司內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了許多變化:首先,內(nèi)部控制層次明顯減少,崗位更加精簡(jiǎn)。信息化條件下,信息技術(shù)減少了信息在傳統(tǒng)組織的信道傳輸中的延遲、失真以及噪音干擾,擴(kuò)大了信息發(fā)布的范圍,增進(jìn)了組織各層次人員的信息傳遞與交流。其次,公司內(nèi)部控制設(shè)計(jì)更強(qiáng)調(diào)以人為本、人機(jī)結(jié)合的原則,增強(qiáng)了員工識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的能力、發(fā)現(xiàn)問題與解決問題的能力、與其他業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合的能力。信息技術(shù)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用,不僅改變了傳統(tǒng)手工數(shù)據(jù)處理方式,而且觸發(fā)了企業(yè)管理模式、作業(yè)流程的變革。主要表現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部協(xié)調(diào)兩個(gè)方面。(1)組織結(jié)構(gòu)的變化?,F(xiàn)代企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的特征表現(xiàn)為組織結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化、扁平化,這使企業(yè)內(nèi)部控制層次明顯減少,精簡(jiǎn)了崗位,明確了責(zé)任,提高了效率。在相對(duì)穩(wěn)定的環(huán)境中,層級(jí)結(jié)構(gòu)是效率較高的組織形式。但目前這種組織形式卻越來越不能適應(yīng)環(huán)境的發(fā)展變化,具體表現(xiàn)為:一是企業(yè)組織規(guī)模越來越龐大,難以有效運(yùn)作。二是外部環(huán)境的變化,要求企業(yè)必須快速應(yīng)變,具備極強(qiáng)的適應(yīng)性。(2)內(nèi)部協(xié)調(diào)的變化。信息技術(shù)應(yīng)用改變企業(yè)信息孤島的狀況,企業(yè)中的各種信息都集中存儲(chǔ)在企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)內(nèi),并不斷實(shí)時(shí)更新。這些先進(jìn)的系統(tǒng)為企業(yè)成員提供了很好的溝通條件。另外,企業(yè)通過信息化途徑構(gòu)建與利益相關(guān)者相聯(lián)系的互動(dòng)機(jī)制,使組織的經(jīng)營(yíng)管理人員可以實(shí)時(shí)獲取企業(yè)內(nèi)部與外部信息,并及時(shí)進(jìn)行傳達(dá),實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的高效利用。
在公司信息化環(huán)境下,業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化降低了業(yè)務(wù)處理過程中源于人員疏漏或舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。但系統(tǒng)的開放性、信息的分散性、數(shù)據(jù)的共享性使系統(tǒng)從封閉集中狀態(tài)走向開放,帶來了業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)的新風(fēng)險(xiǎn)。公司的運(yùn)營(yíng)管理越來越依賴于信息系統(tǒng),如果信息系統(tǒng)失靈或崩潰,重要信息被竊,將會(huì)給公司帶來不可估量的損失。在信息技術(shù)環(huán)境下,風(fēng)險(xiǎn)變得更加復(fù)雜,其危害性也更加嚴(yán)重。
一個(gè)良好的信息溝通系統(tǒng)要有全方位的信息溝通管道。企業(yè)需要按某種形式辨識(shí)并取得來自企業(yè)內(nèi)部及外部的信息,并在組織內(nèi)部進(jìn)行溝通,以使員工清楚地獲取有關(guān)其控制責(zé)任的信息,履行其責(zé)任。開放的信息系統(tǒng)為內(nèi)部員工、管理者以及顧客、供應(yīng)商等外部團(tuán)體提供了開放的溝通渠道,有利于內(nèi)部溝通與外部溝通的進(jìn)行,從而使信息的傳遞與反饋更為高效,但也更加復(fù)雜多變。審計(jì)線索對(duì)審計(jì)來說極其重要。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng),審計(jì)線索包括憑證、日記賬、分類賬和報(bào)表。而在信息技術(shù)環(huán)境下,從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的具體處理過程到報(bào)表的輸出都由計(jì)算機(jī)按照程序指令完成,數(shù)據(jù)均保存在磁性介質(zhì)上,從而會(huì)影響到審計(jì)線索。無紙張記錄使審計(jì)人員用肉眼無法直接看到這些數(shù)據(jù)如何記錄。
隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。它是一種利用計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件,使審計(jì)測(cè)試工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的技術(shù)。計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)可以在以下方面使審計(jì)工作更富效率和效果:(1)將現(xiàn)有手工執(zhí)行的審計(jì)測(cè)試自動(dòng)化。(2)在手工方式不可行的情況下執(zhí)行測(cè)試或分析。雖然電算化下人工審查技術(shù)仍有必要,但計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)效率更高。它不僅能夠提高審閱大量交易的效率,而且計(jì)算機(jī)使審閱工作更具效果。在信息化條件下,審計(jì)內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。在信息化的會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,各項(xiàng)會(huì)計(jì)事項(xiàng)都是由計(jì)算機(jī)按照程序進(jìn)行自動(dòng)化處理的。信息系統(tǒng)的特點(diǎn)及固有風(fēng)險(xiǎn)決定了信息化條件下審計(jì)的內(nèi)容包括對(duì)信息化系統(tǒng)的處理和相關(guān)控制功能的審查。
任何機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制環(huán)境均離不開信息系統(tǒng)的安全政策、標(biāo)準(zhǔn)和指南。信息系統(tǒng)安全政策是對(duì)機(jī)構(gòu)在信息系統(tǒng)的控制與安全方面的全面描述。首先,該政策應(yīng)該指明由誰負(fù)責(zé)該政策的執(zhí)行。安全政策應(yīng)要求機(jī)構(gòu)為其硬件、軟件以及數(shù)據(jù)提供足夠的物理與邏輯安全控制,以防受到未授權(quán)訪問或者故意損壞、破壞和更改。其次,該政策應(yīng)指明具體的控制手段。信息技術(shù)安全政策通常包括五個(gè)部分:(1)目標(biāo)和責(zé)任;(2)系統(tǒng)采購(gòu)和開發(fā);(3)訪問終端;(4)設(shè)備與信息安全;(5)服務(wù)部門方案。
信息系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)是由高級(jí)管理人員制定的最低標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則構(gòu)成的集合,以確保信息系統(tǒng)安全政策的實(shí)現(xiàn)。至于審計(jì),信息系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)為管理人員提供一個(gè)基準(zhǔn)或底線,可以照此對(duì)單個(gè)信息系統(tǒng)控制的適當(dāng)性進(jìn)行評(píng)估。管理人員需要確保標(biāo)準(zhǔn)適用于現(xiàn)存系統(tǒng),如果標(biāo)準(zhǔn)不適用,內(nèi)部控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)增加。
信息系統(tǒng)安全指南同樣由高級(jí)管理人員制定,用于確保信息系統(tǒng)安全政策的實(shí)現(xiàn)。在為單獨(dú)的信息系統(tǒng)控制提供詳細(xì)的規(guī)范方面,指南與標(biāo)準(zhǔn)在格式上是相似的,其不同之處在于實(shí)現(xiàn)上。比如,對(duì)于具有信息系統(tǒng)安全指南而無標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)構(gòu),審計(jì)人員可能把指南作為基準(zhǔn)來衡量其信息系統(tǒng)控制是否適當(dāng)。當(dāng)審計(jì)人員向負(fù)責(zé)該系統(tǒng)的管理人員提出控制的改進(jìn)建議時(shí),由于這些管理人員不把指南看作是必須執(zhí)行的部分,因此審計(jì)人員就會(huì)遇到變革的阻力,與之相關(guān)的內(nèi)部控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)加大。
在信息系統(tǒng)中,企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)被細(xì)分成各部門、各項(xiàng)目或各階段的具體目標(biāo)。只有通過信息系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部和外部進(jìn)行快速而有效的傳達(dá),才能保證系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)內(nèi)部,與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的目標(biāo)主要是通過會(huì)計(jì)信息的傳遞而進(jìn)行有效的傳達(dá),同時(shí),其他相關(guān)目標(biāo)的傳達(dá)也與此相關(guān),并相互影響。會(huì)計(jì)信息是財(cái)務(wù)管理目標(biāo)所需信息的主要來源,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)所強(qiáng)調(diào)的相關(guān)性使會(huì)計(jì)信息與財(cái)務(wù)管理的關(guān)聯(lián)性增加。企業(yè)外部的會(huì)計(jì)信息使用者使用會(huì)計(jì)信息的目的是為便于把資源投入企業(yè)進(jìn)行決策,而這些決策又最終影響企業(yè)的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)。因此,企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)在信息系統(tǒng)中的傳達(dá)不可避免地與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)有效性密切相關(guān),企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)在信息系統(tǒng)中的低效傳達(dá)將影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)。
在信息技術(shù)環(huán)境下,傳統(tǒng)的手工控制越來越多地被自動(dòng)化控制所替代。自動(dòng)控制能為企業(yè)帶來以下好處:(1)有效處理大流量交易及數(shù)據(jù);(2)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)及操作系統(tǒng)的相關(guān)安全控制可以實(shí)現(xiàn)有效的職責(zé)分離;(3)可以提高信息的及時(shí)性、正確性,并使信息變得更易獲?。唬?)可以提高管理層對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)及相關(guān)政策的監(jiān)督水平。同時(shí),對(duì)自動(dòng)控制的依賴也可能給企業(yè)帶來下列重大錯(cuò)報(bào)風(fēng)險(xiǎn):(1)信息系統(tǒng)或相關(guān)系統(tǒng)程序可能會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行錯(cuò)誤處理,可能會(huì)去處理那些本身就錯(cuò)誤的數(shù)據(jù);(2)自動(dòng)信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)及操作系統(tǒng)的相關(guān)安全控制如果無效,會(huì)增加對(duì)數(shù)據(jù)信息非授權(quán)訪問的風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)和系統(tǒng)對(duì)非授權(quán)交易及不存在交易的記錄遭到破壞;(3)數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)或數(shù)據(jù)無法訪問風(fēng)險(xiǎn);(4)不適當(dāng)?shù)娜斯じ深A(yù),或人為繞過自動(dòng)控制。
在影響審計(jì)判斷的因素中,執(zhí)行者的風(fēng)險(xiǎn)偏好是影響的第一要素。以往的審計(jì)模式,在操作規(guī)范上更側(cè)重于程序化,而現(xiàn)代審計(jì)多是企業(yè)信息化條件下的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì),將審計(jì)工作的重心放在了審計(jì)主體對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估上。由于評(píng)估結(jié)果決定了是否承接業(yè)務(wù),以及業(yè)務(wù)承接后如何在技術(shù)上規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),所以這種新的審計(jì)模式使注冊(cè)會(huì)計(jì)師在進(jìn)行專業(yè)判斷時(shí),有了更大的彈性。但判斷的空間越大,受審計(jì)主體偏好的影響就越大,同時(shí),實(shí)行信息系統(tǒng)的企業(yè)多將復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過程轉(zhuǎn)嫁給審計(jì)人員,因而風(fēng)險(xiǎn)偏好的影響也就越突出。
評(píng)價(jià)內(nèi)部審計(jì)人員、內(nèi)部控制評(píng)價(jià)人員和其他相關(guān)人員的專業(yè)勝任能力和客觀性,以及信息系統(tǒng)的適當(dāng)性,可以有效地降低相關(guān)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在會(huì)計(jì)中的廣泛應(yīng)用,一些傳統(tǒng)的核對(duì)、計(jì)算、存儲(chǔ)等內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方式都被計(jì)算機(jī)輕而易舉地替代。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)測(cè)試內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行的有效性,考慮其是否擁有與信息技術(shù)相關(guān)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)或者是否利用專家的工作。如果某項(xiàng)控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行由擁有必要授權(quán)和專業(yè)勝任能力的人員按照規(guī)定的程序與要求執(zhí)行,能夠?qū)崿F(xiàn)控制目標(biāo),表明該項(xiàng)控制的設(shè)計(jì)是有效的,相關(guān)的控制存在重大缺陷的風(fēng)險(xiǎn)較低;如果企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員、內(nèi)部控制評(píng)價(jià)人員的信息技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)較豐富并且較多客觀地利用這些知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)工作,或者雖未有相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)但較多地利用具有勝任能力專家的工作并且客觀地評(píng)價(jià)這些工作過程和結(jié)果,那么當(dāng)外部審計(jì)人員利用這些人員的工作時(shí),相關(guān)內(nèi)部控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)較低。
選擇自上而下的方法并考慮相關(guān)的信息系統(tǒng)控制,審計(jì)人員可以逐步找到風(fēng)險(xiǎn)的來源。外部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)按照自上而下的方法,即從企業(yè)層面控制到業(yè)務(wù)層面控制順序,考慮企業(yè)的信息系統(tǒng)的適當(dāng)性和風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)在識(shí)別和評(píng)價(jià)企業(yè)層面的控制風(fēng)險(xiǎn)時(shí),應(yīng)當(dāng)把握重要性原則,至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注:(1)與內(nèi)部信息系統(tǒng)環(huán)境相關(guān)的控制風(fēng)險(xiǎn);(2)針對(duì)董事會(huì)、經(jīng)理層凌駕于信息系統(tǒng)控制之上的風(fēng)險(xiǎn)而設(shè)計(jì)的控制;(3)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過程;(4)對(duì)內(nèi)部信息傳遞和財(cái)務(wù)報(bào)告流程的控制;(5)對(duì)控制有效性的內(nèi)部控制監(jiān)督和自我評(píng)價(jià)。外部審計(jì)人員測(cè)試業(yè)務(wù)層面控制相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)時(shí),應(yīng)當(dāng)把握重要性原則,重點(diǎn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要業(yè)務(wù)與事項(xiàng)的控制進(jìn)行測(cè)試,關(guān)注信息系統(tǒng)在處理一般業(yè)務(wù)時(shí)的一致性和與特定業(yè)務(wù)相關(guān)的特定控制。外部審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)綜合運(yùn)用詢問、觀察、檢查、穿行測(cè)試和重新執(zhí)行等方法識(shí)別與業(yè)務(wù)層面相關(guān)的控制風(fēng)險(xiǎn)。
根據(jù)已有的信息系統(tǒng)流程,通過有效地評(píng)價(jià)控制缺陷,可以進(jìn)一步識(shí)別和評(píng)價(jià)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。在評(píng)價(jià)內(nèi)部控制缺陷時(shí),審計(jì)人員應(yīng)首先檢查已有的信息系統(tǒng)流程的缺陷,查明缺陷是設(shè)計(jì)缺陷還是運(yùn)行缺陷,以此追本溯源,進(jìn)一步全面地識(shí)別相關(guān)的控制風(fēng)險(xiǎn)。在識(shí)別控制缺陷成因后,審計(jì)人員還應(yīng)當(dāng)評(píng)價(jià)其識(shí)別的各項(xiàng)內(nèi)部控制缺陷與信息系統(tǒng)的相關(guān)程度,以評(píng)價(jià)其嚴(yán)重程度,考慮其屬于重大缺陷、重要缺陷還是一般缺陷,以此進(jìn)一步評(píng)價(jià)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度。在確定一項(xiàng)內(nèi)部控制缺陷或多項(xiàng)內(nèi)部控制缺陷的組合是否構(gòu)成重大缺陷時(shí),審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)評(píng)價(jià)信息系統(tǒng)補(bǔ)償性控制的影響。在進(jìn)一步識(shí)別或評(píng)價(jià)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)時(shí),如果存在以下跡象時(shí),審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)考慮可能存在較高的內(nèi)部控制審計(jì)風(fēng)險(xiǎn):(1)董事、監(jiān)事和高級(jí)管理人員舞弊。(2)企業(yè)更正已經(jīng)公布的財(cái)務(wù)報(bào)表。(3)審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)當(dāng)期財(cái)務(wù)報(bào)表存在重大錯(cuò)報(bào)而內(nèi)部控制運(yùn)行過程中未能發(fā)現(xiàn)該錯(cuò)報(bào)。(4)企業(yè)審計(jì)委員會(huì)和內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)部控制的監(jiān)督無效。(5)組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)單元復(fù)雜多變。(6)企業(yè)內(nèi)部控制最近發(fā)生較大變化。(7)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)狀況發(fā)生較大變化。(8)企業(yè)內(nèi)部和外部缺乏有效的溝通。(9)由于賬務(wù)的規(guī)模和性質(zhì)具有特殊性而易于發(fā)生重大錯(cuò)報(bào)。(10)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量或財(cái)務(wù)狀況與前期相比發(fā)生較大變化。(11)企業(yè)的信息系統(tǒng)與企業(yè)的具體情況不相適應(yīng)。
做好審計(jì)的綜合分析工作,強(qiáng)化精品意識(shí),提升審計(jì)報(bào)告的層次和水平是提高審計(jì)報(bào)告質(zhì)量的關(guān)鍵。應(yīng)做好以下四方面質(zhì)量控制:一是對(duì)審計(jì)的發(fā)現(xiàn)進(jìn)行深加工,防止問題定性表面化;二是審計(jì)報(bào)告立意要高,防止內(nèi)容庸俗化;三是審計(jì)結(jié)論要客觀準(zhǔn)確,防止言而無據(jù);四是審計(jì)意見和建議要有可操作性,防止純理論化。審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試后,除對(duì)被審計(jì)單位會(huì)計(jì)報(bào)表的合理性、公允性、一貫性發(fā)表意見,做出審計(jì)結(jié)論外,還要對(duì)被審計(jì)單位的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的處理功能和內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)價(jià),提出改進(jìn)意見。在信息化條件下,由于審計(jì)記錄載體的轉(zhuǎn)變,對(duì)審計(jì)證據(jù)、審計(jì)檔案的質(zhì)量控制提出了新要求。一是實(shí)行電子數(shù)據(jù)保存使用責(zé)任制度。二是加快審計(jì)檔案信息化建設(shè)。目前我國(guó)境內(nèi)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所還沒有專門的風(fēng)險(xiǎn)管理部門,絕大多數(shù)也沒有專門的風(fēng)險(xiǎn)管理制度,在風(fēng)險(xiǎn)管理方面一般采取三級(jí)復(fù)核制度,但三級(jí)復(fù)核還僅限于傳統(tǒng)意義上會(huì)計(jì)重要、重大問題的復(fù)核,對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的控制還只停留于初級(jí)定性判斷階段。從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,本文建議,會(huì)計(jì)師事務(wù)所應(yīng)該結(jié)合三級(jí)復(fù)核制度建立一套全面有效的風(fēng)險(xiǎn)管理制度,同時(shí)建立風(fēng)險(xiǎn)管理檔案,成立風(fēng)險(xiǎn)管理部門,設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)績(jī)效考核指標(biāo)。