榮長海

【摘 要】目前通行的辦公自動化比較權威性的定義是將計算機技術、通訊技術、系統(tǒng)科學、特別是行為科學應用在傳統(tǒng)的數字處理技術難以處理、數量龐大且結構不明確、還包括非數字信息的辦公事務處理工作中的一項綜合技術關鍵。

【關鍵詞】信息平臺；管理；提升

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)作為企業(yè)信息化建設的重點之一進行開發(fā)和實施，以期待對日常辦公流程和信息進行管理，實現無紙化辦公，信息共享，更有效地提高工作效率。在事務處理、綜合業(yè)務管理和決策中上發(fā)揮越來越大的作用，辦公自動化已成為現代化管理的必然趨勢，其應用程度已成為衡量企業(yè)管理現代化的重要標準，滲透到管理的各個方面和層面。

1.明確目標，做好規(guī)劃

目前辦公自動化系統(tǒng)軟件很多，提供辦公自動化系統(tǒng)建設服務的公司更是不計其數。要根據本單位業(yè)務情況，選擇適合服務商提供適合軟件版本尤為重要。

2.領導重視，做好溝通

自動化系統(tǒng)建設作為企業(yè)信息化建設的重要一環(huán)，需要一把手親自過問，并從始至終地全程關注。辦公自動化的管理思想是領導管理思想的現實體現，典型模塊設計體現領導對管理的設計和實現。同時作為新的系統(tǒng)必然引發(fā)新的管理模式和手段與原有工作習慣和流程的沖突和矛盾，需要領導排出異議強力推進。

同時具體項目實施人員要做好匯報和溝通，要使領導對于項目進展情況有清晰地把握，了解項目計劃完成情況以及遇到的困難（技術瓶頸和流程分析等）；通過召開項目會議，將建設雙方的想法充分表達清楚，避免互相誤解影響項目實施。同時要做好業(yè)務部門與軟件服務商人員的銜接工作，將有關業(yè)務流程和管理方式細化為利于理解和表述的框圖或表格形式；對于技術人員提出的技術實現問題，要從功能性出發(fā)，調整軟件結構保證實現。

3.進行階段總結，調整實施重點

辦公自動化系統(tǒng)建設實施周期較長，需要軟件技術人員與企業(yè)管理層和業(yè)務部門形成良好互動，才能保證最后完成的系統(tǒng)符合公司管理實際達到設計效果。因此除了按照計劃進行推進，還要進行階段項目會議，對工作進展和新問題進行總結，動態(tài)調整階段工作重點。

3.1前期的調研和設計要注意詳細分析管理模式和流程

對于開發(fā)進程的兩種理解：一是開發(fā)公司的需求分析，二是應用方的理想設計：兩種方式目的相同，但由于出發(fā)點不同導致進程控制有很大區(qū)別。對于企業(yè)辦公系統(tǒng)的特殊性問題，一是流程與機關公文的區(qū)別，二是側重點的不同。

實際工作中不同部門的工作分析內容無法整齊劃一，如果軟件人員對于細節(jié)的記錄和估計不足，會導致后續(xù)工作受到影響。

3.2中期項目會議要抓住核心流程，明確工作重點

項目進行過程中要以工作流為中心，圍繞主要功能模塊完成實際功能，防止出現雙方自彈自唱的局面。軟件服務商通常習慣了利用已有的軟件版本，利用其通用性解決用戶問題，對于尚未成熟的產品來講就容易與使用方發(fā)生矛盾，同時軟件服務商推崇的解決方式可能與使用者的管理初衷背道而馳。

在項目階段會議討論中，要引導軟件服務商從客戶立場設身處地提出解決方案，而不是僵化地用軟件進行套用，所舉例子不應是其他單位的應用（包括實際用語，中心人物，框圖的選擇），而要采用實際管理應用進行測試。應盡早將軟件試用版投入測試，不要拘泥于軟件的保密性，遲遲不愿意安裝到企業(yè)服務器進行試用；實踐證明對于軟件性能的整體把握雙方缺乏統(tǒng)一、無的放矢，是影響工程進度的重要因素。另一方面必須向雙方明確管理流程分析的重要性，即軟件開發(fā)人員進行通行的事前調研要認真記錄整理不要受軟件已有版本的限制；對于軟件沒有的功能部分也要做詳細記錄，此處可能是企業(yè)重點關心部分；同時使用方也要做到知無不言，言無不盡，盡量將管理要點提供準確和完備。否則走過場的方式導致軟件使用方期望值提高，開發(fā)方完成難度也提高。同時避免如下情況：開發(fā)方咨詢人員為軟件技術人員，對于調查需求有先入為主的缺點，同時用戶未看到相應產品或類似產品功能的情況下，提出的方案自然以我為主，不考慮通行做法。同時對于軟件功能要做到實事求是，尤其是進行階助能做什么不能做什么、不能做的部分通過何種方式給予解決，或是修改，或是干脆說不能，否則影響進度。

3.3注重項目細節(jié)，做好建立項目文檔工作

要做好項目文檔的整理工作，包括開發(fā)技術文檔和備忘錄等。要詳細記載項目進度，對項目變更和費用改變要明確時間和責任人；同時對關鍵技術環(huán)節(jié)，要做好軟件備忘錄，便于使用.維護和版本控制。

對于項目文檔細節(jié)應認真審核，如框圖問題未令有關責任人修改，影。向流程設計而使問題放大；同時注意計算機流程與管理流程描述的框圖應有所區(qū)別（保證功能一致性）。

3.4注重軟件的測試和培訓

辦公自動化系統(tǒng)測試要采用本公司實際應用的例子和文件進行測試，關心數據結果、中間問題是否是軟件設計漏洞所致，對于操作的方便性和軟件統(tǒng)一性要做細致分析。關注細節(jié)，測試過程中不按固定流程進行操作，非常利于檢驗軟件，應注意軟件人員和業(yè)外人士的使用心理和習慣不同。充分考慮上線風險，對業(yè)務部門有關人員測試功能期望值不能過高，要以不同身份進行提前測試系統(tǒng)。只有真正上線使用才會凸現諸多問題，沒到真正使用系統(tǒng)，會因為工作的惰性和不認真導致測試流于形式，而開發(fā)人員與業(yè)務經辦人員對軟件功能定位和實際工作暈的；中突也不會表現出來。

注重對新增模塊功能的測試，實踐經驗表明此處會出現很多煩撫，由 于技術人員有時開發(fā)隨意性較大（版本控制能力不足）；同時營銷人員也 會出現未將所有信息轉達到技術人員的情況，導致新增模塊功能不能與預期設計統(tǒng)一，若沒有文件記載設計內容變更會影響進度，同時導致雙方信任度下降。要針對有關問題進行記錄整理，修改，推進到應用，進一步發(fā)現問題。

同時要注重軟件培訓工作，對不同人員設計不同的培訓方式：將集中培訓和專項培訓結合起來，培訓可采用學習使用規(guī)程和網絡實際應用交叉進行。培訓人員早期選用軟件公司技術人員，從功能性角度進行講解和介紹；中期培訓選擇雙方項目實施人員，從流程設計和部門使用入手講解；后期選擇具體業(yè)務部室人員進行講解，主要從實際應用的問題和失誤入手，具體指導實際操作步驟。通過軟件培訓與應用，辦公自動化系統(tǒng)的各項功能會得到逐步的發(fā)揮，同時發(fā)現的問題有助于進一步修改和二次開發(fā)。

實踐證明：辦公自動化系統(tǒng)的引入，提高了工作效率，無紙化辦公的方式降低了日常消耗同時引入了電子信息管理；以辦公自動化系統(tǒng)為平臺，企業(yè)可以方便地引入考勤管理、檔案管理、日常個人辦公計劃和辦公總結管理等多種管理手段；而其提供的網上交流模塊、電子郵箱模塊和公共服務模塊等輔助功能模塊，豐富了員工與管理層交流渠道，對于倡導企業(yè)文化提供了更廣闊的平臺。相信隨著辦公自動化系統(tǒng)應用層次的不斷提高，其在企業(yè)現代化管理中的作用會更加體現出來。 [科]