文/陳少文

隨著中央政治局改變工作作風(fēng)“八項規(guī)定”的出臺，天津國華盤山發(fā)電有限責(zé)任公司對公文處理時效也作出了細(xì)致的規(guī)定。公司拓寬思路，集思廣益，開出提升效率的 “四劑良方”，收到了良好的效果。具體方法如下。

文書即時收文。1.電子公文：將Foxmail應(yīng)用程序和系統(tǒng)內(nèi)公文郵箱綁定，實現(xiàn)新郵件實時提示。公司文書在收取郵件一小時內(nèi)完成登記目錄、系統(tǒng)內(nèi)錄入、上傳、打印文件 （可有效核對文件內(nèi)容和頁數(shù)是否存在問題）工作，并發(fā)送至總經(jīng)理工作部 （負(fù)責(zé)文件處理的部門）經(jīng)理擬辦。2.紙質(zhì)公文：上級單位、各股東方、相關(guān)合作單位等寄送的信件 （紅頭文件、函）及傳真等紙質(zhì)文件，經(jīng)總經(jīng)理工作部經(jīng)理審核后需做收文處理的，由文書進行掃描后 （一般為TIF格式，需轉(zhuǎn)換為PDF格式，可減少文件在辦公系統(tǒng)中的占用空間）按電子文件流程進行。3.保密文件：可使用紙質(zhì)公文處理單進行傳閱，傳閱流程如下：文書進行文件內(nèi)容登記，并將文件附后，總經(jīng)理工作部經(jīng)理提出擬辦意見，文書依據(jù)擬辦意見請主管領(lǐng)導(dǎo)批示。主管領(lǐng)導(dǎo)批示后文書依據(jù)批示意見送相關(guān)部門進行傳閱。傳閱結(jié)束后文書將文件封存并交檔案室。

關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)行程。文書收取文件后，依照部門職責(zé)分工先行發(fā)送至相關(guān)部門閱知，為文件辦理提供充裕的時間。密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)在崗情況，及時提示在崗領(lǐng)導(dǎo)批示文件。公司領(lǐng)導(dǎo)出差一天即做授權(quán)委托。并要求公司領(lǐng)導(dǎo)利用手機遠(yuǎn)程處理需要傳閱的文件，確保每份文件均在48小時內(nèi)傳閱完畢。領(lǐng)導(dǎo)批辦件涉及多個部門且未明確主辦部門的，由批示領(lǐng)導(dǎo)分管部門負(fù)責(zé)對文件及時處理。對于緊急公文，主辦、會辦單位傳閱處理時間必須在文件內(nèi)容要求的期限內(nèi)完成。

在催辦和督辦領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱的環(huán)節(jié)，文書易產(chǎn)生畏難情緒，不敢也不好意思多次提示領(lǐng)導(dǎo)。建議總經(jīng)理工作部經(jīng)理在相關(guān)會議上對此項要求進行重申，獲得領(lǐng)導(dǎo)們的認(rèn)可和重視，文書在日常工作中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)，利用手機信息、電話、內(nèi)部騰訊通等方式委婉地進行提示，領(lǐng)導(dǎo)們都會積極配合做好此項工作。

建立公文督辦網(wǎng)、完善AB角授權(quán)管理。公司要求各部門經(jīng)理每個工作日及時查閱OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的公文，并在規(guī)定時間內(nèi)處理完畢。如確有必要將有關(guān)文件轉(zhuǎn)呈部門主管等人員，需在部門會議上及時告知。要求每個部門指定一名兼職公文督辦人員，負(fù)責(zé)督辦本部門公文業(yè)務(wù)。兼職督辦員在公司文書的提示下，督促部門人員在48小時內(nèi)完成文件傳閱，并按照規(guī)范格式在辦件中填寫意見，確保每一份需辦理的文件在規(guī)定時間內(nèi)優(yōu)質(zhì)完成。內(nèi)部各層級人員離開本崗位8個工作小時以上即進行AB角授權(quán)，確保文件處理工作連貫不脫節(jié)，AB角責(zé)權(quán)清晰。

納入公司月度績效管理。將公文處理納入公司月度績效評價指標(biāo)，對公文時限、辦理規(guī)范、文件流程、外出會議重要文件資料歸檔等內(nèi)容進行量化管理。評價要求：1.公文傳閱——OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中經(jīng)文書分發(fā)流轉(zhuǎn)至部門的待辦文件，所有涉及的人員處理時間均不得超過48小時。2.公文辦理——OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中需要辦理的文件，主辦部門人員需在規(guī)定的時間內(nèi)提前上報文件中要求的各類信息 （如總結(jié)、報表、回執(zhí)等），并在填寫辦理意見時將處理結(jié)果清楚說明，如 “已于×月×日將××上報至××公司”。示范：《冬春季節(jié)防火工作總結(jié)》已于×月×日上報至××××××處。3.發(fā)文程序——遇到緊急情況需公司領(lǐng)導(dǎo)直接進行紙質(zhì)簽發(fā)的文件，擬辦部門人員兩個工作日內(nèi)在OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中補辦程序完畢；4.會議資料歸檔——公司員工參加上級機關(guān)或相關(guān)機構(gòu)會議期間收到的公文（包括正式紅頭文件和重要材料），需在3個工作日內(nèi)交總經(jīng)理工作部文書處歸檔?？冃Ч芾韽娀烁鞑块T人員對公文處理工作的重視程度，為提高公文處理時效奠定了堅實的基礎(chǔ)。