張愛(ài)蓮　張杰

摘 要：在日常工作中，利用辦公軟件Microsoft office的組件之一的EXCEL制表軟件在財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用十分廣泛，下面就實(shí)際工作中的情況，淺淺分析一下EXCEL中一些實(shí)用功能。我廠在每年五、六月份安排發(fā)放采暖費(fèi)補(bǔ)貼，根據(jù)相關(guān)規(guī)定來(lái)完成這項(xiàng)工作任務(wù)。部門分工為人力資源部提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部審核票據(jù)，本部門主要負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)計(jì)算、安排發(fā)放等工作。在工作任務(wù)重、時(shí)間要求緊的情況下，利用EXCEL能夠方便及時(shí)解決統(tǒng)計(jì)核算工作中存在的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)要求；公式設(shè)置；排序分類；設(shè)計(jì)要點(diǎn)

一、員工采暖費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)要求

1.員工住宅采暖費(fèi)補(bǔ)貼的面積按本人的行政職務(wù)、技術(shù)職稱、工齡進(jìn)行核算。具體標(biāo)準(zhǔn)為：

（1）一般人員：70平方米；科級(jí)：90平方米；處級(jí)：110平方米；廳（局）級(jí)：130平方米。

（2）具有專業(yè)技術(shù)職稱人員：初級(jí)：80平方米；中級(jí)：90平方米；副高5年以下：105平方米，5年（含）以上115平方米；正高：125平方米；技師（在聘）：90平方米，高級(jí)技師（在聘），100平方米。

（3）員工工齡20年（含）以上，80平方米；工齡30年（含）以上，90平方米。

（4）同時(shí)具有以上條件的人員可就最高標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.員工采暖費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為 2.0元/平方米/月/戶。

二、生成基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表格

首先，從人事部門搜集全廠員工相關(guān)基礎(chǔ)資料。如員工所在部門、姓名，參加工作時(shí)間、行政級(jí)別、技術(shù)資格、技術(shù)職稱、取得時(shí)間等。

再根據(jù)采暖費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)要求，增加工齡、行政級(jí)別補(bǔ)貼、技術(shù)資格補(bǔ)貼、技術(shù)職稱補(bǔ)巾、最高執(zhí)行補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、2元/㎡補(bǔ)貼、備注、簽字等。

三、公式的錄入及思考

因表中第一行為表頭名稱，第二行為表的行標(biāo)題，第三行即開始公式設(shè)置。

（1）根據(jù)員工參加工作時(shí)間，以當(dāng)年年底計(jì)算工齡：在“工齡1” N3中設(shè)置計(jì)算公式為：=YEAR（DATE（2012，12，31））-YEAR（M3）， M3為員工參加工作時(shí)間，解釋YEAR函數(shù)含義及使用。

注：①YEAR函數(shù)含義是返回某日期對(duì)應(yīng)的年。返回值為 1900 到 9999 之間的整數(shù)。

語(yǔ)法： YEAR（serial_number）

Serial_number為一個(gè)日期值，其中包含要查找年份的日期。應(yīng)使用 DATE 函數(shù)來(lái)輸入日期，或者將日期作為其他公式或函數(shù)的結(jié)果輸入。例如，使用 DATE（2011，12，31） 輸入 2011 年 12 月 31 日。如果日期以文本的形式輸入，則會(huì)有問(wèn)題。

②DATE函數(shù)含義是返回代表特定日期的序列號(hào)。

語(yǔ)法：DATE（year，month，day）

year參數(shù)可以為1到4位數(shù)字。month 為一年中從 1 月到 12 月各月的正整數(shù)或負(fù)整數(shù)。day 為一月中從 1 日到 31 日各天的正整數(shù)或負(fù)整數(shù)。

（2）針對(duì)員工所屬級(jí)別：在“行政級(jí)別補(bǔ)貼”T3中設(shè)置計(jì)算公式為：=IF（I3=""，70，IF（I3="正科級(jí)"，90，IF（I3="副科級(jí)"，90，IF（I3="正處級(jí)"，110，IF（I3="副處級(jí)"，110，""））））），I3為行政級(jí)別 。

（3）針對(duì)專業(yè)技術(shù)職稱：在“技術(shù)職稱補(bǔ)貼”U3設(shè)置計(jì)算公式為：=IF（Q3="初級(jí)"，80，IF（Q3="中級(jí)"，90，IF（Q3="高級(jí)1"，105，IF（Q3="高級(jí)2"，115，IF（Q3="正高"，125，""））））），Q3為技術(shù)職稱。

（4）針對(duì)專業(yè)技術(shù)資格：在“技術(shù)資格補(bǔ)貼”V3設(shè)置計(jì)算公式為： =IF（R3="技師"，90，""），R3為技術(shù)資格。

（5）根據(jù)已經(jīng)得出的工齡，計(jì)算相應(yīng)的補(bǔ)貼面積，在“工齡”W3設(shè)置計(jì)算公式為：=IF（N3>=30，90，IF（N3>=20，80，IF（N3>0，70，""））），N3為（1）計(jì)算出的工齡值。

注：IF函數(shù)含義是執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果。

語(yǔ)法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

Logical_test 是任何可以計(jì)算結(jié)果為 TRUE（真） 或 FALSE（假） 的值或表達(dá)式。value_if_true表示logical_test為TRUE時(shí)要返回的值，若logical_test為TRUE；value_if_false表示logical_test為FALSE時(shí)要返回的值。例如，（5）的公式作用為：如果工齡值大于0小于20年，返回結(jié)果值為70平米；如果工齡值大于等于20年，返回結(jié)果值為80平米；如果工齡值大于等于30年，返回結(jié)果值為90平米。

該參數(shù)可使用任何比較運(yùn)算符（一個(gè)標(biāo)記或符號(hào)，指定表達(dá)式內(nèi)執(zhí)行的計(jì)算的類型。有數(shù)學(xué)、比較、邏輯和引用運(yùn)算符等）。

（6）在最高執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)X3設(shè)置計(jì)算公式為：=MAXA（T3，U3，V3，W3）， 解釋MAXA函數(shù)含義及使用。

注：MAXA函數(shù)含義是返回參數(shù)列表中的最大值。

語(yǔ)法：MAXA（number1，number2，...）

參數(shù)number1，number2，...是1到30 個(gè)要查找最大值的數(shù)。

說(shuō)明：參數(shù)可以為數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達(dá)式。如果參數(shù)為錯(cuò)誤值，則會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。

四、排序及篩選

當(dāng)基礎(chǔ)表已經(jīng)生成，用鼠標(biāo)選擇全表，在EXCEL中標(biāo)題欄[數(shù)據(jù)]中選取[排序]。

在[排序]下拉框中選取[主要關(guān)鍵字] →[部門]，單擊[確定]進(jìn)行按部門排序。

用鼠標(biāo)選擇表的標(biāo)題行，在EXCEL中標(biāo)題欄[數(shù)據(jù)]中選取[篩選]。標(biāo)題欄每個(gè)字段都出現(xiàn)下選箭頭，每個(gè)字段都可進(jìn)行詳細(xì)內(nèi)容選取。

五、匯總表的產(chǎn)生

基礎(chǔ)表經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)公式，篩選、排序后，基本完成所需，但是各部門必須統(tǒng)計(jì)計(jì)算實(shí)際交票人數(shù)、金額、部門小計(jì)結(jié)果及全廠總?cè)藬?shù)和金額。利用已生成基礎(chǔ)表，點(diǎn)擊鼠標(biāo)選擇全表，在EXCEL中標(biāo)題欄[數(shù)據(jù)] →選取[分類匯總]。

在 [分類匯總]下拉框中→[分類字段] →選取[部門]，[匯總方式] →選取[求和]， [選定匯總項(xiàng)]選取“2元/㎡補(bǔ)貼”、“交票標(biāo)注”，選取[替換當(dāng)前分類匯總]、[匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方]，單擊“確定”。

經(jīng)過(guò)分類匯總，結(jié)果即為每個(gè)部門的匯總。

六、 發(fā)放表的設(shè)計(jì)要點(diǎn)

1、根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要求，制做具體的采暖費(fèi)發(fā)放表

發(fā)放表格是用于顯示及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的基本手段。發(fā)放表一般由四個(gè)部分組成，即表頭、行標(biāo)題、列標(biāo)題和數(shù)字資料，必要時(shí)可以在該表的下方加上注釋。

2、制作發(fā)放表時(shí)要注意以下幾點(diǎn)

（1）合理設(shè)計(jì)發(fā)放表的結(jié)構(gòu)，比如行標(biāo)題、列標(biāo)題、數(shù)據(jù)資料的位置應(yīng)安排簡(jiǎn)潔合理。

（2） 一般表頭應(yīng)包括標(biāo)題和表中數(shù)據(jù)的單位等內(nèi)容。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地概括出統(tǒng)計(jì)表的內(nèi)容，一般需要說(shuō)明統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)間、地點(diǎn)以及何種數(shù)據(jù)。如果表中的所有數(shù)據(jù)都使用同一計(jì)量單位，可放在表的右上角標(biāo)明，如本表為“單位：元”。如果數(shù)據(jù)表中各指標(biāo)的計(jì)量單位不同，則應(yīng)放在每個(gè)指標(biāo)后或單列出一列標(biāo)明。

（3） 按要求發(fā)放表中的上下兩條橫線一般用粗線，中間的其他線要用細(xì)線。常規(guī)情況下，發(fā)放表的左右兩邊不封口，列標(biāo)題之間一般用豎線隔開，而行標(biāo)題之間通常不必用橫線隔開。表中的數(shù)據(jù)應(yīng)為右對(duì)齊，有小數(shù)點(diǎn)時(shí)應(yīng)以小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊，而且小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)應(yīng)通常要求設(shè)置為小數(shù)點(diǎn)后兩位。

（4）在使用發(fā)放表時(shí)，必要時(shí)可在表的下方加上注釋，特別要注意注明資料來(lái)源，如本表注釋為：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由人力資源部提供。

經(jīng)過(guò)一周的努力，終于完成這次工作任務(wù)，但從中還是發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題：如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，員工信息的完整性及工作表生成后的安全性。今后從以上三點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，前兩者都是其他部門需要完善的，只有工作表的安全性是本部門應(yīng)該加強(qiáng)的，利用密碼設(shè)置來(lái)保護(hù)工作表的安全性是一個(gè)新的學(xué)習(xí)應(yīng)用課題。

參考文獻(xiàn)

[1] 丁志杰等.經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)知識(shí).遼寧人民出版社，2009（5）.

[2] 趙迎譯.Excel2003公式與函數(shù)應(yīng)用寶典.電子工業(yè)出版社，2004（3）.

（作者單位：包頭第三熱電廠）