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        淺談電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理

        2013-10-21 20:41:01王榮貴
        卷宗 2013年12期
        關(guān)鍵詞:電力企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理

        王榮貴

        摘 要:電力企業(yè)的檔案管理不僅能真實(shí)反映電力工業(yè)輸供電企業(yè)的發(fā)展歷程,而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息,進(jìn)而能推動(dòng)電力工業(yè)輸供電企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ),抓住機(jī)遇,加快建設(shè)和完善電力工業(yè)輸供電企業(yè)的檔案管理工作,使其更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)主義企業(yè)管理體制,保證電力工業(yè)輸供電企業(yè)的快速發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:電力企業(yè);現(xiàn)代化;檔案管理;措施

        1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容

        目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題,比如新檔案補(bǔ)充不及時(shí)、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點(diǎn)電企檔案管理工作的主要內(nèi)容,列出該內(nèi)容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內(nèi)容,并有針對(duì)性地進(jìn)行檔案管理工作。

        1.1 電力企業(yè)資料案卷

        我國企業(yè)文書立卷的有關(guān)規(guī)定指出,各個(gè)企業(yè)必須及時(shí)對(duì)本企業(yè)在某一時(shí)期產(chǎn)生的文書資源進(jìn)行整理,并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長歷史、真實(shí)反映企業(yè)的社會(huì)面貌,另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。

        1.2 定期歸檔

        出于最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點(diǎn)目的,電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對(duì)各部門工作文案進(jìn)行采集,標(biāo)上注明。再者對(duì)重要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)管理。最后對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類安置,進(jìn)行一一歸檔。

        1.3 對(duì)檔案的保護(hù)

        很多電力企業(yè)由于歷史久遠(yuǎn),檔案會(huì)隨著時(shí)間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對(duì)這一情況,檔案管理人員要利用有效的管理方法對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理,保證企業(yè)檔案的長久性和有效性。

        2 對(duì)電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估

        2.1 在部門內(nèi)建立專門的評(píng)估小組

        高度重視電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估工作,為了認(rèn)真落電力實(shí)檔案安全工作的進(jìn)行,應(yīng)該進(jìn)行必要的監(jiān)督,要在部門之內(nèi)建立專門的評(píng)估小組,小組成員要嚴(yán)格挑選,每一個(gè)組員的責(zé)任意識(shí)都需要達(dá)到非常高的水平,保證對(duì)電力檔案進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的時(shí)候認(rèn)真負(fù)責(zé),評(píng)估小組的所有人員通過分析討論,把評(píng)估工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都安排好,每一個(gè)人的責(zé)任都落實(shí)。

        2.2 制定合理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)

        在評(píng)估過程中,想要做到有法可依,就必須要有明確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),才能保證評(píng)估工作科學(xué)與合理的進(jìn)行,在制定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求,比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時(shí)候就按照電力管理檔案安全管理原則來進(jìn)行制定,電力檔案資料的保護(hù)和保管,對(duì)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備都有嚴(yán)格的要求,所以想要構(gòu)建良好的檔案安全體系,就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施,以達(dá)到保護(hù)檔案的目的和要求來進(jìn)行評(píng)估。

        2.3 加強(qiáng)對(duì)保證評(píng)估工作的監(jiān)督,以確保工作的順利進(jìn)行

        明確評(píng)估的目的和方式,按照要求嚴(yán)格進(jìn)行評(píng)估,對(duì)建設(shè)電力檔案館的必備要求進(jìn)行評(píng)估,并且比對(duì)現(xiàn)實(shí),以便知曉電力檔案管理中的缺點(diǎn),對(duì)電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。

        3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

        如何才能讓檔案管理與時(shí)代同步?相信許多的電力企業(yè)想知道這個(gè)問題的答案。下面我們結(jié)合現(xiàn)代化需求,提出四點(diǎn)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。

        3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍

        其一,電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識(shí)在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面,因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理,首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下,檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式,取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會(huì)議形式定期對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行新知識(shí)傳遞,培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)?;蛘咄ㄟ^活動(dòng)的形式宣傳創(chuàng)新思想,提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時(shí)的宣傳和培訓(xùn),提高檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)。

        其二,一群高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進(jìn)行專業(yè)、誠實(shí)管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎(jiǎng)罰制度,通過獎(jiǎng)罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí),訓(xùn)練他們的樂觀、堅(jiān)強(qiáng)意志,提高其工作的熱情,增加工作動(dòng)力,從而提高他們的思想道德品質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

        其三,檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此,強(qiáng)化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍的另一項(xiàng)重要工作。比如時(shí)常抽查檔案人員的工作情況,不定期查看檔案設(shè)置管理情況?;蛘哌M(jìn)行定期的檔案人員技能培訓(xùn),提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。

        3.2 運(yùn)用科技對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理

        其一,檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對(duì)各個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行分類登錄,并對(duì)管理流程進(jìn)行重組,使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對(duì)于員工業(yè)績考核記錄的網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè),可以在民主、公開的條件下,用網(wǎng)絡(luò)編程各個(gè)部門以及各個(gè)崗位員工的工作任務(wù),同時(shí)記錄員工的工作業(yè)績情況,這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責(zé),還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。

        其二,新形勢(shì)下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想,只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源,使其檔案資源服務(wù)于企業(yè)的一切生產(chǎn)和發(fā)展,促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此,電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用科技比如網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等科技設(shè)備,對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行有效長期管理。

        3.3 通過合同的形式強(qiáng)化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

        在當(dāng)前這個(gè)法制社會(huì)體制下,合同是一項(xiàng)重要的、具有強(qiáng)制法律約束的,并且用于保障個(gè)人和單位的合法權(quán)益的有效形式。同時(shí),合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進(jìn)行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時(shí),應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,簽訂相關(guān)的合同,并到相關(guān)的權(quán)威部門進(jìn)行蓋章和確立,以保障其項(xiàng)目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時(shí),電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟(jì)手段對(duì)兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進(jìn)行明確規(guī)定,通過經(jīng)濟(jì)促進(jìn)合同的有效履行。除此之外,企業(yè)還應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部的合同檔案管理工作人員進(jìn)行勞動(dòng)合同權(quán)利義務(wù)的簽訂,使其在法律的強(qiáng)制約束下,認(rèn)真、用心、盡職盡責(zé)保證合同的安全,從而保障公司整體效益。

        3.4 加大投資,切實(shí)保護(hù)電力企業(yè)檔案資源

        遵照國家相關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定對(duì)企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)。首先,電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財(cái)力的投入,增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護(hù)設(shè)備,避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次,針對(duì)那些不同載體的重要檔案,企業(yè)必須采取加密保護(hù)舉措,比如設(shè)置專門的安置地點(diǎn)、加防護(hù)鎖、身份證驗(yàn)證、進(jìn)行檔案備份、法律保護(hù)、設(shè)置多層密碼等措施進(jìn)行加強(qiáng)保護(hù)。除此之外,電力企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)落實(shí)好檔案中牽連到企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和企業(yè)機(jī)密的材料,盡可能保障其檔案的原貌,并且采取科學(xué)管理保護(hù)方法或者實(shí)行電子科技監(jiān)督技術(shù),以杜絕機(jī)密向外泄露的情況發(fā)生,保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。

        4 結(jié)束語

        一方面,一個(gè)電力企業(yè)只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,才能加強(qiáng)企業(yè)管理人員的管理,從而提高企業(yè)工作效率。另一方面,一個(gè)電力企業(yè)必須結(jié)合時(shí)代需求、運(yùn)用新技術(shù)、更新管理理念,才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理,促進(jìn)企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]段虹.淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2010,06:175-177.

        [2]杜勇.電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2011,07:180-181.

        [3]胡敏.加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理提高檔案管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,19:73-74.

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