鄧秀娟
摘 要:文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作,是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn),也是單位領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù),因此要高度重視文書檔案管理工作,努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接,建立和完善管理制度,加強資料的全面收集,加強自身培訓(xùn)和檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞:文書檔案;檔案管理;認(rèn)識
文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一。文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作,也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn),在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用,是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求,在文書檔案已走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢下,如何做好文書檔案的管理工作,使之規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,不斷適應(yīng)辦公室工作變化的需要,也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。下面就如何做好文書檔案管理工作,談幾點粗淺的認(rèn)識。
1 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案管理工作的前提
積極主動做好檔案工作的宣傳匯報,采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī),不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員對檔案工作的認(rèn)識,努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關(guān)心和支持,從上至下形成重視檔案管理的風(fēng)氣,從硬件設(shè)施、軟件管理各個方面提供便利的條件,力爭使檔案工作向規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向邁進。
2 規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接
文件是檔案的前身,文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量,只有建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)上,才能提高檔案管理水平。文書人員要有非常強的檔案意識,做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中,要時刻想到檔案工作,實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。諸如紙張大小、份數(shù)、加蓋公章,文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。另外,要及時、準(zhǔn)確處理文件,及時登記收發(fā)文件,發(fā)現(xiàn)缺失要及時查找,特別是賬外資料,如領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開會帶回的會議資料等,更應(yīng)注意及時收集,保證文件資料的完整性和實效性。此外,強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié),因為它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié),也是檔案工作的開始環(huán)節(jié), “文書部門立卷”工作是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度,因此公文辦理完畢之后,文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣,才能實現(xiàn)文書工作與檔案管理的最佳銜接。
3 制度完善是做好文書檔案管理工作的保證
制度是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則,在進行文書檔案管理工作的過程中,應(yīng)始終堅持用制度規(guī)范人,約束人,以制度實施文檔管理。認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會“檔案法”和“國家行政機關(guān)公文處理辦法”等法律法規(guī),根據(jù)部門公文管理工作的實際,制訂相應(yīng)的“公文處理實施辦法”,將以往文檔方面的多個規(guī)定予以綜合,集檔案管理、歸檔統(tǒng)計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體,提出規(guī)范化的要求,建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)~ 運行的操作規(guī)程。將“公文處理實施辦法”列入部門“規(guī)章制度手冊”的首位,并組織部門人員學(xué)習(xí),進一步提高部門同志對檔案管理工作的重視程度,統(tǒng)一執(zhí)行程序,改善各部門文書辦理的質(zhì)量,提高工作效率,從而提升檔案管理水平。
4 加強文書檔案資料的全面收集
改變檔案收集方式,變坐等上門歸檔為督促檢查與主動收集相結(jié)合。加強催收,在工作中常出現(xiàn)由于其他工作事務(wù),而忘記及時返還文件的現(xiàn)象。此時為確保檔案不遺失,應(yīng)該進行催收。加強檔案收集的廣度和深度,完善檔案收藏結(jié)構(gòu),特別要加強對重要會議、重大歷史事件、重要藝術(shù)成果、發(fā)展建設(shè)成績、杰出人物及事跡、社會活動、建設(shè)工程、科研項目等檔案的建設(shè)與管理。在檔案收集中,要突出單位及各部門特色,增加收集的門類。廣泛及時地收集有價值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道,提高資料鑒別能力,注意發(fā)現(xiàn)有保存價值的資料。
加強部門之間協(xié)作,做好文書檔案的收集工作。文書檔案中許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。為確保文書檔案工作的順利進行,應(yīng)處理好與各部門的關(guān)系,不斷完善檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量,文書工作人員或檔案員必須做到嘴勤、腳勤和腦勤。嘴勤指的是經(jīng)常主動了解業(yè)務(wù)部門新開展了哪些工作;腳勤指的是經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門走走看看,以獲取和掌握比較全面的相關(guān)信息;所謂腦勤,指的是要經(jīng)常根據(jù)單位的工作實際,思考檔案建設(shè)如何圍繞單位的中心工作,如何做好收集利用服務(wù)工作。要加強各部門之問的協(xié)作與溝通,保證檔案信息收集渠道的暢通。著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展的信息、資料,為開展實際工作和科學(xué)研究服務(wù)提供參考信息,切實發(fā)揮檔案管理部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的參謀依據(jù)作用。
年終歸檔時,要根據(jù)文檔登記表,檢查是否有缺漏文件,如有缺漏務(wù)必補齊。
5 加強培訓(xùn)工作,全面提高專業(yè)素質(zhì),加強檔案信息化建設(shè)
檔案信息化是提高檔案管理、服務(wù)水平的重要手段和標(biāo)志。檔案管理進入知識經(jīng)濟時代,知識的增長加快,新知識量呈指數(shù)級上升,知識的更新周期不斷縮短,知識轉(zhuǎn)化的速度猛增。文書工作和檔案管理的工作人員,首先要具有強烈的責(zé)任感和使命感,加強業(yè)務(wù)培訓(xùn),盡可能參加檔案管理方面的培訓(xùn)班進行學(xué)習(xí)和交流,取長補短,才能共同提高和進步。檔案管理工作者應(yīng)通過參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、業(yè)余時間自學(xué)檔案法規(guī)等形式,大力普及文書檔案及其它檔案知識,為日常文件材料的積累和歸檔打下良好的基礎(chǔ)。另外,科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高的要求,檔案干部要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主動性,堅持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念,不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求,主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)專業(yè)知識,掌握和提高應(yīng)用計算機、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平,努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。
高校的文書檔案工作者一定要培育積極熱情的工作態(tài)度和腳踏實地、實事求是的工作作風(fēng),刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷開拓創(chuàng)新,努力提高工作水平,力爭為高校領(lǐng)導(dǎo)和教師提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。