鄧秀娟

摘 要：文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是一個(gè)單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是單位領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，因此要高度重視文書檔案管理工作，努力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接，建立和完善管理制度，加強(qiáng)資料的全面收集，加強(qiáng)自身培訓(xùn)和檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；認(rèn)識(shí)

文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一。文書檔案管理工作是單位重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，也是一個(gè)單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了更高的要求，在文書檔案已走向網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢(shì)下，如何做好文書檔案的管理工作，使之規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷適應(yīng)辦公室工作變化的需要，也是擺在檔案管理工作人員面前的一個(gè)值得研究和探討的熱門話題。下面就如何做好文書檔案管理工作，談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案管理工作的前提

積極主動(dòng)做好檔案工作的宣傳匯報(bào)，采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，努力爭(zhēng)取其對(duì)檔案工作的重視、理解、關(guān)心和支持，從上至下形成重視檔案管理的風(fēng)氣，從硬件設(shè)施、軟件管理各個(gè)方面提供便利的條件，力爭(zhēng)使檔案工作向規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向邁進(jìn)。

2 規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，只有建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)上，才能提高檔案管理水平。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。諸如紙張大小、份數(shù)、加蓋公章，文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。另外，要及時(shí)、準(zhǔn)確處理文件，及時(shí)登記收發(fā)文件，發(fā)現(xiàn)缺失要及時(shí)查找，特別是賬外資料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì)帶回的會(huì)議資料等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件資料的完整性和實(shí)效性。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，因?yàn)樗粌H是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)， “文書部門立卷”工作是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理的最佳銜接。

3 制度完善是做好文書檔案管理工作的保證

制度是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則，在進(jìn)行文書檔案管理工作的過程中，應(yīng)始終堅(jiān)持用制度規(guī)范人，約束人，以制度實(shí)施文檔管理。認(rèn)真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)“檔案法”和“國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”等法律法規(guī)，根據(jù)部門公文管理工作的實(shí)際，制訂相應(yīng)的“公文處理實(shí)施辦法”，將以往文檔方面的多個(gè)規(guī)定予以綜合，集檔案管理、歸檔統(tǒng)計(jì)、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體，提出規(guī)范化的要求，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)～ 運(yùn)行的操作規(guī)程。將“公文處理實(shí)施辦法”列入部門“規(guī)章制度手冊(cè)”的首位，并組織部門人員學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高部門同志對(duì)檔案管理工作的重視程度，統(tǒng)一執(zhí)行程序，改善各部門文書辦理的質(zhì)量，提高工作效率，從而提升檔案管理水平。

4 加強(qiáng)文書檔案資料的全面收集

改變檔案收集方式，變坐等上門歸檔為督促檢查與主動(dòng)收集相結(jié)合。加強(qiáng)催收，在工作中常出現(xiàn)由于其他工作事務(wù)，而忘記及時(shí)返還文件的現(xiàn)象。此時(shí)為確保檔案不遺失，應(yīng)該進(jìn)行催收。加強(qiáng)檔案收集的廣度和深度，完善檔案收藏結(jié)構(gòu)，特別要加強(qiáng)對(duì)重要會(huì)議、重大歷史事件、重要藝術(shù)成果、發(fā)展建設(shè)成績、杰出人物及事跡、社會(huì)活動(dòng)、建設(shè)工程、科研項(xiàng)目等檔案的建設(shè)與管理。在檔案收集中，要突出單位及各部門特色，增加收集的門類。廣泛及時(shí)地收集有價(jià)值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發(fā)現(xiàn)有保存價(jià)值的資料。

加強(qiáng)部門之間協(xié)作，做好文書檔案的收集工作。文書檔案中許多利用價(jià)值較高的檔案往往來源于各部門。為確保文書檔案工作的順利進(jìn)行，應(yīng)處理好與各部門的關(guān)系，不斷完善檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，文書工作人員或檔案員必須做到嘴勤、腳勤和腦勤。嘴勤指的是經(jīng)常主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門新開展了哪些工作；腳勤指的是經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門走走看看，以獲取和掌握比較全面的相關(guān)信息；所謂腦勤，指的是要經(jīng)常根據(jù)單位的工作實(shí)際，思考檔案建設(shè)如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務(wù)工作。要加強(qiáng)各部門之問的協(xié)作與溝通，保證檔案信息收集渠道的暢通。著重收集能夠揭示一個(gè)單位的歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展的信息、資料，為開展實(shí)際工作和科學(xué)研究服務(wù)提供參考信息，切實(shí)發(fā)揮檔案管理部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的參謀依據(jù)作用。

年終歸檔時(shí)，要根據(jù)文檔登記表，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務(wù)必補(bǔ)齊。

5 加強(qiáng)培訓(xùn)工作，全面提高專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是提高檔案管理、服務(wù)水平的重要手段和標(biāo)志。檔案管理進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)的增長加快，新知識(shí)量呈指數(shù)級(jí)上升，知識(shí)的更新周期不斷縮短，知識(shí)轉(zhuǎn)化的速度猛增。文書工作和檔案管理的工作人員，首先要具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡可能參加檔案管理方面的培訓(xùn)班進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，取長補(bǔ)短，才能共同提高和進(jìn)步。檔案管理工作者應(yīng)通過參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、業(yè)余時(shí)間自學(xué)檔案法規(guī)等形式，大力普及文書檔案及其它檔案知識(shí)，為日常文件材料的積累和歸檔打下良好的基礎(chǔ)。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也對(duì)文書工作和檔案管理提出了新的更高的要求，檔案干部要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。

高校的文書檔案工作者一定要培育積極熱情的工作態(tài)度和腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的工作作風(fēng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷開拓創(chuàng)新，努力提高工作水平，力爭(zhēng)為高校領(lǐng)導(dǎo)和教師提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。