摘 要:隨著時(shí)代的進(jìn)步,醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)對檔案信息的需求越來越大,檔案信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作中的重要任務(wù),檔案管理工作人員應(yīng)接受先進(jìn)的信息管理理念,將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中,以信息化帶動(dòng)檔案工作的全面發(fā)展。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;檔案管理;信息化;檔案共享隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,檔案信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作中迫在眉睫的重要任務(wù)。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作,它在醫(yī)療控制、服務(wù)質(zhì)量管理、醫(yī)療安全防范等方面有著無可替代的歷史和法律憑證作用。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的確立,醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)對檔案信息的需求越來越大,醫(yī)院檔案工作必須走信息化之路,運(yùn)用先進(jìn)的信息管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)改造檔案工作,以信息化帶動(dòng)檔案工作的全面發(fā)展。要突出檔案工作在醫(yī)院管理中的作用,應(yīng)做好以下三個(gè)方面的工作:
1 提高檔案人員的素質(zhì)
加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理工作,進(jìn)行檔案信息化建設(shè),必須要有適應(yīng)檔案管理要求的高素質(zhì)人才,同時(shí)一名檔案專業(yè)管理人員必須具備一定的素質(zhì)才能推進(jìn)檔案信息化工作的發(fā)展,具有扎實(shí)檔案管理理論知識的人才是檔案信息化建設(shè)工作的根本保證。
首先要提高檔案管理人員的政治思想素質(zhì)。政治素質(zhì)是指檔案管理人員的思想政治狀況,是保障檔案專業(yè)隊(duì)伍政治上協(xié)調(diào)一致的前提。這包括兩個(gè)方面,首先要有一定的馬克思主義理論水平,在工作中才能運(yùn)用正確的立場、觀點(diǎn)、方法分析解決問題。其次要熱愛祖國,熱愛人民,熱愛社會(huì)主義,堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,在政治上、思想上、行動(dòng)上與黨中央保持高度一致,堅(jiān)定不移地貫徹執(zhí)行黨關(guān)于檔案工作的方針政策,這是政治素質(zhì)的核心內(nèi)容,是衡量檔案管理人員政治素質(zhì)狀況的主要標(biāo)志。
其次是檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案工作的特點(diǎn),決定了檔案管理人員必須具有甘為人梯、不計(jì)名利、兢兢業(yè)業(yè)、耐得住寂寞的職業(yè)道德,能夠干一行愛一行,全身心地投入到本職工作中,甘為默默奉獻(xiàn)的無名英雄。同時(shí)檔案管理職業(yè)道德要求檔案管理人員必須維護(hù)檔案的原貌和歷史事實(shí)的原貌,不論在任何情況下,都要實(shí)事求是,堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔,據(jù)實(shí)用檔,絕不按照自己或他人的主觀意愿對待檔案,必須維護(hù)歷史的真實(shí)原貌,必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣,且必須忠誠可靠、意志堅(jiān)定、嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密。
三是檔案管理人員必須具備相關(guān)的專業(yè)知識。檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識、技能及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識,較好地解決檔案管理發(fā)展過程中出現(xiàn)的一些新情況、新問題。重點(diǎn)掌握檔案學(xué)理論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專業(yè)知識。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和外語知識,目前醫(yī)院檔案工作已從手工的、經(jīng)驗(yàn)型的、封閉式的傳統(tǒng)檔案工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化的、科學(xué)型的、開放式的現(xiàn)代檔案管理方式。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后,計(jì)算機(jī)的軟硬件可能受到破壞和篡改,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)在輸入、輸出、存儲(chǔ)、傳輸過程中可能會(huì)丟失、被竊取等,這就要求檔案人員從技術(shù)上了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識。隨著改革開放進(jìn)程,醫(yī)院對外交流更加頻繁,檔案材料中出現(xiàn)越來越多的外文材料,如外事檔案、進(jìn)口設(shè)備檔案等,提高外語技能顯得尤為重要。
2 使用現(xiàn)代化檔案管理手段
新時(shí)代的檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的以紙張為主要載體的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的以電子設(shè)備為主要載體的管理方式。隨著醫(yī)院檔案管理的信息化,醫(yī)院正有計(jì)劃地將有重要價(jià)值的歷史檔案,用相應(yīng)的輔助設(shè)備和軟件,如掃描儀、復(fù)印機(jī)、微縮技術(shù)等將其存入計(jì)算機(jī),或轉(zhuǎn)入光盤,實(shí)現(xiàn)檔案資源存儲(chǔ)的數(shù)字化。醫(yī)院的檔案管理工作重點(diǎn)是基本建設(shè)檔案和科技檔案,通過將這些文件材料收集歸檔,并加以鑒定、加工,使之成為有一定權(quán)威、一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫,然后向醫(yī)務(wù)工作者及管理人員開放,供其利用。同時(shí)應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化管理。為實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化,2013年醫(yī)院建立了自己的院內(nèi)網(wǎng)絡(luò),即院內(nèi)的OA系統(tǒng),并將檔案管理系統(tǒng)融合到了醫(yī)院的OA系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)了電子文件的收集、歸檔、管理一體化,使醫(yī)院的檔案管理信息化又邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。
檔案部門應(yīng)將檔案資料的應(yīng)用視為最終目的,最大限度的向相關(guān)部門和人員提供信息。因此,使用現(xiàn)代化的檔案管理手段,使檔案資源存儲(chǔ)數(shù)字化,檔案信息管理自動(dòng)化,檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化,建立真正的檔案信息管理系統(tǒng),將公開的檔案信息及時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布,讓醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者及管理者隨時(shí)可以訪問查詢,提高檔案的利用率,為檔案走出檔案室,實(shí)現(xiàn)資源共享打下基礎(chǔ)。
3 加大對檔案資料的利用程度
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案管理受傳統(tǒng)保密意識的影響,檔案服務(wù)對象僅局限在單位的領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)部有關(guān)人員,致使檔案的利用率極低,其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值不能有效發(fā)揮。隨著社會(huì)的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變,醫(yī)院檔案工作者應(yīng)解放思想,更新觀念,主動(dòng)投身到開放式服務(wù)的范圍中去,變“死檔案”為“活資料”,最大限度地發(fā)揮檔案在現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)中的作用,使檔案工作更好地為醫(yī)院臨床、科研、管理等工作服務(wù)。醫(yī)院檔案集臨床資料、科研及管理為一體,臨床檔案及科研資料只有不斷地積累才能使醫(yī)務(wù)人員在此基礎(chǔ)上不斷提高。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資料的共享,作為醫(yī)院內(nèi)的檔案工作者要做好以下幾項(xiàng)工作:
首先要做好資料收集工作。從利用需求出發(fā),收集醫(yī)療科研和臨床檔案資料,尤其是那些圖書館不收集但對臨床、科研、管理等具有參考意義的檔案資料,在信息內(nèi)容上與圖書館互相補(bǔ)充,以組建完整的醫(yī)院資料信息體系。其次要有計(jì)劃地將檔案信息數(shù)字化。將分散的基本建設(shè)檔案和科技檔案信息建成相應(yīng)數(shù)據(jù)庫,推向醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域和行政管理領(lǐng)域。三要深入調(diào)研,了解需求。檔案管理是基礎(chǔ),提供利用是目的。醫(yī)院的檔案工作者應(yīng)深入基層,認(rèn)真做好調(diào)研工作,真正了解臨床醫(yī)務(wù)人員和行政管理人員的需求,并根據(jù)各自不同的需求,為利用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù),以滿足新形勢下對檔案管理工作的要求。
時(shí)代的進(jìn)步要求醫(yī)院高度重視和加強(qiáng)檔案工作的信息化進(jìn)程,強(qiáng)化管理意識,解放思想,創(chuàng)新理念。檔案管理人員要善于接受新思維、新事物、解決新問題,逐步從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來,充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢,將醫(yī)療、臨床、科研、教學(xué)連接起來提升醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平,與時(shí)俱進(jìn)的促使醫(yī)院管理工作的改進(jìn)和提升,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展及壯大。
作者簡介
鄒軍麗(1976-),女,檔案館員,于山東省煙臺(tái)市中醫(yī)醫(yī)院工作。