李亮

摘要：對設(shè)計(jì)院辦公類活動(dòng)進(jìn)行自動(dòng)化設(shè)計(jì)和應(yīng)用的這一高新科技是計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的結(jié)果，是計(jì)算機(jī)技術(shù)根據(jù)設(shè)計(jì)院辦公的一些特點(diǎn)進(jìn)行歸納、設(shè)計(jì)出的一種適用性強(qiáng)的技術(shù)，這類技術(shù)通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢，更容易輕松地處理不斷增多的公文、報(bào)告、數(shù)據(jù)等電子類工作，提高我國的信息化辦公的能力。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)院；辦公自動(dòng)化；辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1009-2374（2013）23-0037-02

當(dāng)今的社會(huì)可謂是一個(gè)全信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給我們的生活產(chǎn)生了極大的影響。人們傳統(tǒng)的生活、工作以及學(xué)習(xí)方式都發(fā)生了一定的變化，出現(xiàn)了信息爆炸、網(wǎng)上購物、數(shù)字住宅、網(wǎng)絡(luò)辦公、無線上網(wǎng)、網(wǎng)上旅游、國際互聯(lián)、遠(yuǎn)程教育、遠(yuǎn)程醫(yī)療、電子商務(wù)、虛擬社區(qū)等一些新方式。其中因辦公自動(dòng)化能夠?qū)⑥k公信息和工作流程進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)管理信息的資源共享，能夠提高工作的效率。辦公自動(dòng)化如此多的優(yōu)勢，使其成為很多的企業(yè)、公司和院校等一些辦公單位所要廣泛應(yīng)用的一項(xiàng)技術(shù)。因此，辦公自動(dòng)化從設(shè)計(jì)到應(yīng)用整個(gè)環(huán)節(jié)都受到廣泛關(guān)注。

1 辦公自動(dòng)化概況

1.1 有關(guān)辦公自動(dòng)化定義

辦公自動(dòng)化是由OA（OFFICE AUTOMATION）英譯過來的一個(gè)科技名詞，它是電腦科技飛速發(fā)展的一個(gè)重要產(chǎn)物。辦公自動(dòng)化主要是根據(jù)工作流的有關(guān)概念和工作原理，借助Internet/Intranet等方面的技術(shù)，為企業(yè)內(nèi)部員工方便快捷地提供共享資源，提高員工之間協(xié)同作戰(zhàn)的能力的這么一項(xiàng)高新技術(shù)。相對于傳統(tǒng)復(fù)雜、低效率的手工辦公方式，辦公自動(dòng)化在信息采集、信息處理等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了迅速和全方位的優(yōu)勢，成為企業(yè)管理以及企業(yè)決策的一個(gè)重要的參考依據(jù)。通過一些應(yīng)用軟件為企業(yè)的日常辦公、協(xié)作以及企業(yè)人員之間協(xié)同工作提供支撐的平臺(tái)。

1.2 辦公自動(dòng)化功能的設(shè)計(jì)

對于辦公自動(dòng)化的功能設(shè)計(jì)主要是從訪問控制模塊、工作流管理模塊、每部短信模塊、在線視頻會(huì)議模塊這四個(gè)部分來著手。根據(jù)各自模塊的工作特點(diǎn)，采取一定方法來進(jìn)行相應(yīng)的自動(dòng)化功能設(shè)計(jì)。這四個(gè)部分涵蓋了辦公自動(dòng)化的所有職能，這些職能是對傳統(tǒng)的辦公室工作的改良和提升，提高了辦公效率，有助于實(shí)現(xiàn)辦公的現(xiàn)代化。

2 辦公自動(dòng)化在我國的發(fā)展情況

辦公自動(dòng)化在我國由產(chǎn)生至今先后經(jīng)歷了以下四個(gè)發(fā)展階段，在每個(gè)階段中，辦公自動(dòng)化動(dòng)獲得了一定的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的各項(xiàng)功能不斷地趨于完善，具體內(nèi)容如下：

2.1 桌面辦公時(shí)代

桌面辦公時(shí)代是辦公自動(dòng)化發(fā)展的第一個(gè)階段，該階段主要是通過Lotus1-2-3、WPS、MS Office軟件等來運(yùn)行和工作，在這個(gè)階段，辦公的方式由手工轉(zhuǎn)向了電腦，工作效率得到一定的提高。

2.2 E-mail及群件的時(shí)代

E-mail及群件的時(shí)代是辦公自動(dòng)化發(fā)展的第二個(gè)階段，在此階段中，辦公自動(dòng)化功能不斷增加，能夠?qū)崿F(xiàn)一些交流與共享，同時(shí)一些基本的流程管理也由此階段產(chǎn)生。辦公自動(dòng)化在此階段的辦公軟件也有所提高，先后出現(xiàn)了Lotus Notes、MS Exchange及各種E-mail軟件和

系統(tǒng)。

2.3 OA系統(tǒng)時(shí)代

該階段主要是以B/S應(yīng)用方式為應(yīng)用模式，延續(xù)了Lotus Notes的生命力，配置的流程管理逐漸成為了應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，并且在辦公自動(dòng)化各軟件系統(tǒng)中，J2EE及.NET平臺(tái)開始占據(jù)優(yōu)勢地位，對辦公自動(dòng)化的功能應(yīng)用逐漸走向成熟。

2.4 協(xié)同時(shí)代

協(xié)同時(shí)代是辦公自動(dòng)化發(fā)展的第四個(gè)階段，該階段主要是對OA進(jìn)行繼承的基礎(chǔ)上，對OA進(jìn)行不斷的發(fā)揚(yáng)和擴(kuò)展。傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化的獨(dú)立功能應(yīng)用逐漸走向跨功能的全面信息與流程的整合。在對工作流、知識(shí)管理、門戶技術(shù)等方面的功能應(yīng)用技術(shù)逐漸成熟。

3 設(shè)計(jì)院辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

再完美的設(shè)計(jì)只有在應(yīng)用環(huán)節(jié)得到充分的實(shí)踐，所進(jìn)行的設(shè)計(jì)工作才有意義，因?yàn)樵O(shè)計(jì)的最終目的即為在現(xiàn)實(shí)企業(yè)、公司的一系列辦公活動(dòng)中得到廣泛應(yīng)用。

3.1 自動(dòng)化在辦公信息方面的應(yīng)用

不管企業(yè)、公司又或者是事業(yè)單位的規(guī)模情況、業(yè)務(wù)量狀況如何，都會(huì)對很多的工作事件進(jìn)行處理。這一環(huán)節(jié)中會(huì)涉及到很多信息和內(nèi)容，在處理這些數(shù)據(jù)或信息時(shí)，也比較容易出現(xiàn)一些紕漏。將自動(dòng)化方式應(yīng)用到此環(huán)節(jié)中能夠有效地解決此類問題。因?yàn)樽詣?dòng)化技術(shù)主要是由電腦來操作，避免了一些人工失誤，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對信息的快速、及時(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)查詢，對一些無用的垃圾信息進(jìn)行及時(shí)的清除等多方面的優(yōu)勢功能。辦公自動(dòng)化在這些方面還能夠?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部的工作人員提供一個(gè)用來交流和溝通的平臺(tái)，能在很大程度上提高工作效率。

3.2 自動(dòng)化在辦公流程方面的應(yīng)用

不管是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，各單位進(jìn)行的工作都是按照一定的流程來進(jìn)行，這個(gè)工作流程會(huì)牽涉到很多的人員活動(dòng)、資源調(diào)配、資金調(diào)度、原料配制、單位間聯(lián)系等多個(gè)方面，辦公流程及包括橫向上的工作內(nèi)容，還包括縱向上的聯(lián)系與活動(dòng)，這一系列的工作十分復(fù)雜，要耗費(fèi)大量的資源。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用在辦公流程中，能夠在很大程度上降低傳統(tǒng)辦公對資源的消耗。辦公自動(dòng)化通過結(jié)合辦公流程環(huán)節(jié)的運(yùn)行特點(diǎn)，再借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢，設(shè)定出專門針對此環(huán)節(jié)的一系列方便操作的管理

功能。

4 結(jié)語

辦公自動(dòng)化的設(shè)計(jì)和應(yīng)用會(huì)涉及到很多方面的內(nèi)容，信息量較為復(fù)雜并且數(shù)量龐大，會(huì)牽涉到眾多的工作崗位以及工作人員，對這些信息進(jìn)行處理的流程也較為繁瑣多變。因此，辦公自動(dòng)化的設(shè)計(jì)和應(yīng)用不是一件輕易完成的事情，需要持續(xù)不斷地對辦公自動(dòng)化進(jìn)行關(guān)注和完善，使其成為減輕辦公難度、提高辦公效率的一項(xiàng)新發(fā)明。

參考文獻(xiàn)

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