劉青

【摘 要】近年來，隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，作為企業(yè)或者單位發(fā)展的重要信息載體，檔案管理工作顯得至關(guān)重要。本文將對新時期檔案管理工作中存在的一些問題進行研究，并在此基礎(chǔ)上提出一些建設(shè)性建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】新時期；檔案管理工作；強化；研究

在當(dāng)今時代，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到社會經(jīng)濟發(fā)生的各個領(lǐng)域，并發(fā)揮著主導(dǎo)作用，為人類社會經(jīng)濟的發(fā)展起到了巨大的推動作用。對于檔案管理工作而言，它實際上是一項技術(shù)性要求非常高的專業(yè)工作，在新時期加強對檔案管理工作的研究，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1.檔案管理工作中存在的問題分析

要對新時期的檔案管理工作進行強化，就必須首先了解當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題，只有這樣才能有的放矢。從實踐來看，很多單位或者企業(yè)的檔案管理工作和模式依然沿襲著傳統(tǒng)的手工方式，該種管理模式所需要的工作量非常的大，且存在很多的繁瑣細節(jié)問題；采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其信息資料的查閱很不方便，很難滿足實際需求，顯然與當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理工作要求南轅北轍、格格不入。至于其存在的弊端與歸檔管理模式不足之處，更是難以言傳。

1.1管理理念上存在著一些問題

據(jù)調(diào)查顯示，實際上國內(nèi)很大一部分人，包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案管理工作在管理理念上存在著一些問題，通常只是將檔案管理工作簡單的看作是相關(guān)信息資料的抄抄寫寫，只是一般的文字性工作；在這種情況下，很大工作人員也并不了解檔案管理工作的基本內(nèi)容，說不出檔案管理工作的要領(lǐng)和管理方式，一切都顯得簡單而又復(fù)雜。造成這一現(xiàn)象的主要原因在于檔案管理無法為單位或者企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，沒有有形的價值體現(xiàn)；因此，人們對于檔案管理工作的認知在于只要保證檔案信息不丟失、相關(guān)信息不泄露，有關(guān)部門和個人需要這些資料信息時能夠及時調(diào)出來即可，除此之外別無高層次的認知。正是基于這種管理理念上的誤區(qū)，才導(dǎo)致檔案管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理工作中產(chǎn)生了思想認知上的偏差，以致于使其難以與新時期的社會經(jīng)濟發(fā)展需求相適應(yīng)。

1.2檔案管理水平有待進一步提高，管理手段相對比較落后

就當(dāng)前我國的檔案管理手段和管理人員的業(yè)務(wù)水平來看，顯然沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，甚至對歸檔、整理以及裝訂等最基本的業(yè)務(wù)也不熟悉；同時，檔案管理人員還比較缺乏信息資料的收集意識，因而可能對檔案管理產(chǎn)生不良的影響。實踐中我們經(jīng)常會看到，部分單位或者企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，因而致使單位的檔案管理過程中所需要的硬件設(shè)施配備不齊全，甚至一些單位還沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位及工作場所，很多珍貴的檔案資料難以保證其完整性與整潔度，很多檔案資料已經(jīng)出現(xiàn)了霉變或者蟲蛀問題；據(jù)調(diào)查顯示，有一些單位甚至連最根本的檔案管理設(shè)備也比較匱乏，比如切刀或者檔案夾等基本檔案工具。

2.強化檔案管理工作的有效策略

基于以上對目前我國檔案管理工作中存在的問題及成因分析，筆者認為可從以下幾個方面著手應(yīng)對：

2.1加強思想重視，提高管理人員的素質(zhì)

對于檔案管理工作而言，最重要的就是要堅持以人文本的原則，充分發(fā)揮管理人員的積極性和主觀能動性，加強思想重視，并不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對于單位而言，要增強領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的重視程度和檔案管理隊伍建設(shè)；在選擇檔案管理人員時，一定要注意檔案管理人員是否具有責(zé)任心、思想態(tài)度是否端正，最好是選擇作風(fēng)比較的正派的人員，若為黨員則更佳。在日常的工作和生活中，應(yīng)當(dāng)不斷的加強對這檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，通過崗位管理及檔案管理技能培養(yǎng)，來提高檔案管理的水平。要在整個單位加強對檔案管理人員的尊重，同時也讓檔案管理人員感受到自己工作的重要性，從而提高他們工作的積極性和主動性，使他們在實際檔案管理工作中能夠充分的發(fā)揮工作熱情和創(chuàng)新能力。從本質(zhì)上來講，檔案管理人員自身的工作態(tài)度與綜合素質(zhì)高低，直接決定著檔案管理工作的水平和管理質(zhì)量的優(yōu)劣，因此加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷提高顯得至關(guān)重要。除了被動的去提高自身素質(zhì)外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)不斷加強自身專業(yè)技能的提高，主動地去接受新知識、新管理技巧，并且積極的參與各種檔案管理技能培訓(xùn)活動中來，通過不斷的學(xué)習(xí)和交流，最終實現(xiàn)自身素質(zhì)的超越和專業(yè)技能的提高。

2.2建立健全檔案管理制度和管理體系

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”。在新的歷史時期，對于企業(yè)或者單位的檔案管理工作而言，建立健全管理制度是強化檔案管理的關(guān)鍵所在，只有建立一套科學(xué)完善的檔案管理制度，才能保障各項工作的順利進行。作為企業(yè)或者單位的一種無形資產(chǎn)，其收集的及時與否、整理的是否規(guī)范標準以及保管或儲存的是否安全妥當(dāng)，都與實際管理情況是分不開的，并且管理制度是現(xiàn)行這一活動的重要基礎(chǔ)保障。

新時期強化檔案管理工作，最重要的就是建立和健全檔案管理制度；通過不斷的完善企業(yè)或者單位的檔案管理制度，可以構(gòu)建一個高效統(tǒng)一的檔案管理體系。通過加大對檔案的執(zhí)法和查檢力度，來不斷的完善檔案制度的執(zhí)行監(jiān)管制度。對于單位而言，還應(yīng)當(dāng)不斷的加強對《檔案法》、《檔案法實施辦法》的宣傳，同時還要不斷的提高單位全體人員對檔案法律法規(guī)的遵守意識。各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前的特點，不斷的制定和修改現(xiàn)有的檔案管理制度，使其更加的符合現(xiàn)代檔案管理的要求。制定科學(xué)完善的檔案管理制度，可以使各單位的檔案管理工作能夠有章程可循，照章辦事。通過建立規(guī)章制度和檔案管理機制，可以進一步規(guī)范檔案管理工作；從一定意義上來講，檔案管理制度的執(zhí)行，要比制度的建立更為重要，當(dāng)然，前者是基礎(chǔ)。正如筆者所一直堅信的那樣，即一項制度真正落實的意義，要遠遠大于其存在的價值?；诖?，檔案管理工作一定要落實到位，該交時一定要交，該審查時一定要嚴格審查；在實際工作中要做到對事不對人，所有的工作都要嚴格按照程序走，這有這樣才能保障檔案管理工作的規(guī)范化與制度化。

2.3加強檔案管理模式和方式方法的改進

當(dāng)今已經(jīng)進入到了信息化的時代，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在很大程度上促進了檔案管理工作的創(chuàng)新和進步。實踐中我們可以看到，原來的檔案管理模式和方式方法再也不能滿足時代的要求，無論是理念還是具體的管理手段在現(xiàn)代社會總是顯得捉襟見肘。因此，不斷實現(xiàn)企業(yè)或單位檔案管理的現(xiàn)代化，成為當(dāng)前迫切需要考慮的問題。基于此，筆者建議建立一種以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代檔案管理模式，以提高單位或企業(yè)檔案管理工作的效率。在檔案管理工作中，比如信息數(shù)據(jù)的著錄或者標引等，可以通過機器來代替人力來完成。同時，還要不斷的完善本單位的各種檔案管理硬件設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺，從而可以有效的實現(xiàn)信息資源的共享和快速流通，進而實現(xiàn)檔案材料的的本質(zhì)功能。將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、光盤技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅可以節(jié)省資源，而且還可以有效的提高管理工作的效率。

3.結(jié)語

總而言之，檔案管理工作對于企業(yè)或者單位的發(fā)展非常重要，尤其是對于領(lǐng)導(dǎo)層的決策正確性起到了至關(guān)重要的作用，因此應(yīng)當(dāng)加強思想重視和管理技術(shù)創(chuàng)新，為企業(yè)和單位的發(fā)展保駕護航。

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