于 湛，姚舜禹

（1.中國地質(zhì)大學(xué) （北京），北京100083；2.中國地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心，北京100037）

新技術(shù)條件下的科學(xué)管理，能夠?qū)⒆鳂I(yè)管理、財務(wù)管理、資源配置管理、績效評估管理、人才能力評估和知識技能管理等方面的管理需求流程化信息化，將采集到的數(shù)據(jù)和信息進行邏輯關(guān)聯(lián)、印證分析并生成相應(yīng)的管理分析報告和決策支持報告，提供動態(tài)的、精確的、有針對性的管理問題分析工具和方法。

科學(xué)管理的信息化建設(shè)可以分為三個層面，一是業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化描述和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)采集；二是基于業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)的科學(xué)管理工具的設(shè)計與開發(fā)；三是基于科學(xué)管理工具和方法產(chǎn)生的分析信息和以定量化績效考核指標(biāo)為基礎(chǔ)的資源配置工具和決策支持管理工具設(shè)計與開發(fā)。

1 管理數(shù)據(jù)的采集

管理數(shù)據(jù)可以分為記錄類數(shù)據(jù)、分析類數(shù)據(jù)和控制類數(shù)據(jù)三類。記錄類數(shù)據(jù)是生產(chǎn)和管理作業(yè)的原始記錄，是分散的、未條理化的數(shù)據(jù)，通常很難直接作為決策的判斷依據(jù)；分析類數(shù)據(jù)是將作業(yè)數(shù)據(jù)按照管理流程邏輯化、條理化之后形成的一些管理指標(biāo)，能夠反映業(yè)務(wù)單位的運行情況；控制類數(shù)據(jù)是管理者根據(jù)分析數(shù)據(jù)的統(tǒng)計規(guī)律和經(jīng)濟效率考慮、結(jié)合單位的發(fā)展預(yù)期、綜合自身的一些經(jīng)驗判斷，設(shè)定的一些管理參數(shù)和作業(yè)參數(shù)，用于建立作業(yè)過程的參照系。

1.1 管理數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)

管理數(shù)據(jù)采集的前提是作業(yè)流程和業(yè)務(wù)構(gòu)件的規(guī)范化。由此方能刻畫作業(yè)的關(guān)鍵控制點，在控制點上采集數(shù)據(jù)既能夠有效表達單位的作業(yè)能力和資源配置需求情況，又可以作為作業(yè)質(zhì)量控制的檢查和預(yù)防措施。業(yè)務(wù)構(gòu)件是指將一項作業(yè)任務(wù)拆分為若干規(guī)范獨立的作業(yè)單元，多個作業(yè)單元也可以組成另一項新的作業(yè)任務(wù)，每個作業(yè)單元均可以獨立計量作業(yè)結(jié)果，并要求配置相應(yīng)的資源。

針對不同的業(yè)務(wù)構(gòu)件，建設(shè)相關(guān)的人力資源數(shù)據(jù)庫、設(shè)備數(shù)據(jù)庫、成本核算數(shù)據(jù)庫，以及考核指標(biāo)和獎勵權(quán)重指標(biāo)等。人力和設(shè)備的數(shù)據(jù)庫應(yīng)該是開放的，可以添加新的資源種類和數(shù)量，也可以根據(jù)績效評估的結(jié)果動態(tài)更新現(xiàn)有資源的能力屬性或者等級。兩個業(yè)務(wù)構(gòu)件如果有重疊部分，原則上重疊部分應(yīng)該單獨作為業(yè)務(wù)構(gòu)件，但應(yīng)該仍然滿足獨立計量結(jié)果和資源配置的前提條件。

1.2 管理數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容

1.2.1 資源類庫

資源類數(shù)據(jù)庫主要包括人、財、物料和設(shè)備。

人力資源是指每一位單位成員的崗位、專業(yè)、業(yè)務(wù)能力和過往信譽記錄。崗位指該成員的部門和分工的屬性；專業(yè)和業(yè)務(wù)能力是用業(yè)務(wù)構(gòu)件屬性來描述該成員的工作能力，能做什么工作和曾經(jīng)做過什么工作；信譽記錄是該成員完成工作的第三方評價和具體工作記錄。人類資源類庫不僅僅包括本單位成員的記錄，還應(yīng)該包括領(lǐng)域?qū)＜液屯獍藛T的資料數(shù)據(jù)。

財務(wù)和物料資源是指作業(yè)投入的資金和原材料資源，相關(guān)的信息采集可以反映項目工作進度，并為績效分析提供量化的客觀評價指標(biāo)。資金和原材料的數(shù)據(jù)采集緊密結(jié)合業(yè)務(wù)構(gòu)件，根據(jù)財務(wù)預(yù)算、采購計劃和作業(yè)方案，記錄交易發(fā)生的具體內(nèi)容以及時間、空間、業(yè)務(wù)構(gòu)件等屬性。同時，記錄實際發(fā)生的資金和材料使用與預(yù)計發(fā)生的之間的差異，為管理診斷提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。

設(shè)備資源是作業(yè)的基本工具，記錄設(shè)備的使用情況，包括時間、空間、業(yè)務(wù)構(gòu)件等屬性，以及在使用過程中設(shè)備性能對作業(yè)要求的滿足程度，從而判定單位的作業(yè)能力和能力提升空間。同時，將設(shè)備的使用與人力資源掛鉤，反映組織成員的專業(yè)、分工和能力。此外，應(yīng)該建立設(shè)備采購數(shù)據(jù)庫，涵蓋廠商提供最新的可供選購的設(shè)備及其技術(shù)和性能發(fā)展規(guī)劃。

1.2.2 作業(yè)類庫

作業(yè)類庫包括兩部分，一是標(biāo)準化的業(yè)務(wù)構(gòu)件，二是規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)構(gòu)件內(nèi)含標(biāo)準化的裝備、人力、原材料、工作周期、績效和激勵標(biāo)準、業(yè)務(wù)能力等級要求等業(yè)務(wù)要求和對應(yīng)的資源配備。業(yè)務(wù)構(gòu)件是開放的，資源要素和業(yè)務(wù)要求都可以進行調(diào)整，但是這種調(diào)整應(yīng)該是階段性的，即業(yè)務(wù)構(gòu)件需要在一定時期內(nèi)保持穩(wěn)定，如此同期的績效評估才有意義。業(yè)務(wù)流程描述的是業(yè)務(wù)構(gòu)件之間的邏輯關(guān)系，在進行任務(wù)分解和資源配置時期到綱領(lǐng)性的作用，在績效考核時參與權(quán)重的計量。

1.2.3 績效類庫

績效類數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)主要是分析類的數(shù)據(jù)。具體來說，只是記錄規(guī)劃與執(zhí)行的差異并進行簡單的績效評估處理的數(shù)據(jù)。包括達成率、作業(yè)效率、完成質(zhì)量、激勵分配和能力記錄、信譽記錄等等，前四項直接由作業(yè)記錄計算而得，能力記錄是單位成員在每一次作業(yè)中的崗位信息和業(yè)務(wù)評價記錄，信譽記錄是單位成員或者團隊得到的獎勵和激勵記錄。

1.3 對管理者的數(shù)據(jù)采集要求

管理者的決策記錄是一個單位發(fā)展過程中對自身能力、對周邊環(huán)境因素、對風(fēng)險偏好程度以及對發(fā)展戰(zhàn)略選擇的綜合體現(xiàn)。決策記錄的累積是一個單位的管理經(jīng)驗累積，是科學(xué)管理中的核心智能模塊，也是分析組織成長持續(xù)性和戰(zhàn)略選擇有效性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時，決策記錄可以在一定程度上對管理者起到監(jiān)督管理的作用，并為績效評價提供可以計量分析的內(nèi)容。

管理者的數(shù)據(jù)采集包括作業(yè)數(shù)據(jù)記錄、決策記錄、薦才記錄、貫徹上級決策的執(zhí)行記錄和本級制定規(guī)章制度和工作流程的立法記錄（圖1）。決策記錄應(yīng)該詳細記載管理者決策時的依據(jù)、判斷和對決策的風(fēng)險預(yù)期。管理者在決策時應(yīng)該保持“旁觀者”的態(tài)度，在執(zhí)行決策時應(yīng)該具有“參與者”的態(tài)度，二者構(gòu)成了管理者品德的記錄，前者可以由第三方評估，后者可以由單位成員評價。

圖1 管理數(shù)據(jù)采集圖

2 管理工具的設(shè)計

管理工具是對管理者的管理診斷分析和管理決策支持的功能模塊。分析模塊包括需求換算模塊、績效換算模塊和能力換算模塊；決策支持模塊包括資源配置模塊和目標(biāo)與風(fēng)險控制模塊。管理工具不僅僅具有單位內(nèi)部管理功能，也包括外部環(huán)境因素的輸入和分析，用以修正管理參數(shù)和設(shè)定控制類數(shù)據(jù)。管理分析模塊示意圖見圖2。

圖2 管理分析模塊圖

2.1 需求換算模塊

需求換算模塊將作業(yè)任務(wù)分解為業(yè)務(wù)構(gòu)件層面的需求，提交給資源配置模塊進行配置決策；能夠通過已有的業(yè)務(wù)構(gòu)件解構(gòu)分析新任務(wù)產(chǎn)生的新需求，并將新需求全部或者部分構(gòu)件化以提交管理者分析判斷；也可以將行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢通過需求換算模塊展示為業(yè)務(wù)的技術(shù)發(fā)展路線，增加單位發(fā)展戰(zhàn)略的可選內(nèi)容并輔助規(guī)劃技術(shù)發(fā)展路線圖。

2.2 績效換算模塊

績效換算模塊根據(jù)預(yù)先設(shè)定的績效參數(shù)和激勵權(quán)重，將實際作業(yè)記錄數(shù)據(jù)與作業(yè)標(biāo)準的差異換算為績效數(shù)據(jù)，輸入到績效類庫。績效參數(shù)的設(shè)定可以根據(jù)同業(yè)或者相關(guān)行業(yè)的平均標(biāo)準設(shè)定，也可以根據(jù)以往的作業(yè)統(tǒng)計記錄由管理者確定，激勵權(quán)重是管理者根據(jù)作業(yè)任務(wù)的緊迫性和重要性臨時性或者經(jīng)常性賦予該作業(yè)任務(wù)的激勵乘數(shù)。績效參數(shù)應(yīng)該是能夠改善發(fā)展的。

2.3 能力換算模塊

將單位成員個人或者團隊、和設(shè)備的歷史作業(yè)記錄與績效記錄進行分析整理，并與作業(yè)任務(wù)等級和同業(yè)績效匹配比較，通過一些標(biāo)桿參數(shù)的設(shè)定，進行計算機人工智能分析，得出相應(yīng)的個人、團隊和設(shè)備的能力等級或者賦值，從而為資源配置模塊中的配置決策提供一個量化指標(biāo)，也為管理者了解組織作業(yè)能力提供一幅可視化的圖景描述。

2.4 資源配置模塊

資源配置模塊是一個使用計算機人工智能計算的模塊。將單位現(xiàn)有的各種資源，在管理者干預(yù)交互的條件下，通過預(yù)先設(shè)定好的需求模型、能力模型、目標(biāo)條件和風(fēng)險控制條件，給出的不同風(fēng)險條件下的為了完成作業(yè)任務(wù)所需要的資源配置解決方案。同時，根據(jù)統(tǒng)計分析管理者對作業(yè)任務(wù)資源配置的選擇，提出對業(yè)務(wù)構(gòu)件在資源保障條件、作業(yè)風(fēng)險控制、績效激勵分配等方面約束參數(shù)的修正。

2.5 風(fēng)險控制模塊

風(fēng)險控制模塊處理的數(shù)據(jù)源于兩個渠道，一是經(jīng)過對績效記錄統(tǒng)計分析得出作業(yè)任務(wù)的控制類目標(biāo)數(shù)據(jù)，二是外部環(huán)境對作業(yè)任務(wù)提出的約束條件。作業(yè)目標(biāo)根據(jù)資源條件是可以分級的，環(huán)境約束條件也是可以分強弱的。那么，二者的矩陣結(jié)構(gòu)結(jié)合之前完成的作業(yè)任務(wù)績效評價記錄就為管理者提供了一個風(fēng)險評估判斷的量表，該量表在作業(yè)執(zhí)行時也可以動態(tài)的進行調(diào)整。

3 管理模式的設(shè)計

在科學(xué)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，管理過程是可以追溯的、可以印證的和可以計量的。目標(biāo)責(zé)任制的管理模式能夠細分落實到每一個單位成員身上，相應(yīng)的權(quán)力分配也可以分解到最基層的權(quán)力單位。在決策記錄可以追溯評價和定量分析的條件下不必擔(dān)心權(quán)力的濫用，績效獎懲的追溯分配能夠在一定程度上解決管理者任期內(nèi)追求效益最大化的問題。管理模式設(shè)計示意圖見圖3。

圖3 管理模式設(shè)計圖

科學(xué)管理信息系統(tǒng)要求單位的戰(zhàn)略規(guī)劃是可以落實分解的。一個單位需要有一份自身業(yè)務(wù)所在領(lǐng)域的完整的現(xiàn)狀和發(fā)展結(jié)構(gòu)圖，通過科學(xué)管理信息系統(tǒng)便能夠判斷單位自身業(yè)務(wù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)能力在該領(lǐng)域結(jié)構(gòu)中所處的位置，亦可以判斷未來可能的發(fā)展方向、發(fā)展路徑和所要達到的規(guī)模以及保持該規(guī)模需要的效率。

根據(jù)科學(xué)管理信息系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)的類型，單位的部門屬性分為三種，作業(yè)與研發(fā)類部門提供記錄類數(shù)據(jù)；在記錄類數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，能力與信譽評價類部門處理并提供分析類數(shù)據(jù)；依據(jù)分析類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計學(xué)規(guī)律和戰(zhàn)略要求，規(guī)劃與目標(biāo)制定類部門制定控制類數(shù)據(jù)。成員對單位的滿意度和訴求可以通過管理者的品德記錄和專題調(diào)查反映，也需要領(lǐng)導(dǎo)者的魅力和組織的關(guān)懷來照顧，畢竟一個單位組織不僅僅是一部作業(yè)機器。

4 結(jié)論

科學(xué)管理的實質(zhì)是通過信息管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)采集的對象落實到成員個體，將數(shù)據(jù)采集和處理的方法以及管理的模式由截面式過渡到動態(tài)化，將決策的過程和依據(jù)分解并計量，將績效和激勵的考量貫穿于整個作業(yè)和管理過程，將知識管理和能力評價數(shù)量化并以可以展示的方式落實到成員個體，將單位的各種管理數(shù)據(jù)和信息條理化、關(guān)聯(lián)化并形成一整套的管理信息神經(jīng)系統(tǒng)?？茖W(xué)的管理可以使管理達到標(biāo)準化、定量化、透明化和動態(tài)化，提高了管理的效率和效果，并且對環(huán)境的適應(yīng)性更強。

[1]于鴻君，鄭金國，焦健.論國債市場兩市場分割問題及其解決方案[J].特區(qū)經(jīng)濟，2009（8）：13－14.

[2]弗雷德里克·泰勒.馬風(fēng)才，譯.科學(xué)管理原理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2007.