丁 虎 朱 瑋 韋鎖蘭

（江蘇省第一次全國水利普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，江蘇 南京 210029）

1 檔案工作概況

江蘇省第一次全國水利普查自2010年5月正式啟動(dòng)，歷時(shí)3年，于2013年5月30日正式發(fā)布《江蘇省第一次水利普查公報(bào)》。在3年的普查工作過程中，我省始終將普查檔案工作擺在重要位置，認(rèn)真貫徹落實(shí)水利部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《第一次全國水利普查檔案管理辦法》（水辦〔2011〕161號(hào)），嚴(yán)格按照 2011年6月15日全國水利普查檔案培訓(xùn)的內(nèi)容及《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》，扎實(shí)做好檔案管理工作。

2012年8月27日國務(wù)院水利普查辦在蘭州召開第一次全國水利普查檔案驗(yàn)收工作座談會(huì)，對(duì)檔案驗(yàn)收進(jìn)行了全面部署。江蘇省積極貫徹落實(shí)會(huì)議精神，于9月28日召開了全省水利普查檔案驗(yàn)收工作座談會(huì)，積極推動(dòng)普查檔案收集整理驗(yàn)收工作。10月份省水普辦對(duì)13個(gè)省轄市和部分縣水利普查檔案工作進(jìn)行了督導(dǎo)檢查，11月份起，省水普辦會(huì)同省水利廳辦公室對(duì)13個(gè)市水利普查檔案工作進(jìn)行驗(yàn)收，并委托市水普辦對(duì)所轄縣水利普查檔案工作進(jìn)行驗(yàn)收。截止2013年1月29日，全省13個(gè)市、105個(gè)縣（市、區(qū)）全面完成了水利普查檔案驗(yàn)收，累計(jì)整理歸檔水利普查紙質(zhì)檔案18432卷，照片16281張，光盤1060張。從驗(yàn)收的情況看，市縣水利普查檔案著錄項(xiàng)目字跡清楚，書寫材料符合耐久性要求；案卷題名擬寫簡明扼要，案卷目錄編制符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，建立了水利普查歸檔文件材料的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄及重要文件的全文數(shù)據(jù)庫，部分市縣還對(duì)除書本外的所有文檔以PDF格式進(jìn)行了全文掃描，實(shí)現(xiàn)了所有檔案的全文數(shù)據(jù)庫。

2 主要工作措施

2.1 加強(qiáng)組織保障

從水利普查工作開始，省水普辦領(lǐng)導(dǎo)對(duì)普查檔案管理工作十分重視，要求各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、成立檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并配備專職檔案人員，建立相應(yīng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證普查檔案整理與普查各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步開展。全省各級(jí)水利普查機(jī)構(gòu)能夠明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，積極主動(dòng)聯(lián)系所在地水行政主管部門和檔案管理部門，爭取當(dāng)?shù)貦n案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)支持，省水利廳和省檔案局就加強(qiáng)全省水利普查工作提出了指導(dǎo)性意見。在經(jīng)費(fèi)保障上，省市縣三級(jí)普查辦在編制水利普查經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，專門將檔案管理經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，并按照要求配置了符合安全保管條件的專用檔案庫房、辦公與庫房的設(shè)施、設(shè)備及檔案裝具，以滿足工作需要。

2.2 加強(qiáng)制度保障

省水普辦在水利普查初期就制定檔案接收、保管、利用、安全、保密等各項(xiàng)檔案管理工作制度，將檔案管理工作納入水利普查日常工作計(jì)劃，統(tǒng)籌安排經(jīng)費(fèi)，為水利普查檔案的收集、整理、保管、利用創(chuàng)造條件，提供保障。省水普辦還專門制定了《江蘇省第一次全國水利普查檔案驗(yàn)收工作實(shí)施方案》，并以正式文件印發(fā)，進(jìn)一步明確了檔案驗(yàn)收程序與范圍，確保檔案驗(yàn)收質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

2011年11月，省水普辦組織13個(gè)市，105個(gè)縣，共計(jì)161人的水利普查檔案培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案專家詳細(xì)講解了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及具體操作方法。授課內(nèi)容包括：水利普查檔案工作保障體系，檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，檔案歸檔、移交與檔案接收后的管理及檔案驗(yàn)收等，并結(jié)合實(shí)際，現(xiàn)場(chǎng)講解了卷皮、檔案封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等項(xiàng)目的規(guī)范制作。各市縣根據(jù)實(shí)際情況，也以多種形式組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，檔案管理人員掌握了水利普查檔案收集、整理、歸檔等各個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能，為水利普查檔案管理工作順利開展打下較好的基礎(chǔ)。

2.4 加強(qiáng)溝通交流

在檔案管理工作過程中，各級(jí)普查機(jī)構(gòu)主動(dòng)協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)檔案管理部門和地方檔案行政管理部門，尋求技術(shù)支持與指導(dǎo)。全省通過QQ群快捷溝通交流，部分地區(qū)還組織了異地交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，有效促進(jìn)了檔案工作。同時(shí)，以啟東市為典型，組織全省各市縣水普辦到啟東市學(xué)習(xí)水利普查檔案的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，極大地促進(jìn)了我省水利普查檔案工作水平的提高。

2.5 加強(qiáng)檔案管理督查

省水普辦每次召開水利普查會(huì)議時(shí)都要求各市縣認(rèn)真做好檔案管理工作。省水普辦還結(jié)合水利普查臺(tái)賬建設(shè)情況專項(xiàng)檢查、水利普查填表上報(bào)督查、水利普查質(zhì)量抽查等活動(dòng)，對(duì)全省13個(gè)市和部分縣（市、區(qū)）的普查檔案整理情況進(jìn)行了督查調(diào)研，真正做到將普查檔案的管理工作與普查各項(xiàng)工作同步進(jìn)行。在檔案驗(yàn)收階段，省水普辦聯(lián)合省水利廳辦公室檔案管理人員分三個(gè)階段開展水利普查檔案管理專項(xiàng)督查20余次：一是在各市開展檔案整理工作時(shí)進(jìn)行檔案管理質(zhì)量督查；二是在上報(bào)驗(yàn)收申請(qǐng)后進(jìn)行驗(yàn)收前的質(zhì)量督查；三是驗(yàn)收后針對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行抽查，進(jìn)一步督促整改。通過督查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題，確保水利普查檔案管理工作規(guī)范、有序。

3 確保水利普查檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全

3.1 檔案的完整性

省水普辦注重在水利普查期間產(chǎn)生的管理類、專業(yè)類及特殊載體類（水利普查電子、音像、實(shí)物類等）的應(yīng)歸檔文件材料收集齊全、完整，具體按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則開展工作。省水利普查各技術(shù)支撐單位嚴(yán)格按照水利部和國家檔案局制定的《第一次全國水利普查檔案管理辦法》，依據(jù)水利普查文件材料歸檔范圍和自身工作職責(zé)，切實(shí)做到了職責(zé)范圍內(nèi)各類應(yīng)歸檔文件材料的完整收集和整理歸檔。

3.2 檔案的準(zhǔn)確性

一是紙質(zhì)歸檔文件材料記錄和反映的內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，圖紙編制符合規(guī)范要求，各項(xiàng)審核簽字手續(xù)完備，反映同一問題的不同檔案記載保持一致；二是重要階段或節(jié)點(diǎn)的電子數(shù)據(jù)，有可供直接利用的電子數(shù)據(jù)顯示形式和相應(yīng)的紙制檔案。

3.3 檔案的系統(tǒng)性

省水利普查辦檔案共分：水利普查管理文件類、河湖基本情況普查類、水利工程基本情況普查類、經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水情況調(diào)查類、河湖開發(fā)治理保護(hù)情況普查類、水土保持情況普查類、水利行業(yè)能力建設(shè)情況普查類、灌區(qū)專項(xiàng)普查類、地下水取水井專項(xiàng)普查類、空間數(shù)據(jù)采集與處理類、水利普查音像、實(shí)物類等11大類。各類歸檔文件材料的整理符合系統(tǒng)性要求，做到了分類科學(xué)、組卷合理、排列有序。

3.4 檔案的信息化管理

建立了水利普查歸檔文件材料的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄及全部水利普查文件的全文數(shù)據(jù)庫，確保存儲(chǔ)安全且能夠?qū)崿F(xiàn)相應(yīng)的檢索利用。

4 結(jié)語

經(jīng)過不懈努力，省水普辦共形成水利普查檔案258卷，其中，管理文件類178卷；河湖基本情況10卷；水利工程基本情況8卷；經(jīng)濟(jì)社會(huì)用水情況調(diào)查4卷；河湖開發(fā)治理保護(hù)情況8卷；水土保持情況14卷；水利行業(yè)能力建設(shè)情況11卷；灌區(qū)專項(xiàng)6卷；地下水取水井專項(xiàng)6卷；空間數(shù)據(jù)13卷；照片696張，光盤90張。2013年2月21～22日，江蘇省第一次水利普查省級(jí)檔案驗(yàn)收會(huì)在南京召開，江蘇省水利普查檔案以優(yōu)良等級(jí)通過國家級(jí)驗(yàn)收。