朱 雯

（江蘇省泰州引江河管理處，江蘇泰州 225321）

電算化是會計工作的趨勢，會計電算化改變了會計數(shù)據和賬務處理方式及內部控制方式，減輕了財務人員的勞動強度，提高了會計信息收集、整理、傳輸反饋的準確程度，使會計工作能更好的滿足單位管理的實際需要。由于會計數(shù)據處理的技術和手段發(fā)生了變化,會計電算化系統(tǒng)的內部控制問題、內部控制技術與過去手工會計核算大不相同。財政部頒布的《內部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》中指出：“信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施”。切實加強會計電算化信息系統(tǒng)內部控制,保證會計電算化系統(tǒng)的有效運行,保護資產的安全和完整,防止、糾正計算機錯誤與舞弊,保證會計資料的真實、合法、完整,這是我們迫切需要解決的問題。

1 會計電算化信息系統(tǒng)內部控制現(xiàn)狀及存在問題

1.1 系統(tǒng)授權存在漏洞

手工會計授權下，在每一項會計業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都有相應責任人的簽名或蓋章，模仿簽名和仿造印章都有一定的難度。而會計電算化系統(tǒng)授權方式是口令授權，通過打開財務軟件系統(tǒng)可以輕松地進入數(shù)據庫，所有的財務賬表一目了然。在一些單位出現(xiàn)業(yè)務人員相互使用口令的情況，致使各個會計崗位的口令毫無保密性可言。

1.2 系統(tǒng)失控的隱蔽性

在會計電算化環(huán)境下，許多應用程序本身就帶有內控的功能，如果初期設置時沒有考慮周全，在程序的重復運行下，往往會使失控情況長期不能被發(fā)現(xiàn)，給單位造成很大的損失。

1.3 系統(tǒng)缺乏交易痕跡

在會計電算化環(huán)境下，文件記錄的控制功能大大減弱，一旦會計人員操作錯誤，將會由于部分交易幾乎沒有痕跡，而難以追查出錯源頭。比如：由會計分錄的每一筆賬目錄入系統(tǒng)都會要求借貸平衡，可是如果出現(xiàn)錄入的會計科目錯誤而審核時又沒有及時發(fā)現(xiàn)，查找問題將非常困難，最終可能需要查找每一張憑證。

1.4 信息存儲安全風險大

在會計電算化環(huán)境下，會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，如果沒有得到及時妥善保存，容易丟失或損壞。

1.5 數(shù)據保密性、安全性差

在一定條件下，企事業(yè)會計數(shù)據是絕對保密的。作為財務軟件的加密，很多財務軟件公司只考慮自身的經濟利益，防止盜版，對用戶會計數(shù)據如何做好保密性、安全性工作涉及不多。會計基本數(shù)據大多是以一種開放式的關系型數(shù)據庫格式保存，只要懂得數(shù)據庫操作知識，就能進入賬套數(shù)據庫非法篡改文件。這樣即使進入系統(tǒng)時加上諸如操作密碼、指紋辨識等檢測手段或設置操作權限等限制手段，實際上也不能真正起到保密數(shù)據的作用。數(shù)據的安全性更是難以保證，如：電腦遭受病毒攻擊，系統(tǒng)一旦癱瘓，很難從容恢復原始數(shù)據。

1.6 會計電算化檔案管理制度不完善

存儲會計檔案的磁盤和會計資料不能及時歸檔，或已經歸檔的內容不完整，沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責，造成會計檔案損壞或被人為破壞，甚至導致單位會計信息泄密。

1.7 電算化管理制度與執(zhí)行脫離

為確保電算化系統(tǒng)正常運行和會計信息的安全、準確、合法、可靠，單位需研究制定相應的會計電算化管理制度。一些企事業(yè)為達到甩賬目的，按照財政部《會計電算化工作規(guī)范》要求制定了大量的內部管理制度，一時起到很好效果，但甩賬后不是進一步完善這些制度，而是將其棄之一邊，主要表現(xiàn)為：操作規(guī)程混亂，職責不清；在裝有電算化系統(tǒng)的計算機上操作一些與電算化無關的內容，如上網聊天、玩游戲等。

2 會計電算化對傳統(tǒng)的會計內部控制的影響

在手工操作下，內部控制制度主要是通過會計人員的崗位分工和各種內部牽制制度，以及賬、證、表的定期核對，來保證會計信息的正確性。實行電算化以后，會計內部控制的原則仍然適用，但增加了新的控制內容，提供了新的控制手段和技術，改變了會計內部控制制度的方法和措施，使大部分傳統(tǒng)的控制方法和措施失去了作用。

2.1 內部控制的形式發(fā)生了變化

手工會計系統(tǒng)中，內部控制的方式主要是實行人員的內部牽制制度。實行會計電算化后，會計賬務的集中化處理，除原始數(shù)據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外,業(yè)務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成。首先，這種數(shù)據處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在電算化中已沒有存在的必要。其次，手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中將移入計算機系統(tǒng)內部，通過計算機程序體現(xiàn)出來。再次，手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應,取而代之的是修改權限、修改標志、憑證沖銷等方法,對于經過審核、記賬、甚至結賬后發(fā)現(xiàn)的錯誤記錄,還可以利用電算化系統(tǒng)提供的反結賬、反記賬、取消審核等功能進行修正,這在手工條件下是無法實現(xiàn)的。隨著遠程通訊技術的發(fā)展，會計信息的網上實時處理成為可能，業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據處理工作，控制方式由單一制度控制轉為程序控制和制度控制。因此，手工條件下行之有效的內部牽制制度,在電算化條件下已難以真正發(fā)揮作用。

2.2 內部控制的內容發(fā)生了變化

電算化會計系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，加之計算機系統(tǒng)更具隱蔽性，因此，其控制的內容更加復雜。大致可以概括為以下幾方面：

（1）實行會計電算化后，會計部門內部單純的會計核算崗位被撤銷，相應地設置了計算機會計主管、軟件操作、出納人員、審核記賬、系統(tǒng)維護、電算審查和數(shù)據分析、檔案管理等新的工作崗位，財務管理崗位比手工條件下劃分得更細，投入人員更多，管理得更加深入。

（2）會計電算化數(shù)據的主要儲存形式轉變?yōu)闄C內文件，這使得計算機機內文件的安全保護、備份和恢復、禁止非法操作等成為會計內部控制的又一項重要內容。

（3）由于計算機的應用，使防止計算機舞弊和計算機病毒破壞成為會計內部控制一個新的、至關重要的事項。

2.3 內部稽核機制發(fā)生了變化

在手工方式下，內部控制是以對人的管理為主，采用結構控制法，包括設置相互牽制的會計崗位，通過對會計業(yè)務的多重反映或相互稽核進行控制。日常會計處理中，每筆經濟業(yè)務的發(fā)生、修改、登記都以手寫紙制形式反映在賬本、憑證、報表上，各環(huán)節(jié)由不同人員完成，有嚴格的審核復查機制，層層把關，形成嚴密的內部牽制制度。而會計電算化將各種信息轉化為數(shù)字形式存儲在磁性介質上，并由計算機自動記錄，這使有形記錄比傳統(tǒng)手工會計大為減少，一些內部牽制措施無法執(zhí)行，其審查、稽核機制功效被削弱，內部控制的對象轉為以人、機的管理為主。

2.4 會計信息存儲介質、存儲方式發(fā)生了變化

在手工會計核算下，會計數(shù)據的存儲介質是紙介質，單位發(fā)生的經濟業(yè)務均記錄于紙張之上，紙張上的書面數(shù)據形成會計人員所熟悉的會計憑證原件，這些紙質原件的數(shù)據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質原件的一個基本特征。這種方式有較好的直觀性，各不相同的筆跡也可作為控制的手段。但是，電算化系統(tǒng)下的會計數(shù)據直接存儲在磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認的審計線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無跡可尋，且不宜實施簽字、蓋章等手段，磁介質也很容易被改動而不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務記錄的“原件”。電磁介質易受損壞，會計信息存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統(tǒng)下如何保障磁性介質上的數(shù)據安全可靠，防止數(shù)據被非法修改是一個非常重要的問題。

2.5 內部控制的手段和技術發(fā)生了變化

不可否認，計算機的應用給我們提供了先進的控制手段和技術，使會計內部控制的許多具體方法和措施可以通過編制計算機程序進行嚴格的、一絲不茍的控制，如：數(shù)據正確性校驗，口令及操作權限控制、操作過程自動記錄等，而且比人工控制更嚴格、更可靠、更經濟。

3 會計電算化下會計內部控制的對策與措施

國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理信息的出錯概率幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現(xiàn)象時有發(fā)生，而且一旦出現(xiàn)舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的，嚴格的內部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證，并有助于防止違法行為的發(fā)生。

3.1 加強對會計基礎工作的控制

會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎數(shù)據是否準確、完整等，做好會計基礎工作控制主要是在單位內部建立起一套全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及完整的規(guī)范化數(shù)據格式。

3.2 實行嚴格的授權控制

利用財務軟件權限控制功能，通過對不同人員權限的分配、設置密碼等手段對上機操作和動用系統(tǒng)資源加以控制。主管會計應熟悉財務軟件，嚴格掌握操作人員的權限確定權，從而達到保證操作權限控制的有效性，進而保證會計信息和會計資料的真實性、合法性。

3.3 建立財務人員內部牽制制度

財務軟件的應用，要求企事業(yè)單位按內部牽制原則合理分工，財務人員在工作中互相制約、互相監(jiān)督，從而防止工作差錯或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。在采用新的內部控制手段時，不能完全放棄傳統(tǒng)的內部控制方式，如：職務分離控制、業(yè)務程序控制等，其在財務管理工作中仍將有效地發(fā)揮積極作用。

3.4 加大對復合型會計電算化人才的培養(yǎng)力度

企事業(yè)單位應高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術，培養(yǎng)或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才，推動企事業(yè)單位電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。

3.5 重視系統(tǒng)檔案管理控制

會計電算化系統(tǒng)檔案包括存儲在計算機內部及外部磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質上的會計數(shù)據和計算機打印出來的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙質數(shù)據。企事業(yè)單位應設置專職或兼職電算化會計檔案的管理人員，對紙質數(shù)據資料和磁性介質數(shù)據資料進行分類保管和歸檔。電算化會計操作人員和檔案管理人員必須采取有效措施，嚴密防范計算機病毒的侵入，備份數(shù)據應盡量采用光盤存儲，并存放在安全、潔凈、防潮、防磁的檔案柜中。嚴格電算化會計檔案的調閱管理，接收歸還的資料時，應認真做好病毒檢查，防止病毒感染。更換會計檔案管理人員時，要辦理移交手續(xù)并編制電算化會計檔案移交清冊，交換雙方經辦人和監(jiān)交人要在移交清冊上簽字，以明確界定責任。對會計信息檔案還應按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定進行管理，并通過以上制度的執(zhí)行保證會計資料的安全完整。

3.6 加強會計數(shù)據輸入、處理、輸出控制

會計核算結果是會計預測、決策、分析的基礎。會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環(huán)節(jié)，必須引起高度重視。要從核算環(huán)節(jié)把關，必須保證業(yè)務處理合法、有效，賬務處理準確、規(guī)范，報表數(shù)據真實、完整和安全。嚴格執(zhí)行復核制度，保證計算機賬務處理不錯不亂，無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發(fā)生的經濟業(yè)務是否一致。

3.7 加強系統(tǒng)安全控制

加強系統(tǒng)控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，消除由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。主要的控制措施包括：明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作內容和權限，杜絕未經授權人員操作會計軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開機器時，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件；設置接觸與操作的日志控制，對操作記錄進行“日志管理”；數(shù)據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進行定期的預防性檢查；工作環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。

3.8 加強內部審計

內部審計既是內部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個方面：

（1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規(guī)范完整。

（2）審查機內數(shù)據與書面資料的一致性，如：查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整。

（3）監(jiān)督數(shù)據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改數(shù)據的現(xiàn)象。

（4）對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞。

4 結語

會計電算化，是實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化及促進改革的重要保證。會計電算化的實現(xiàn)，必然帶來會計核算對象、內容、方法等會計理論和會計技術的發(fā)展，促進會計制度的改革。內部控制在會計電算化環(huán)境下更具有舉足輕重的作用，只有建立健全會計電算化的內部控制，才能提高會計的分析決策能力，有利于各單位更好地組織會計工作，為單位決策提供準確、及時的會計信息，提高單位的經濟效益。我們應該不斷提高會計人員的素質，加快會計核算軟件的開發(fā)進程，使會計電算化的進程更進一步，使會計電算化工作更加健康地發(fā)展，從而加快實現(xiàn)信息化的步伐。