張 玉

（1.江蘇建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 徐州 221116；2.中國礦業(yè)大學(xué)，江蘇 徐州 221116）

一、檔案管理制度的現(xiàn)狀

隨著政黨政治進入我國歷史，政府部門對于檔案的管理也較為重視，這也就讓檔案管理逐步由一項單純的記錄、整理、保存的工作發(fā)展成了兼有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)性活動。檔案管理工作之所以存在并發(fā)展著，它必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，其中用處最廣泛的即為社會實踐服務(wù)。由于我國大部分人對檔案的作用及其管理策略認識不足，我國的檔案管理仍然相對落后。現(xiàn)代化的檔案管理工作是一個由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)，由簡單管理到復(fù)雜管理，由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理，由手工管理到計算機智能管理，由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)的發(fā)展轉(zhuǎn)變過程，這需要相應(yīng)的技術(shù)支持和制度保障。我國現(xiàn)行的檔案管理制度還沒能真正實現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型，其剛性缺陷主要有以下幾點：

（一）組織機構(gòu)對于檔案管理的重要性缺乏認識

檔案工作對于一個單位有著重要的意義，科學(xué)合理地利用檔案資源可為單位帶來巨大的效益，如嚴謹?shù)臋n案可為內(nèi)部招聘和人才選拔提供重要的客觀依據(jù)，也可從中看出機構(gòu)的組織問題和漏洞，對于應(yīng)時而變的改革意義非凡。這種效益在我國還沒被充分地發(fā)掘出來，導(dǎo)致工作人員對檔案的重要性認識不足，從源頭上造成了檔案管理的混亂。

（二）監(jiān)管制度形同虛設(shè)，應(yīng)用體系有待完善

檔案的管理是一個收集、保管、保護、借閱、保密等一系列工作的綜合，在其中任何一個環(huán)節(jié)上的失誤都會造成檔案的流失、積壓，在需要用到檔案的時候很容易出現(xiàn)檔案難以找尋的現(xiàn)象。［1］38此外，現(xiàn)行的檔案借閱制度和銷毀制度可以說是漏洞百出，借出的檔案時常不履行正規(guī)的借閱手續(xù)，有借無還的現(xiàn)象時有發(fā)生，還有些別有用心的人會在借閱后對檔案進行有利于自己的修改，使得檔案喪失了本身的真實性并損害了檔案的利用價值。

（三）人事關(guān)系給檔案的嚴肅管理帶來了壓力

由于負責(zé)檔案管理的人員以青年工作者為主，他們往往剛到單位不久，被安排分管枯燥且看似意義不大的檔案管理工作。上級的壓力以及人際交往的壓力迫使其難以將檔案管理真正的嚴肅化、正規(guī)化。這歸根結(jié)底是剛剛進入工作崗位的工作者對原則與靈活的權(quán)衡掌握有待錘煉造成的。

二、青年工作者的獨特工作優(yōu)勢

盡管青年工作者大部分情況下作為新人在檔案管理工作中有諸多的壓力和劣勢，但其自身同樣有著獨特之處以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的工作。［2］159現(xiàn)代化的檔案管理工作是基于計算機技術(shù)和現(xiàn)代化管理理念的高要求工作，同時也是工作量大、工作要求細致的工作。這樣的工作恰恰符合了青年工作者自身的條件，使其長處可得到充分利用。

（一）青年工作者往往具有熟練的計算機操作技術(shù)

青年工作者往往比機構(gòu)中的老員工具有更高的受教育程度，他們與計算機的接觸更加廣泛，對計算機技術(shù)的應(yīng)用也更加熟練。在檔案的現(xiàn)代化管理中，計算機技術(shù)的運用可以大幅度地提高檔案管理的工作效率，讓大規(guī)模、大容量的數(shù)據(jù)整理變得輕松起來。與此同時，青年工作者也更容易接受新的知識和技術(shù)，這對于他們較快地融入到工作中去有著重要意義。

（二）青年工作者更具有創(chuàng)造性的思維

由于成長環(huán)境、受教育環(huán)境的差異以及受體制內(nèi)規(guī)則影響較小，青年工作者可以利用他們所掌握的信息處理技術(shù)創(chuàng)造性地來完成檔案管理工作。如中海石油煉化有限責(zé)任公司惠州煉化分公司申報的“南海石化煉油項目”，該項目利用了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)自動歸檔接口，文控系統(tǒng)自動歸檔接口，OA系統(tǒng)自動歸檔接口等技術(shù)，這個項目被評定為“全國建設(shè)項目檔案管理示范工程”，這個檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜程度遠遠超出了過去的人工檔案整理和初步的計算機運用，青年檔案工作者則可以對系統(tǒng)的運用較快上手，較快掌握，并在機構(gòu)中進行使用教學(xué)及推廣，以便于及早地實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的價值。

三、青年工作者檔案管理的創(chuàng)造性意見

青年檔案工作者提高工作能力的原則是揚長避短，具體而言，就是要發(fā)揮出自己的知識優(yōu)勢、創(chuàng)新優(yōu)勢、習(xí)慣、品格優(yōu)勢，同時將短處通過合適的方法轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢。下面將根據(jù)工作經(jīng)驗具體而言：

（一）青年工作者的知識優(yōu)勢、創(chuàng)新優(yōu)勢

青年工作者在工作中要善于思考，將自己所掌握的知識和技術(shù)運用到工作中去，同時還要利用自己更易于接受新知識的優(yōu)勢多充電，多學(xué)習(xí)。［3］73由于企業(yè)招聘結(jié)構(gòu)與崗位安排并不能完全按照員工所主修的科目進行，因此存在很多非計算機專業(yè)、非管理專業(yè)員工來從事檔案管理工作。具有一定管理學(xué)和計算機專業(yè)基礎(chǔ)的員工可運用所學(xué)的C語言和管理理念來對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化設(shè)計，提出方案并爭取上級批準，不斷對檔案管理系統(tǒng)進行完善。與此同時，青年檔案工作者還應(yīng)主動承擔(dān)起檔案管理現(xiàn)代化改革的責(zé)任，通過軟件和硬件的拓展創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案的輸入、輸出應(yīng)用，將檔案閱覽、復(fù)制、咨詢、展覽等服務(wù)活動落實，為機構(gòu)創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟效益。

（二）青年工作者要明確檔案管理工作的職業(yè)道德和工作原則

檔案管理工作需要遵循的基本原則包括統(tǒng)一管理、維護檔案完整與安全以及便于利用。維護檔案完整一方面指的是要在數(shù)量上保證檔案齊全，另一方面指的是要在質(zhì)量上保持檔案間的有機聯(lián)系，使之成為一個系統(tǒng)性、有條理、有邏輯的整體。而維護檔案安全則既包括力求檔案本身不受損壞，延長檔案的壽命，也指保護檔案免遭蓄意的破壞、篡改、毀失。青年工作者要發(fā)揮年輕人細心耐心的特點，在掌握檔案的總體情況的前提下，對檔案體系進行調(diào)整，按照邏輯關(guān)系和時間順序，以便于使用和查閱為原則進行再調(diào)整。同時，對檔案的保護也可通過將紙質(zhì)檔案電子化來進行，一般的查閱活動通過計算機終端來實現(xiàn)，當(dāng)需要法律證據(jù)或類似的嚴謹事實依據(jù)的時候抽調(diào)原件，通過嚴格的借閱審查手續(xù)來保證檔案的安全。［4］34

（三）規(guī)范借閱手續(xù)

在現(xiàn)實的管理工作中，由于上級領(lǐng)導(dǎo)要求或時間緊迫等原因造成的借閱手續(xù)難以正規(guī)化辦理的現(xiàn)象，青年工作者可在保證檔案安全的前提下，將檔案借閱的手續(xù)進行簡化，將需要嚴格審查的幾個主要方面（借檔人登記、歸還時間登記、保證人批準、主管負責(zé)人批準，借閱前后檔案內(nèi)容比對）進行審查之后，在手續(xù)上節(jié)約時間。［5］201同時還應(yīng)該明確檔案借閱管理條例并嚴格執(zhí)行，由檔案管理的主管人進行條例制定，由下屬負責(zé)檔案借閱的主要業(yè)務(wù)，下屬直接聽命于直屬上司，避免越權(quán)行為的發(fā)生。

四、結(jié)語

通過研究和探索，我得出了青年檔案工作者創(chuàng)新性工作的思路：善于思考并運用新知識、創(chuàng)新管理模式來保證檔案安全，通過制度完善來避免檔案管理漏洞。相信在諸多有志青年檔案工作者的努力下，我國的檔案管理現(xiàn)代化改革會取得碩果。

［1］蘇東水.管理學(xué)［M］.北京：東方出版社，2001.

［2］楊靜.怎樣加強檔案工作者的綜合素質(zhì)［J］.山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報，2005（3）.

［3］代圓圓.淺談科學(xué)規(guī)范做好檔案管理工作的要點［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（3）.

［4］王穎.淺談高?？蒲袡n案管理［J］.淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（2）.

［5］安文革，解靜香.如何做好檔案管理的保密工作［J］.管理學(xué)家，2010（7）.