馬俊英

(邯鄲市第二醫(yī)院人事處，河北 邯鄲 056001)

1 目前我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作的困境

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，很多企業(yè)人事檔案管理存在很多漏洞，嚴(yán)重影響了人力資源管理健康、持續(xù)和穩(wěn)定的發(fā)展。傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理原則是:人事部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一方法;管理機(jī)制是:是內(nèi)外有別、檔隨人走、不對(duì)個(gè)人公開(kāi)，是封閉的。這種檔案管理原則和管理機(jī)制已不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，存在許多問(wèn)題，對(duì)人事檔案的生存和發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

1.1 人事檔案管理意識(shí)薄弱，檔案跟蹤速度慢

受多種因素的影響，特別是受很多外企的影響，人們逐漸淡化了人事檔案的重要作用。有些人認(rèn)為人才的實(shí)際表現(xiàn)才是最重要的，沒(méi)必要建立完備的人事檔案，以往的檔案也沒(méi)有多大意義。還有人認(rèn)為，人事檔案管理工作是政府人事部門(mén)或人力資源部門(mén)的事兒，與具體的企事業(yè)單位無(wú)關(guān)。如此淡薄的人事檔案管理意識(shí)致使許多人事檔案在收集、整理、保存過(guò)程中出現(xiàn)失誤。在企事業(yè)單位實(shí)施員工考核時(shí)，很多考核檔案沒(méi)有得到有效建檔和存檔，所以漏檔、棄檔的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，這些問(wèn)題和不良現(xiàn)象都直接導(dǎo)致了人事檔案管理工作的駐足不前，漏洞百出，困境重重。

另一方面，企事業(yè)人事檔案跟蹤速度慢，刷新不及時(shí)，這也是我國(guó)大部分企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的普遍問(wèn)題。企事業(yè)單位員工的人事檔案經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)只有早期信息，缺乏近期資料或近期材料不全的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了企事業(yè)單位的人事檔案缺乏時(shí)效性與連貫性。企事業(yè)單位員工檔案的新材料不能及時(shí)存入檔或者檔案資料不完整的現(xiàn)象，不僅會(huì)給員工造成升遷、工資升級(jí)、職務(wù)任免和調(diào)轉(zhuǎn)等造成不便，也不利于發(fā)揮企事業(yè)單位的人才積極性，有礙人才進(jìn)一步成長(zhǎng)和發(fā)展。

1.2 管理工作不到位，檔案信息不真實(shí)

雖然企事業(yè)單位檔案管理工作很重要也很有必要，但它不能直接創(chuàng)收，沒(méi)有經(jīng)濟(jì)效益，所以在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的背景下，企事業(yè)單位檔案管理工作是得不到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視的，檔案管理工作多半流于形式，擺擺樣子而已，很多企事業(yè)單位的檔案管理員工作不積極、不到位，只是在檔案袋上標(biāo)出編號(hào)、存入櫥柜了事。更嚴(yán)重的是大部分企事業(yè)單位的人事檔案沒(méi)有經(jīng)過(guò)人事部門(mén)的嚴(yán)格審核，多數(shù)檔案沒(méi)有被人力資源部門(mén)完整收集入檔，致使人事檔案資料未得到妥善、有效的保管，真實(shí)性無(wú)從談起。甚至有些企事業(yè)單位直接跳過(guò)審核環(huán)節(jié)，聘用人才，不惜弄虛作假，這些都給企事業(yè)人力資源管理工作帶來(lái)很大困擾。

2 人事檔案管理困境之對(duì)策

完整、真實(shí)的人事檔案是企事業(yè)單位評(píng)價(jià)人才、使用人才的重要依據(jù)，對(duì)企事業(yè)的發(fā)展起著重要的推動(dòng)作用，因此，企事業(yè)單位及其人事部門(mén)應(yīng)重視人事檔案的管理工作，切實(shí)保證人事檔案的完整性和真實(shí)性。以下就人事檔案管理的對(duì)策進(jìn)行分析。

2.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，完善人事檔案管理制度和機(jī)制

要想把企事業(yè)單位檔案管理工作做好，首先得轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的理念，使管理者從思想上重視這項(xiàng)工作。企事業(yè)單位只有重視人事檔案管理工作，將其納入單位人才發(fā)展的規(guī)劃目標(biāo)，才能使人事檔案與單位的人才隊(duì)伍發(fā)展同步。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，檔案管理工作是保密的，不具備公開(kāi)性與共享性，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于人力資源儲(chǔ)備的充分挖掘。因此，順應(yīng)現(xiàn)代管理理念，企業(yè)應(yīng)該公開(kāi)人事檔案信息，讓管理者能夠及時(shí)把握人力資源的總體狀況與發(fā)展方向，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

在樹(shù)立檔案管理正確理念的同時(shí)，要建立科學(xué)、實(shí)用的評(píng)價(jià)體系，完善人事檔案管理機(jī)制。企事業(yè)單位人事部門(mén)可以建立員工個(gè)人信用檔案，增加員工的工作和個(gè)人信用記錄，從而可以有效加強(qiáng)員工個(gè)人工作和行為的自律，培養(yǎng)自我監(jiān)督，自我激勵(lì)的意識(shí)，健康成長(zhǎng)。與此同時(shí)，還可以引進(jìn)企事業(yè)單位員工的性格、血型和興趣愛(ài)好等新型人事資料，豐富員工的檔案資料，使之全面系統(tǒng)化。還有，可以根據(jù)企事業(yè)單位的績(jī)效考核與薪酬考核等內(nèi)容，使人事檔案管理內(nèi)容與員工的薪資制度掛鉤，使之與人力資源管理發(fā)展相匹配，更好地促進(jìn)單位人才的發(fā)展和成長(zhǎng)。尤其是事業(yè)單位更應(yīng)該重視績(jī)效考核，使之與薪資掛鉤，這樣可以打破混飯吃的心理，體現(xiàn)不勞不獲，少勞少獲的公平。這些措施都可以更好地完善企事業(yè)單位的人事檔案管理制度和管理機(jī)制，為提拔管理人才提供可靠的參考。

2.2 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)人事檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理

在全社會(huì)倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展觀(guān)和以人為本的大背景下，人事檔案管理工作也不例外。人事檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性都比較強(qiáng)，所以必須首先加強(qiáng)檔案管理人員的整體素質(zhì)，提高其思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)能力，為進(jìn)一步提升企事業(yè)單位檔案管理水平奠定基礎(chǔ)，確保人事檔案的完整、真實(shí)，體現(xiàn)以人為本的理念。人事檔案管理工作還是紛繁復(fù)雜的，這就需要檔案管理人員責(zé)任心強(qiáng)、踏實(shí)細(xì)心，同時(shí)還要具有一定的現(xiàn)代化管理知識(shí)，既要掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，還應(yīng)通曉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技能，能夠運(yùn)用各種應(yīng)用軟件提高人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量。因此，企事業(yè)單位必須對(duì)其檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界，提高職業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，為搞好人事檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的理論和實(shí)踐基礎(chǔ)。

在提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，還要對(duì)企事業(yè)單位人事檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，即人事檔案的內(nèi)容要及時(shí)更新，不斷充實(shí)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的動(dòng)與靜、橫與縱的有機(jī)結(jié)合，全面而系統(tǒng)。檔案管理中的及時(shí)補(bǔ)充與更新是指要保存必要檔案資料，又要剔除其中沒(méi)有價(jià)值的檔案材料，及時(shí)歸檔員工的新檔案材料。同時(shí)，企事業(yè)單位的人事檔案不僅要全方位地記錄員工成長(zhǎng)歷史，更應(yīng)記錄員工的思想認(rèn)識(shí)、工作態(tài)度、學(xué)識(shí)水平等實(shí)際工作的發(fā)展情況。除此之外，還要結(jié)合員工的個(gè)人評(píng)價(jià)和團(tuán)隊(duì)的總體評(píng)價(jià)，形成一個(gè)全面系統(tǒng)的評(píng)價(jià)體系，通過(guò)這個(gè)評(píng)價(jià)體系，對(duì)員工做出準(zhǔn)確、客觀(guān)評(píng)價(jià)。總之，只有對(duì)企事業(yè)單位人事檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，才可以充實(shí)人事檔案的類(lèi)型與內(nèi)容，增強(qiáng)檔案管理的全面性與有效性，才能為人力資源管理提供客觀(guān)、科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù)。

3 人事檔案管理的信息化建設(shè)

人事檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要，勢(shì)在必行。新世紀(jì)以來(lái)，信息產(chǎn)業(yè)得到快速發(fā)展，我們進(jìn)入到信息化時(shí)代。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理工作同樣表現(xiàn)出信息化趨勢(shì)，已不再是簡(jiǎn)單地保管檔案、材料的范疇，而是人力資源信息的中心。

信息化檔案是指將檔案實(shí)體信息化，電子化，取消紙質(zhì)檔案，檔案的收集、整編、管理，更多地是運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)處理，通過(guò)數(shù)據(jù)共享的方式，使人事檔案管理從實(shí)體管理逐漸過(guò)渡到信息管理。檔案信息化有很多好處，既增強(qiáng)了檔案查詢(xún)和檔案查借的便捷性和可控性，也減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。檔案信息化管理無(wú)論在時(shí)間上還是在空間上都顯得簡(jiǎn)明、快捷，大大提高了人事檔案管理部門(mén)和人力資源管理部門(mén)的工作效率，使人事檔案管理工作和過(guò)程不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

因此，為了有效地開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源，人事檔案管理工作要加強(qiáng)人事檔案的信息化管理。首先，除涉及機(jī)密的檔案之外，可將相應(yīng)的檔案目錄以及檔案內(nèi)容輸入管理系統(tǒng)，便于各部門(mén)之間的檢索與查閱。不涉及機(jī)密的檔案資源可以通過(guò)信息化處理上網(wǎng)傳遞，資源共享，以便得到更加有效的利用。通過(guò)人事檔案的信息化管理，能夠使管理部門(mén)及時(shí)獲取人力資源信息，合理配置人力資源，更好地為社會(huì)建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，達(dá)到人盡其才、才盡其用的目的。企事業(yè)單位人事檔案的信息化管理是檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑和發(fā)展方向，需要從各方面予以重視，加強(qiáng)建設(shè)。

同時(shí)，檔案是社會(huì)生活的真實(shí)歷史記錄，它的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性和長(zhǎng)久保存性的原則不能被忽視，更不能被拋棄。檔案信息化只是為檔案管理工作服務(wù)的一種手段、一種方式而已，決不是檔案管理工作的全部。在檔案管理工作中，我們要明白不能片面地強(qiáng)調(diào)檔案信息化，甚至取代紙質(zhì)檔案，檔案信息化僅僅是檔案管理諸多形式中的一種。

總之，企事業(yè)單位檔案管理工作具有嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性和保密性的特征，要想把人事檔案管理工作建設(shè)好、管理好，需要檔案工作者解放思想，更新觀(guān)念，以最快的速度迎接挑戰(zhàn)，進(jìn)行改革，只有改革才能求生存，只有創(chuàng)新才能求發(fā)展。企事業(yè)單位檔案管理也只有不斷改革，順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，才能符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)政治體制改革的需要，才能體現(xiàn)黨和國(guó)家的新時(shí)期人才管理和使用新方向，走出一條符合我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的道路。

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