周 薇

（哈爾濱軍隊(duì)離休退休干部第一休養(yǎng)所政工科，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、干部人事檔案信息化的基礎(chǔ)：充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性

現(xiàn)有檔案對于個(gè)人經(jīng)歷的記錄內(nèi)容，主要局限于在學(xué)?；騿挝坏谋憩F(xiàn)和政治評價(jià)，對反映人才的能力、特長等內(nèi)容，特別是涉及養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等方面內(nèi)容是非常貧乏的。過去很長一段時(shí)期以來，人事檔案是組織部門考察了解干部的工具，可在新時(shí)期，人事檔案不足以成為用人單位選拔和使用人才的依據(jù)，因此在人們心目中的概念和地位都產(chǎn)生了巨大變化，不再那么神秘與高貴，還原為存檔人的個(gè)人履歷和表現(xiàn)的歷史記錄。因?yàn)?，?dāng)今社會(huì)是日漸注重個(gè)人能力的社會(huì)，人事檔案的作用正在弱化，但檔案在某些事務(wù)上仍具有重要的作用。如辦理社會(huì)保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等，無論是在原單位供職的人還是辭職者，在交納養(yǎng)老保險(xiǎn)和退休后保險(xiǎn)金發(fā)放時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時(shí)間等都是主要依據(jù)。再有職稱評定，婚育證明，轉(zhuǎn)正定級，政審等有關(guān)證明時(shí)，都需要人事檔案。盡管檔案的功能正在淡化，但可以肯定的是，檔案制度不會(huì)取消，因此，檔案觀念也決不能弱化。

二、干部人事檔案信息化的原則：揭去神秘面紗，適度透明與開放

現(xiàn)有的人事檔案管理制度存在嚴(yán)重的信息不對稱：個(gè)人人事檔案對本人保密。不管這種做法存在怎樣的歷史原因，都帶有強(qiáng)烈的“官僚主義“色彩，與現(xiàn)代管理的“以民為本”的施政方針有很大的出入，也是造成現(xiàn)有的人事檔案管理制度的社會(huì)效用不足的根本原因。因此，在新時(shí)期中，將干部人事檔案信息化，就顯得尤為急迫。將現(xiàn)有的人事檔案管理制度合理改革，揭去神秘面紗，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能使現(xiàn)有制度的即得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏。

三、干部人事檔案信息化的方向：模式創(chuàng)新

（一）由宏觀指導(dǎo)向微觀信息化指導(dǎo)轉(zhuǎn)變

通過多次調(diào)研與主座談，找出共性問題，協(xié)同多年人事干部和信息建設(shè)的具體實(shí)操人員召開會(huì)議，要區(qū)別不同情況，找出共性問題，確定干部人事檔案電子數(shù)據(jù)庫的各種分支結(jié)構(gòu)。然后從上到下，集中培訓(xùn)進(jìn)行干部人事檔案信息化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，培訓(xùn)電子數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)計(jì)搜索，統(tǒng)一信息化的檔案行為。借助外力，緊緊抓住行業(yè)主管部門，充分發(fā)揮主管部門對其下屬單位開展指導(dǎo)的職能。

（二）由傳統(tǒng)指導(dǎo)向現(xiàn)代化指導(dǎo)轉(zhuǎn)變

信息時(shí)代就需要信息化的指導(dǎo)。上級人事主管部門有責(zé)任對下級人事部門進(jìn)行干部人事檔案信息化的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。要打破傳統(tǒng)的手工作坊式指導(dǎo)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行電子數(shù)據(jù)庫指導(dǎo)，如PPT、電子郵件、網(wǎng)頁更新、網(wǎng)頁通知、電話會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)等等。

（三）變普遍指導(dǎo)為重點(diǎn)指導(dǎo)

抓住干部人事檔案信息化典型，帶動(dòng)全局，開展人事檔案目標(biāo)管理和等級認(rèn)定單位，樹立先進(jìn)。針對各地的不同情況，有側(cè)重點(diǎn)地進(jìn)行指導(dǎo)；還可以采取定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，研討班，檢查評比，督辦，制發(fā)業(yè)務(wù)性文件，匯編資料等多種途徑進(jìn)行指導(dǎo)。

四、干部人事檔案信息化的命脈：加強(qiáng)操作，繼續(xù)開拓創(chuàng)新領(lǐng)域

（一）實(shí)現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

要將人事檔案管理的重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)信息化管理上，充分利用計(jì)算機(jī)建立不同類型的人事檔案數(shù)據(jù)庫，建立一個(gè)以干部人事檔案信息為基礎(chǔ)的干部人事電子信息系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)的初步要求是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)處理，網(wǎng)絡(luò)化管理。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對人事檔案的完整，準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)，立體管理，通過網(wǎng)絡(luò)全面服務(wù)于民生。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的實(shí)操培訓(xùn)

培訓(xùn)干部人事檔案工作人員，持證上崗，考取國家承認(rèn)的人力資源師，能處理建庫，信息安全管理等方面的技術(shù)障礙，能很快的掌握先進(jìn)的干部人事檔案信息安全保障技術(shù)（包括數(shù)字簽名，CA認(rèn)證，防火墻）設(shè)備合理安全的訪問權(quán)限，防止干部人事檔案信息的破壞，失密和盜竊。同時(shí)還要求從業(yè)人員熟悉各種辦公軟件，會(huì)使用經(jīng)過OFFICE 處理過的人事檔案。有些特殊的人事檔案都是通過特定的軟件或儀器利用電子信息處理技術(shù)來完成保存、分類和使用的。如PPT、BMP等，這就要求干部人事檔案實(shí)操人員不僅能熟練掌握關(guān)于收集、文件整理、分類、鑒定、保管外，還要掌握運(yùn)行和操作人事檔案管理軟件的功能。利用強(qiáng)大的圖文處理功能，掃描人事照片設(shè)備的批量信息輸入功能，多媒體技術(shù)的音像視聽功能等。

（三）繼續(xù)開拓人事檔案的開發(fā)利用

人事檔案資源的開發(fā)利用要以合理的館藏為基礎(chǔ)，收集和利用之間存在著相輔相成的辯證統(tǒng)一關(guān)系，只有建立合理的干部人事電子信息化的館藏結(jié)構(gòu)，才能為人事檔案信息資源的開發(fā)利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)，也只有有效地開發(fā)利用，才能使館藏信息發(fā)揮應(yīng)有的功能和作用。所以在平時(shí)的工作中要大力加強(qiáng)人事檔案的建設(shè)，多渠道，多途徑的收集人事檔案材料，新世紀(jì)的人事檔案提供利用制度應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增加透明度，放寬服務(wù)對象，只要不屬于保密范圍的，個(gè)人應(yīng)享有對自己檔案的知情權(quán)。

綜上所述，在以信息化為主體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，你會(huì)發(fā)現(xiàn)對干部人事檔案工作產(chǎn)生巨大影響的時(shí)代到來了，但我們不能急于求成，要制定明確的目標(biāo)和規(guī)劃，有條不紊地在干部人事檔案信息化道路上穩(wěn)步前進(jìn)。我們必須要武裝自己，使自己具備采集干部人事檔案信息的能力，熟練掌握文字表達(dá)，求實(shí)創(chuàng)新。跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，在干部人事檔案信息化建設(shè)中開拓創(chuàng)新，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。