楊緒英

（中國能源建設集團黑龍江省電力勘察設計研究院，黑龍江 哈爾濱150078）

企業(yè)檔案管理是企業(yè)信息多元化的產(chǎn)物，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展而逐步轉(zhuǎn)變?？梢哉f，企業(yè)檔案管理對企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義和作用，對企業(yè)項目的運作、市場定位、營銷策略有著重要的指導性作用。企業(yè)如何做好檔案管理與檔案管理如何在新時期為企業(yè)服務，已成為企業(yè)檔案管理工作的核心問題。

一、我國企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對檔案管理工作重視程度不足

由于一些企業(yè)對檔案管理工作的重視程度不足，使企業(yè)檔案管理工作水平過低。現(xiàn)今多數(shù)企業(yè)只關注企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟因素，以經(jīng)濟利益和眼前利益為主，造成了檔案管理工作只存在于形式，沒有發(fā)揮檔案管理的核心作用。隨著我國市場經(jīng)濟體制的日益成熟，企業(yè)內(nèi)部管理層也應對檔案管理工作加以重視，以此促進檔案管理的信息化建設，使檔案管理發(fā)揮其應有的作用。

（二）企業(yè)內(nèi)部缺乏檔案管理的機制建設

檔案管理機制是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)。由于一些企業(yè)對檔案管理工作重視不足，導致企業(yè)檔案管理機制相對滯后，引發(fā)了企業(yè)檔案管理工作效率不高。針對這種情況，我國已經(jīng)出臺了相應的法律法規(guī)，用于企業(yè)檔案管理的規(guī)范，同時，企業(yè)檔案管理人員應履行其相應的工作職責，避免影響到檔案管理的效果，減少給企業(yè)帶來的相關損失。

（三）企業(yè)檔案管理設備不完善

檔案管理工作是一項長期而系統(tǒng)的工作，而在一些企業(yè)中管理設備老化、缺乏，造成了企業(yè)檔案管理工作滯后。隨著科學技術和計算機技術的發(fā)展，企業(yè)在檔案管理中應引入信息化管理，尤其是計算機技術對檔案工作的管理，以此提高企業(yè)檔案管理的工作水平。由于現(xiàn)今一些企業(yè)對檔案管理不重視，引入計算機設備管理檔案更是難上加難，這就造成了企業(yè)檔案不健全，資料丟失嚴重，極大地阻礙了企業(yè)的規(guī)劃和發(fā)展。

二、新時期企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理制度

針對企業(yè)的檔案管理工作，從管理的角度出發(fā)，企業(yè)還沒有明確檔案管理制度。隨著企業(yè)的發(fā)展和運營機制的變化，企業(yè)內(nèi)部應該面對新的改革機制。就目前來看，企業(yè)的檔案管理創(chuàng)新模式還存在一定的不足，其中缺乏對市場經(jīng)濟體制的定位，一味地迎合市場體現(xiàn)不出檔案管理的核心作用；檔案管理的時間性還有待改善。

（二）檔案管理思路

在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的檔案管理思路還需要進一步拓寬。在檔案管理中，企業(yè)一定要從自身的需要和基礎出發(fā)，優(yōu)化檔案管理的模式，促進檔案管理思路的創(chuàng)新。同時，企業(yè)對檔案管理的成分應以時間進行區(qū)分，并以此總結(jié)出新檔案與舊檔案的歸類方法。

（三）檔案管理理念

目前，很多企業(yè)都缺乏對企業(yè)檔案管理工作的重視，尤其是在設備投入和人員配備上缺少有效的投入，這極大地影響到了企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化制度的建立。同時，一些企業(yè)領導對檔案管理理念認識不足，如此循環(huán)下去，就會造成企業(yè)檔案管理的無秩序無發(fā)展，最終導致企業(yè)檔案的缺失，使企業(yè)的經(jīng)濟決策分析發(fā)生偏離，甚至導致企業(yè)破產(chǎn)。因此，企業(yè)領導應對企業(yè)的檔案管理給予足夠的重視，采取適合企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟策略和管理策略來加強檔案管理工作。

三、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化對策及建議

（一）優(yōu)化企業(yè)對檔案管理的對策

企業(yè)自身要加強對檔案管理的重視。首先應從資金入手，以保證檔案管理工作的正常進行為前提，加大投入力度。其次，企業(yè)的檔案管理人員要提高對檔案管理的認識，充分了解檔案管理的重要性和作用，真正發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的實際作用。再次，加強檔案管理人員隊伍建設以及制度體系建設，這是檔案管理的基礎。有了相應的人員隊伍和管理制度，才能切實把檔案管理工作落到實處。

當前，計算機信息技術管理已成為企業(yè)管理的重要手段，檔案管理工作也要充分地利用計算機信息技術來強化檔案管理工作的效率。企業(yè)在檔案管理的信息化建設上應加大資金投入，加強檔案管理技術與檔案管理設備的投入，以此提高企業(yè)檔案管理的準確性和規(guī)范性。同時，企業(yè)應改變檔案管理的環(huán)境。因企業(yè)檔案相對較多，使用與保存都需要較大的空間，應給檔案管理工作提供一個較大的空間，以提高檔案管理的效率和水平。

強化企業(yè)檔案管理的制度建設能夠提高企業(yè)的檔案管理效率，確保企業(yè)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案管理制度建設應以《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規(guī)則》等相關法律法規(guī)為基礎，加強對檔案管理制度的完善和強化，保證檔案管理制度能夠符合國家相關要求，確保檔案管理制度能夠達到國家標準。檔案管理制度應該充分結(jié)合企業(yè)所處行業(yè)和企業(yè)的現(xiàn)實情況進行制定，以滿足企業(yè)的發(fā)展形勢和任務的要求，使檔案管理工作符合企業(yè)的發(fā)展需求。

（二）優(yōu)化企業(yè)檔案管理機制的建議

企業(yè)檔案管理是一項復雜且系統(tǒng)性較強的工作，企業(yè)自身要從現(xiàn)代化的角度出發(fā)，建立一套適合企業(yè)發(fā)展的標準檔案管理模式，從完善機制和優(yōu)化管理入手，以保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)、信息專利、信息產(chǎn)權(quán)，提高企業(yè)信息的保護和利用。

信息時代的發(fā)展為企業(yè)檔案管理的服務創(chuàng)新提供了新的契機，利用先進的計算機設備和技術，可以優(yōu)化檔案管理體系，以大容量的存儲設備對企業(yè)信息和資料進行保存，也可以方便企業(yè)對紙制檔案的管理。同時，從服務理念出發(fā)，計算機存儲與管理可以極大地發(fā)揮檔案服務的價值。在檔案管理服務的創(chuàng)新上，首先要提高企業(yè)管理人員的素質(zhì)，建設適合企業(yè)檔案管理的服務理念，明確檔案信息服務的對象，不斷為企業(yè)的發(fā)展提供及時有效的信息服務，并通過合理的檔案功能布局，將信息的服務功能全面釋放。

企業(yè)檔案管理職能部門應明確工作職能與職責，做到及時貫徹實施國家有關檔案管理的相關法律、法規(guī)，并根據(jù)企業(yè)自身的特點制定相應的企業(yè)檔案管理機制，建立企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督、考核體制，及時有效地評估、總結(jié)檔案管理工作的進度。此外，健全企業(yè)檔案職能管理部門體系還應該根據(jù)評估流程，制定適合企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理標準，并以此標準指導工作的開展。為了優(yōu)化管理技能，還應加強對企業(yè)檔案管理工作人員的培訓，全面優(yōu)化檔案管理人員的綜合管理技能；成立企業(yè)檔案科學管理研究團隊，不斷探索、研發(fā)企業(yè)檔案管理方面的新思路，最終確保企業(yè)檔案職能管理部門體系的健康發(fā)展。