李 巧

（臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 臺(tái)州 318000）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與文化的高速發(fā)展，對(duì)高等教育的發(fā)展要求也越來(lái)越高。而一所高校的可持續(xù)發(fā)展離不開(kāi)高校的管理水平，其中辦公室的工作更是高校管理工作中的一個(gè)至關(guān)重要的方面。高校辦公室在學(xué)校中起著承上啟下、總攬全局、溝通各方的作用，是一所高校的橋梁和心臟。因此，高校辦公室工作人員的素質(zhì)高低將會(huì)影響辦公室的管理水平和工作績(jī)效，甚至?xí)绊懙秸麄€(gè)學(xué)校的形象與聲譽(yù)。為此，越來(lái)越多的高校重視辦公室管理的改革，加強(qiáng)辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)也顯得迫切與重要了。

一、高校辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)

高校辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)，是相對(duì)于辦公室工作的職能和工作特點(diǎn)決定的。學(xué)校辦公室的工作主要是圍繞著教學(xué)和科研而展開(kāi)的，是直接為老師和學(xué)生服務(wù)的。同時(shí)，辦公室又是一個(gè)上傳下達(dá)的窗口，既要收發(fā)公文、會(huì)議通知、來(lái)訪接待又要落實(shí)相關(guān)政策、督辦查辦等，總之，學(xué)院辦公室的工作具有繁雜而且千頭萬(wàn)緒的特點(diǎn)，因此，對(duì)辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)要求也是極高的。主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

1.較高的思想政治素質(zhì)和盡心盡責(zé)的服務(wù)意識(shí)

首先，辦公室人員必須具備較高的思想政治素質(zhì)。辦公室是一個(gè)特殊的管理機(jī)構(gòu)，很多工作都具有較強(qiáng)的政策性，如收發(fā)各類(lèi)文件、擬定黨政工作計(jì)劃、起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿、撰寫(xiě)各種總結(jié)等，都需具備科學(xué)正確的發(fā)展觀，才能妥善處理各項(xiàng)工作，因此，辦公室工作人員平時(shí)應(yīng)重視政治理論學(xué)習(xí)，并應(yīng)熟悉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度和政策，以便更好地履行自己的工作職責(zé)。同時(shí)，辦公室的工作又是事務(wù)性、服務(wù)性的，面向全校的領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生，是溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐，工作的接觸面比較廣，會(huì)對(duì)各方面產(chǎn)生聯(lián)系，做事情都要受到更方權(quán)限的限制，而且所做的工作大多是繁雜瑣碎的，經(jīng)常要加班加點(diǎn)又無(wú)報(bào)酬，還會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)緊急的任務(wù)，但又不能出一點(diǎn)點(diǎn)差錯(cuò)。可在很多外人看來(lái)，辦公室工作好像就是接接電話、收收文件、發(fā)發(fā)通知，常常不被重視而且經(jīng)常受冤枉氣，辦公室每天電話多、文件多、接待多、會(huì)議多，可以說(shuō)是整天忙忙碌碌卻沒(méi)有一點(diǎn)成就感，其中的艱辛只有自己知道。因此，作為辦公室人員如果沒(méi)有較高的政治覺(jué)悟和思想道德修養(yǎng)是很難勝任辦公室工作的?？傊?，作為合格的辦公室工作人員首先要具有較高的思想素質(zhì)和盡心盡責(zé)為學(xué)校服務(wù)的工作態(tài)度。

2.較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力

辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力是能否順利完成本職工作的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。在很多人眼里，辦公室的工作仿佛就是“跑跑腿”的，似乎每個(gè)人都能勝任這些簡(jiǎn)單的工作?？墒鞘聦?shí)上，辦公室的工作同樣也是需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，也是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性的工作。因?yàn)檗k公室工作的復(fù)雜性與綜合性，要求辦公室的工作人員至少要在以下幾個(gè)方面具備相當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)能力。

第一，較強(qiáng)的文字表達(dá)與處理能力。辦公室的工作除了一部分是口頭傳達(dá)外，大部分都是通過(guò)文字的形式來(lái)布置落實(shí)的。一個(gè)合格的辦公室工作人員必須了解掌握各種公文的格式和規(guī)范，還要能熟練的進(jìn)行寫(xiě)作。比如通知、報(bào)告、請(qǐng)示等。如果不懂這些基本的寫(xiě)作方法，那么就很難正常地開(kāi)展工作。

第二，較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力。語(yǔ)言得體，表達(dá)清晰是辦公室人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。因?yàn)檗k公室人員的基本工作就是與人溝通交流：與領(lǐng)導(dǎo)，與老師，與學(xué)生，與來(lái)訪者，與兄弟院校等。而且辦公室人員很多領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)也往往是口頭形式的，這就需要辦公室人員有較強(qiáng)的領(lǐng)悟力，并能通過(guò)簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言，準(zhǔn)確無(wú)誤的把任務(wù)或者通知傳達(dá)給相關(guān)老師和學(xué)生，確保工作的順利完成。

第三，熟練掌握現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，提高工作效率。隨著信息化產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的手工工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)日益增長(zhǎng)的辦公室業(yè)務(wù)量。信息化時(shí)代的到來(lái)也勢(shì)必要求辦公室工作的時(shí)效性，上級(jí)下發(fā)的文件如果還是靠郵寄傳遞，那很多事情都要受到拖延，計(jì)算機(jī)的發(fā)明，互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生都大大提高了工作效率。掃描儀、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的硬件設(shè)施也大大改善了辦公室的工作條件，對(duì)辦公室的工作提供了很多便捷和幫助，也對(duì)提高辦公室工作效率和質(zhì)量提出了更高的要求。因此，辦公室的工作人員必須熟練掌握這些設(shè)備的操作方法，還要不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，充分利用這些硬件設(shè)施，更高效高質(zhì)的完成日常工作。

第四，具備相關(guān)的公關(guān)禮儀知識(shí)。辦公室是學(xué)校的窗口，與人交流溝通是每天的工作，具備一定的公關(guān)禮儀是必不可少的。合適得體的禮儀是良好精神面貌的體現(xiàn)，不但能更好地完成每次接待的工作，還能展現(xiàn)個(gè)人良好的素質(zhì)，也能更好地維護(hù)學(xué)校的形象與聲譽(yù)。

3.良好的心理素質(zhì)和綜合協(xié)調(diào)能力

辦公室的工作量大，而且很雜，有時(shí)還要幾件事情同時(shí)完成，有時(shí)這邊事情沒(méi)處理好，這邊電話又響了，或者有老師來(lái)開(kāi)證明了，有學(xué)生來(lái)蓋章了……總之辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，還經(jīng)常擠到一起，還有很多工作要重復(fù)幾次才能完成，有時(shí)在忙這個(gè)人的事，無(wú)意冷落了另一個(gè)人，有時(shí)因?yàn)榘闯绦蚝驮瓌t辦事又招到誤解……這個(gè)時(shí)候，如果沒(méi)有良好健康的心理素質(zhì)，很容易就陷入精神崩潰疲憊不堪的地步，更不要說(shuō)把事情做好了。因此，辦公室的工作人員需要有良好的心理素質(zhì)和抗壓解壓能力，面對(duì)各種困難、誤解、壓力時(shí)，要懂得冷靜和合理釋放，以求保持健康的心理狀態(tài)，以良好的心態(tài)來(lái)完成辦公室的各項(xiàng)工作。

良好的綜合協(xié)調(diào)能力也是辦公室工作的需要。綜合協(xié)調(diào)能力主要是指組織能力、協(xié)調(diào)能力、溝通能力、應(yīng)變能力等。這些能力都是相互聯(lián)系相互影響的，任何一項(xiàng)工作的完成都是這些能力的共同體現(xiàn)。可是這些能力并不僅僅是在書(shū)本上學(xué)到的，而是要通過(guò)工作人員在平時(shí)的工作中不斷運(yùn)用、總結(jié)積累出來(lái)的。辦公室是學(xué)校工作中的樞紐，是聯(lián)系上下左右的橋梁，如果缺乏一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，也許就會(huì)引起不必要的矛盾和混亂。總之，具備良好的綜合協(xié)調(diào)能力，才能維護(hù)學(xué)校管理的正常秩序，確保各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)。

二、提高辦公室工作人員素質(zhì)的途徑

辦公室人員的能力與素質(zhì)高低，會(huì)直接影響學(xué)校辦公室的管理水平。但因?yàn)楦鞣矫娴脑?，很多高校辦公室人員的素質(zhì)還存在著普遍不高的現(xiàn)象。因此，如何更好地提高辦公室人員的素質(zhì)與能力就成為急需解決的問(wèn)題。為此，筆者認(rèn)為可以從以下兩個(gè)方面共同努力，以便能更好地提高辦公室人員的素質(zhì)，更好地為學(xué)校服務(wù)。

1.單位層面

首先，高校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視辦公室的工作。

對(duì)任何一所高校來(lái)說(shuō)，辦公室都是舉足輕重的部門(mén)，在學(xué)校管理中發(fā)揮的作用和地位也越來(lái)越重要。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)辦公室工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，關(guān)注、理解和體諒辦公室的工作，樹(shù)立辦公室的威信，才能充分發(fā)揮辦公室人員的工作積極性，更好地履行工作職能。平時(shí)除了對(duì)辦公室多提要求，多壓擔(dān)子外，更需要多教方法、多加指導(dǎo)，把辦公室的工作放在首位。辦公室工作非常辛苦，領(lǐng)導(dǎo)要充分理解，給予主動(dòng)關(guān)心，必要時(shí)提供一些支持與幫助。當(dāng)辦公室人員在出現(xiàn)工作失誤和差錯(cuò)時(shí)，盡量少批評(píng)、多鼓勵(lì)，少責(zé)罵、多指點(diǎn)，少埋怨、多理解，不要打擊他們的工作信心和積極性。要加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，多提供各種交流機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)工作人員多參加各種形式的培訓(xùn)，并且可以從事專(zhuān)業(yè)的學(xué)術(shù)研究和外界保持聯(lián)系，在實(shí)踐中得到全方位的鍛煉和提高。

其次，學(xué)校對(duì)行政人員應(yīng)建立科學(xué)的評(píng)價(jià)機(jī)制。

辦公室的工作是服務(wù)性為主的，因此，辦公室人員常常被定位為“服務(wù)員”角色，是為學(xué)校老師學(xué)生服務(wù)的，處于從屬地位，對(duì)辦公室人員的工作態(tài)度產(chǎn)生很大的消極影響。高校普遍存在著對(duì)辦公室人員的獎(jiǎng)懲制度的缺失，造成辦公室人員工作消極，缺乏熱情，反正干多干少一個(gè)樣。對(duì)辦公室人員的考核也缺乏科學(xué)性和可操作性，考核往往流于形式，無(wú)論對(duì)哪個(gè)崗位都是簡(jiǎn)單的從“德、能、勤、績(jī)”等方面進(jìn)行考核，沒(méi)有針對(duì)性，也往往引不起被考核者的重視。因此，筆者認(rèn)為，對(duì)行政人員的考核應(yīng)針對(duì)具體崗位的情況，增加平時(shí)的基礎(chǔ)考核，建立科學(xué)的考核指標(biāo)，，定性與定量相結(jié)合，并將考核結(jié)果與職稱(chēng)評(píng)聘、干部選拔、內(nèi)部分配等掛鉤，引起被考核者的重視，從而促進(jìn)工作的積極性和熱情。另外，還要注重考核結(jié)果的及時(shí)反饋，幫助被考核者認(rèn)識(shí)工作中取得的成績(jī)和存在的不足，還要認(rèn)真聽(tīng)取被考核者對(duì)考核工作的意見(jiàn)和建議，不斷完善評(píng)價(jià)制度，真正發(fā)揮績(jī)效考核的作用。

最后，學(xué)校還要不斷改善辦公室的辦公條件。

“工欲善其事，必先利其器?！彪S著現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，當(dāng)然也包括高校辦公室，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的建設(shè)勢(shì)在必行。要實(shí)現(xiàn)辦公室工作的自動(dòng)化和信息化，必須要配備先進(jìn)的、適用的辦公設(shè)備、設(shè)施，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，滿足“高標(biāo)準(zhǔn)、快節(jié)奏”的工作需求，切實(shí)提高辦公室工作的效率。除了配備這些辦公設(shè)備之外，還要提供舒適整潔的辦公環(huán)境，比如合適的辦公桌、光線的強(qiáng)弱、適宜的溫度和空氣質(zhì)量等?？茖W(xué)證明，舒適愉悅的環(huán)境能在一定程度上影響員工的心情，能更好地激勵(lì)員工的工作積極性。況且，辦公室是一個(gè)對(duì)外接觸較多的部門(mén)，整潔美觀的環(huán)境也能讓受訪者留下良好的印象，展示學(xué)校的美好形象。

2.個(gè)人層面

要提高辦公室人員的素質(zhì)，除了單位給予一定的支持與重視外，關(guān)鍵還是在于工作人員本身的主觀能動(dòng)性。工作人員認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的重要性，并不斷地努力完善自己，才能切切實(shí)實(shí)地提高辦公室整體的素質(zhì)，才能更好地為學(xué)校服務(wù)。

首先，辦公室人員應(yīng)該秉持“活到老，學(xué)到老”的學(xué)習(xí)理念，不斷地學(xué)習(xí)充實(shí)自己。

雖然辦公室的工作很忙，但還是要充分利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)各方面的知識(shí)，除了政治理論知識(shí)、時(shí)事政策外，更加要注重業(yè)務(wù)上需要的各方面知識(shí)的的不斷進(jìn)修，例如可以參加相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)、碩士學(xué)位教育、自學(xué)考試等。通過(guò)這些不同形式的自學(xué)活動(dòng)，持續(xù)提高自身的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

其次，除了學(xué)習(xí)充實(shí)自己之外，平時(shí)注意工作總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)積累也是尤為重要的。在工作過(guò)程中，除了會(huì)運(yùn)用到書(shū)本上學(xué)到的知識(shí)外，更多的依靠于將這些知識(shí)結(jié)合并靈活運(yùn)用，而很多時(shí)候也需要依靠以往的經(jīng)驗(yàn)或者教訓(xùn)，因此，在平時(shí)的工作中，要注意觀察、勤于總結(jié)、虛心請(qǐng)教、積極交流，遇到困難或疑惑多請(qǐng)教，有成功體驗(yàn)要不吝分享，平時(shí)多探討一些可以改進(jìn)工作方式提高工作效率的方法，多給自己創(chuàng)造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓自己的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)越積越多，在遇到各種情況的時(shí)候能夠?qū)W以致用，并不斷地提高自身的素質(zhì)，以更好地符合辦公室工作的要求，促進(jìn)學(xué)校辦公室的合理化、科學(xué)化、高效化建設(shè)，從而更好地促進(jìn)學(xué)校的整體發(fā)展。

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