王敏(中國(guó)石化揚(yáng)子石油化工有限公司檔案館，江蘇南京，210048)

目前，不少大型企業(yè)在企業(yè)信息管理一體化方面進(jìn)行了有益的探索和實(shí)踐，然而更多的企業(yè)在企業(yè)信息工作方面條塊分割，因循守舊，沒(méi)有有效地整合企業(yè)內(nèi)部的信息資源，難以適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展、科研開(kāi)發(fā)的要求。筆者以為，要改變這一狀況，需要企業(yè)從機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、業(yè)務(wù)整合等方面有所突破，縮短企業(yè)信息業(yè)務(wù)管理流程，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的數(shù)字化管理，以便更為便捷地為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展提供檔案、圖書(shū)文獻(xiàn)、情報(bào)資料、統(tǒng)計(jì)分析等信息。

一、實(shí)行信息管理一體化是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求

(一)企業(yè)決策及生產(chǎn)管理的信息需求

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革和發(fā)展過(guò)程中，存在著大量的經(jīng)營(yíng)決策問(wèn)題，如企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、技術(shù)改造、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等，而決策離不開(kāi)信息，因此，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握信息，才能使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

企業(yè)信息管理服務(wù)的對(duì)象從總體上講是企業(yè)本身的發(fā)展，從個(gè)體上講主要是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層、專(zhuān)業(yè)管理人員，由于服務(wù)的對(duì)象不同，信息需求也各有差異。

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的信息需求

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展的決策層、組織者，把握著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、規(guī)劃著企業(yè)改革發(fā)展的方向，進(jìn)行著各種重要或重大的經(jīng)營(yíng)決策。其決策過(guò)程中需要反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況以及本行業(yè)國(guó)內(nèi)外現(xiàn)有水平和發(fā)展趨勢(shì)的經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息和發(fā)展戰(zhàn)略信息。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層主要是利用帶有全局性的、方向性的經(jīng)過(guò)加工處理后形成的綜合信息，其來(lái)源主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、檔案文件、書(shū)刊文獻(xiàn)、情報(bào)資料、新聞報(bào)紙等。

2.企業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員的信息需求

企業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員是企業(yè)的執(zhí)行層，企業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)發(fā)展、科研或新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的執(zhí)行者，他們從事具體的專(zhuān)業(yè)管理和技術(shù)工作，其信息需求主要在管理知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)信息等方面。

企業(yè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、檔案文件、圖書(shū)文獻(xiàn)、情報(bào)資料、專(zhuān)利文獻(xiàn)、期刊報(bào)紙等獲取和利用信息的。

由此可見(jiàn)，企業(yè)信息管理是企業(yè)在運(yùn)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中進(jìn)行正確的戰(zhàn)略決策、取得經(jīng)營(yíng)管理主動(dòng)權(quán)的前提，是進(jìn)行市場(chǎng)預(yù)測(cè)和分析的基礎(chǔ)，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展、科研開(kāi)發(fā)的向?qū)АｋS著企業(yè)信息管理向經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)、管理、科技、社會(huì)等方面延伸和擴(kuò)展，實(shí)行檔案、圖書(shū)文獻(xiàn)、情報(bào)資料等企業(yè)信息管理一體化，可以形成合力，有利于企業(yè)信息的開(kāi)發(fā)利用，有利于企業(yè)信息管理邁向企業(yè)知識(shí)管理的更高臺(tái)階。

(二)企業(yè)經(jīng)營(yíng)體制和機(jī)制的改革，要求實(shí)行一體化

1.企業(yè)不斷進(jìn)行經(jīng)營(yíng)體制和機(jī)制的改革，機(jī)構(gòu)設(shè)置不斷優(yōu)化、扁平化，需要企業(yè)信息管理實(shí)行一體化。企業(yè)信息管理一體化可克服企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置重疊，職能交叉、多頭管理、責(zé)權(quán)不明的弊端，能充分利用好企業(yè)的人力資源，提高組織績(jī)效，降低運(yùn)營(yíng)成本。

2.企業(yè)信息管理的特點(diǎn)表明:如果分散管理，各自為政，必將造成收集、保管、加工等重復(fù)建設(shè)，既浪費(fèi)人力物力財(cái)力，又致使信息流通不暢，形成信息孤島。因此，我們應(yīng)該從企業(yè)過(guò)去分立的“檔案館”、“圖書(shū)館”、“情報(bào)室”、“資料室”的狹隘概念中走出來(lái)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等科技發(fā)展的成果，建立企業(yè)信息管理的新模式。

3.檔案文件、圖書(shū)文獻(xiàn)、情報(bào)資料管理對(duì)企業(yè)來(lái)講，不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，一般不屬于企業(yè)的核心部門(mén)，居于“較小”、“較弱”、“從屬”的地位，但把它們整合起來(lái)后，實(shí)行管理一體化，就可積小而成大，合弱而變強(qiáng)，轉(zhuǎn)兼為專(zhuān)，協(xié)調(diào)發(fā)展、互為補(bǔ)充，獨(dú)立開(kāi)展業(yè)務(wù)工作，成為企業(yè)的信息資源中心，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展、科研開(kāi)發(fā)等工作提供支撐。

二、探索建立企業(yè)信息管理一體化新模式

以揚(yáng)子石油化工有限公司為例，為貫徹中石化總部提出的“理順檔案管理體制，強(qiáng)化檔案集約化管理”要求，加快建立與公司健康、快速發(fā)展相適應(yīng)的檔案圖書(shū)管理新模式，擬調(diào)整原有管理模式，對(duì)檔案圖書(shū)管理系統(tǒng)實(shí)施重組、整合。

(一)重組、整合的重要意義

1.有利于實(shí)施檔案圖書(shū)業(yè)務(wù)的歸口管理，提升專(zhuān)業(yè)管理水平。

2.有利于檔案圖書(shū)系統(tǒng)人、財(cái)、物等各類(lèi)資源的整合、優(yōu)化，解決部分二級(jí)單位檔案、圖書(shū)專(zhuān)業(yè)技術(shù)力量薄弱、硬件設(shè)施不足的結(jié)構(gòu)性矛盾。

3.有利于檔案和圖書(shū)文獻(xiàn)資源的充分共享和開(kāi)發(fā)利用，使檔案和圖書(shū)系統(tǒng)更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展提供專(zhuān)業(yè)支持，豐富職工文化生活。

(二)重組、整合的基本原則

1.統(tǒng)籌優(yōu)化原則。調(diào)整組織形式，實(shí)施一級(jí)管理，整合檔案圖書(shū)資源、基礎(chǔ)設(shè)施、人力資源，最大限度地挖掘資源潛力。

2.整體提升原則。通過(guò)優(yōu)化重組，全面提升專(zhuān)業(yè)管理，使檔案、圖書(shū)管理和服務(wù)水平上升到新的高度。

3.穩(wěn)步推進(jìn)原則。充分認(rèn)識(shí)檔案圖書(shū)系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)化重組的特殊性，先行開(kāi)展組織機(jī)構(gòu)調(diào)整，分步實(shí)施辦公和檔案保管、查閱服務(wù)場(chǎng)所的整合、改造，逐步完善基礎(chǔ)設(shè)施和運(yùn)行機(jī)制，確保業(yè)務(wù)平穩(wěn)過(guò)渡，確保檔案資料的安全、有序交接。

(三)重組、整合的主要目標(biāo)

1.基本實(shí)現(xiàn)檔案和圖書(shū)、文獻(xiàn)資料的統(tǒng)一管理。成立檔案中心，歸口管理公司檔案圖書(shū)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，解決公司檔案館和各二級(jí)單位檔案室檔案管理分割界面不夠清晰、少數(shù)檔案資料重復(fù)歸檔、各二級(jí)單位檔案資源不能充分共享利用，以及圖書(shū)文獻(xiàn)資源采編加工、服務(wù)職責(zé)分散、重疊等不足。

2.提升管理標(biāo)準(zhǔn)和專(zhuān)業(yè)管理水平。規(guī)范檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、開(kāi)發(fā)利用，提高管理標(biāo)準(zhǔn)；改造和完善檔案設(shè)施、場(chǎng)館、裝具等硬件；推進(jìn)圖書(shū)和文獻(xiàn)資源建設(shè)；整合人力資源、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)力量，推行上崗資格準(zhǔn)入機(jī)制，提升專(zhuān)業(yè)管理水平。

3.提升服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)質(zhì)量。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案、圖書(shū)、文獻(xiàn)資料信息系統(tǒng)、平臺(tái)升級(jí)和整合，實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)共享，推進(jìn)檔案電子化和圖書(shū)電子資源建設(shè)，使系統(tǒng)服務(wù)功能更加完善；提供檔案上門(mén)服務(wù)、職工流動(dòng)書(shū)屋圖書(shū)定期配送更換服務(wù)；制定檔案圖書(shū)服務(wù)規(guī)范，定期開(kāi)展服務(wù)滿(mǎn)意度調(diào)查，切實(shí)提高服務(wù)水平。

企業(yè)實(shí)行檔案、圖書(shū)文獻(xiàn)、情報(bào)資料工作一體化，把企業(yè)檔案、圖書(shū)文獻(xiàn)、情報(bào)資料、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理等工作進(jìn)行有效整合，既有明確的分工，又有密切的協(xié)作，既有內(nèi)在聯(lián)系，又有不同側(cè)重，既杜絕重復(fù)建設(shè)，又縮短了工作流程，充分發(fā)揮了企業(yè)信息工作效能。因此，企業(yè)信息管理一體化工作將會(huì)在企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。