霍振禮 張瑞梅 袁向陽(yáng) 李 艷 喬永芝（西北核技術(shù)研究所，陜西西安，710024）

1 引言

我國(guó)檔案學(xué)的量化研究始于上世紀(jì)80年代初，至90年代后期，取得階段性成果。在這20年間，沈陽(yáng)市檔案局、國(guó)家檔案局三司等單位部門和楊少田、李晨生、方水清等同志都開(kāi)展了有價(jià)值的研究。量化研究是檔案學(xué)研究的重要手段，利用量化研究方法可以獲得一些檔案學(xué)規(guī)律性認(rèn)識(shí)。

2 量化研究是獲得檔案學(xué)規(guī)律性認(rèn)識(shí)的重要手段

1993年西北核技術(shù)研究所發(fā)表的《科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律的研究及其應(yīng)用》一文，使用數(shù)學(xué)方法研究了科技檔案的利用價(jià)值[1]。數(shù)據(jù)來(lái)源為該所科技檔案工作中積累的數(shù)萬(wàn)條利用數(shù)據(jù)，內(nèi)容包括借用時(shí)間、單位、姓名、檔案編號(hào)、密級(jí)、名稱、頁(yè)數(shù)、借用時(shí)間、批準(zhǔn)人、借用人簽字、還回時(shí)間和簽收人等，數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。借用登記表按年份裝訂成冊(cè)，共32冊(cè)，時(shí)間連貫、系統(tǒng)性強(qiáng)。研究發(fā)現(xiàn)，科技檔案衰減規(guī)律與文獻(xiàn)衰減規(guī)律基本相同，但也稍有差異：科技檔案衰減曲線的尾部較長(zhǎng)而平滑，反映出科技檔案具有歷史價(jià)值的特點(diǎn)[2]?？萍紮n案衰減規(guī)律說(shuō)明，檔案學(xué)應(yīng)有自身的理論與實(shí)踐基礎(chǔ)，不能完全照搬圖書(shū)館學(xué)的有關(guān)定律。

衰減規(guī)律是檔案學(xué)中一個(gè)基本而實(shí)際的問(wèn)題。科技檔案現(xiàn)行價(jià)值衰減規(guī)律能夠從理論上說(shuō)明科技檔案形成后25年間，現(xiàn)行價(jià)值從100%衰減至1.3%，顯示其歷史價(jià)值的過(guò)程。中間過(guò)程為：檔案形成當(dāng)年的現(xiàn)行價(jià)值為100%，1年后為 83.9%，2年后為70.5%，3年后為 59.2%，4年后為49.7%，10年后為 17.4%，15年后為7.2%，20年后為3%，25年后為1.3%。因此，科技檔案形成后21-25年間為最佳上交檔案館時(shí)間，上交時(shí)間過(guò)早會(huì)影響形成單位的利用，過(guò)晚會(huì)影響更廣泛的社會(huì)性利用。這符合我國(guó)科技檔案實(shí)際上交時(shí)間，也為確定最佳上交時(shí)間提供了理論依據(jù)。從衰減規(guī)律還可以看出，科技檔案提供利用的迫切性和重要性?？萍紮n案如果在歸檔后不能被使用，只是存放在檔案室，它的現(xiàn)行價(jià)值將不斷快速消失，造成科研成果的浪費(fèi)。這就要求檔案管理人員必須重視檔案利用工作，并應(yīng)特別注意在歸檔后的早期檔案利用[3]。

科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律，還可以定量說(shuō)明科技文件的生命周期。即：形成當(dāng)年至形成后5年期間的成果應(yīng)用階段，是現(xiàn)行作用發(fā)揮最充分的黃金時(shí)期，應(yīng)用方式主要是投資回報(bào)和轉(zhuǎn)讓等；形成后的6-25年間為半現(xiàn)行階段，既有現(xiàn)行作用，也有歷史作用；25年后為歷史應(yīng)用階段，基本上只具備歷史作用。少量科技專業(yè)檔案，如地質(zhì)、水文、氣象、天文檔案等的歷史參考價(jià)值歷來(lái)被看重，其歷史作用是無(wú)限期的。而一般的技術(shù)檔案，特別是設(shè)備、器材、基建等檔案，隨著技術(shù)的發(fā)展、時(shí)間的推移、設(shè)備設(shè)施的淘汰，除少量具有文物、歷史價(jià)值外，多數(shù)都要經(jīng)鑒定后被銷毀。科技檔案在形成之前，還存在一個(gè)形成階段，即投資階段，一般項(xiàng)目是3至5年，有些大項(xiàng)目可能達(dá)十幾年或更長(zhǎng)時(shí)間。國(guó)內(nèi)外對(duì)文件生命周期理論研究都很重視，階段劃分也有所不同，但研究中很少能說(shuō)明階段劃分的具體時(shí)間周期，也沒(méi)有相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。筆者對(duì)衰減規(guī)律的定量研究，可以作為劃分科技文件生命周期的重要參考依據(jù)。

上世紀(jì)80年代，是改革開(kāi)放興起之時(shí)，也是檔案工作和檔案學(xué)蓬勃發(fā)展的時(shí)期，到90年代中期，檔案界量化研究達(dá)到高潮。當(dāng)時(shí)，檔案界公布了很多相關(guān)數(shù)據(jù)，如全國(guó)從事檔案事業(yè)人員數(shù)量，全國(guó)檔案局、館數(shù)量、經(jīng)費(fèi)，館藏量、利用量，甚至檔案館的建筑面積等。這些數(shù)據(jù)既有檔案工作的宏觀數(shù)據(jù)，也有一線檔案工作的有關(guān)具體數(shù)據(jù)。就筆者而言，不但可以使用本單位的數(shù)據(jù)，而且能參考國(guó)內(nèi)的有關(guān)數(shù)據(jù)，給工作帶來(lái)很大便利。筆者把32年間積累的5萬(wàn)多條數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，進(jìn)行多方面的分析研究。研究的范圍包括：檔案利用成本、檔案利用的產(chǎn)出投入比、檔案社會(huì)功能與效益、檔案利用指標(biāo)等。伴隨這一工作，筆者還收集到國(guó)內(nèi)外不少有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，借鑒科學(xué)研究方法，開(kāi)始嘗試撰寫(xiě)專著，終于在1998年出版專著《科技檔案效益學(xué)概論》。書(shū)中出現(xiàn)的科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律的數(shù)學(xué)公式和曲線，是與科研人員合作的產(chǎn)物，但檔案人員起了主導(dǎo)作用。該書(shū)出版后，從各種評(píng)論和反應(yīng)來(lái)看，在內(nèi)容和量化研究方法上，應(yīng)該說(shuō)取得了成功。該書(shū)曾獲中國(guó)檔案學(xué)會(huì)第四次檔案學(xué)優(yōu)秀成果檔案學(xué)著作一等獎(jiǎng)，也被中國(guó)人民大學(xué)等院校有關(guān)博士生導(dǎo)師指定為博士生閱讀書(shū)目之一。

3 開(kāi)展量化研究的決定因素

“科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律”已經(jīng)發(fā)表20年，但在CNKI檢索中發(fā)現(xiàn)，除筆者自引外，尚未看到有關(guān)解讀或評(píng)論，也未看到使用檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行證實(shí)或者發(fā)表不同意見(jiàn)的論文?？傊坪踹€沒(méi)有得到學(xué)術(shù)界應(yīng)有的關(guān)注?！八p規(guī)律”來(lái)源于幾十年積累的大量檔案利用數(shù)據(jù)，研究成果又能解釋檔案學(xué)中不少實(shí)際而重要的問(wèn)題，證明它是有科學(xué)根據(jù)和價(jià)值的。未能引起關(guān)注的原因可能有三方面：一是基層檔案部門，很少能夠積累幾十年完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng)化的利用數(shù)據(jù)，沒(méi)有數(shù)據(jù)，就無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；二是量化研究工作量大、耗時(shí)多，建立統(tǒng)計(jì)模型、抽取樣本也需要專業(yè)知識(shí)，統(tǒng)計(jì)分析比撰寫(xiě)一般論文難得多，因此很少有人涉足；三是權(quán)威專家對(duì)量化研究的意義、價(jià)值及其在檔案學(xué)研究中的地位，沒(méi)有足夠的重視。上述三點(diǎn)，歸結(jié)起來(lái)不外乎兩個(gè)因素，即條件因素和意識(shí)因素。量化研究的開(kāi)展和深化，有時(shí)條件因素起決定作用，有時(shí)意識(shí)因素起決定作用。

3.1 條件因素

量化研究必須要有全面、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)。在有些情況下，條件因素是決定性的。過(guò)去在檔案管理學(xué)書(shū)籍中都有“統(tǒng)計(jì)”一章，現(xiàn)在不多見(jiàn)了。實(shí)際上“統(tǒng)計(jì)”在檔案管理中占有重要地位。沒(méi)有統(tǒng)計(jì)工作，檔案管理的開(kāi)展就缺乏數(shù)據(jù)支持，既沒(méi)有對(duì)以往工作的總結(jié)，也難以形成準(zhǔn)確的指導(dǎo)性意見(jiàn)，代之而起的就是主觀經(jīng)驗(yàn)。主觀經(jīng)驗(yàn)受人為因素的干擾太多，往往因人而異，使人無(wú)所適從。例如，檔案館沒(méi)有館藏量、利用量、利用率、動(dòng)用率、拒絕率、利用人次、進(jìn)館量、銷毀量以及工作人員量、投入資金等數(shù)據(jù)，就不可能全面了解檔案工作的效益和價(jià)值，只能被動(dòng)收集和服務(wù)，自然就沒(méi)有明確的工作方向和工作方法。就整體而言，國(guó)家或檔案綜合管理機(jī)構(gòu)每年都應(yīng)有完善、全面的統(tǒng)計(jì)公報(bào)，公報(bào)的內(nèi)容應(yīng)該包括高校檔案專業(yè)情況、人才培養(yǎng)狀況，全國(guó)檔案機(jī)構(gòu)數(shù)量，專職人員數(shù)量，兼職人員數(shù)量，人員的學(xué)歷、專業(yè)、職稱，館藏總量，資金投入等等。有了這些數(shù)據(jù)，檔案工作者才能了解自己所從事的事業(yè)，才能從大局出發(fā)了解工作的意義。公報(bào)既是向社會(huì)宣傳的需要，公布的檔案工作成果數(shù)據(jù)，又是檔案界量化研究的下鍋之米。

3.2 意識(shí)因素

檔案學(xué)量化研究，在條件因素滿足的情況下，意識(shí)因素就起決定作用。

量化研究的意識(shí)因素之一是態(tài)度。必須重視量化研究這種研究方法。不僅檔案工作人員，還有主管領(lǐng)導(dǎo)和權(quán)威專家都要足夠重視，才能掀起量化研究的高潮。既要有一般性的課題研究，又要有基金支持的高級(jí)別的課題研究。有了這種氣氛，才會(huì)形成良性循環(huán)，形成廣泛的接力、合力研究。這樣，也許會(huì)在不久的將來(lái)，通過(guò)量化研究總結(jié)出一些檔案學(xué)的有關(guān)規(guī)律，用這些規(guī)律來(lái)解釋、規(guī)范目前所遵循的經(jīng)驗(yàn)性的工作方法、要求、規(guī)定、規(guī)范、法律。只有具備實(shí)踐基礎(chǔ)和實(shí)踐數(shù)據(jù)，才能使這些方法、要求、規(guī)定、規(guī)范、法律更有說(shuō)服力，更能體現(xiàn)檔案學(xué)是科學(xué)的、理性的，而不是主觀的、經(jīng)驗(yàn)的。

量化研究的意識(shí)因素之二是合作。復(fù)雜的量化研究必須通過(guò)合作的方式才能完成。量化研究不僅需要精通檔案學(xué)，還要懂得數(shù)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、信息技術(shù)等方面的知識(shí)，需要多人合作。量化研究從科技檔案管理入手比較方便，科技檔案主要產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也產(chǎn)生社會(huì)效益。經(jīng)濟(jì)效益研究的原始數(shù)據(jù)比較明確，如某個(gè)研究項(xiàng)目的檔案工作投資、檔案工作的產(chǎn)出效益量等，都有具體數(shù)據(jù)，宜于量化。社會(huì)效益雖難以量化，但通過(guò)間接的方法，也是可以量化的。普通檔案主要產(chǎn)生社會(huì)效益，也產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但目前只能用“很高、較高、有限”等模糊語(yǔ)言進(jìn)行定性方式的表達(dá)，難以量化，這是檔案研究人員需要攻克的難關(guān)。

量化研究的意識(shí)因素之三是持久。檔案學(xué)定量研究，是要花大力氣的，也是一場(chǎng)持久戰(zhàn)，不是一年半載就能見(jiàn)效的。顯然，數(shù)據(jù)積累的時(shí)間越長(zhǎng)，積累的數(shù)據(jù)量越大，統(tǒng)計(jì)分析才越能體現(xiàn)出規(guī)律性，研究得出的成果也必然對(duì)檔案學(xué)的發(fā)展具有更深遠(yuǎn)和廣泛的意義。

4 開(kāi)展深層次量化研究

概括地說(shuō)，檔案學(xué)量化研究，就是用數(shù)據(jù)說(shuō)話。量化研究有兩個(gè)層次。一是簡(jiǎn)單而廣泛的統(tǒng)計(jì)層次，主要是對(duì)原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的累加、比較或簡(jiǎn)單運(yùn)算。例如對(duì)館藏量、利用率、動(dòng)用率、拒絕率、轉(zhuǎn)讓率、引用率、對(duì)外交流率、產(chǎn)出投入比等的統(tǒng)計(jì)和研究。二是深層次，在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行綜合分析研究，進(jìn)行數(shù)據(jù)歸納推理，得出一些規(guī)律性認(rèn)識(shí)?？萍紮n案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律數(shù)學(xué)曲線就屬于后者,這項(xiàng)研究使檔案學(xué)由統(tǒng)計(jì)定量研究發(fā)展到用數(shù)學(xué)公式表達(dá)的規(guī)律性研究。

筆者在1999年發(fā)表《三十二年中五萬(wàn)條科研試驗(yàn)檔案利用數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計(jì)和分析》[4]。該文內(nèi)容之一即是對(duì)西北核技術(shù)研究所上萬(wàn)卷科研試驗(yàn)檔案利用頻次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，最后把統(tǒng)計(jì)結(jié)果繪制為曲線，發(fā)現(xiàn)與拉維昌德拉·勞的《圖書(shū)情報(bào)學(xué)定量方法》一書(shū)第35頁(yè)的文獻(xiàn)利用頻次分布規(guī)律基本相似，筆者確信這也是科技檔案利用的一條規(guī)律。雖然從文獻(xiàn)的量化規(guī)律看，這不是筆者的原創(chuàng)，但在檔案學(xué)的量化研究方面，具有原創(chuàng)意義，畢竟檔案學(xué)不相同于一般圖書(shū)情報(bào)學(xué)。該文的統(tǒng)計(jì)分析還揭示出一些鮮為人知的實(shí)際數(shù)據(jù)實(shí)例和圖表，例如：從院士利用檔案情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，得出科學(xué)研究領(lǐng)軍人物對(duì)科技檔案的需求狀況和需求量。更重要的是，通過(guò)數(shù)據(jù)分析得到一些檔案利用的規(guī)律性認(rèn)識(shí)，例如：科技檔案原件利用呈內(nèi)部性，說(shuō)明檔案主要供內(nèi)部人員使用，用于連續(xù)性研究；主體任務(wù)檔案利用率最高，說(shuō)明需要首先保證中心任務(wù)的利用；科研人員利用檔案呈現(xiàn)不平衡性，同一時(shí)期不同專業(yè)的科技人員利用量相差7倍以上；科研人員檔案利用屬深層次需要，每利用一次成果性檔案平均借用時(shí)間一個(gè)月左右，這與普通檔案的利用大有不同，等等。筆者還利用該所研究報(bào)告的引文，統(tǒng)計(jì)分析出該所檔案對(duì)連續(xù)性研究工作的引用率為19.1%。值得說(shuō)明的是，中外文文獻(xiàn)資料引用是參考性引用，而檔案引用屬科技成果利用，不但具有連續(xù)研究?jī)r(jià)值，還具有直接應(yīng)用價(jià)值，其效益遠(yuǎn)大于文獻(xiàn)資料引用。這些都是依靠數(shù)據(jù)得出的結(jié)論，顯然比經(jīng)驗(yàn)性結(jié)論更有說(shuō)服力。

5 結(jié)語(yǔ)

最近筆者拜讀了河北大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)劉紅莎的碩士畢業(yè)論文《企業(yè)檔案信息利用效益研究》。論文共5章，采用量化研究的方法，觀點(diǎn)明確、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，使筆者受益匪淺。當(dāng)前檔案界的人才結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大變化，博士、碩士研究生比例增加，他們的知識(shí)面廣，研究能力強(qiáng)，如果能利用量化研究方法，開(kāi)展深層次分析研究，相信一定能發(fā)現(xiàn)檔案學(xué)研究中一些規(guī)律性的東西，進(jìn)而推動(dòng)檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展。量化研究在現(xiàn)代檔案學(xué)研究中，既是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，又具備很大的發(fā)展空間。筆者在此呼吁檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)威專家以及廣大檔案人員，重視開(kāi)展量化研究以獲得檔案學(xué)規(guī)律性認(rèn)識(shí)。筆者相信，量化研究在檔案界一定會(huì)是大有人在和大有所為的。

[1]中國(guó)檔案學(xué)會(huì)科學(xué)技術(shù)檔案學(xué)術(shù)委員會(huì)(荷文執(zhí)筆).科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)發(fā)展綜述[J].檔案學(xué)研究,1994(3):18-21.

[2]霍振禮,上官萍,王青麗.科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律的研究及其應(yīng)用[J].檔案學(xué)研究,1993(3):16-21.

[3]霍振禮,徐定權(quán),劉鐵林,尹建.科技檔案效益學(xué)概論[M].北京:國(guó)防工業(yè)出版社,1989:136-139.

[4]霍振禮,袁向陽(yáng),杜繼榮等.三十二年中五萬(wàn)條科研試驗(yàn)檔案利用數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計(jì)分析[J].檔案學(xué)研究,1999(1):44-49.