余淑芬

(武漢科技大學(xué) 人事處,湖北武漢 430081)

自20世紀(jì)90年代以來(lái),信息化日益成為全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的顯著特征。1997年召開(kāi)的首屆全國(guó)信息化工作會(huì)議,對(duì)信息化定義為:“信息化是指培育、發(fā)展以智能化工具為代表的新的生產(chǎn)力并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。”信息化的觸角亦延伸到檔案事業(yè)中,引起了檔案工作的信息化進(jìn)程。所謂檔案信息化,就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù),加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話(huà)說(shuō),檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這一發(fā)展過(guò)程利用數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù),將紙質(zhì)文件、聲像文件和已經(jīng)歸檔的電子門(mén)類(lèi)檔案,組織成系統(tǒng)的信息庫(kù)。在這一過(guò)程中,要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門(mén),從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

高校檔案部門(mén)為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。要充分運(yùn)用信息技術(shù),整合校內(nèi)信息資源,開(kāi)展網(wǎng)上檔案信息服務(wù),滿(mǎn)足學(xué)校各部門(mén)和社會(huì)信息資源共享的需求。信息化為高校檔案事業(yè)帶來(lái)難得的發(fā)展機(jī)遇,順應(yīng)新形勢(shì),對(duì)高校檔案信息化建設(shè)中展開(kāi)探討已成為檔案學(xué)界研究的熱點(diǎn),也是新形勢(shì)下高校檔案工作面臨的新課題。

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.高校檔案信息化建設(shè)是形勢(shì)發(fā)展的需求

傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上,其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段,這種管理方式及檢索利用水平,使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失,這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重滯后于人們對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求,為此,高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路。在2000年12月召開(kāi)的全國(guó)檔案工作會(huì)議上,國(guó)家檔案局正式提出了大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。隨后,教育部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》,明確要求高校檔案部門(mén)積極做好檔案工作信息化的建設(shè)。2002年實(shí)施的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》。標(biāo)志著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的全面啟動(dòng),檔案信息化建設(shè)在高校檔案館(室)中蓬勃開(kāi)展起來(lái)。2011年1月14日,國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中明確將加快數(shù)字檔案館及電子文件(檔案)備份中心列入主要目標(biāo),將“檔案信息化工作”列入主要任務(wù)。隨著我國(guó)教育和科研網(wǎng)的建立,使得高校過(guò)去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料,現(xiàn)在都是用電子文件的形式進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布,高校檔案工作只有適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢(shì),才能做到與時(shí)俱進(jìn)、同步發(fā)展,才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科技發(fā)展的需要。

2.高校檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理工作水平的需要

現(xiàn)階段,高校檔案管理處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和以電子文件為代表的新式檔案同時(shí)并存的階段。然而,傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主,按檔案管理規(guī)范的要求,通過(guò)人的實(shí)際工作對(duì)檔案進(jìn)行管理,這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異;以電子文件為代表的新形式的檔案,這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具,按檔案管理規(guī)范的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來(lái)實(shí)施管理,無(wú)論任何人進(jìn)行操作和管理,其差異都很小,檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問(wèn)題也會(huì)相應(yīng)減少,因此,高校檔案信息化建設(shè)的結(jié)果,其檔案管理工作的質(zhì)量和水平是傳統(tǒng)的管理方法無(wú)法比擬的。

二、當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

經(jīng)過(guò)近二十年的努力,信息化建設(shè)帶動(dòng)了高校檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展,促進(jìn)了高校檔案管理現(xiàn)代化水平的全面提高。筆者所在高校是最早實(shí)現(xiàn)檔案集中管理的少數(shù)高校之一,上個(gè)世紀(jì)八十年代就將人事、學(xué)生檔案集中到檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理,形成了獨(dú)具特色的檔案管理模式。檔案館先后通過(guò)科技事業(yè)單位檔案管理“國(guó)家二級(jí)”、干部人事檔案目標(biāo)管理“國(guó)家一級(jí)”、湖北省檔案管理“AAA”標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定,先后獲得湖北省檔案系統(tǒng)“先進(jìn)集體”、湖北省企業(yè)、科技事業(yè)檔案工作“百?gòu)?qiáng)單位”等榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。學(xué)校檔案館已普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案,逐步對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,不斷探索電子文件管理的理論與實(shí)踐,檔案信息化建設(shè)取得了一定的成效。但總體而言,檔案信息化建設(shè)仍存在總體水平較低、進(jìn)程較慢、落后于社會(huì)信息化步伐等亟待解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1.檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)有待加強(qiáng),管理水平有待提高

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備,它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。各高校檔案管理部門(mén)基本都配有計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備,但相對(duì)于信息化高速發(fā)展的趨勢(shì)和要求,這些檔案設(shè)施設(shè)備的配置相對(duì)落后和簡(jiǎn)陋。有的高校重建設(shè)輕利用,買(mǎi)來(lái)了硬件設(shè)備設(shè)施,檔案管理人員投有真正利用其先進(jìn)功能作用,對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上,沒(méi)有結(jié)合自身情況,做到檔案的數(shù)字化,更是無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化。使用專(zhuān)用檔案管理系統(tǒng)軟件的高校較少,檔案網(wǎng)站建設(shè)滯后。許多高校至今沒(méi)有建立檔案網(wǎng)站,建起的高校檔案網(wǎng)站主要提供檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案工作信息、檔案資源信息,面向用戶(hù)的服務(wù)功能單調(diào)。

當(dāng)前,大部分高校檔案管理存在管理方式單一,管理手段落后,管理模式封閉,檔案應(yīng)用效率低等問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案長(zhǎng)期放在房間中,查詢(xún)?nèi)藛T有限,檔案的利用效率很低。高校檔案管理是高校一代一代學(xué)術(shù)人、管理者學(xué)術(shù)和管理精華的結(jié)晶,對(duì)后面的學(xué)子和管理者有重要的借鑒和參考價(jià)值,很多有創(chuàng)建性的論文、未完成的課題、思維創(chuàng)新的靈感就蘊(yùn)藏在這些不起眼的檔案材料中,很多檔案不需要保密,完全可以對(duì)所有的學(xué)生和老師們開(kāi)放,少走彎路,從而不斷提升學(xué)校的綜合實(shí)力,使檔案產(chǎn)生增值功能。

2.數(shù)字信息資源有限,標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚需健全

目前,高校檔案部門(mén)保管的主體依然是傳統(tǒng)載體檔案,檔案數(shù)字化程度不高,多數(shù)高校館藏檔案的數(shù)字化停留在案卷級(jí)、文件級(jí)目錄上。已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫(kù),對(duì)于檔案的提供利用基本停留在一般性的目錄檢索,使用單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)或以檔案目錄形式上網(wǎng),網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化全文錄入上網(wǎng)尚處在啟動(dòng)階段。部分高校開(kāi)發(fā)的信息化檔案軟件版本標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,數(shù)據(jù)無(wú)法匯總,軟件之間不能相互兼容,信息資源不能共享。高校檔案信息化建設(shè)偏向于傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化,花費(fèi)大量人力物力財(cái)力掃描紙質(zhì)檔案,甚少考慮每天大量生成的電子文件的歸檔和有效管理。如果不對(duì)這些已經(jīng)是數(shù)字化的電子文件及時(shí)收集,任其自生自滅,將導(dǎo)致日后更大規(guī)模、不堪重負(fù)的掃描,造成重復(fù)勞動(dòng)和資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程,是檔案信息化有序、快速發(fā)展的保障。由于行政主管部門(mén)的不同,我國(guó)的高校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃,各高校在檔案信息化建設(shè)方面有較大的隨意性和分散性。電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還需完善和統(tǒng)一。此外,高校各部門(mén)因工作需要建立的網(wǎng)絡(luò)管理信息系統(tǒng),如招生系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等各自為政,這些管理系統(tǒng)功能不盡相同,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一,相互之間的數(shù)據(jù)不能通用,不利于網(wǎng)絡(luò)條件下信息的有效共享。

3.檔案信息安全保障有待加強(qiáng)

檔案信息中凡涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密、個(gè)人隱私和其他法律規(guī)定不得公開(kāi)的信息都屬于保密范圍。在高校檔案信息化過(guò)程中,存在信息被竊取、服務(wù)器被黑客攻擊等諸多泄密的環(huán)節(jié)。然而令人堪憂(yōu)的是,由于人員和技術(shù)條件的限制,許多高校檔案部門(mén)安全保密意識(shí)較差,安全防護(hù)性能較低。只能采取在服務(wù)器上安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)或設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的方式防止中毒,避免黑客攻擊。筆者所在高校為保障信息安全,要求負(fù)責(zé)教職工工資信息管理及其他機(jī)要信息管理的管理員專(zhuān)用電腦不得用于上網(wǎng)。

4.檔案人才結(jié)構(gòu)和干部素質(zhì)不能完全適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求

自1999年高校全面擴(kuò)招以來(lái),在校生規(guī)模不斷擴(kuò)大,隨之形成的檔案資料數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng),然而檔案工作人員的數(shù)量卻沒(méi)有顯著的增加,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員相當(dāng)缺乏。檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績(jī)、工作任務(wù)量又大、評(píng)聘職稱(chēng)難,導(dǎo)致優(yōu)秀人才難以引進(jìn),即使進(jìn)來(lái)也難渡默默無(wú)聞工作性質(zhì)之無(wú)奈,會(huì)想辦法離開(kāi)。很多高校檔案工作人員都是安排骨干教師家屬或者軍轉(zhuǎn)人員擔(dān)任,這些人員多屬“半路出家”,沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn),具有中高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低,對(duì)于新技術(shù)諸如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和壓縮技術(shù)、安全技術(shù)等還不熟悉,不能滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要,距離真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理還有很長(zhǎng)的路程。

三、高校檔案信息化建設(shè)對(duì)策探討

教育部為全面貫徹落實(shí)《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020年)》提出“加快教育信息化進(jìn)程”的要求。高校檔案信息化是高校管理與社會(huì)服務(wù)信息化的重要組成部分,高校檔案管理信息化需要檔案實(shí)體的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理為基石,要采用現(xiàn)代化技術(shù)裝備,建立數(shù)字檔案館,向信息化管理方向發(fā)展,它主要包括如下內(nèi)容:

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),增加經(jīng)濟(jì)投入

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出:“高校檔案管理工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體工作規(guī)劃,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理”。加快高校檔案信息化建設(shè),要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高意識(shí)、合理規(guī)劃、爭(zhēng)取支持、加大投入,要抓住機(jī)遇努力把高校檔案信息化作為學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容,制定檔案信息化建設(shè)的短期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃,使學(xué)校檔案管理工作期期有目標(biāo),年年有臺(tái)階,為社會(huì)和學(xué)校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.提升信息化管理手段,建立和完善檔案信息化管理制度

各高校的檔案館是檔案管理信息化創(chuàng)新的主責(zé)部門(mén),檔案信息化建設(shè)要由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)倡導(dǎo)、推進(jìn)和實(shí)踐,要融入高校信息化建設(shè)的總體框架之中。在管理手段上,檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè),提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題,研究解決文檔一體化問(wèn)題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化,解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題,積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段,進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平,使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式,主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái),為教學(xué)、科研服務(wù),使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位,實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。

加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站(頁(yè))建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度,形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制,提高信息安全意識(shí),防止失密、泄密的發(fā)生,確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。

3.重視檔案的編研工作,使高校信息化檔案增值

高校檔案部門(mén)主要通過(guò)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行分析研究,去粗取精,去偽存真,綜合加工,將準(zhǔn)確的、可靠的各種檔案信息,按要求、按專(zhuān)題分門(mén)別類(lèi)匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門(mén)調(diào)閱使用。利用這些編研成果,調(diào)閱使用人員可少花時(shí)間、少費(fèi)精力,獲得自己所需要的全面完整和準(zhǔn)確可靠的資料,使高校信息化檔案增值。在此基礎(chǔ)上,參與社會(huì)檔案的聯(lián)合編目(指的是各大中小型檔案館聯(lián)合編制的程序,里面有各檔案館自己擁有的資源,然后上傳保存到中心數(shù)據(jù)庫(kù),或者從中心數(shù)據(jù)庫(kù)下載所需要的檔案資源,從而記錄收納到本地的數(shù)據(jù)庫(kù),來(lái)組織編制各種類(lèi)別、載體的聯(lián)合目錄,從中所產(chǎn)生的費(fèi)用都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行交易的。)使檔案資源的共享更加有效地實(shí)現(xiàn),借助電子商務(wù)所特有的開(kāi)放性、高效性、以及互動(dòng)性,實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的商品化、市場(chǎng)化。

4.重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目,要根據(jù)建設(shè)需要,培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才,構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍,確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先,在提高高校專(zhuān)兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí),要加大培訓(xùn)力度,加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn),普及信息技術(shù)知識(shí),提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能;其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況,吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才,對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)的方式予以使用,取其所長(zhǎng),開(kāi)發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。

檔案信息化建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程,將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展,特別是高校的軟實(shí)力,為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案信息化建設(shè)才剛剛起步,仍需依靠政府部門(mén)大力支持,同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。

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