王 鳴

（華南師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，廣東 廣州 510006）

一、數(shù)字校園下對(duì)科研管理信息系統(tǒng)的要求

數(shù)字校園，即數(shù)字化校園，旨在實(shí)現(xiàn)校園管理數(shù)字化、教學(xué)數(shù)字化、產(chǎn)學(xué)研數(shù)字化等，為教師和學(xué)生帶來(lái)一站式的服務(wù)體驗(yàn)。目前國(guó)內(nèi)大部分高校已啟動(dòng)或建成數(shù)字化校園?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)作為數(shù)字校園一個(gè)重要的組成部分，與其他系統(tǒng)的協(xié)同、對(duì)資源的整合和利用、對(duì)用戶需求的及時(shí)響應(yīng)、對(duì)各類數(shù)據(jù)的集成和應(yīng)用等，都關(guān)乎數(shù)字校園建設(shè)的成效。以科研管理信息系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同為例，如果能將人事信息直接作為科研管理人員信息的來(lái)源，并協(xié)同財(cái)務(wù)處對(duì)該人員的科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，將極大提高各系統(tǒng)的運(yùn)作效率，避免信息獲取的低效和多頭管理的混亂。

事實(shí)上，隨著高校管理信息化的開(kāi)展，如今大部分高校和科研院所都陸續(xù)啟用了科研管理信息系統(tǒng)，以適應(yīng)高等教育的發(fā)展和數(shù)字校園的建設(shè)。然而，工作在一線的科研秘書(shū)或者科研管理人員在使用這些系統(tǒng)的過(guò)程中，仍會(huì)碰到種種用戶體驗(yàn)不佳的問(wèn)題，從而影響工作效率的提升。本文對(duì)常見(jiàn)的一些缺陷進(jìn)行梳理，并提出改善建議。

二、當(dāng)前科研管理信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題

1.對(duì)科研用戶需求缺乏廣泛調(diào)研

科研管理信息系統(tǒng)的很多缺陷，很大程度上源于開(kāi)發(fā)該系統(tǒng)初期對(duì)科研用戶的需求分析不足。需求分析是系統(tǒng)設(shè)計(jì)非常重要的階段，然而很多高校在購(gòu)買或開(kāi)發(fā)這一系統(tǒng)時(shí)，往往自上而下，只收集來(lái)自學(xué)校科研管理部門主要人員的意見(jiàn)和需求，而忽視對(duì)系統(tǒng)的基層用戶，比如廣大科研人員和科研秘書(shū)的需求調(diào)研。等系統(tǒng)設(shè)計(jì)完成后，才由學(xué)校將該系統(tǒng)推行至基層。這種做法的直接后果，即系統(tǒng)推行階段，各種問(wèn)題頻頻出現(xiàn)，廣大基層用戶提的各種改進(jìn)建議很難再融進(jìn)系統(tǒng)，因?yàn)楦膭?dòng)架構(gòu)會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身，代價(jià)甚至比改動(dòng)業(yè)務(wù)流程大得多。最終，基層滿意度較低，系統(tǒng)并不能帶來(lái)管理效能的真正提升。

2.對(duì)業(yè)務(wù)流程缺乏優(yōu)化和整合

目前，很多高校在建設(shè)科研管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中，往往只注意到將原先流程搬到網(wǎng)絡(luò)，而忽視了在設(shè)計(jì)階段重新審視現(xiàn)有流程，進(jìn)行必要的改進(jìn)和優(yōu)化。對(duì)于科研管理信息系統(tǒng)的整個(gè)設(shè)計(jì)過(guò)程，清晰充分的數(shù)據(jù)分析和設(shè)計(jì)，直接影響到數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)能否滿足要求。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)得好，即使增加新的業(yè)務(wù)或變更現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，都容易實(shí)現(xiàn)。此外，不同的業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)工程，有不同的數(shù)據(jù)需求、關(guān)聯(lián)和分析。因此，應(yīng)該在需求分析、設(shè)計(jì)階段盡可能做好工作，避免在開(kāi)發(fā)過(guò)程中臨時(shí)修補(bǔ)或者投入使用后反復(fù)維護(hù)。

3.對(duì)科研數(shù)據(jù)缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一

數(shù)據(jù)的收集和分析整理是影響科研管理系統(tǒng)實(shí)施成敗的關(guān)鍵。然而，當(dāng)前大部分高校科研管理信息系統(tǒng)還只停留在系統(tǒng)自身的運(yùn)作上，盡管有部分高校的系統(tǒng)已經(jīng)放在數(shù)字校園的平臺(tái)上，但系統(tǒng)里一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)仍無(wú)法共享，比如人員基本情況數(shù)據(jù)，科研管理部門和人事部門仍各自填報(bào)和審核。這種問(wèn)題可能源于系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)之間、業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)之間、數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)之間的相互關(guān)系進(jìn)行相關(guān)清晰的描述，也沒(méi)有進(jìn)一步詳細(xì)分析出哪些數(shù)據(jù)是公用的數(shù)據(jù)，哪些數(shù)據(jù)是某項(xiàng)業(yè)務(wù)特有的、哪些數(shù)據(jù)是對(duì)外數(shù)據(jù)交換所需的等種種情況。主要業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)關(guān)系，不僅需考慮數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和應(yīng)用之間的層次關(guān)系，而且應(yīng)詳細(xì)描述各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、輸出和獲取之間的流向和關(guān)聯(lián)，對(duì)于業(yè)務(wù)之間如何協(xié)同、數(shù)據(jù)如何有效管理這些問(wèn)題沒(méi)有清晰說(shuō)明。

4.系統(tǒng)內(nèi)部缺乏數(shù)據(jù)挖掘功能

當(dāng)前大部分的科研管理信息系統(tǒng)，主要立足于科研成果的管理；在科研成果管理的功能中，又只關(guān)注各類成果自身數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性，而忽視了成果之間的各種關(guān)聯(lián)，比如著作、論文、專利、鑒定成果等科研成果沒(méi)有與科研項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，成果獲獎(jiǎng)沒(méi)有與成果關(guān)聯(lián)等。而這些關(guān)聯(lián)卻是發(fā)揮科研管理信息系統(tǒng)為高校領(lǐng)導(dǎo)部門提供決策依據(jù)的基礎(chǔ)，決策層應(yīng)該從積累的科研數(shù)據(jù)中得到更多的信息。另一方面，科研管理信息系統(tǒng)內(nèi)部，系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間、各用戶的操作記錄，以及它們與用戶信息之間都具有關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如，系統(tǒng)顯示某段時(shí)間科研用戶對(duì)某類關(guān)鍵詞的查詢頻率較高，則從某個(gè)方面反映了用戶的需求，科研管理部門可挖掘此類數(shù)據(jù)，完善其服務(wù)職能。然而，當(dāng)前很多系統(tǒng)都缺乏這方面數(shù)據(jù)挖掘的功能。

5.移動(dòng)辦公和服務(wù)功能不足

目前絕大多數(shù)科研管理依賴的辦公形式和功能設(shè)計(jì)還是圍繞辦公電腦的方式。這種方式有如下局限性：（1）無(wú)法及時(shí)審批。很多科研管理項(xiàng)目的申報(bào)等事項(xiàng)需要科研管理人員或者相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，由于開(kāi)會(huì)、出差、節(jié)假日等原因，往往無(wú)法及時(shí)得到處理。（2）辦公效率有待提升。以申報(bào)信息提醒為例，大多數(shù)的系統(tǒng)仍停留在系統(tǒng)提醒功能上，即科研人員需首先登錄系統(tǒng)，才能看見(jiàn)系統(tǒng)首頁(yè)的信息提醒。一旦科研人員離線或未登錄，則無(wú)法及時(shí)獲取該提醒，錯(cuò)過(guò)項(xiàng)目課題申報(bào)的材料提交時(shí)間等，造成延誤。（3）移動(dòng)服務(wù)功能不足。無(wú)法提供移動(dòng)查詢方式，科研人員無(wú)法方便地查詢到自己的科研成果以及各類公共信息，如學(xué)院的科研概況等。

6.對(duì)用戶需求變更缺乏系統(tǒng)應(yīng)對(duì)方案

科研管理信息系統(tǒng)存在很多導(dǎo)致需求變更的因素，主要有：（1）高校管理體制改革帶來(lái)的組織架構(gòu)調(diào)整，要求系統(tǒng)的框架應(yīng)具有動(dòng)態(tài)組織架構(gòu)、動(dòng)態(tài)角色和權(quán)限、動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)流程等方面的靈活性，為日后持續(xù)不斷的組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化整合提供彈性支持；（2）臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)需求。如上級(jí)政府部門每年都有不同角度、維度和深度的調(diào)查、統(tǒng)計(jì)活動(dòng)，需要靈活的自定義報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能以及靈活的調(diào)查問(wèn)卷生成、收集、存儲(chǔ)和處理功能；（3）不斷變動(dòng)的對(duì)外接口需求。對(duì)外接口的傳輸對(duì)象、信息內(nèi)容、傳輸協(xié)議都有可能變動(dòng)，需要框架中數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和接口設(shè)計(jì)部分具有很好的適應(yīng)能力，比如與上級(jí)科研管理部門的信息對(duì)接等。然而，由于對(duì)這些可能導(dǎo)致需求變更的因素考慮不足，系統(tǒng)缺乏應(yīng)對(duì)方案，靈活性不足。

三、高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的優(yōu)化

1.充分收集和分析用戶需求

對(duì)用戶需求的廣泛調(diào)查和對(duì)關(guān)鍵用戶需求的深入調(diào)研是系統(tǒng)構(gòu)建的首要步驟，甚至關(guān)系系統(tǒng)運(yùn)行的成敗。該項(xiàng)工作瑣碎和繁復(fù)，需要專業(yè)人員對(duì)用戶需求進(jìn)行分解和定義。因此，我們建議在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，選取各級(jí)用戶若干，分別代表不同的崗位、職稱、年齡、科研活動(dòng)活躍度、專業(yè)、操作偏好等等，由需求分析人員對(duì)他們的需求進(jìn)行詳細(xì)詢問(wèn)、記錄、分析和整理，最后在各種需求中找到一個(gè)整體的、較為平衡的需求體系，由此確定該系統(tǒng)的主要功能。這是基礎(chǔ)性工作，不僅費(fèi)時(shí)且很繁瑣，工作量很大，但非常重要，需要科研管理部門從中組織和協(xié)調(diào)，引導(dǎo)廣大教師和二級(jí)單位科研秘書(shū)積極配合。

2.梳理整合各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和整合分析是對(duì)前面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析整理工作的進(jìn)一步深化，將會(huì)直接影響概要設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。這一環(huán)節(jié)有較大設(shè)計(jì)難度，必須根據(jù)需求分析調(diào)研結(jié)果，在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程的對(duì)比分析和關(guān)聯(lián)分析的基礎(chǔ)上，考慮到學(xué)校政策、機(jī)構(gòu)編制設(shè)置等因素，進(jìn)行歸納整理，提出業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化建議，并與科研管理人員討論、溝通，并達(dá)成一致意見(jiàn)，形成正式的需求文檔。由于涉及到眾多的現(xiàn)有信息系統(tǒng)的遷移以及歷史數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，需要實(shí)施人員有較強(qiáng)的歸納整理能力。因此，設(shè)計(jì)人員和科研管理人員需保持深入溝通，挖掘數(shù)據(jù)方面的需求，以數(shù)據(jù)為核心，仔細(xì)梳理數(shù)據(jù)的具體內(nèi)容以及數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，在需求文檔中更詳細(xì)地描述。為了便于讓系統(tǒng)分析人員弄清楚“做什么”的問(wèn)題，應(yīng)該在需求分析階段就畫(huà)好數(shù)據(jù)流圖（DFD）。

3.構(gòu)建數(shù)據(jù)一體化服務(wù)平臺(tái)

隨著數(shù)字校園的深入，目前，相當(dāng)一部分高校建設(shè)的是一體化科研信息服務(wù)平臺(tái)，核心在于數(shù)據(jù)一體化。也就是說(shuō)，并不能將原先分散的業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單照搬到現(xiàn)在這個(gè)平臺(tái)，或者僅將原先手工辦理的業(yè)務(wù)信息化，而是需將科研統(tǒng)計(jì)、項(xiàng)目申報(bào)、各大主要的科研部門網(wǎng)站（包含信息發(fā)布、網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理功能）的主要業(yè)務(wù)用數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)協(xié)調(diào)和統(tǒng)一起來(lái)。通過(guò)信息系統(tǒng)的建設(shè)，提高科研業(yè)務(wù)辦理效率，促進(jìn)管理服務(wù)流程的進(jìn)一步優(yōu)化整合，為科研機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé)的設(shè)置提供重要參考，促進(jìn)科研管理改革的深化。另外，需要考慮到數(shù)據(jù)管理的問(wèn)題，如紙質(zhì)文檔與數(shù)據(jù)庫(kù)的銜接功能。一體化服務(wù)平臺(tái)上線運(yùn)行后，依然存在些在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中需要紙質(zhì)存檔的資料（如身份證復(fù)印件、企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、人事檔案等），以及這些資料如何和數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來(lái)，這些都是需要注意的。

4.加強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘等輔助決策功能

科研管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要源于四個(gè)維度：人員、成果、活動(dòng)、時(shí)間。四個(gè)維度通過(guò)多種組合，可衍生出16類數(shù)據(jù)，如人員——成果、人員——活動(dòng)、人員——時(shí)間、人員——人員等等。比如特定的成果與特定的人員、活動(dòng)、時(shí)間相關(guān)聯(lián)，同理兩兩相關(guān)，由此揭示出科研管理的一些規(guī)律。如果將特定的人員與特定的活動(dòng)相關(guān)聯(lián)，即人員——活動(dòng)，則可分析特定人員組織或參與的活動(dòng)，由此可揭示諸如“學(xué)術(shù)明星是否積極參與學(xué)術(shù)活動(dòng)”等規(guī)律；而活動(dòng)——人員，則可分析特定活動(dòng)的人員組成，由此可揭示“積極參與學(xué)術(shù)活動(dòng)的人員有無(wú)特定的特征”。而將兩者結(jié)合起來(lái)，再配合時(shí)間維度，可分析“學(xué)術(shù)明星的成長(zhǎng)規(guī)律之學(xué)術(shù)活動(dòng)的作用”問(wèn)題。當(dāng)前高等教育系統(tǒng)正經(jīng)歷深刻的變革，資源正向更具效率的領(lǐng)域傾斜，學(xué)科建設(shè)成為擺在各大高校面前的重要課題，而科研管理就是其中一個(gè)決策領(lǐng)域?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)不能只發(fā)揮管理作用，還應(yīng)承擔(dān)輔助決策的功能。所以，有必要加強(qiáng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘功能設(shè)計(jì)，同時(shí)還應(yīng)注意數(shù)據(jù)挖掘的可視化展示，以利于高校制定更科學(xué)可行的科研政策。

5.適應(yīng)新媒體時(shí)代工作方式的轉(zhuǎn)變

作為一種新的辦公方式，移動(dòng)辦公有著隨時(shí)隨地、方便靈活的特點(diǎn)，目前，智能手機(jī)、平板電腦、上網(wǎng)本等移動(dòng)辦公設(shè)備的普及也為這種辦公方式提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。電話、短信群發(fā)、郵件群發(fā)甚至視頻溝通的形式是智能手機(jī)的基本功能，已經(jīng)相當(dāng)完善，并且還可以對(duì)通話進(jìn)行錄音保存、用手機(jī)QQ的形式保持隨時(shí)在線、待辦業(yè)務(wù)的定時(shí)提醒、新的待審批事項(xiàng)的實(shí)時(shí)提醒等。如果科研管理系統(tǒng)提供了移動(dòng)辦公的方式，則可以將業(yè)務(wù)功能和聯(lián)系溝通無(wú)縫連接起來(lái)，極大地提高工作效率。科研人員和管理人員采用移動(dòng)辦公的形式處理業(yè)務(wù)，需要開(kāi)發(fā)能安裝于移動(dòng)辦公設(shè)備上的應(yīng)用軟件，此軟件包含科研管理信息系統(tǒng)的核心功能，能進(jìn)行查詢、審批、提醒等。比如系統(tǒng)發(fā)布新的申報(bào)信息后，科研人員能第一時(shí)間接到短信或郵件通知，及時(shí)申報(bào)。

6.增設(shè)系統(tǒng)應(yīng)對(duì)方案以提高靈活性

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，結(jié)合系統(tǒng)用戶的實(shí)際情況進(jìn)行完整分析。對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的可能變動(dòng)的需求，應(yīng)在文檔中單獨(dú)明確提出，并與科研人員、科研管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)討論溝通，作為后期架構(gòu)設(shè)計(jì)階段時(shí)的重要參考。在架構(gòu)階段，與相關(guān)人員進(jìn)一步溝通，對(duì)可能變動(dòng)的需求設(shè)計(jì)相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案，以保證系統(tǒng)架構(gòu)足夠的靈活性，適應(yīng)高校管理體制改革帶來(lái)的組織架構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化整合，滿足臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)和決策輔助需求，以及不斷變動(dòng)的對(duì)外接口需求。

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