孟霞光

（山東工商學(xué)院公共管理學(xué)院，山東 煙臺 264005）

教學(xué)是學(xué)校永恒的主題，教學(xué)檔案管理是高校檔案管理最核心的內(nèi)容。高校教學(xué)檔案管理信息化指的是以高校教學(xué)檔案資源信息化為主要內(nèi)容，將先進(jìn)的管理體制和現(xiàn)代信息資源融合在一起，并將之運(yùn)用到高校教學(xué)檔案的管理實(shí)踐之中，從而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的最大化的過程。近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展普及以及我國高校教學(xué)管理體制改革的不斷推進(jìn)，越來越多的高校開始實(shí)施教學(xué)檔案的信息化管理。經(jīng)過近年的探索與實(shí)踐我們可以看到，高校信息化教學(xué)檔案管理資源不斷豐富，教學(xué)檔案的數(shù)字信息化程度不斷提升，教學(xué)檔案管理的服務(wù)功能正日趨完善。當(dāng)然，在高校教學(xué)檔案信息化管理的實(shí)施進(jìn)程中，也存在諸多問題。本文擬在對高校教學(xué)檔案信息化管理的內(nèi)涵和實(shí)施現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出相關(guān)對策，以期對我國高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)起到一定的借鑒作用。

一、高校教學(xué)檔案信息化管理的內(nèi)涵

（一）教學(xué)檔案管理內(nèi)容的信息化

教學(xué)檔案信息化管理內(nèi)容指的是載體不同、存在階段不同的各級各種教學(xué)檔案的數(shù)字化信息，包含數(shù)字化文件和電子文檔等。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，將各級各類教學(xué)檔案資源匯集起來，建立起可供共享的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化且內(nèi)容豐富齊全的檔案資源系統(tǒng)，是高等學(xué)校做好教學(xué)檔案管理信息化的必備條件。離開了這一前提，教學(xué)檔案管理的信息化便會成為空談。教學(xué)檔案管理內(nèi)容的信息化也是高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)及服務(wù)的核心內(nèi)容和中心目標(biāo)。

（二）教學(xué)檔案管理方法的科學(xué)化

教學(xué)檔案管理方法的科學(xué)化強(qiáng)調(diào)，高校各級檔案管理部門和人員，要根據(jù)教學(xué)檔案管理的客觀發(fā)展規(guī)律以及當(dāng)今社會的信息化特點(diǎn)，對教學(xué)檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的組織、分類、編纂、整合以及保存，根據(jù)自然科學(xué)和社會科學(xué)的研究進(jìn)展情況，充分吸取其研究成果的精華，以系統(tǒng)論、控制論的相關(guān)原理為依據(jù)，在教學(xué)檔案管理的信息化過程中，為檔案管理人員提供指導(dǎo)，為他們的決策提供科學(xué)依據(jù)。另外，教學(xué)檔案管理方法的科學(xué)化還包括運(yùn)用法律手段和行政手段為之提供保障。

（三）教學(xué)檔案管理設(shè)備及管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化

運(yùn)用現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理設(shè)備，是提高高校檔案信息化管理水平的物理基礎(chǔ)和技術(shù)保障。這主要包括網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、信息處理技術(shù)、信息儲存技術(shù)等的使用。[1]同時，高校教學(xué)檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化及管理方法的科學(xué)化也對檔案管理人員提出要求，要求他們不斷學(xué)習(xí)、與時俱進(jìn)，掌握教學(xué)檔案現(xiàn)代化科學(xué)管理的新思想、新技術(shù)、新手段、新方法，并運(yùn)用到教學(xué)檔案信息化管理的實(shí)踐當(dāng)中，從容應(yīng)對信息化時代教學(xué)檔案管理提出的挑戰(zhàn)。

（四）教學(xué)檔案管理服務(wù)的社會化

隨著學(xué)校與社會機(jī)構(gòu)的聯(lián)系不斷增多，教學(xué)檔案服務(wù)于社會的功能正在不斷顯現(xiàn)。教學(xué)檔案服務(wù)將打破學(xué)校的界限，更多的為其他社會部門、教學(xué)科研部門乃至群眾所用，從而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案功能的擴(kuò)大化，體現(xiàn)出教學(xué)檔案管理儲存的最大價值，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源的互惠、共享。

二、高校教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）網(wǎng)絡(luò)硬軟件配備及使用情況

硬件方面，現(xiàn)在幾乎所有的高校都已經(jīng)配備了與教學(xué)檔案管理相關(guān)的電腦設(shè)備，這表明高校已經(jīng)開始認(rèn)識到教學(xué)檔案管理信息化的重要性。但也存在電腦設(shè)備配備之后閑置的情況以及電腦設(shè)備與教學(xué)檔案管理分離的狀況，電腦設(shè)備并沒有真正發(fā)揮其對于教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)用途。軟件方面，大部分高校為電腦連接了互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)或校園網(wǎng)，但教學(xué)檔案信息資源庫建設(shè)明顯不足。相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，約有一半的高校尚未開始檔案資源庫的建設(shè)工作，在已經(jīng)開始進(jìn)行教學(xué)檔案資源庫建設(shè)的高校中，建立案級目錄系統(tǒng)的高校不足50%，建立文件級目錄系統(tǒng)的高校占20%,建立全文數(shù)據(jù)系統(tǒng)的高校不足10%。所以，總體看來，目前我國高校教學(xué)檔案信息化管理軟件系統(tǒng)的統(tǒng)一性不強(qiáng)，不同系統(tǒng)之間的信息兼容性較差，教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)資源總體相對比較匱乏，資源內(nèi)容相對單一。這一方面致使教學(xué)檔案的信息存儲功能沒能得到完全實(shí)現(xiàn)，另一方面，也未能很好地實(shí)現(xiàn)其為本校、其余高校以及其他社會部門提供便捷的教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)信息查詢及使用服務(wù)的功能。

（二）高校教學(xué)檔案管理情況

縱觀當(dāng)前我國高校教學(xué)檔案管理模式，主要分為集中式管理模式、分散式管理模式、集成式管理模式三種類型。[2]集中式管理模式是以高校教學(xué)管理部門——教務(wù)處或校內(nèi)成立的專門的檔案管理機(jī)構(gòu)——檔案室作為主體對教學(xué)檔案資源進(jìn)行集成式管理及服務(wù)供給的方式。分散式管理模式則是以校內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理硬件設(shè)備為依托，教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及各二級院系將各自的檔案資源上傳至檔案管理服務(wù)器，高校借助對各個部門的網(wǎng)絡(luò)信息的分散式管理，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的共享的管理方式。集成式管理模式是將教學(xué)檔案管理置于大的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，把校內(nèi)各級各類教學(xué)檔案資源納入到動態(tài)、有機(jī)的體系之中，對各高校之間的教學(xué)檔案系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案文件資源的各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化管理的模式。從目前我國高校教學(xué)檔案管理的情況來看，一方面由于教學(xué)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，另一方面因受傳統(tǒng)的檔案管理思想的影響，教學(xué)檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的依賴性和利用性不高，因此現(xiàn)階段的教學(xué)檔案管理仍以集中式的人工管理和手工操作為主。這無疑會直接影響教學(xué)檔案資源存儲和利用的效率。在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)代，教學(xué)檔案的信息化管理是大勢所趨，也是教學(xué)檔案資源管理追求的終極目標(biāo)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)情況

高校內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響檔案管理的質(zhì)量和效率。教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅擁有較高的檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，亦要求他們適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下教學(xué)檔案信息化管理的要求，具有較高的計(jì)算機(jī)操作水平以及系統(tǒng)軟件使用的能力。縱觀高校教學(xué)檔案管理人員情況我們可以看到，現(xiàn)行高校中的教學(xué)檔案管理人員，大多數(shù)為兼職人員，專業(yè)從事檔案管理的人員非常少。在這些檔案管理人員當(dāng)中，一部分尤其是年齡較大的檔案管理人員甚至沒有完全掌握計(jì)算機(jī)的基本操作，更難談及檔案管理系統(tǒng)資源的使用和管理。另外，受傳統(tǒng)檔案管理觀念和方式的影響和束縛，現(xiàn)行檔案管理人員很難在短期內(nèi)接受和掌握現(xiàn)代化的管理觀念和方式，這些勢必會在一定程度上阻礙高校教學(xué)檔案管理的信息化進(jìn)程。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，強(qiáng)化教學(xué)檔案管理重要性的意識

一切改革，觀念先行。加強(qiáng)對高校教學(xué)檔案信息化管理重要性的認(rèn)識，是信息化時代教學(xué)檔案管理改革的基礎(chǔ)和重要前提。高校教學(xué)檔案信息化管理的實(shí)施，一方面需要進(jìn)步的信息技術(shù)作為指導(dǎo)；另一方面，也要求教學(xué)檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的觀念，樹立現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理思想。長期以來，教學(xué)檔案以它獨(dú)有的真實(shí)與原始、憑證與權(quán)威的特質(zhì)，為高校的教育教學(xué)及其可持續(xù)發(fā)展提供了取之不盡的文化與知識源泉，在高等教育發(fā)展的過程中，起到了特殊的不可替代的作用。但是我們必須看到，在信息化時代，傳統(tǒng)的以手工操作為主的教學(xué)檔案存儲和管理的方式已經(jīng)很難適應(yīng)飛速發(fā)展的高校教育教學(xué)及管理的要求。因此，我們必須在繼承傳統(tǒng)檔案管理理念的基礎(chǔ)上，取其精華，去其糟粕，融入現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理思想，將傳統(tǒng)與現(xiàn)代的管理理念完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的優(yōu)化，這也是高等教育完成信息時代“質(zhì)量工程”的重要組成部分。

（二）完善管理制度，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

第一，信息化條件下，高校教學(xué)檔案管理要有相關(guān)檔案管理制度作為保障。相關(guān)調(diào)查表明，現(xiàn)行高校教學(xué)檔案管理，出臺相關(guān)檔案管理制度的高校僅占60%，這與它作為教學(xué)檔案信息化管理的主體角色是明顯不匹配的。因此，高校應(yīng)在遵循教學(xué)檔案管理基本原則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位實(shí)際情況，進(jìn)一步制定信息化條件下實(shí)施教學(xué)檔案管理的相關(guān)制度和細(xì)則，這也是加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的重要前提。

第二，在前端控制理論指導(dǎo)下，強(qiáng)化過程管理。依照前端控制理論對文件的生命周期進(jìn)行管控，要求高校檔案管理部門從檔案的前身——文件開始實(shí)施控制，把控檔案文件形成的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文件和檔案管理的一致性。同時利用前端控制理論對教學(xué)檔案的收集、分類、歸檔、檔案文件的整理、移交、檔號的確定、相關(guān)檢索工具的編制及檔案的后續(xù)管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程的控制。

第三，對教學(xué)檔案信息資源進(jìn)行有序化整合管理，包括信息資源的處理、存儲及交流等環(huán)節(jié)。對于來源廣泛、內(nèi)容龐雜的教學(xué)檔案的信息化管理來說，最有效的整合管理措施是構(gòu)建數(shù)字檔案館。要做好數(shù)字檔案館的建設(shè)，需做好總體規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)施建設(shè)及管理系統(tǒng)建設(shè)等工作，為教學(xué)檔案信息資源的歸檔、入庫、儲存、管理以及利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供一個綜合的開放的平臺。

第四，實(shí)施集成式管理，對教學(xué)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化重組。教學(xué)檔案管理的信息化要求高校將教學(xué)檔案管理與服務(wù)的信息化全過程看作一個有機(jī)的系統(tǒng)，以大集成管理的思想，全方位、全范圍和全階段地賦予教學(xué)檔案管理體系以系統(tǒng)性和動態(tài)性，使檔案文件運(yùn)動的各個環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將重要的界面關(guān)系納入檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行控制、協(xié)調(diào)和溝通。[3]

（三）保證資金投入，加快檔案管理信息資源庫的建設(shè)

相關(guān)軟硬件檔案管理設(shè)施是教學(xué)檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。一方面，檔案管理軟硬件設(shè)施的更新?lián)Q代是非?？斓模虼烁咝ＲＷC持續(xù)性的資金投入，為教學(xué)檔案管理軟硬件設(shè)施的配備提供資金保障；另一方面，高校要選擇和購買標(biāo)準(zhǔn)化的教學(xué)檔案管理軟件?！八^標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件是指符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，適用于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)”。[4]具體應(yīng)注意以下幾點(diǎn):第一，要使用可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的教學(xué)檔案管理軟件；第二，要使用具備靈活的數(shù)據(jù)庫管理體系的教學(xué)檔案管理軟件；第三，要使用能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案全文存儲與搜索的教學(xué)檔案管理軟件；第四，要使用能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息的自動化管理的教學(xué)檔案管理軟件。

（四）提高人員素質(zhì)，滿足信息時代對教學(xué)檔案管理人員的要求

檔案工作人員的工作是高校成功實(shí)施教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，在信息化條件下，高校要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有檔案專業(yè)知識，有現(xiàn)代化管理技術(shù)，有開拓精神的管理人員來從事教學(xué)檔案信息的管理和開發(fā)工作。[5]受傳統(tǒng)檔案管理思想影響，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理人員大多由兼職人員或非專業(yè)人員擔(dān)任，檔案管理隊(duì)伍存在編制不足，整體素質(zhì)不高，工作效率低下的問題，直接影響高校教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作的開展。在當(dāng)前高校推行教學(xué)檔案信息化管理的背景下，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)問題顯得尤為迫切。

第一，進(jìn)一步規(guī)范、充實(shí)教學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍，提升檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)和道德水平。按照優(yōu)勝劣汰的原則，對檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，盡可能保證專業(yè)素質(zhì)較高的人員從事教學(xué)檔案的管理工作。在形成結(jié)構(gòu)合理的人才梯隊(duì)基礎(chǔ)上，特別注重加強(qiáng)對中、青年檔案工作人員的培養(yǎng)。

第二，通過進(jìn)行各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理數(shù)字檔案信息的技術(shù)。高校教學(xué)檔案的信息化管理離不開現(xiàn)代信息處理技術(shù)的應(yīng)用，要通過各種形式，不定時地對檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，使他們緊跟網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的步伐，熟練掌握和運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來處理數(shù)字檔案信息。

第三，教學(xué)檔案管理人員要積極提供高校數(shù)字檔案信息資源的社會化服務(wù)功能。檔案管理人員要通曉校內(nèi)行政管理部門、二級學(xué)院（部）的教學(xué)檔案的形成、分類、存儲及流轉(zhuǎn)狀況，通過校園網(wǎng)絡(luò)，為校內(nèi)用戶提供教學(xué)檔案信息資源的查詢和使用功能。在條件成熟時，積極為校外用戶提供教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字教學(xué)檔案資源的共享，進(jìn)一步擴(kuò)大教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)資源的社會功能和影響。

當(dāng)前，高校教學(xué)檔案工作者應(yīng)在“大網(wǎng)絡(luò)”觀念的指引下，逐步構(gòu)建起能夠體現(xiàn)本校特色和學(xué)科特點(diǎn)的數(shù)字檔案信息資源庫，并積極引導(dǎo)校內(nèi)用戶正確有效的利用。國內(nèi)各高校要強(qiáng)化共建和共享的思想，在創(chuàng)建數(shù)字教學(xué)檔案信息資源庫時，要充分依托高校教育與科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)（CERNET），并發(fā)揮其網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，從而逐步打破高校之間的信息阻斷，構(gòu)建起開放的、安全的、統(tǒng)一的教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)資源體系，促進(jìn)教學(xué)檔案資源的利用和開發(fā)，最終實(shí)現(xiàn)各級、各類、各部門間教學(xué)檔案信息資源系統(tǒng)的共建和共享。

[1]張照余.檔案信息化理論與實(shí)踐[M].北京:中國檔案出版社，2001：18-19.

[2]鄭凡.論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案管理的模式及策略[J].蘭臺世界，2011（7）.

[3]連紅.高校教學(xué)檔案系統(tǒng)開發(fā)集成管理模式研究[J].浙江檔案，2009（3）.

[4]成漢健.高校檔案信息化管理探討[J].職業(yè)圈，2007（18）.

[5]蔡玉芳.論高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（4）.