辛 煒

0 引言

檔案庫房管理是指在檔案庫房中進(jìn)行的一切管理工作，是檔案保管工作的主要體現(xiàn)形式，是確保檔案安全、最大限度延長檔案壽命、實現(xiàn)檔案科學(xué)有序管理的基礎(chǔ)。每一個檔案都是唯一的，它不可能隨著時間的變化而改變，我們要保護(hù)檔案的最原始的記錄。隨著社會的飛速發(fā)展和進(jìn)步，對于檔案開發(fā)的要求也越來越大，國家和社會對檔案的利用和需求相對也越來越高。因此，檔案的安全保護(hù)以及怎樣使檔案的使用壽命得到延長，檔案的安全保管以及利用等問題也越來越迫切。例如對檔案進(jìn)行涂改、重要內(nèi)容的丟失、檔案被盜等一些問題近幾年時有發(fā)生；另外，由于檔案庫房的溫濕度調(diào)控不及時，檔案發(fā)霉、變質(zhì)的現(xiàn)象也經(jīng)常發(fā)生，所以檔案庫房的安全保護(hù)管理是非常重要的。

1 檔案庫房安全管理的“八防”

根據(jù)國家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定檔案庫房必須做到“八防”：防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐等。根據(jù)這些要求，檔案庫房保管應(yīng)具有如下的控制措施。

（1）防塵。檔案人員要經(jīng)常打掃庫房，要保持庫房干凈整齊。定期對檔案庫房的地板、密集架的表面灰塵進(jìn)行擦拭。要根據(jù)天氣情況開、閉檔案庫房的門窗，天氣不好要及時關(guān)閉檔案庫房的門窗，防止灰塵、煙霧進(jìn)入檔案庫房對檔案造成損壞。

（2）防火。檔案庫房門上要掛有“嚴(yán)禁煙火”的警示牌。檔案庫房要有防火責(zé)任人。滅火器要放在固定位置，不得隨意移動或拿作他用；要對滅火器進(jìn)行定期檢查，對失效過期的滅火器要及時更換，使其保持良好的滅火狀態(tài)。無關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房。下班時要切斷庫房電源。

（3）防盜。檔案庫房要配備報警器、防盜網(wǎng)、鐵門鐵窗，下班時要檢查是否關(guān)好門窗，上班時檢查門窗、鐵網(wǎng)、檔案的完好情況。

（4）防潮。庫房內(nèi)外都要安裝濕度計，每天記錄庫房內(nèi)濕度變化，與庫房外的濕度作比較。當(dāng)庫房內(nèi)的濕度大于庫房外時，應(yīng)當(dāng)及時抽風(fēng)、排氣、打開庫房門窗進(jìn)行通風(fēng)或者關(guān)閉門窗啟動除濕機(jī)來降低濕度；當(dāng)庫房內(nèi)的濕度小于庫房外的濕度時，應(yīng)當(dāng)及時關(guān)閉庫房門窗或采用其他措施來進(jìn)行處理，將庫房內(nèi)的濕度保持在45%～60%范圍內(nèi)。

（5）防高溫。庫房溫度標(biāo)準(zhǔn)為14℃～24℃，當(dāng)庫房內(nèi)的溫度大于或者小于溫度標(biāo)準(zhǔn)時，要采取排氣、抽風(fēng)、通風(fēng)或啟動空調(diào)機(jī)，使庫房內(nèi)的溫度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。

（6）防光。檔案庫房窗戶安裝防光窗簾，防止太陽光的直射對檔案造成傷害。另外，還要做好除濕、降溫、防光工作，保證檔案的安全，不要讓檔案紙張材料發(fā)生霉?fàn)€、變質(zhì)、字跡褪色等問題出現(xiàn)。

（7）防蛀。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放任何與檔案無關(guān)的雜物，防止檔案發(fā)生蟲害。每年定期施放殺蟲驅(qū)蟲藥物，并根據(jù)藥效時限及時更換失效過期的殺蟲驅(qū)蟲藥物。定期做好庫房內(nèi)外的防蟲滅蟲工作。每月翻動檔案2 次，查看檔案情況，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害檔案，立即采取措施撲滅蟲害，防止檔案蟲害漫延。

（8）防腐。檔案庫房內(nèi)經(jīng)常進(jìn)行抽風(fēng)、通風(fēng)，保持空氣清新，嚴(yán)禁有害氣體、物品進(jìn)入檔案庫房，定期施放、更換防腐藥物，凈化檔案庫房周圍環(huán)境，保持庫房內(nèi)清潔。

2 檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理體系

檔案的開發(fā)利用是目的，安全保護(hù)是基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對館藏檔案的安全保護(hù)管理，更加有效地保護(hù)和更好地利用檔案，根據(jù)國家《檔案法實施管理辦法》、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》及新頒《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等有關(guān)檔案安全保護(hù)的管理規(guī)定，在檔案庫房安全管理“八防”的基礎(chǔ)上，輔以檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng)，克服了庫房檔案安全管理等人工管理的不足及諸多不便，做到了庫房檔案及時、有效的安全保護(hù)。

（1）通風(fēng)換氣控制管理功能。智能控制器通風(fēng)控制模塊控制通風(fēng)換氣設(shè)備實現(xiàn)開啟或關(guān)閉，實現(xiàn)自動通風(fēng)換氣?？梢栽O(shè)定時間，系統(tǒng)按照時間設(shè)置自動打開或關(guān)閉設(shè)備，無需人工管理。

（2）自動消毒滅菌控制管理功能。檔案卷宗表面附帶著霉菌、各種具有傳染性的病毒，庫房空氣中充溢著各種有毒氣體。消毒滅菌設(shè)備能有效快速殺滅各種病毒、細(xì)菌，同時低濃度的活氧對空氣具有凈化作用。智能控制器連接消毒滅菌設(shè)備，通過控制消毒滅菌設(shè)備，在程序里設(shè)定時間定時開關(guān)消毒滅菌設(shè)備，對檔案庫房的空氣進(jìn)行凈化。

（3）溫濕度自動測控管理控制功能。溫濕度自動測控系統(tǒng)主要由管理上位機(jī)、WSD-03B 智能控制器、溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕設(shè)備、加濕設(shè)備等外圍設(shè)備組成。WSD-03 控制器主要負(fù)責(zé)實時收集每個庫房內(nèi)的溫度、濕度數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)上傳到WSD-03 控制器，根據(jù)收到的數(shù)據(jù)電腦會自動進(jìn)行分析然后下達(dá)指令打開或者關(guān)閉空調(diào)、除濕設(shè)備、加濕設(shè)備等一些外圍設(shè)備，來實現(xiàn)對每一個庫房內(nèi)的溫度、濕度自動進(jìn)行調(diào)控。溫濕度主控微機(jī)主要負(fù)責(zé)收集每一個庫房溫濕度數(shù)據(jù)，然后對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，根據(jù)這些數(shù)據(jù)再下達(dá)各種控制指令到各控制器。主控微機(jī)實時顯示、存儲每一個庫房溫濕度數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，打印報表等。

（4）燈光照明狀態(tài)監(jiān)測管理功能。燈光照明監(jiān)測功能是為了解決檔案庫房人走燈滅的問題，減少燈光對檔案卷宗的照射。在庫房安裝燈光照明監(jiān)測模塊，在控制室通過微機(jī)可方便觀察庫房燈光開、關(guān)情況。

（5）粉塵及二氧化硫濃度監(jiān)測管理功能。可即時監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的粉塵濃度、二氧化硫濃度，給檔案庫房通風(fēng)換氣提供依據(jù)。

（6）室外氣象站控制管理功能。室外氣象站主要實現(xiàn)對檔案庫房外的氣象信息監(jiān)測，為檔案庫房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。

（7）門禁管理功能。安裝門禁管理系統(tǒng)，在檔案庫房的大門安裝電控門鎖，工作人員進(jìn)入檔案庫房時首先要刷卡，然后輸入檔案庫房的密碼，經(jīng)過主控微機(jī)校驗后檔案庫房的門才可以打開進(jìn)入庫房，同時門禁管理系統(tǒng)自動記錄工作人員出入信息，對檔案庫房的安全起到保護(hù)作用。

（8）視頻監(jiān)控管理功能。視頻監(jiān)控系統(tǒng)采用數(shù)字硬盤錄像技術(shù)，在庫房安裝紅外攝像機(jī)，實現(xiàn)對庫房24 小時不間斷圖像監(jiān)控，并可以回放查詢錄像記錄。

3 檔案庫房安全管理制度

檔案庫房是保存檔案資料的場所，為使檔案得到安全有效的管理，最大限度地延長其壽命，確保提供利用，必須制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房安全管理制度，例如防火安全制度、人員庫房責(zé)任制度。