徐有明 李晨暉

桂林航天工業(yè)學院，廣西桂林 541004

圖書、情報、檔案信息其社會屬性，服務(wù)對象，發(fā)展模式均屬文獻與信息的范疇，三者的產(chǎn)生和發(fā)展同宗同源，彼此之間有著密切的內(nèi)在的緊密聯(lián)系，差異之處僅僅是表現(xiàn)載體不同而已，它們的劣勢可以通過一體化進行互補。尤其是在信息時代，計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、通信與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為圖書、情報、檔案管理走出困局，建立全新概念的圖書、情報、檔案一體化管理功能體系，創(chuàng)造了必要條件和帶來了機遇。為圖書、情報、檔案信息資源共享及利益超值帶來了可能。并涌現(xiàn)出了可惜的研究和實踐成果。

1 圖書、情報、檔案一體化的現(xiàn)狀

自1967年，聯(lián)合國教科文組織將圖書館組及書目情報工作與科學名詞委員會改名為情報工作圖書館與檔案部后[1]。部分發(fā)達國家就對一體化管理結(jié)構(gòu)進行了積極的探索和實踐，在1974年的“聯(lián)合國全面規(guī)劃國家文獻、圖書館、檔案館基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的世界科技情報服務(wù)系統(tǒng)巴黎大會”上，提出了建立國家情報系統(tǒng)(NATLB)的計劃[1]。部分歐洲國家據(jù)此為契機，采取和推出了圖書情報檔案一體化綜合發(fā)展舉措。部分國家將圖書與情報相融合，步入了“圖情化”時代[2]，少數(shù)發(fā)達國家直接進入了圖書、情報、檔案一體化階段。1994年美國俄亥俄州大學投資2000萬美元，組建了全州18個最重要的圖書、檔案、情報部門信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)了期刊文章、檔案源、情報資料的計算機查詢、檢索和傳遞，真正體現(xiàn)出了資源共享，高效，快捷宗旨，彰顯圖書、檔案、情報三部門一體化管理后的優(yōu)勢。

1978年我國的圖書、情報、檔案界學著提出了文獻信息一體化的觀點并進行了深入的理論研究和實踐探討。1984年武漢大學成立了圖書情報學院，1985年中國科學院圖書館更名為文獻情報中心[1]，呈現(xiàn)了圖書情報工作一體化管理雛形。1987年國家組建了省部級圖書情報協(xié)調(diào)委員會。1996年上海圖書情報新館組建成立，它是我國最早實行圖書情報一體化的大型圖書館[1]，其管理方法；信息查詢操作方式可以成為新時期我國圖書、情報、檔案一體化管理的模式。

2 圖書、情報、檔案一體化管理存在的問題

2.1 體制的制約和對一體化認識的不足

計劃經(jīng)濟時代形成的圖書、情報、檔案部門，隸屬于不同的管理部門，相互間缺少交流，各自為政。獨立、封閉、縱向發(fā)展模式造就了其只能是小而全；低水平上的重復建設(shè)，在高度信息化社會中已暴露出了它的諸多弊端，它的局限性不但束縛了自身的發(fā)展，既不適應(yīng)讀者需求，更不能適應(yīng)開放社會信息縱橫交流的需要，造成了圖書、情報、檔案的信息資源浪費；阻礙了資源的共享。文獻的重復收集，給讀者的信息資源檢索帶來諸多不便。其信息孤島造成了信息溝通渠道不暢，人力、物力、財力的極大浪費，同時也造成檢索知識體系的系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性下降，阻遏了圖書、情報、檔案三門學科理論系統(tǒng)和學科體系的深入研究和發(fā)展。同時由于缺乏對讀者信息檢索過程和認知系統(tǒng)科學中的需求分析，未能考慮圖書、情報和檔案資料的過去、現(xiàn)在和未來的引用或利用狀況，導致圖書按類別進行收集、整理和歸檔，情報和檔案則按項目結(jié)題立卷，缺乏縱向和橫向聯(lián)系，給讀者查閱帶來了許多不便，降低了文獻和檔案的利用率[4]。在管理上也不利于統(tǒng)籌規(guī)劃，不利于建立現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)工程和文獻信息資源統(tǒng)一整體的形成。

2.2 缺乏正確的理論指導

目前少數(shù)圖書館、情報所和檔案館進行了一體化建設(shè)和實踐，但大部分僅僅是將三個機構(gòu)合并，其內(nèi)部管理仍然是三者各行其道，甚至有的部門將三者的業(yè)務(wù)進行了簡單的混合，造成了管理上混亂，究其原因就是缺乏正確的理論指導。圖書館學、情報學、檔案學是橫向聯(lián)系、相互慘透、相互影響的學科，其一體化的目的就是打破他們之間的封閉、孤立狀態(tài)，加強三者的聯(lián)系、協(xié)調(diào)、協(xié)作。實現(xiàn)宏觀管理的一體化，使三者實現(xiàn)統(tǒng)籌安排、全面規(guī)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展信息資源保障的體系。

2.3 理論探討多于實踐

當前圖書、情報、檔案一體化管理絕大多數(shù)還處于理論研究階段，實踐及具體管理操作方式方法探討較少。理論研究探索多停留在一體化模式、專業(yè)設(shè)置等方面，在實際運作中，國內(nèi)并未出現(xiàn)大范圍的一體化實踐，研究多年的理論未能真正產(chǎn)生預期的社會效果和實踐效益。

2.4 管理及高技術(shù)復合人才匱乏

實現(xiàn)圖書情報檔案的一體化管理，必須有一支較高素質(zhì)的專業(yè)和管理人員隊伍?，F(xiàn)實中由于現(xiàn)行體制、教育和培訓分工等原因，真正精通圖書情報檔案三者理論和實踐技能的人并不多，具備對三者組織能力的人更為短缺，尤其是即懂專業(yè)知識有具備高超的信息處理技術(shù)的人員更少，這嚴重制約著一體化建設(shè)的進程，也制約著信息資源管理水平的提升。

2.5 保障制度和措施研究滯后

多年來我國頒布了與圖書、情報、檔案管理相關(guān)的一系列法規(guī)，如保密法、檔案法、知識產(chǎn)權(quán)法等等，同時也制定了一系列的相關(guān)行業(yè)標準，但多為比較老舊的標準，例如冷戰(zhàn)時期形成的保密分級，保密期限等，多年都未進行修訂，同時有的標準還比較粗糙，在高度信息化的時代，難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，如果保障制度不能與時俱進，就可能會成為滯后發(fā)展的因素。

3 圖書、情報、檔案一體化管理的措施

3.1 建立一體化信息服務(wù)軟硬件平臺

國家通過政策、法規(guī)、指導與調(diào)節(jié)；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)改革發(fā)展圖書、情報、檔案管理體制，在行政單位區(qū)劃上，合并組建圖書、情報、檔案一體化管理的體系系統(tǒng)，從宏觀、中觀、微觀上真正實現(xiàn)信息資源的規(guī)范與合理配置，把信息資源共建共享事業(yè)引入良性循環(huán)軌道。

正確理解圖書、情報、檔案一體化管理的內(nèi)涵，杜絕簡單的將三者合并、融合或改變它們之間的并列關(guān)系，而是將圖書、情報、檔案各自獨立的系統(tǒng)整合為一個相互聯(lián)系的統(tǒng)一整體，并在一體化實施過程中不斷尋找差異、發(fā)揮三者自身優(yōu)勢，打破圖書情報檔案之間的壁壘，依據(jù)圖書、情報、檔案各自對信息或文獻的采集、保存、加工、查詢服務(wù)的共性和規(guī)律及特點，增強各自的側(cè)重點，制定一體化管理操作規(guī)程，保證信息和文獻收集整理的和完整性、及時性，提高三者間的協(xié)調(diào)與合作；實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下資源共享，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。

3.2 加強現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計算機、縮微、網(wǎng)絡(luò)通訊和多媒體技術(shù)的是實現(xiàn)圖書情報檔案一體化管理過程中的最基本的技術(shù)保證。建立以上述技術(shù)應(yīng)用為核心的圖書情報檔案一體化信息服務(wù)平臺，為信息資源共享創(chuàng)造條件，并確保圖書情報檔案一體化管理技術(shù)暢通，服務(wù)集中、高效、高速效能。避免目前圖書、情報、檔案資料的重復處理、重復數(shù)字化、重復開發(fā)管理系統(tǒng)軟件等造成的人、財、物等浪費。

施行圖書、情報、檔案一體化管理的目標就是實現(xiàn)文獻工作技術(shù)的現(xiàn)代化。隨著各類文獻和信息數(shù)量的劇增，傳統(tǒng)的文本文獻的收藏和查閱方式已不能滿足公眾對公共信息的需求，且圖書、情報、檔案部門也難以分撒承擔巨大的經(jīng)費支出，迫切需要采用光學縮微等高科技技術(shù)，實現(xiàn)圖書、情報、檔案資料實體的貯存，采用聲像技術(shù)實現(xiàn)圖書、情報、檔案資料的視聽化；采用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)圖書、情報、檔案信息的輸入、組織、檢索、統(tǒng)計及管理服務(wù)自動化。

3.3 統(tǒng)一規(guī)范一體化管理

圖書、情報、檔案信息的標準化是一體化管理工作的基礎(chǔ)，沒有統(tǒng)一的信息加工、查詢、處理行業(yè)規(guī)范或標準，一體化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)就無從談起，因此，在信息的著錄、標引、分類、檢索以及計算機通訊設(shè)備的通用性等方面都應(yīng)有規(guī)范的行業(yè)標準。標準中不僅要考慮其圖書、情報、檔案特點和個性，同時更應(yīng)考慮一體化管理的實用性和共同性以及資源共享和現(xiàn)代化手段的實現(xiàn)。加強網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)統(tǒng)一遵從行業(yè)標準件規(guī)范的一體化管理網(wǎng)絡(luò)平臺。

3.4 建立適應(yīng)科學技術(shù)和社會發(fā)展的保密機制。

在信息化條件下，重新審視我們的保密觀念、保密制度和保密辦法，建立適應(yīng)科學技術(shù)和社會發(fā)展的保密機制，加強對機密信息保護的格式和約束性規(guī)范，引進高科技技術(shù)上的自動審核功能，防止保密信息的泄露和侵犯。

3.5 引進優(yōu)秀人才，加快培養(yǎng)復合型人才

雖然圖書、情報、檔案機構(gòu)在人才競爭方面沒有突出的優(yōu)勢，但他們在人才的使用上有著人盡其才、物盡其用的傳統(tǒng)理念；在寬松的人才管理環(huán)境和合理的人才激勵機制下，充分發(fā)揮個人技能的特色。引進人才必須考慮其服務(wù)或工作觀念、能力、知識結(jié)構(gòu)、技能水平與工作環(huán)境相適應(yīng)，保證引進的人能留得住、用得上，同時培養(yǎng)和提升現(xiàn)有人員的工作技能，把造就復合型人才放在重要位置，最大限度的從內(nèi)部挖掘人才資源。

3.6 強化服務(wù)意識轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

在市場經(jīng)濟條件下，人們的思維方式和獲取知識信息的方法都發(fā)生了變化，圖書、情報、檔案信息已成為企業(yè)競爭能力的重要力量；領(lǐng)導決策的重要依據(jù)；科研工作的重要組成和智力開發(fā)的重要途徑。新時期的圖書、情報、檔案服務(wù)工作必須適應(yīng)時代的需求，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，強化服務(wù)意識，樹立創(chuàng)造性、開放性、平等性服務(wù)的新思想、新理念，以開放的姿態(tài)迎接新時期的讀者，提升服務(wù)效能。

4 結(jié)語

建立完善的圖書、情報、檔案一體化管理體系，使讀者可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)訪問或索取圖書、情報、檔案的各種文獻和情報信息，圖書情報檔案服務(wù)機構(gòu)也可以根據(jù)讀者需求提供定制服務(wù)，提高服務(wù)水平。最大限度地提高文獻信息的利用率，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[1]張麗華.圖書、情報、檔案一體化——學科邏輯、歷史進程、現(xiàn)實問題與發(fā)展路徑[j].鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學院學報，2009年9月第21卷第3期

[2]周慶山.文獻傳播學[m].北京:書目文獻出版社，1997

[3]李群，劉維榮.圖書、檔案、情報一體化管理在歐美發(fā)展的新趨勢[j].中國檔案，2006年第2期

[4]楊曉康.談高校圖書館專題閱覽室的構(gòu)建[j].價值工程，2010年第21期