邢顗晨

（山東女子學(xué)院 外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，山東 濟(jì)南250300）

對(duì)于國(guó)際貿(mào)易的交流和溝通來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)函電起著重要的橋梁作用，是貿(mào)易往來(lái)的必備基礎(chǔ)。 寫(xiě)出高質(zhì)量的商務(wù)英語(yǔ)函電首先要明確商務(wù)英語(yǔ)函電的基本特點(diǎn)，以“清楚”為核心特點(diǎn)，堅(jiān)持寫(xiě)出簡(jiǎn)明、正確、具體和得體的商務(wù)英語(yǔ)函電，只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的友好往來(lái)，保障貿(mào)易雙方的正當(dāng)利益，促進(jìn)國(guó)際經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。 為此，本文將在探討商務(wù)英語(yǔ)函電特點(diǎn)的基礎(chǔ)上， 總結(jié)商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧，進(jìn)而為國(guó)際商務(wù)人員提高其商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作水平提供一定的幫助。

1 商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作特點(diǎn)

高質(zhì)量商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作是建立在熟悉商務(wù)英語(yǔ)函電寫(xiě)作特點(diǎn)的基礎(chǔ)之上的，商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作主要包含了五個(gè)特點(diǎn)，也往往被稱之為五個(gè)原則，即5C 原則，這也是高質(zhì)量商務(wù)英語(yǔ)函電區(qū)別于普通函電的基本特征。

1.1 清楚(clarity)

首先寫(xiě)作者必須要明確要表達(dá)什么，想讓對(duì)方知道什么，了解什么，文章中不能出現(xiàn)表達(dá)歧義的詞語(yǔ)和句子，不能讓人感覺(jué)閃爍其詞，含糊不清。此外，盡可能的使用最簡(jiǎn)單易懂的英語(yǔ)詞語(yǔ)，因?yàn)橘Q(mào)易的對(duì)象不一定非常熟悉英語(yǔ)， 他的英語(yǔ)水平不一定非常高。 就像“Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”“fluctuation in the exchange rate” 這句話涉及到了匯率的兩種情況，即上漲和跌落，要是表達(dá)不清，容易造成誤解，貿(mào)易雙方產(chǎn)生不必要的爭(zhēng)端，未來(lái)避免因表達(dá)不清楚而產(chǎn)生的糾紛，在寫(xiě)作的過(guò)程中一定要始終確保表達(dá)清楚。 上面那句話要想表達(dá)“合同生效后匯率的波動(dòng)由買方承擔(dān)”, 可以這樣說(shuō) “Any increase or decrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”

1.2 正確(correctness)

函電的寫(xiě)作涉及到英語(yǔ)語(yǔ)言的方方面面，首先要保障語(yǔ)言語(yǔ)法和格式的正確性，此外，也要確保事實(shí)、信息和數(shù)字等的正確性，要著重關(guān)注細(xì)節(jié)，因此在發(fā)出函電時(shí)，寫(xiě)作者要反復(fù)的校對(duì)英語(yǔ)信息，一定要不放過(guò)任何的細(xì)節(jié)，就像價(jià)格、數(shù)量、型號(hào)、交貨日期和方式、包裝等信息都要仔細(xì)的核對(duì)，否則會(huì)給公司造成不可估量的后果。

1.3 得體(courteousness)

主要是指寫(xiě)作語(yǔ)言要遵循一定的原則，尤其是人際交際原則和貿(mào)易往來(lái)慣例，這樣會(huì)讓人感覺(jué)親切熟悉，沒(méi)有隔閡感，為貿(mào)易的往來(lái)營(yíng)造了一種周全、溫暖、快樂(lè)的感覺(jué)。但是如果遇到不順和麻煩也一定要有尊嚴(yán)的進(jìn)行駁斥和職責(zé)，其實(shí)這也是一種禮貌和原則，但是要把握分寸，適度，這就是得體。

2 商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧

2.1 詞語(yǔ)表達(dá)要準(zhǔn)確到位

1)運(yùn)用準(zhǔn)確無(wú)誤的詞語(yǔ)

進(jìn)行商務(wù)英語(yǔ)函電寫(xiě)作時(shí)， 要盡可能的挑選簡(jiǎn)單易懂的英語(yǔ)詞語(yǔ)，并能夠準(zhǔn)確的表達(dá)出你要表達(dá)的思想。 有些寫(xiě)作者認(rèn)為深?yuàn)W的詞語(yǔ)能夠彰顯自己的英語(yǔ)水平和英語(yǔ)能力，但是交易對(duì)方不一定熟知英語(yǔ)，因此要盡量避免使用一些深?yuàn)W晦澀難懂的詞語(yǔ)。此外，晦澀復(fù)雜的詞語(yǔ)也特別容易使人產(chǎn)生誤解。一般來(lái)說(shuō)商務(wù)英語(yǔ)函電傾向于使用簡(jiǎn)單易懂的英語(yǔ)詞匯。

2) 英語(yǔ)代詞的指代作用

寫(xiě)作過(guò)程中運(yùn)用英語(yǔ)代詞時(shí)，要明確代詞的具體指代對(duì)象和邏輯關(guān)系。 通常來(lái)說(shuō)，代詞指代其距離最近的詞匯，并且要遵循語(yǔ)法規(guī)則，與所指代的詞匯在人稱和數(shù)量上保持一致。代詞使用不當(dāng)往往會(huì)造成誤會(huì)和糾紛。 比如They informed Lucy, Tom and Chris that they would receive an answer in a few days.這句話中包含了兩個(gè)they, 那么這兩個(gè)they 分別指誰(shuí)呢？ 是informed 前面的they 還是 “Lucy,Tom and Chris”呢？ 這里就表達(dá)的模糊了，分不清誰(shuí)是誰(shuí)了，因而造成了麻煩。 那么怎么樣才能避免歧義，使對(duì)方真正明確自己的意思呢？ 那么原句可以改成這樣“They informed Lucy,Tom and Chris that the latter would receive an answer in a few days.”在這個(gè)句子中 “the latter”指代“Lucy, Tom and Chris”, 這樣意思就清楚明確了。

3)英語(yǔ)修飾詞的具體位置

英語(yǔ)的表達(dá)中修飾詞在句子中的位置直接影響了其句子意思的表達(dá)，比如以下兩個(gè)句子①We can supply only 100 tons of the item. ②We can supply100 tons of the item only. 在第一個(gè)句話中, “only”放在“100 tons”前面起修飾作用, 表達(dá)的含義是僅僅提供100 噸,不能再多提供了。然而第二句話, “only”修飾的是“the item”, 其要表達(dá)的意思是僅僅提供這種項(xiàng)目, 不會(huì)再提供其他的了。 由此看出修飾詞的位置對(duì)句子的含義的表達(dá)起到了很大的影響作用, 其修飾的詞不同, 所要表達(dá)的意思也就不同。

修飾詞的位置不能亂放，要緊緊跟在所修飾的詞語(yǔ)。 比如以下兩個(gè)句子： ①They bought a bicycle in a small shop in Shanghai which costs $ 65.00. ②They bought a bicycle for $65.00 in a small shop in Shanghai. “$65.00”是指“bicycle”的價(jià)格,那么它就應(yīng)該靠近它所修飾的詞語(yǔ) “bicycle”。 在第一句話中 “which costs $ 25.00” 應(yīng)該挪到“bicycle”后面。 第二個(gè)句話沒(méi)有必要使用復(fù)雜句, 直接用“for”來(lái)替換即可, 修飾詞位置使用準(zhǔn)確了能夠確保整句話表達(dá)的意思清晰明了。

2.2 句子的邏輯結(jié)構(gòu)

首先，句子要符合邏輯，這樣才容易將意思表達(dá)清楚。比如下面這個(gè) 句 子 “Being an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”這句話的主語(yǔ)顯然是“I”, 然而分詞的邏輯主語(yǔ)卻是“you”。 這樣就造成了邏輯上的混亂，產(chǎn)生了理解上的分歧，若上面的句子改成“Being an expert in international trade,you certainly have experience of solving this kind of problem.” 或 者“As you are an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”這樣就能夠確保分詞與主語(yǔ)的主語(yǔ)保持一致了，而且也遵循了句子的邏輯性。

其次, 關(guān)注句子的意思表達(dá)的連貫性。 比如下面的句子： They wrote a letter. It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.這三個(gè)句子雖然都堆砌在一起，但是三個(gè)句子的意思缺乏連貫性，沒(méi)有必要的聯(lián)系，只是表達(dá)了獨(dú)立的意思，無(wú)法使人快速理解要表達(dá)的信息。 但是如果將上面的句子改為： “They wrote a letter to Mr. Woods,the sales manager.” 修改后的句子要表達(dá)的意思就非常明確了， 是指“他們給銷售部經(jīng)理Woods 先生寫(xiě)了一封信。 ”

3 結(jié)束語(yǔ)

本文針對(duì)商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作進(jìn)行了深入的剖析，首先明確了商務(wù)英語(yǔ)函電寫(xiě)作的基本特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)之上，結(jié)合實(shí)際的案例，以具體的英語(yǔ)詞語(yǔ)和句子為例，論述了商務(wù)英語(yǔ)函電寫(xiě)作的技巧，并得出了以下的結(jié)論，首先商務(wù)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作盡可能的使用簡(jiǎn)單易懂的英語(yǔ)詞匯，并著重關(guān)注代詞的具體指代作用。其次，句子的表達(dá)一定要突出重點(diǎn)，并保持一定的連貫性。

［1］胡鑒明.商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作[M].廣州： 華南理工大學(xué)出版社,2001：4.

［2］Sue Kay.實(shí)用商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作[M].北京：北京理工大學(xué)出版社,2003： 63.