鄒晏秋 李育紅

（吉林化工學院，吉林 吉林132022）

0 引言

檔案是高校整個發(fā)展歷程中真實的記錄， 是不可再生的珍貴財產(chǎn)，在高校的事業(yè)發(fā)展中占有重要位置。 隨著現(xiàn)代科學技術和網(wǎng)絡技術的高速發(fā)達， 高等學校檔案的建設要充分認識檔案管理的特點，加快信息化建設的步伐，更好的為高等學校的生存與發(fā)展服務。

1 高等學校檔案管理工作的特點

高等學校檔案管理工作的歷史性。高等學校檔案記錄著學校的發(fā)展歷史，真實的反映了學校各個發(fā)展時期的精神面貌，是高等學校管理的重要組成部分。 學校為了生存和發(fā)展做出大決策時和在管理、教學、科研等日常工作時需要參考和研究檔案材料，借鑒歷史，展望未來，體現(xiàn)了高等學校檔案的歷史價值。

高等學校檔案管理工作的基礎性。 完整系統(tǒng)的檔案材料、準確規(guī)范的檔案檢索，是學校的教學安排、教學秩序、教學質量、科學研究和開展各方面管理工作的基礎和依據(jù)，通過高等學校檔案管理工作可以衡量學校管理水平的高低，影響著學校的整體發(fā)展。

高等學校檔案管理工作的多樣性。高等學校的管理部門和教學部門比較復雜，形成的檔案材料也就多種多樣，如傳統(tǒng)的紙質檔案、聲像檔案、實物檔案，新時期形成的電子檔案等。 在傳統(tǒng)管理的基礎上，運用計算機軟件進行現(xiàn)代化管理， 即使用現(xiàn)代化工具對文件收集整理、復制傳真、查詢借閱等進行便捷管理。

高等學校檔案管理工作的廣泛性。 高等學校從社會招入學生，培養(yǎng)成高級專門人才又輸送回社會， 高等學校的科研成果也服務于社會，所以決定了高等學校與社會的緊密聯(lián)系。從學校建校起，積累了培養(yǎng)人才產(chǎn)生的招生、學業(yè)、畢業(yè)、學歷等全部的檔案材料。 高等學校的科研立項和技術開發(fā)過程中也會產(chǎn)生科研立項協(xié)議、技術專利、成果鑒定書等有價值的檔案材料，因此高等學校檔案為社會服務和被社會所利用是檔案管理的一個發(fā)展方向。

2 轉變觀念，強化服務意識

“以人為本，服務至上”是高等學校檔案管理工作的服務理念。 為適應高校教育事業(yè)發(fā)展的需要，檔案管理者必須明確工作職責，不斷強化服務意識，變被動服務為主動服務，主動與各部門溝通，了解學校發(fā)展的需求，隨時改進服務方式和方法。改變“重藏輕用”的現(xiàn)狀，尋求檔案管理工作的新途徑，針對服務對象和范圍，采取必要的措施，提高檔案的利用率。

2.1 為教育教學服務， 高等學校的教育教學工作面臨著深化改革和長遠發(fā)展，從課程設置至教學計劃安排，從高等學校重組到專業(yè)調整，無論改革之路走到哪一步，都會產(chǎn)生檔案材料，并在這一過程中利用檔案信息，積累總結經(jīng)驗，做好決策工作，避免走彎路，高等學校檔案管理工作要為教育教學工作服好務，鋪平改革道路。

2.2 為科學研究服務，高等學校是進行科學研究、培養(yǎng)高級人才的搖籃。 科技檔案的價值體現(xiàn)在科學研究的整個過程之中，科技檔案材料中存儲的先進科技成果記錄， 為開展科學研究工作提供了重要依據(jù)，為科學研究的突破提供了重要保障，為取得科學研究成果打下了良好的基礎。

2.3 為教學評估服務， 高等學校的教學評估是衡量一所高校教學重量質量高低的重要標志。 大量的檔案材料是進行教學評估的基礎，為教學評估工作提供精準的檔案數(shù)據(jù)和真實的檔案材料，具有一定的參考價值。 對高校取得公平、公正的評估結果，做出了貢獻。

3 加快信息化建設

檔案信息化建設是社會發(fā)展的需要。所謂檔案信息化建設就是應用現(xiàn)代化科學技術手段和管理軟件對檔案信息資源進行整理、 保存，并提供現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化服務的一種檔案管理模式[1]。

3.1 實現(xiàn)網(wǎng)絡管理

現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的普及，加快了高等學校檔案管理信息化建設的進程。 通過檔案管理軟件可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上管理，將各個部門需要歸檔的材料上傳到檔案管理網(wǎng)絡上，檔案管理者按檔案管理的要求進行整理和驗收，對大量的文字、報表、聲像等信息進行數(shù)字轉換、歸檔入庫、分類檢索等綜合處理，從文件的產(chǎn)生、歸檔、檢索、利用形成系統(tǒng)化管理，為實現(xiàn)高等學校檔案信息化建設打下了良好的基礎。

3.2 推行文檔一體化管理

所謂文檔一體化管理，就是將目前工作現(xiàn)實中各部門相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，取消案卷概念，按照文件材料的自然形成規(guī)律隨時組卷，實行一文一檔的管理模式，依據(jù)文件在不同階段所具有的不同性質而采取相應的手段統(tǒng)一籌劃管理[2]。 利用計算機設備把文件管理和檔案管理納入辦公自動化管理系統(tǒng)，從收文、發(fā)文、擬辦、簽發(fā)、傳閱等文書處理的過程，到接收、分類、檢索等檔案管理過程，做好銜接工作，進行一體化綜合管理，強化文件管理工作的規(guī)范化和標準化， 承接檔案管理工作的優(yōu)良發(fā)展，完成了文檔一體化管理，有助于提高檔案管理的水平，推動了高等學校檔案管理信息化的建設。

3.3 做好設施管理

檔案信息化建設的相關軟、硬件和數(shù)據(jù)庫建設，是實現(xiàn)高等學校檔案信息化建設的前提條件。 高等學校擁有先進的科學技術資源，檔案管理工作要借助這一優(yōu)勢，進行檔案管理應用軟件的開發(fā)和先進設備的配置。如配備相應數(shù)量的計算機設備和檔案管理軟件、復印機、掃描儀、打印機等，不僅要熟練操作這些先進設備，還要做好日常的維護和保養(yǎng)工作，使其發(fā)揮高數(shù)量、高效率的作用。

3.4 注重安全管理

高等學校檔案管理信息化建設過程中也會發(fā)生一些安全性的問題，應利用先進的科學技術手段來采取有效的安全措施。 制定嚴格的檔案信息化安全制度，責任落實到人；對檔案施行安全控制技術，訪問者需要身份驗證，拒絕非法訪問；引入科學有效的網(wǎng)絡安全策略，結合多種多樣的安全防范手段，及時對計算機病毒和黑客入侵等不安全隱患進行排查和清除。檔案的存儲安全和利用安全是信息化建設的重要保障。

［1］徐凱歌.高校檔案信息化建設與管理探索[J].中國教育信息化，2010（19）：23-24.

［2］趙靜.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設[J].東省青年管理干部學院學報，2009（05）：150-151.