尹愛(ài)華

北林區(qū)第三醫(yī)院，黑龍江綏化 152000

近年來(lái)，信息化建設(shè)迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于生活、工作和學(xué)習(xí)的各個(gè)方面，產(chǎn)生的電子文件越來(lái)越多。由于電子檔案具有操作方便、能資源共享、節(jié)約時(shí)間空間等優(yōu)點(diǎn)，已逐漸成為現(xiàn)行文件的主導(dǎo)形式。因此，對(duì)電子檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理保證其真實(shí)性安全性也是至關(guān)重要。

1 電子檔案管理存在的問(wèn)題

電子檔案的方便快捷性受到廣泛喜愛(ài)，但這也導(dǎo)致一些問(wèn)題的產(chǎn)生。首先，電子檔案由于其信息與載體的可分離性，很容易被修改且不留痕跡，且形成的文件材料上無(wú)法進(jìn)行實(shí)際的簽字確認(rèn)，若有人將其中的內(nèi)容進(jìn)行了改動(dòng)或刪除或偽造虛假的資料，也較難被確認(rèn)，很難找到責(zé)任人；其次，電子檔案可進(jìn)行遠(yuǎn)程快捷傳輸，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，但這也對(duì)其安全性保密性帶來(lái)了極大的威脅，當(dāng)這些信息資料在網(wǎng)上進(jìn)行傳遞時(shí)，可能受到中途的干擾和阻攔，特別是對(duì)于需要保密和特別重要的資料來(lái)說(shuō)，容易被他人所利用或損壞。再次，電子檔案的管理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了快捷方便的歸檔整理和查找，但如果計(jì)算機(jī)遇到病毒問(wèn)題或出現(xiàn)硬件軟件方面的故障，那電子檔案也將遭到損壞甚至徹底消失。而且現(xiàn)如今的軟件開(kāi)發(fā)較為落后，還無(wú)法滿(mǎn)足電子檔案存儲(chǔ)和管理的需求，也沒(méi)有形成一個(gè)統(tǒng)一的管理軟件，這也影響到資源的共享和電子檔案的長(zhǎng)期有效性。

目前針對(duì)以上問(wèn)題，對(duì)電子檔案的管理已較為重視，但相對(duì)國(guó)際上的電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)，仍存在許多不足與缺陷。一方面是電子檔案的管理方法還沒(méi)有完全確定，沒(méi)有完善的規(guī)章制度，造成工作人員無(wú)章可循，且缺少責(zé)任制度，使得工作較為散亂。另一方面是現(xiàn)有的工作人員的知識(shí)和技術(shù)還不夠，原來(lái)的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式較簡(jiǎn)單，而電子檔案的管理要求工作人員有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件應(yīng)用能力。此外，一些單位的設(shè)備不配套不齊全，也造成不成電子檔案管理方面的問(wèn)題。

2 電子檔案管理的原則

為保證電子檔案的真實(shí)性和安全性，電子檔案的管理工作需遵循一定的原則。首先是可靠性原則和規(guī)范性原則，可靠性原則是確保電子檔案可用性的前提，在電子檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，從收集、歸檔到使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要確保其真實(shí)性；規(guī)范性原則要求電子檔案的管理工作應(yīng)按規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在電子檔案進(jìn)行傳遞共享時(shí)，采取統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范，減少資源浪費(fèi)，提高工作效率，這是確保電子檔案可用性的基本條件。其次是保密性原則和長(zhǎng)久性原則，保密性原則是電子檔案的基本要求，對(duì)一些需保密的信息、涉及隱私的內(nèi)容或限制使用的資料，都應(yīng)防止其被盜取和泄密，確保其安全性；長(zhǎng)久性原則是保證電子檔案能長(zhǎng)期使用的前提，在管理過(guò)程中，應(yīng)注重載體的保管更新，軟件的改進(jìn)提高，確保在科技迅速發(fā)展的背景下電子檔案的有效利用。

3 電子檔案管理的發(fā)展前景

3.1 健全法規(guī)，完善制度

目前我國(guó)的電子檔案管理規(guī)范大都沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理的模式，還沒(méi)有完善的電子文檔案管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，因此，首先要制定完善的制度。一方面，建立健全相關(guān)的法律法規(guī)，確保檔案管理有法可依，工作起來(lái)更加規(guī)范有序，同時(shí)通過(guò)立法保證電子檔案的法律作用，更好的維護(hù)電子檔案的原始性和真實(shí)性。另一方面，對(duì)于電子檔案的日常管理，也需要建立一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范，從電子文件的形成、檢查、整理、歸檔到查找、保存，一系列的環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，如安全保密規(guī)范、雙套異地保存等，使管理工作能有條不紊，順利進(jìn)行。而從電子檔案的形成到保管都應(yīng)有相關(guān)的負(fù)責(zé)人，進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，建立責(zé)任制分配工作，在工作過(guò)程中進(jìn)行登記記錄，更好的保證電子檔案的安全性以及工作的有效進(jìn)行。

3.2 培養(yǎng)人才，適應(yīng)需求

由于電子檔案相對(duì)傳統(tǒng)檔案的信息化和技術(shù)化，電子檔案的管理對(duì)工作人員的知識(shí)水平和技術(shù)技能都提出了更高的要求。隨著辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，檔案人員除了基本的檔案學(xué)方面的知識(shí)外，必須具備電子文件管理的技術(shù)，并轉(zhuǎn)變長(zhǎng)期以來(lái)的傳統(tǒng)思維模式，建立現(xiàn)代化管理意識(shí)。檔案部門(mén)應(yīng)制定完整的培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)不同工作崗位的能力要求和個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，多開(kāi)展交流活動(dòng)，使他們不僅熟悉檔案業(yè)務(wù)也精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，了解計(jì)算機(jī)信息管理和開(kāi)發(fā)利用，熟練使用計(jì)算機(jī)軟件，不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和文化素質(zhì)，適應(yīng)電子檔案管理工作的需要。同時(shí)引進(jìn)選拔專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和管理人員，建立一支結(jié)構(gòu)合理的檔案工作人員隊(duì)伍。

3.3 提高技術(shù)，雙套歸檔

目前電子檔案的安全性還不能得到完全的保障，電子檔案本身的缺點(diǎn)、工作人員的失誤、硬件軟件的故障都有可能造成電子檔案的損壞和丟失。因此，對(duì)電子檔案的安全性管理至關(guān)重要。一方面是技術(shù)方面的維護(hù)和提高，利用先進(jìn)技術(shù)研發(fā)優(yōu)化電子檔案的管理軟件，在較大范圍內(nèi)統(tǒng)一格式統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案系統(tǒng)達(dá)到現(xiàn)代化管理水平，盡量避免由于文件載體或應(yīng)用軟件導(dǎo)致的問(wèn)題，提高電子檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴Ｔ谄綍r(shí)也應(yīng)重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件的維護(hù)，妥善保管好磁盤(pán)光盤(pán)等載體，減少不必要的損失。另一方面是實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件雙套歸檔，電子檔案雖比傳統(tǒng)檔案方便快捷，但仍存在各方面的問(wèn)題，如電子檔案的易修改且不留痕跡的特點(diǎn)使得其原始性不如傳統(tǒng)檔案，因此仍不能完全取代紙質(zhì)檔案。雙套歸檔是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一個(gè)過(guò)程，將兩者結(jié)合，在電子檔案和傳統(tǒng)檔案間建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，保持兩者的一致性，提高檔案的真實(shí)性和安全性。

4 結(jié)論

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件在現(xiàn)代化社會(huì)得到廣泛應(yīng)用，無(wú)紙化辦公已成為一種趨勢(shì)。但目前的電子檔案管理仍存在一些問(wèn)題，還沒(méi)有明確的法律規(guī)章制度來(lái)規(guī)范電子檔案的管理工作，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也不足以滿(mǎn)足現(xiàn)代化科學(xué)管理的要求，使電子檔案的真實(shí)性、保密性、安全性和長(zhǎng)久性都受到威脅。因此，檔案部門(mén)應(yīng)建立健全相應(yīng)的法律法規(guī)，制定合理科學(xué)的規(guī)范制度，使電子檔案管理工作有法可依、有章可循，注重培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)高素質(zhì)的檔案管理人才，使他們的檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)都得到進(jìn)一步的提高，并利用科學(xué)技術(shù)研發(fā)優(yōu)化管理軟件，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件雙套歸檔，提高電子檔案的安全性。

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