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        淺析信息化技術對科技檔案的影響及對策

        2013-08-15 00:46:01
        黑龍江史志 2013年5期
        關鍵詞:檔案管理科技信息化

        張 晶

        (哈爾濱晶體管廠 黑龍江 哈爾濱 150000)

        檔案是信息社會經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴信息資源,檔案資源信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,是國民經(jīng)濟和社會信息化的一個重要組成部分,是將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化,通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸,實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享,企業(yè)科技檔案是具有保存價值的科技文件,是企業(yè)檔案的重要內(nèi)容,也是企業(yè)重要的知識資源。隨著現(xiàn)代信息化技術的發(fā)展,企業(yè)科技檔案工作遇到了新挑戰(zhàn)。如何面對信息時代對科技檔案的影響,采取應對措施,以適應新的要求,是企業(yè)科技檔案工作的當務之急。

        一、信息化技術對企業(yè)科技檔案工作的影響

        21世紀,以計算機和計算機網(wǎng)絡為核心的現(xiàn)代信息化處理技術,正在深入到社會的各個方面,同樣對企業(yè)科技檔案管理也帶來了巨大的沖擊,它不僅動搖了企業(yè)科技檔案工作的傳統(tǒng)觀念,同時也對檔案部門的管理模式、組織結(jié)構、檔案人員的知識結(jié)構等產(chǎn)生了深遠的影響。隨著信息化進程的加快,信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的重要戰(zhàn)略資源,信息技術的推廣應用給傳統(tǒng)的檔案管理帶來全新的挑戰(zhàn),它的影響主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

        (一)檔案管理觀念要求現(xiàn)代化

        美國著名學者尼葛洛龐帝在《數(shù)字化生存》一書中,向人們闡述了數(shù)字技術將改變我們的學習方式、生活方式、工作方式,人類文明已經(jīng)真實地邁進了新的世紀,在人類社會已由文明工業(yè)時代向信息時代轉(zhuǎn)折的時候,也必將要改變我們企業(yè)檔案工作的傳統(tǒng)思想觀念和管理觀念。

        (二)檔案實體要求數(shù)字化

        檔案是檔案館的物質(zhì)基礎,將現(xiàn)有紙質(zhì)等為載體的檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案是實現(xiàn)數(shù)字化的核心內(nèi)容,計算機、網(wǎng)絡技術的廣泛應用,要求將館藏紙質(zhì)等檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式,即電子檔案,這樣才能使檔案資源進入信息網(wǎng)絡并實現(xiàn)資源共享。對紙張和照片檔案,可以采取掃描設備,如掃描儀,掃描后存儲到計算機中;對于錄音和錄像檔案,則可以采用轉(zhuǎn)錄卡等設備,轉(zhuǎn)錄成文件后存儲到計算機中。

        (三)檔案信息傳輸要求網(wǎng)絡化

        計算機網(wǎng)絡技術作為信息時代的主要特征,它的廣泛應用,產(chǎn)生了大量的電子文件,人類記錄信息、傳達信息和存貯信息的方式也隨著發(fā)生根本的變化。在互聯(lián)網(wǎng)絡條件下,人們可以隨時隨地進行溝通,而不受時空的限制,網(wǎng)絡技術具有開放、高速、快捷的特點,它在辦公自動化中的應用,極大提高了工作效率。檔案信息的交換必然通過網(wǎng)絡進行,而且隨著企業(yè)電子政務的推廣和電子文件的普及,電子檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等一系列工作也同時在網(wǎng)絡上進行。

        (四)檔案資源利用要求社會化

        檔案信息化的根本目的在于更好地為社會提供利用,實現(xiàn)檔案信息資源共享。企業(yè)通過建立自己檔案網(wǎng)絡,利用自身的科研資源優(yōu)勢和技術人才優(yōu)勢,開發(fā)出可以公開的檔案資源,使得利用者不僅可以網(wǎng)上查詢檔案目錄,而且可以查閱具體的檔案內(nèi)容,獲取更大的社會效益和經(jīng)濟效益;同時,也可通過網(wǎng)絡宣傳我們企業(yè)的檔案工作,主動開展信息服務。

        (五)檔案人員知識結(jié)構要求多元化

        檔案管理現(xiàn)代化,離不開電子計算機和通信技術為主的現(xiàn)代科學技術,如自動標引、光盤存儲、多媒體技術、人工智能、網(wǎng)絡管理、信息安全管理等高新技術在檔案管理中將得到普遍應用。企業(yè)科學檔案工作的發(fā)展必須依靠一批既懂檔案專業(yè)知識又懂信息化建設的復合型人才。

        通過檔案資源信息化,可以建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源,運用現(xiàn)有集中統(tǒng)一管理的檔案工作原則與管理體制,實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡管理和合理配置,實現(xiàn)檔案即時信息和歷史信息的鏈接作用,實現(xiàn)檔案室基礎與檔案館主體管理的一體化,從而使檔案信息資源成為國家的寶貴信息戰(zhàn)略資源,成為社會化的信息主體,這是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要內(nèi)容。檔案是不可再生的資源,是孤本性的歷史記錄,但經(jīng)過信息化的檔案是可重復、多平臺作用,以創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。

        二、做好企業(yè)科技檔案工作的措施

        (一)建立適應企業(yè)信息化要求的科技檔案管理新系統(tǒng)

        目前普遍存在檔案信息化建設落后于企業(yè)信息化建設的狀況,嚴重影響了企業(yè)科技工作效率的提高。要改變這一現(xiàn)狀,就需要大力推廣應用數(shù)據(jù)倉庫、知識地圖、超文本技術、元數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的信息技術,開發(fā)出具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng),為使用者提供便利快捷的網(wǎng)上服務。當然,企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應與企業(yè)現(xiàn)代管理系統(tǒng)相銜接,確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)設計應遵循模塊設計、分層實現(xiàn)和循序漸進的原則。企業(yè)開發(fā)或購買的檔案信息管理系統(tǒng)應具備適應多種文件存儲格式,支持實時瀏覽,及具有網(wǎng)絡檢索功率,能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入輸出及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理,滿足企業(yè)文檔一體化管理、流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

        (二)做好適應信息化要求的企業(yè)科技檔案保密工作

        科技檔案保密工作主要包括科技檔案保密等級劃分、保密制度確定和保密委員會的定期檢查。在科技檔案中,商業(yè)秘密根據(jù)它的重要程序劃分為絕密、機密和秘密級。根據(jù)保密檔案的存放時間長短,密級可以變更或解密。與此同時,要制定嚴格的保密管理制度,強化科技檔案中商業(yè)秘密的管理。

        (三)理順與信息及技術部門的分工協(xié)作關系

        信息部門、技術部門和科技檔案部門都是知識管理的主要部門。搞好知識管理必須明確信息、技術及檔案部門的工作職責,形成緊密協(xié)作的工作關系。信息部門負責維護企業(yè)信息技術平臺、提供信息技術支持和各種信息資源搜集開發(fā)等;技術部門負責科技信息與知識的搜集、利用、開發(fā)和創(chuàng)新;科技檔案部門負責科技成果與文件等科技資料的歸檔及管理。對科技檔案管理業(yè)務的流程再造,必須與企業(yè)整體流程結(jié)合起來,打破傳統(tǒng)文件工作與檔案工作的界限,實現(xiàn)企業(yè)科技文件檔案一體化。在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計,將檔案管理的要求嵌入到文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)歸檔、永久保存或銷毀的全過程。將科技檔案管理的要求,嵌入科技文件檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)文檔一體化管理的重要措施,它體現(xiàn)了前端控制和全程管理的現(xiàn)代化文件和檔案管理理念,可有效地提高科技檔案管理的質(zhì)量和效率。

        (四)加強對電子歸檔及網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的安全管理

        應與信息部門合作,對各類現(xiàn)代信息系統(tǒng)所形成的文件如何歸檔做出規(guī)定,并從信息技術及管理兩方面著手,確保檔案實體及電子檔案的安全,確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

        (五)科技檔案歸檔范圍應隨企業(yè)發(fā)展變化及時調(diào)整

        隨著企業(yè)的發(fā)展,經(jīng)營范圍和技術創(chuàng)新手段及形式也在不斷變化,促使企業(yè)檔案管理范圍也在不斷變化。因而科技檔案管理者必須要有敏感的工作觸覺,將相關的科技文件及時歸檔,防止因科技文件泄密給企業(yè)帶來損失。

        (六)繼續(xù)學習,掌握現(xiàn)代信息技術及相關知識

        科技檔案管理是一門綜合性的管理科學。要做好企業(yè)科技檔案工作,就必須繼續(xù)學習,抓緊調(diào)整自己的知識結(jié)構,以適應現(xiàn)代信息技術日新月異地發(fā)展變化??萍紮n案管理,不僅需要掌握知識資源管理知識和相關技術,而且還要掌握有關科學技術項目申報、成果鑒定知識,做好相關文件的查閱、存檔工作。隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展和應用,信息在檢索手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發(fā)生了根本的變化,它突破了時空的限制,實現(xiàn)了服務角色的轉(zhuǎn)換,同時克服了信息間的脫節(jié)問題,使實現(xiàn)最大化的檔案信息資源共享成為可能,可以說,信息技術網(wǎng)絡化為檔案信息的社會化服務提供了最佳的技術手段和實現(xiàn)途徑。

        特別需要提出的是,企業(yè)是國家科技創(chuàng)新的主體,企業(yè)科技工作是國家科技工作的重要組成部分。因此,作為一個科技檔案管理工作者,還要及時地掌握與本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關的國家科技政策、法規(guī)、以便更好地為企業(yè)領導決策科技咨詢和建議。

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