王躍婷

（黑龍江生物科技職業(yè)學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

辦公自動化簡稱為OA，是20世紀70年代興起并迅速發(fā)展起來的一項科學校術(shù)。辦公自動化綜合利用信息科學、有關(guān)社會科學的先進技術(shù)，使人們所進行的傳統(tǒng)辦公業(yè)務能夠借助于各種自動化設備來完成，以達到提高辦公效率的目的，是對傳統(tǒng)辦公方式的一次革命。目前，網(wǎng)絡的迅速發(fā)展使得辦公自動化的空間環(huán)境擴大了，更廣義地說，“辦公”已走出了辦公室，因此，辦公自動化也已走出了辦公室。辦公自動化的表現(xiàn)形式有很多，我們今天倡導的電子政府、電子商務、遠程教育、遠程醫(yī)療和電子娛樂等，是整個社會全面邁入一個大辦公自動化時代的真正開始。

文書檔案自動化管理系統(tǒng)是辦公自動化的一個事務性的管理子系統(tǒng)，它的建立過程是一個以軟件研制為中心的系統(tǒng)開發(fā)過程。軟件開發(fā)過程一般可分為四個階段，每個階段都可以認為是文書檔案自動化管理系統(tǒng)建立的一個主要過程，每個階段結(jié)束的時候都應產(chǎn)生完整的技術(shù)文件和管理文件。下面分述各個階段運行的情況。

一、系統(tǒng)的建立

（一）系統(tǒng)分析階段

此階段主要解決系統(tǒng)應該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設計人員合作，確定該系統(tǒng)的總目標，給出系統(tǒng)的功能、要求和條件，經(jīng)過認真地分析研究，提出解決問題的方案，并且對可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進度做出估計，進行費用、效果分析，然后選定最優(yōu)方案，并寫出實施計劃交上級管理部門進行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標志是可行性研究報告和開發(fā)計劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個系統(tǒng)中關(guān)鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計算機系統(tǒng)中最重要的工作人員，一般來說，他們應精通電子計算機技術(shù)，而且還要精通文書檔案管理工作，但由于這樣的人才較少，所以，系統(tǒng)分析階段工作應由計算機專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加，以取長補短，共同規(guī)劃出一個系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個部分組成。

（二）系統(tǒng)設計階段

此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應用軟件設計，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準備、代碼設計、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的自動選擇、操作費用計算等。擔任系統(tǒng)設計的人員稱作系統(tǒng)設計員，主要由經(jīng)驗豐富的軟件人員來擔任。

（三）系統(tǒng)實現(xiàn)階段

又稱系統(tǒng)實施階段。最終實現(xiàn)文書檔案自動化管理系統(tǒng)的主要工作有：硬件購置、人員準備、軟件編制及測試、數(shù)據(jù)準備。

（四）系統(tǒng)維護、運行和評價階段

指軟件開發(fā)完成后，從投入使用到報廢為止的軟件完善的階段，其主要工作內(nèi)容有：完善性維護、改正性維護、適應性維護。系統(tǒng)的評價一般應考慮系統(tǒng)的費用、性能、可靠性、靈活性和生產(chǎn)周期5個方面的內(nèi)容。

二、數(shù)字化檔案內(nèi)容的獲取過程

按照室藏內(nèi)容及實體排架規(guī)律，全部檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容放在文書檔案數(shù)據(jù)庫、部(局)發(fā)文數(shù)據(jù)庫、新華廣播稿數(shù)據(jù)庫、中央及國務院文件目錄數(shù)據(jù)庫、室藏資料目錄數(shù)據(jù)庫、會計檔案目錄庫、審計檔案目錄庫、宣傳檔案目錄庫、音像檔案目錄庫、援外工程檔案目錄庫、中央領(lǐng)導人題詞目錄庫等12個數(shù)據(jù)庫中。在提供利用時既可以在相應庫中進行檢索，也可以在同一計算機界面上，像操作一個數(shù)據(jù)庫一樣檢索。

（一）依據(jù)需求目標，確定檔案著錄項目及目錄格式

檔案數(shù)字化過程中，首先就是目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。但用計算機進行檔案的檢索和調(diào)閱不同于人工檢索，因為計算機只能根據(jù)檢索條件進行代碼的查比。而且現(xiàn)在檔案的歸檔方式已由原來的以案卷為歸檔單位，改為以件為單位歸檔，如果只是簡單地照搬原有的著錄項目，不能滿足計算機檢索的需要，但如果完全拋開原來的手工模式，按照計算機檢索需求重新確定著錄項目，就會產(chǎn)生兩套檔案目錄，給日后的工作會造成不必要的麻煩。根據(jù)計算機信息管理一次輸入，多次輸出的特點，在目錄數(shù)據(jù)庫信息項目的設定上盡量齊全，最后確定的原則是：

1.不打破原有紙質(zhì)檔案室藏規(guī)律和原有案卷目錄規(guī)律；2.采用案卷級目錄和文件級目錄同時著錄方式；3.對案卷級目錄，著錄項目仍保持原有紙質(zhì)檔案案卷目錄原貌；對2001年以后按件歸檔的檔案，其案卷目錄項也進行著錄，其中題名項著錄為與實體相對應的盒號，其他著錄項不變；4.對文件級目錄，在原有著錄項目基礎(chǔ)上，按照計算機檢索調(diào)閱要求和所確立的需求目標增加新的著錄項目(如保管期限項)。

（二）對數(shù)字化檔案的前期整理、鑒定工作

對館(室)藏檔案進行數(shù)字化掃描，實現(xiàn)計算機化管理，要對檔案進行更新著錄。如果前期的管理、鑒定等基礎(chǔ)工作沒有做好，或歸檔檔案不完整，整理得不科學，編號混亂，就會給以后的工作帶來麻煩，所以對已確定要進行數(shù)字化的檔案，首先要依據(jù)檔案整理規(guī)則和重新確定的著錄項目進行整理和鑒定，如對一份文件涉及多個問題的需補充題名項內(nèi)容；對責任項、保管期限的審核補充；對題名過于簡單或無題名文件的重新擬寫。另外，對于責任者項，應該在著錄開始前，對每份文件的責任者(主要是各部門單位名稱部分)定好規(guī)范的稱謂，再進行著錄，這是由于檔案數(shù)字化后最終要實現(xiàn)在網(wǎng)上的傳輸，而責任者項及密級項將會是對調(diào)閱者權(quán)限進行設定的關(guān)鍵字段。

（三）目錄數(shù)據(jù)的錄入及檔案原文圖像掃描

目錄數(shù)據(jù)錄入：在整理、鑒定的基礎(chǔ)上，根據(jù)所確定的規(guī)則在檔案目錄著錄工作站上完成錄入、校對、改正、刻制光盤等過程。對檔案原文的存儲模式，采用掃描錄入方式，將檔案原文掃描后存儲為圖像文件，每幅圖像文件按其存儲地址與其在目錄索引中的記錄相連接。檔案原文圖像掃描：

1.編頁碼；為保證所掃描檔案的完整性和便于咨詢，故首先對待掃文件逐頁編好；2.確定掃描模式：掃描模式一般分為3種，即彩色掃描模式、灰度掃描模式和黑白掃描模式，3種掃描模式各有特點，彩色掃描模式可以從掃描對象中捕獲最多達1670萬種色彩信息，但它形成的圖像也是3種掃描模式中占存儲空間最大的?；叶葤呙枘Ｊ娇梢蕴峁暮诘桨?56級的灰度變化，能夠顯示更多層次的明暗色調(diào)。黑白掃描模式只捕獲黑、白兩種色彩信息，可以高效地被壓縮，適宜網(wǎng)上瀏覽和傳輸，并便于打印輸出。根據(jù)最終的需求目標和3種掃描模式的不同特點以及室藏檔案原稿的情況，確定對絕大多數(shù)文書檔案采用黑白掃描模式；而對有些稿件，由于年代較為久遠，紙質(zhì)已發(fā)黃，量多為手稿、顏色深淺不一，故采用灰度模式進行掃描，以期完整地保留原件的灰度層次，使掃描出來的圖像有較高的清晰度，從而作為數(shù)字室藏長期保存。

（四）對完成的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行整合

即建立存儲、組織管理數(shù)字化檔案信息的應用系統(tǒng)。具體實現(xiàn)的功能為：1.調(diào)閱系統(tǒng)通過瀏覽方式進行查詢，客戶端不必安裝應用軟件；2.系統(tǒng)可根據(jù)實際需要，提供多條件查詢并支持模糊查詢，在利用時既可以在相應庫中進行檢索，也可以在同一計算機界面上，進行跨庫檢索；3.采用了權(quán)限設置和密碼驗證功能，系統(tǒng)具有較高的安全性；4.提供了豐富的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，可根據(jù)需要統(tǒng)計查詢總量來咨詢細節(jié)。

三、對局域網(wǎng)的安全維護措施

（一）為確保檔案數(shù)據(jù)的安全，將存有檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡服務器及備份光盤與檢索終端分開存放；定期檢查服務器的磁盤空間，以防在服務器空間不足時，發(fā)生磁盤損壞的情況。

（二）適度并正確地設定網(wǎng)絡資源的權(quán)限。

（三）系統(tǒng)管理員要保管好自己的名稱和密碼，以免被盜用導致服務器內(nèi)的數(shù)據(jù)被更改或刪除。

（四）對服務器的屏保程序設定密碼，以免非網(wǎng)絡管理人員操作網(wǎng)絡服務器。

（五）注意對網(wǎng)絡采取有效的防毒措施。

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