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        文書檔案自動化管理系統(tǒng)的建立

        2013-08-15 00:46:01王躍婷
        黑龍江史志 2013年5期
        關(guān)鍵詞:掃描模式辦公自動化著錄

        王躍婷

        (黑龍江生物科技職業(yè)學院 黑龍江 哈爾濱 150025)

        辦公自動化簡稱為OA,是20世紀70年代興起并迅速發(fā)展起來的一項科學校術(shù)。辦公自動化綜合利用信息科學、有關(guān)社會科學的先進技術(shù),使人們所進行的傳統(tǒng)辦公業(yè)務能夠借助于各種自動化設備來完成,以達到提高辦公效率的目的,是對傳統(tǒng)辦公方式的一次革命。目前,網(wǎng)絡的迅速發(fā)展使得辦公自動化的空間環(huán)境擴大了,更廣義地說,“辦公”已走出了辦公室,因此,辦公自動化也已走出了辦公室。辦公自動化的表現(xiàn)形式有很多,我們今天倡導的電子政府、電子商務、遠程教育、遠程醫(yī)療和電子娛樂等,是整個社會全面邁入一個大辦公自動化時代的真正開始。

        文書檔案自動化管理系統(tǒng)是辦公自動化的一個事務性的管理子系統(tǒng),它的建立過程是一個以軟件研制為中心的系統(tǒng)開發(fā)過程。軟件開發(fā)過程一般可分為四個階段,每個階段都可以認為是文書檔案自動化管理系統(tǒng)建立的一個主要過程,每個階段結(jié)束的時候都應產(chǎn)生完整的技術(shù)文件和管理文件。下面分述各個階段運行的情況。

        一、系統(tǒng)的建立

        (一)系統(tǒng)分析階段

        此階段主要解決系統(tǒng)應該“做什么”的問題。用戶與系統(tǒng)設計人員合作,確定該系統(tǒng)的總目標,給出系統(tǒng)的功能、要求和條件,經(jīng)過認真地分析研究,提出解決問題的方案,并且對可以利用的資源及成本、效益和開發(fā)進度做出估計,進行費用、效果分析,然后選定最優(yōu)方案,并寫出實施計劃交上級管理部門進行審查。系統(tǒng)分析階段完成的標志是可行性研究報告和開發(fā)計劃通過審批。系統(tǒng)分析階段是整個系統(tǒng)中關(guān)鍵的一環(huán)。系統(tǒng)分析階段的組織者即系統(tǒng)分析員是計算機系統(tǒng)中最重要的工作人員,一般來說,他們應精通電子計算機技術(shù),而且還要精通文書檔案管理工作,但由于這樣的人才較少,所以,系統(tǒng)分析階段工作應由計算機專業(yè)人員以及文書檔案管理人員共同參加,以取長補短,共同規(guī)劃出一個系統(tǒng)。系統(tǒng)分析工作由可行性研究和制定系統(tǒng)的總體規(guī)劃兩個部分組成。

        (二)系統(tǒng)設計階段

        此階段主要解決系統(tǒng)“如何做”的問題。它是系統(tǒng)的應用軟件設計,內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準備、代碼設計、程序語言的選擇、輸入輸出的形式和格式、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的自動選擇、操作費用計算等。擔任系統(tǒng)設計的人員稱作系統(tǒng)設計員,主要由經(jīng)驗豐富的軟件人員來擔任。

        (三)系統(tǒng)實現(xiàn)階段

        又稱系統(tǒng)實施階段。最終實現(xiàn)文書檔案自動化管理系統(tǒng)的主要工作有:硬件購置、人員準備、軟件編制及測試、數(shù)據(jù)準備。

        (四)系統(tǒng)維護、運行和評價階段

        指軟件開發(fā)完成后,從投入使用到報廢為止的軟件完善的階段,其主要工作內(nèi)容有:完善性維護、改正性維護、適應性維護。系統(tǒng)的評價一般應考慮系統(tǒng)的費用、性能、可靠性、靈活性和生產(chǎn)周期5個方面的內(nèi)容。

        二、數(shù)字化檔案內(nèi)容的獲取過程

        按照室藏內(nèi)容及實體排架規(guī)律,全部檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容放在文書檔案數(shù)據(jù)庫、部(局)發(fā)文數(shù)據(jù)庫、新華廣播稿數(shù)據(jù)庫、中央及國務院文件目錄數(shù)據(jù)庫、室藏資料目錄數(shù)據(jù)庫、會計檔案目錄庫、審計檔案目錄庫、宣傳檔案目錄庫、音像檔案目錄庫、援外工程檔案目錄庫、中央領(lǐng)導人題詞目錄庫等12個數(shù)據(jù)庫中。在提供利用時既可以在相應庫中進行檢索,也可以在同一計算機界面上,像操作一個數(shù)據(jù)庫一樣檢索。

        (一)依據(jù)需求目標,確定檔案著錄項目及目錄格式

        檔案數(shù)字化過程中,首先就是目錄信息的數(shù)字化,即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。但用計算機進行檔案的檢索和調(diào)閱不同于人工檢索,因為計算機只能根據(jù)檢索條件進行代碼的查比。而且現(xiàn)在檔案的歸檔方式已由原來的以案卷為歸檔單位,改為以件為單位歸檔,如果只是簡單地照搬原有的著錄項目,不能滿足計算機檢索的需要,但如果完全拋開原來的手工模式,按照計算機檢索需求重新確定著錄項目,就會產(chǎn)生兩套檔案目錄,給日后的工作會造成不必要的麻煩。根據(jù)計算機信息管理一次輸入,多次輸出的特點,在目錄數(shù)據(jù)庫信息項目的設定上盡量齊全,最后確定的原則是:

        1.不打破原有紙質(zhì)檔案室藏規(guī)律和原有案卷目錄規(guī)律;2.采用案卷級目錄和文件級目錄同時著錄方式;3.對案卷級目錄,著錄項目仍保持原有紙質(zhì)檔案案卷目錄原貌;對2001年以后按件歸檔的檔案,其案卷目錄項也進行著錄,其中題名項著錄為與實體相對應的盒號,其他著錄項不變;4.對文件級目錄,在原有著錄項目基礎(chǔ)上,按照計算機檢索調(diào)閱要求和所確立的需求目標增加新的著錄項目(如保管期限項)。

        (二)對數(shù)字化檔案的前期整理、鑒定工作

        對館(室)藏檔案進行數(shù)字化掃描,實現(xiàn)計算機化管理,要對檔案進行更新著錄。如果前期的管理、鑒定等基礎(chǔ)工作沒有做好,或歸檔檔案不完整,整理得不科學,編號混亂,就會給以后的工作帶來麻煩,所以對已確定要進行數(shù)字化的檔案,首先要依據(jù)檔案整理規(guī)則和重新確定的著錄項目進行整理和鑒定,如對一份文件涉及多個問題的需補充題名項內(nèi)容;對責任項、保管期限的審核補充;對題名過于簡單或無題名文件的重新擬寫。另外,對于責任者項,應該在著錄開始前,對每份文件的責任者(主要是各部門單位名稱部分)定好規(guī)范的稱謂,再進行著錄,這是由于檔案數(shù)字化后最終要實現(xiàn)在網(wǎng)上的傳輸,而責任者項及密級項將會是對調(diào)閱者權(quán)限進行設定的關(guān)鍵字段。

        (三)目錄數(shù)據(jù)的錄入及檔案原文圖像掃描

        目錄數(shù)據(jù)錄入:在整理、鑒定的基礎(chǔ)上,根據(jù)所確定的規(guī)則在檔案目錄著錄工作站上完成錄入、校對、改正、刻制光盤等過程。對檔案原文的存儲模式,采用掃描錄入方式,將檔案原文掃描后存儲為圖像文件,每幅圖像文件按其存儲地址與其在目錄索引中的記錄相連接。檔案原文圖像掃描:

        1.編頁碼;為保證所掃描檔案的完整性和便于咨詢,故首先對待掃文件逐頁編好;2.確定掃描模式:掃描模式一般分為3種,即彩色掃描模式、灰度掃描模式和黑白掃描模式,3種掃描模式各有特點,彩色掃描模式可以從掃描對象中捕獲最多達1670萬種色彩信息,但它形成的圖像也是3種掃描模式中占存儲空間最大的?;叶葤呙枘J娇梢蕴峁暮诘桨?56級的灰度變化,能夠顯示更多層次的明暗色調(diào)。黑白掃描模式只捕獲黑、白兩種色彩信息,可以高效地被壓縮,適宜網(wǎng)上瀏覽和傳輸,并便于打印輸出。根據(jù)最終的需求目標和3種掃描模式的不同特點以及室藏檔案原稿的情況,確定對絕大多數(shù)文書檔案采用黑白掃描模式;而對有些稿件,由于年代較為久遠,紙質(zhì)已發(fā)黃,量多為手稿、顏色深淺不一,故采用灰度模式進行掃描,以期完整地保留原件的灰度層次,使掃描出來的圖像有較高的清晰度,從而作為數(shù)字室藏長期保存。

        (四)對完成的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行整合

        即建立存儲、組織管理數(shù)字化檔案信息的應用系統(tǒng)。具體實現(xiàn)的功能為:1.調(diào)閱系統(tǒng)通過瀏覽方式進行查詢,客戶端不必安裝應用軟件;2.系統(tǒng)可根據(jù)實際需要,提供多條件查詢并支持模糊查詢,在利用時既可以在相應庫中進行檢索,也可以在同一計算機界面上,進行跨庫檢索;3.采用了權(quán)限設置和密碼驗證功能,系統(tǒng)具有較高的安全性;4.提供了豐富的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能,可根據(jù)需要統(tǒng)計查詢總量來咨詢細節(jié)。

        三、對局域網(wǎng)的安全維護措施

        (一)為確保檔案數(shù)據(jù)的安全,將存有檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡服務器及備份光盤與檢索終端分開存放;定期檢查服務器的磁盤空間,以防在服務器空間不足時,發(fā)生磁盤損壞的情況。

        (二)適度并正確地設定網(wǎng)絡資源的權(quán)限。

        (三)系統(tǒng)管理員要保管好自己的名稱和密碼,以免被盜用導致服務器內(nèi)的數(shù)據(jù)被更改或刪除。

        (四)對服務器的屏保程序設定密碼,以免非網(wǎng)絡管理人員操作網(wǎng)絡服務器。

        (五)注意對網(wǎng)絡采取有效的防毒措施。

        [1]魏海亮.基于W eb 的文書檔案信息管理系統(tǒng)的研究與設計[J].電腦知識與技術(shù),2012(31).

        [2]孫小璇.淺談網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)在文書和檔案工作中的應用[J].廣東檔案,2009(2).

        [3]張松,陳志剛.基于C/S 與B/S 混合架構(gòu)的開放機房管理系統(tǒng)設計及實現(xiàn)[J].實驗室研究與探索,2004(2).

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