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        淺談房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新路徑

        2013-08-15 00:46:01肖迎霞
        黑龍江史志 2013年5期
        關(guān)鍵詞:檢索部門(mén)檔案管理

        肖迎霞

        (富??h房產(chǎn)管理處 黑龍江 富裕 161200)

        一、房產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

        新時(shí)期下,房產(chǎn)檔案管理具備以下特點(diǎn):其一,法律性。房產(chǎn)檔案是除房產(chǎn)權(quán)屬證書(shū)外法律認(rèn)可的,是確認(rèn)房產(chǎn)權(quán)利歸屬方,鑒證房產(chǎn)處置的有效法律證明。在司法執(zhí)法的過(guò)程中,可將房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案作為執(zhí)法的重要依據(jù);其二,區(qū)域壟斷性。房產(chǎn)管理部門(mén)是本地區(qū)房產(chǎn)管理的唯一部門(mén),是政府的行政管理機(jī)構(gòu),對(duì)在本地區(qū)內(nèi)的所有房產(chǎn)檔案擁有管理權(quán)和獨(dú)占權(quán);其三,社會(huì)性。房產(chǎn)檔案管理工作必須真實(shí)記錄和客觀反映房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行過(guò)程,對(duì)房產(chǎn)地項(xiàng)目的建設(shè)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄,從而為城市建設(shè)和城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù),促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展;其四,動(dòng)態(tài)性。房產(chǎn)檔案一經(jīng)形成,并不是始終固定不變,而是隨著房屋損壞倒塌,城市建設(shè)和房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展,房屋買(mǎi)賣(mài)、繼承、交換、贈(zèng)與等權(quán)屬轉(zhuǎn)移的不斷發(fā)生而變動(dòng),這就要求房產(chǎn)檔案必須實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,對(duì)房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行及時(shí)更新;其五,服務(wù)多元化。房產(chǎn)檔案管理所提供的服務(wù)是針對(duì)所有信息的全部披露,是一種多元化、全方位的服務(wù)模式,房產(chǎn)檔案管理部門(mén)通過(guò)建立網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)多元化服務(wù)的目標(biāo),并為信息利用者提供了一個(gè)相互交流和溝通的平臺(tái)。

        二、房產(chǎn)檔案管理的創(chuàng)新路徑

        (一)加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

        1.提高房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知

        隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展,將這些技術(shù)應(yīng)用于房產(chǎn)檔案管理工作中,利用先進(jìn)的設(shè)備儀器和應(yīng)用軟件實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化檢索、存儲(chǔ)和管理工作,是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。房產(chǎn)檔案是社會(huì)信息業(yè)的重要組成部分,必須樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念,以滿足社會(huì)發(fā)展的需求。在房產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù),勢(shì)必會(huì)提高房產(chǎn)檔案資源開(kāi)發(fā)和利用效率,推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理深化改革和創(chuàng)新,促進(jìn)檔案管理事業(yè)信息化水平的提升。

        2.推動(dòng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

        房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。將房產(chǎn)檔案資料予以數(shù)字化處理,再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索功能進(jìn)行整編,可以將產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋地址、房屋面積等房產(chǎn)信息中的每一個(gè)組成要素作為檢索點(diǎn),生成檢索工具,從而減輕手工檢索的工作量,提高檢索的工作效率,為檔案資料利用者提供高效、便捷的信息查詢服務(wù)。

        3.建立房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

        為了確保房產(chǎn)信息收集的全面性和準(zhǔn)確性,應(yīng)當(dāng)將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)相結(jié)合,使房產(chǎn)交易過(guò)程中生成的全部產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸集到房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)中,并形成文本信息加以保存。此外,房產(chǎn)檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)利用數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備將房產(chǎn)資料處理成圖像信息,歸入到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行管理。當(dāng)原始檔案數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后,利用計(jì)算機(jī)分類(lèi)、檢索、組合等功能建立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)信息具有動(dòng)態(tài)變化性特點(diǎn),所以應(yīng)對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)維護(hù)和更新,實(shí)現(xiàn)對(duì)房產(chǎn)檔案的實(shí)時(shí)控制,確保房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)狀況與檔案信息管理協(xié)調(diào)同步進(jìn)行。

        (二)建立健全管理機(jī)制

        1.建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制

        競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制是房產(chǎn)檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容,主要包括管理理念創(chuàng)新、管理方式創(chuàng)新、管理內(nèi)容創(chuàng)新以及管理功能創(chuàng)新等。從當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理部門(mén)運(yùn)行現(xiàn)狀來(lái)看,其內(nèi)部管理效率偏低,究其根本原因在于未形成有效的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制,導(dǎo)致管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性不高。所以,房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)新激勵(lì)機(jī)制,如用人制度、獎(jiǎng)懲制度、收入分配制度等,并將個(gè)人工作業(yè)績(jī)作為考核的重要內(nèi)容,使考核評(píng)價(jià)結(jié)果與人員勞動(dòng)報(bào)酬、職位晉升相掛鉤,從而有效激發(fā)工作人員的潛能。

        2.改革用人機(jī)制

        房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)從改革用人機(jī)制入手,完善內(nèi)部管理制度,提高內(nèi)部管理效率。房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)單位內(nèi)部所有的干部職工實(shí)施按件計(jì)酬的分配模式,根據(jù)工作任務(wù)的難易程度確定業(yè)務(wù)系數(shù),并將其作為計(jì)件取酬的衡量標(biāo)準(zhǔn)。全體員工在完成每月任務(wù)量后,扣除差錯(cuò)部分的業(yè)務(wù)量,按照實(shí)際業(yè)務(wù)量進(jìn)行計(jì)件考核取酬。同時(shí),房產(chǎn)檔案管理部門(mén)還應(yīng)將員工工作業(yè)績(jī)和能力素質(zhì)作為收入分配的考量依據(jù),遵循按能定崗、按崗定責(zé)、多勞多得的原則全面落實(shí)計(jì)件取酬機(jī)制。

        3.建立崗位培訓(xùn)機(jī)制

        房產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)高低與其內(nèi)部管理水平有著直接的關(guān)系。所以,房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立崗位培訓(xùn)機(jī)制,提高全體員工的業(yè)務(wù)操作技能、豐富其專(zhuān)業(yè)知識(shí),增強(qiáng)其管理素質(zhì),同時(shí)使他們掌握現(xiàn)代化的管理手段和管理技術(shù),具備工作崗位所需求的知識(shí)結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員是開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新活動(dòng)的人力資源保障,也是建設(shè)檔案管理信息化和數(shù)字化的動(dòng)力源泉。

        (三)轉(zhuǎn)變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)

        隨著知識(shí)信息時(shí)代的到來(lái),社會(huì)各界對(duì)房產(chǎn)檔案資料的需求日益增強(qiáng),并且呈現(xiàn)出需求多樣化的發(fā)展趨勢(shì),這就要求檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)觀念,樹(shù)立主動(dòng)式服務(wù)意識(shí),在服務(wù)態(tài)度、服務(wù)手段、服務(wù)機(jī)制上不斷完善和提高。首先,房產(chǎn)檔案管理部門(mén)要與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展多樣化的服務(wù)形式,以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的客觀需要。房產(chǎn)檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)房產(chǎn)檔案的宣傳服務(wù)力度,提高社會(huì)公眾對(duì)房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)知,使其正確認(rèn)識(shí)到房產(chǎn)檔案管理的重要性及其價(jià)值,掌握房產(chǎn)檔案檢索系統(tǒng)的正確使用技能;其次,房產(chǎn)檔案管理部門(mén)要做好檔案信息資料開(kāi)發(fā)利用研究工作,將有使用價(jià)值的檔案信息集中向社會(huì)公布,并向檔案信息利用者提供便捷的服務(wù),同時(shí)還應(yīng)當(dāng)著重發(fā)展檔案信息中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。

        結(jié)論

        總而言之,在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與現(xiàn)代科技快速發(fā)展的今天,房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)清檔案管理工作所面臨的新形勢(shì)和新變化,積極探尋有效途徑加快自身的改革與建設(shè),以正確的管理理念、完善的管理體制和高效的管理手段,提高房產(chǎn)檔案管理部門(mén)的工作效率。同時(shí),房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視高素質(zhì)人才隊(duì)伍的培養(yǎng),充分發(fā)揮人才的創(chuàng)造性和工作潛能,從而全面提升房產(chǎn)檔案管理工作質(zhì)量。

        [1]張翠文.關(guān)于推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的思考[J].山東檔案,2010(4).

        [2]劉曉新.淺談房產(chǎn)檔案管理中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2010(12).

        [3]周福仁.樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理[J].陳建檔案,2009(10).

        [4]趙旭.如何提高城市房產(chǎn)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量[J].華章,2011(35).

        [5]包培軍.如何建立房產(chǎn)檔案管理新模式——以浙江省舟山市為例[J].中國(guó)房地產(chǎn),2010(12).

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