陳龍民

（山東青萊高速公路臨沂管理處 山東 沂水縣 276400）

論新形勢下如何做好文書檔案管理工作

陳龍民

（山東青萊高速公路臨沂管理處 山東 沂水縣 276400）

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,人們對文書檔案管理工作有了更高的要求，文書檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)。筆者在本文中闡述了文書檔案管理的特點，分析了目前文書檔案管理中存在的問題，提出了做好文書檔案管理工作的對策建議。為新形勢下做好文書檔案管理工作的順利開展提供了更多參考。

新形勢；文書檔案；管理；對策

文書檔案是政府機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的具有保存價值的文件的總稱。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，是一項政治性、服務(wù)性、技術(shù)性較強的工作。文書檔案管理可以說是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案管理水平的高低，不僅影響著檔案資料的質(zhì)量，甚至?xí)绊懙絾挝坏慕ㄔO(shè)與發(fā)展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案工作科學(xué)管理水平和為本單位中心工作服務(wù)的工作能力，提高文書檔案管理的工作效率，逐步實現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為本單位和社會提供更多有價值的文書檔案信息資源。筆者結(jié)合工作實際，就如何進(jìn)一步做好文書檔案管理工作,談幾點粗淺的認(rèn)識和體會。

1、新形勢下文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理工作復(fù)雜、繁瑣。文書檔案管理的工作重點就是收集、保存各類資料。文書檔案管理主要對象是對人事、事件、過程記載、文件等資料的存檔管理。管理的手段主要是利用各類載體來進(jìn)行記錄，同時進(jìn)行分門別類的存放。由于涉及到的資料復(fù)雜、門類繁多，所以文書檔案管理工作量較大，工作過程也非常繁瑣而復(fù)雜。

1.2 文書工作是文書檔案管理的基礎(chǔ)。文書工作包括對各類文件的收集、登錄、運轉(zhuǎn)、催辦、整理、立卷與歸檔等。文書工作的全過程就是檔案形成的過程。檔案管理工作就是文書工作的基礎(chǔ)之上，對各類文書檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索與提供利用等。文書工作的質(zhì)量對文書檔案管理的質(zhì)量有著直接的影響。

1.3 文書檔案內(nèi)容豐富、載體多樣。隨著社會的發(fā)展、科技的進(jìn)步，文書資料種類越來越豐富，載體也呈現(xiàn)出多樣化趨勢。文書檔案涉及面較廣，包括黨群管理、行政管理、特種載體檔案等等各個方面，檔案內(nèi)容豐富多樣。在科技日益發(fā)展的今天，文書檔案的載體日益多樣化，比如各種電子文件、照片、錄音、錄像等。多樣的文書檔案載體也為現(xiàn)代文書檔案管理人員的工作能力提出了更高要求。

1.4 文書檔案管理還具有公文管理的標(biāo)準(zhǔn)化、文書檔案的規(guī)范性、文書檔案的保密性、文書檔案的服務(wù)性等特點。文書檔案管理工作對資料的完整性、安全性要求非常高，這就意味著文書檔案管理工作必須要認(rèn)真仔細(xì)，要有高度的事業(yè)心、責(zé)任感。

2、新形勢下文書檔案管理存在的問題

2.1 制度有待完善。目前文書檔案管理在制度方面還有待進(jìn)一步創(chuàng)新與完善。尤其是我國的部分國企與事業(yè)單位，在經(jīng)營管理方面制度創(chuàng)新力度較大，但在文書檔案管理方面就缺乏一定的重視度，文書檔案管理工作大多是幾十年一貫制，帶有濃重的機關(guān)檔案管理特色，甚至一直沿用傳統(tǒng)的管理制度與方法，這種現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化進(jìn)程。

2.2 檔案管理水平有待提高。檔案計算機管理軟件系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在實際管理中缺乏通用性，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高。如：有些檔案管理軟件，僅僅著眼于檔案專業(yè)流程研究，而忽視了檔案與文件的銜接，特別是實行辦公自動化后，檔案管理軟件無法實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的無縫銜接，導(dǎo)致許多電子文件無法及時、準(zhǔn)確地歸檔。

2.3 文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，相關(guān)單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新形勢下開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)以來熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2.4 檔案資源開發(fā)力度不夠。檔案管理人員缺乏檔案資源開發(fā)的積極性，往往局限于檔案的收集和保管，滿足于傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式，缺乏主動開發(fā)檔案資源的意識和熱情，無法進(jìn)行文書檔案深層次的開發(fā)與利用。

3、新形勢下做好文書檔案管理的對策

3.1 加強制度建設(shè)，提升管理能力。著力加強文書檔案管理的制度建設(shè)，對原有的規(guī)章制度進(jìn)行重新梳理與完善，在合法且合理的前提下，根據(jù)部門公文管理工作的實際,制訂相應(yīng)的“公文處理實施辦法”,將以往文檔方面的多個規(guī)定予以綜合,集檔案管理、歸檔統(tǒng)計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體,提出規(guī)范化的要求,建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運行的操作規(guī)程。對不完善的管理制度進(jìn)行修繕，對不相宜的規(guī)則進(jìn)行廢除，從而認(rèn)真制定出適合新形勢下的文書檔案管理規(guī)章制度。另外，還應(yīng)該適應(yīng)電子科技發(fā)展的時代特點，對電子檔案管理制定出嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，使新的制度體系與原有的制度體系進(jìn)行有機結(jié)合，從而形成全面、綜合、完整的文書檔案管理模式，從根本上提升文書檔案管理的能力。

3.2 運用先進(jìn)手段，加強文書檔案現(xiàn)代化管理。辦公自動化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使得收文、發(fā)文都通過OA流轉(zhuǎn)完成，這就要求檔案管理者要改變傳統(tǒng)的手工管理模式。首先，選擇適合本單位文書檔案管理的軟件，利用計算機進(jìn)行檔案的整理、立卷、編號、檢索、存儲和查閱利用，做好OA系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件的接口，實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫連接，使所有電子文件數(shù)據(jù)直接歸檔進(jìn)入檔案系統(tǒng)，并且紙質(zhì)文件與電子文件對應(yīng)整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高檔案檢索速度。檔案計算機檢索工具多樣化，形成從文件級到案卷級再到檔案專題，多層次多角度的檢索體系，有利于提高檢索工具的覆蓋率，使每一種檢索工具都能覆蓋全部文書檔案，能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，從而提高檔案利用工作效率。

3.3 優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，提高管理人員素質(zhì)。在文書檔案管理階伍建設(shè)方面一定要把好人才的入口關(guān)。企事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的實際需要，引進(jìn)與聘用一些具有一定文化水平與相關(guān)業(yè)務(wù)能力的人員。檔案管理者要樹立現(xiàn)代化管理檔案的理念，掌握檔案計算機管理運用技術(shù)，根據(jù)需要進(jìn)行多層次、多渠道、多形式、多手段的繼續(xù)教育，不斷強化檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)與教育。要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，不斷更新文書檔案管理的業(yè)務(wù)知識，努力從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變。定期組織相關(guān)的業(yè)務(wù)交流與學(xué)習(xí)活動，實行系統(tǒng)內(nèi)的崗位輪換制度，以增強文書檔案管理人員的綜合能力。

3.4 增強服務(wù)意識，大力開發(fā)檔案信息資源。檔案管理人員應(yīng)該深入到單位、科室，了解他們對檔案信息的需求，根據(jù)各類人員不同需求的特點，有針對性地提供編研信息，使各部門在實踐中充分認(rèn)識到檔案對其工作所起到的作用。同時，要重視檔案信息資源的開發(fā)和利用，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源。如：利用檔案信息資料組織編印《歷史沿革》、《大事記》、《榮譽匯編》、《檔案利用匯編》、《統(tǒng)計資料匯編》、《財務(wù)經(jīng)營統(tǒng)計分析匯編》等一系列資料匯編，充分利用檔案信息資源，為單位管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。要編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息，不斷提高文書檔案利用效率。

4、結(jié)論

總之，新形勢下文書檔案管理工作充分體現(xiàn)了企事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理水平，文書檔案管理是企事業(yè)單位管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志。只有完善各項文書檔案規(guī)章制度，不斷提高管理人員素質(zhì)，加強文書檔案現(xiàn)代化管理，增強服務(wù)意識，切實做好文書檔案的管理工作，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化，才能有效提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)我國各項事業(yè)快速健康發(fā)展。

文獻(xiàn)引用：

[1]羅文妍，淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2011，9（3）：117～119.

[2]黃靜虹，關(guān)于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013，1：101.

[3]成豐，論在文書檔案管理中的問題和對策[J].經(jīng)營管理者，2011，6：337.

陳龍民，1963年10月出生，男，副研究館員，本科，從事檔案管理工作，主研方向為公路檔案管理。