文/吉林省九臺(tái)市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心 宣冬柏

本文就從檔案工作數(shù)字化管理的特點(diǎn)、房產(chǎn)檔案工作數(shù)字化管理的必要性以及房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策對(duì)該問(wèn)題進(jìn)行了分析和探討。

一、檔案工作數(shù)字化管理的特點(diǎn)

簡(jiǎn)而言之，檔案工作數(shù)字化管理的特點(diǎn)表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

眾所周知，傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理是以人工操作為主，這樣僅僅能夠滿足基本的查詢需求，無(wú)法達(dá)到及時(shí)收集、及時(shí)應(yīng)用的效果，而且也不利于對(duì)檔案信息進(jìn)行深入的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。然而，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在房產(chǎn)檔案管理中，就實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的整理、歸檔、檢索、查詢等，極大程度上提高了房產(chǎn)檔案管理的工作效率。

（二）房產(chǎn)檔案服務(wù)多樣化

一般而言，房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是指實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化，這樣人們憑借自己的身份，利用互聯(lián)網(wǎng)就能夠查找出所需的房產(chǎn)檔案信息。由于當(dāng)前很多房產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)還處于信息公布的發(fā)展階段，無(wú)法到達(dá)信息的交互利用，從而就需要實(shí)施服務(wù)的多樣化，以便更好地為用戶服務(wù)。

（三）房產(chǎn)檔案信息管理的數(shù)字化

房產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化是基于固有房產(chǎn)檔案內(nèi)容基礎(chǔ)之上，對(duì)房產(chǎn)檔案管理的對(duì)象、載體等進(jìn)行了改變?？v觀傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理，檔案的內(nèi)容和檔案的載體密切聯(lián)系。然而，數(shù)字化檔案管理就通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等有機(jī)地將檔案的實(shí)體和服務(wù)相互分離，檔案實(shí)體作為原始憑證進(jìn)行入庫(kù)，而日常服務(wù)則通過(guò)計(jì)算機(jī)中的集圖、文為一體的數(shù)字化信息即可實(shí)現(xiàn)。

二、房產(chǎn)檔案工作數(shù)字化管理的必要性

簡(jiǎn)而言之，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理及存儲(chǔ)，有機(jī)地將房產(chǎn)檔案的信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案信息，通過(guò)數(shù)字化的形式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，從而組成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)提供給用戶使用，以便達(dá)到資源的共享。

近年來(lái)，隨著人們生活水不斷提高，房地產(chǎn)市場(chǎng)交易頻繁，伴隨而來(lái)的房產(chǎn)檔案也不斷增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于占據(jù)空間大、消耗資源多等，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。對(duì)房產(chǎn)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化管理迫在眉睫。一般而言，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理呈現(xiàn)出以下優(yōu)勢(shì)：第一，房產(chǎn)信息獲得途徑更加廣闊，信息獲取速度更快；第二，房產(chǎn)檔案管理中有機(jī)地將圖形和文字結(jié)合在一起；第三，廣泛應(yīng)用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，極大程度上提高了房產(chǎn)檔案管理的工作效率，改變了傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理的工作形式；第四，數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理具備更強(qiáng)的信息存儲(chǔ)能力。這些都有力地提高了房產(chǎn)檔案管理的工作效率，促使房產(chǎn)檔案管理向著科學(xué)化、正規(guī)化方向發(fā)展。

三、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

由于房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，可以從以下幾方面入手：

（一）建立起高質(zhì)量的檔案管理信息庫(kù)

一般而言，檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)和文件性數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)常見(jiàn)類型。具體來(lái)講，檢索性數(shù)據(jù)庫(kù)是依據(jù)提示的檔案內(nèi)容，說(shuō)明檔案的目錄、范圍以及檢索的途徑，；而文件性數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)完整地載入檔案文件，憑借網(wǎng)絡(luò)幫助人們更容易地獲得檔案信息。實(shí)行檔案信息數(shù)字化之后，就可以通過(guò)數(shù)據(jù)的形式對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整合，從根本上改變檔案的信息組織形式，而且智能化信息管理技術(shù)的應(yīng)用，提供一系列的人工自助服務(wù)，將更加高效、快捷的服務(wù)提供給用戶。

（二）建立房產(chǎn)檔案信息傳輸平臺(tái)

要想實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立起檔案管理信息庫(kù)是不夠的，還需要將數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎顜?kù)”。也就是說(shuō)，只有在傳遞的過(guò)程在，檔案信息才能夠真正實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。在過(guò)去，檔案信息往往只存在于檔案原件或者是處理過(guò)的二次文獻(xiàn)內(nèi)，倘若人們需要相關(guān)信息時(shí)，就需要去檔案館，憑借摘要、拍攝等方法來(lái)得到所需要的信息。然而，房產(chǎn)檔案實(shí)施數(shù)字化管理后，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)演變?yōu)閭鬏斝畔⒌闹匾脚_(tái)，極大程度上促進(jìn)了檔案信息的流動(dòng)。與此同時(shí)，檔案信息數(shù)字化具備多向傳遞的功能，組建成傳遞網(wǎng)絡(luò)，這樣就可以不受時(shí)空限制，促進(jìn)遠(yuǎn)程運(yùn)輸。因此，檔案信息要實(shí)現(xiàn)傳輸平臺(tái)，一個(gè)重要前提就是建立起局域網(wǎng)，基于遵循統(tǒng)一通信協(xié)議基礎(chǔ)之上，憑借網(wǎng)絡(luò)有機(jī)地將計(jì)算機(jī)資源進(jìn)行整合，結(jié)合具體應(yīng)用要求設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)器，從而個(gè)體計(jì)算機(jī)借助網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（三）切實(shí)提高檔案工作人員的素質(zhì)，打造出一支專業(yè)化隊(duì)伍

首先，具備夯實(shí)的專業(yè)知識(shí)是很有必要的。從而就要求加強(qiáng)檔案工作人員檔案管理工作專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，如《檔案法》等；其次，具備必要的業(yè)務(wù)知識(shí)。在當(dāng)前的知識(shí)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，要想更好地適應(yīng)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，就需要不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能，定期對(duì)他們進(jìn)行管理學(xué)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等培訓(xùn)，切實(shí)提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)；再次，建立健全考核激勵(lì)機(jī)制。對(duì)崗位進(jìn)行科學(xué)劃分，明確職責(zé)，完善考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性和主動(dòng)性。

在當(dāng)前的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字化管理已經(jīng)發(fā)展成為房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，從而就需要加快對(duì)檔案事業(yè)的革新，采取切實(shí)可行的措施，促進(jìn)房產(chǎn)檔案向著數(shù)字化管理方向發(fā)展，以便為建設(shè)數(shù)字城市奠定基礎(chǔ)。

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