文/云南林業(yè)職業(yè)技術學院 崔海生

目前，隨著科技的進步與發(fā)展，在我國諸多的高校里檔案管理工作存在著問題，比如說觀念陳舊、管理方式，學校的基礎設施等，在一定程度上制約著高等學校檔案管理的發(fā)展。如何突破這一瓶頸，筆者經(jīng)過分析研究認為，要加強這一問題的解決，必須了解認識檔案信息化管理在檔案管理中的必要性和重要性，及時有效地采取恰當?shù)墓ぷ鞣桨负蛯Σ?來有效推進學校檔案信息化建設進程。筆者認為，當前最艱巨的任務就是對現(xiàn)有檔案管理模式進行創(chuàng)新和改革,采取恰當?shù)膶Σ吆头桨?構建以多媒體、網(wǎng)絡和通信等新技術為載體，加快我國高校檔案管理中出現(xiàn)的問題。筆者在本文中將結合實踐經(jīng)驗談談對這方面的看法。

一、高校檔案管理中信息化建設應用的重要性和必要性

在文中第一段中筆者分析了檔案管理中存在的問題，筆者認為只有認識了問題，才能知道問題的嚴重性，這樣才能認識加強信息化建設的必要性和重要性。經(jīng)過分析認為，目前我國高校檔案如果采取了信息化建設的應用它能以光盤、磁盤的方式作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉變?，F(xiàn)在計算機網(wǎng)絡化管理的出現(xiàn),使計算機從輔助性的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。

二、高校檔案信息化建設存在問題

據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國高校檔案信息化建設中或多或少存在著問題，但可悲的是沒有被發(fā)現(xiàn)，依然采取以往的管理方式，嚴重制約影響著高校檔案信息化管理工作的發(fā)展。

（一）制度與法律不健全

經(jīng)過分析，筆者認為，在高校檔案信息化建設中都存在著制度與法律得不健全。雖然一些學校有電子文件的法律法規(guī)，但不是很全面，不能滿足日益發(fā)展的需要或者不盡完善。這種狀況長期存在著，而且無人管理。

（二）存在管理觀念問題

觀念是長期滯留下來的，依然習慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環(huán)境，重檔案信息資源建設、輕檔案信息資源利用等落后觀念。這些觀念的存在，筆者認為是人的問題。首先突破改變的是人要有檔案管理的創(chuàng)新理念，也要與信息化時代的需要相適應。

（三）基礎設施不完善導致

一般來說，高校檔案信息化建設的硬件設施包括存儲器、計算機、復印機、刻錄機等。在這些設備中如果缺少應有的資金來源保障的話，就不能很好的為之服務，也會導致信息化發(fā)展慢的原因，不能滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設。

三、高校檔案管理信息化建設有效措施

高校檔案管理信息化建設中存在問題是一種常見問題，但是如何解決是每個學校檔案管理工作者的重要任務。結合實際筆者談談這方面的心得。

（一）檔案人員要樹立正確意識

這一點很重要，檔案管理人員要運用現(xiàn)代技術和信息技術應用于檔案管理工作中，工作中要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，更要積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。

（二）做好目標工作責任制

這就要求檔案管理人員將本單位形成的電子文件的收集、保管等工作納入自己崗位職責范圍，并落實到人。更要保證本單位產(chǎn)生的電子文件真實、完整、安全地保存，并適時通過數(shù)字化校園上的檔案管理系統(tǒng)上載到檔案室的服務器。

（三）完善檔案隊伍的建設

在這一點中筆者認為必須要有專業(yè)的團隊來管理。這個團隊的建設必須要有要引進相關領域人才，和對現(xiàn)有檔案工作人員進行針對性的培訓，不斷提高自身素養(yǎng)，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》。

不管怎么說，檔案信息化建設是高校檔案工作的重要內容，它服務的對象是學生，學生是高校的主體。從這一點來說，檔案管理人員要逐步完善學生檔案在收集和整理過程中的科學化、系統(tǒng)化，方便學生檔案的利用和查找，增加學生檔案的使用價值，發(fā)揮檔案應有的作用。筆者認為，這既是高校提高檔案信息化程度的標志之一,也是充分發(fā)揮高校檔案信息化管理平臺對提升高校檔案的管理效率和效益,擴大其規(guī)模、延展其功能、強化其開放性的重要體現(xiàn)。

[1]吳淑鑫.淺議高校檔案信息化建設[J].華章,2012.06.

[2]石冰.淺議高校檔案管理信息化建設[J].內蒙古科技與經(jīng)濟,2011.

[3]朱喬芙.管好學生檔案,促進學生就業(yè)[J].蘭臺內外，2010，（4）.

[4]江芳.提高高校學生檔案管理工作水平[J].科技創(chuàng)新導報,2011,(5).

[5]吳乃娟.淺談高校檔案管理信息化建設[J].城市建設理論研究,2013(2).