文/河北外國語職業(yè)學(xué)院 張學(xué)

一、高校建設(shè)信息化檔案管理的必要性

（一）促進(jìn)高校發(fā)展的需要

素質(zhì)教育在高校中的進(jìn)一步發(fā)展，推動了高校自身改革的深化，使高校開始以市場為導(dǎo)向?qū)嵭修k學(xué)，同時高校在辦學(xué)的過程中也出現(xiàn)了一些以往從沒遇到過的新問題、新事物、新模式、新動向等，這些新內(nèi)容的出現(xiàn)對高校檔案管理信息化開發(fā)以及利用的效率和速度的需求逐漸提升。隨著高校的發(fā)展壯大，高校檔案利用的主體逐漸增多，不僅包括校領(lǐng)導(dǎo)、各院系、各部門還包括校債權(quán)人、投資者等。面對這一系列的變化，高校檔案管理觀念較為落后，缺乏創(chuàng)新和開放的意識，普遍存在“墨守成規(guī)”、“輕利用重保管”等傳統(tǒng)陳舊的管理觀念，嚴(yán)重制約了高校檔案管理工作未來的發(fā)展。由此可以看出，高校檔案管理工作現(xiàn)行模式已難以滿足現(xiàn)代社會信息化、高速化發(fā)展的節(jié)奏和需求，要想促使高校檔案管理工作在未來得以更好的發(fā)展，就必須針對這一系列的變化對其實(shí)行創(chuàng)新和改革，加快其檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）提升高校檔案服務(wù)水平的需要

高校傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以手工操作為主，如檔案管理傳統(tǒng)的裝訂立卷工作勞動量不僅大，程序也十分的繁瑣，且檔案質(zhì)量容易受到人為的影響；再如高校檔案管理在進(jìn)行檢索工作時，普遍習(xí)慣以人工尋找的方式進(jìn)行，不僅工作效率不高，手續(xù)也十分的繁瑣。由此可見高校傳統(tǒng)檔案服務(wù)水平以明顯低于當(dāng)今時代發(fā)展的水平，為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作更好更快的發(fā)展，就必須對其實(shí)行創(chuàng)新。信息技術(shù)的快速發(fā)展為提升高校檔案服務(wù)水平、創(chuàng)新服務(wù)手段提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。信息化可以使高校檔案日常的查詢、分類、管理等工作通過信息系統(tǒng)來完成，大大節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理工作大量的物力和人力投入。同時信息化還可以將過去檔案的專題、全引、案卷等眾多目錄，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一編目，以建立方便、快捷、完整的計(jì)算機(jī)目錄索引系統(tǒng)，從而真正實(shí)現(xiàn)了高校檔案檢索從手工向計(jì)算機(jī)的過渡，不僅使檔案檢索效率得以大大提升，同時也極大地縮短了檔案信息收集、加工、儲存以及傳遞、報(bào)送、處理的時間。

二、建設(shè)高校信息化檔案管理模式的具體措施

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校檔案管理實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)指通過各種規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和實(shí)施，使檔案管理各項(xiàng)工作和技術(shù)具有科學(xué)、統(tǒng)一的工作依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，以保障檔案管理各項(xiàng)工作能夠?qū)崿F(xiàn)有機(jī)組合，提高高校檔案管理工作質(zhì)量。在建設(shè)的過程中要克服當(dāng)前各高校檔案管理各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一散亂的管理局面，努力打破各高校在檔案信息化建設(shè)以及軟件開發(fā)等方面體系分散的狀態(tài)。編派專業(yè)人員對高校檔案管理信息化建設(shè)展開全面的研究，以在全國范圍內(nèi)制定出統(tǒng)一的高校檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，協(xié)調(diào)具體行動，統(tǒng)一工作思想，集中資金和人力進(jìn)行全文、媒體以及文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。制定出統(tǒng)一的高校檔案管理相關(guān)技術(shù)、工作、設(shè)備規(guī)范，并以國內(nèi)、國際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)展趨勢為導(dǎo)向制定出高校檔案管理信息化的過程各高校應(yīng)共同恪守的各項(xiàng)準(zhǔn)則。如網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫及通訊標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)索引即著錄標(biāo)準(zhǔn)等。通過對各高校進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調(diào)和組織，使各高校在進(jìn)行檔案管理工作時使用統(tǒng)一的管理軟件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫的建立，實(shí)現(xiàn)各高校之間檔案信息資源的共享、互通互聯(lián)以及保密安全。

（二）檔案信息數(shù)字化建設(shè)

高校傳統(tǒng)檔案其載體一般都以紙質(zhì)為主，在實(shí)際管理工作過程中檔案管理工作者工作量較大，不僅查閱困難，檔案占用的空間也較大，致使高校檔案管理費(fèi)用支出逐年升高，同時由于其材質(zhì)以紙質(zhì)為主因此在長期保管的過程中易出現(xiàn)檔案發(fā)脆、粘連、泛黃等現(xiàn)象使檔案質(zhì)量受到一定程度的損壞。而進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)則可以很好的彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的以上缺陷，使財(cái)力、物力、人力都得以極大的節(jié)約。數(shù)字化檔案是指以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫形式對檔案信息進(jìn)行存放和組織，并通過特定軟件對其進(jìn)行排序和整理，通過軟件檢索功能則能夠快速的查找到相應(yīng)的檔案信息。數(shù)字檔案具有可復(fù)制性在存放上相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加安全和便于管理，并且通過網(wǎng)絡(luò)的傳播功能能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)

高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的同時也帶來了有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的一系列問題，需要我們在建設(shè)檔案管理信息化的過程中進(jìn)行逐步的解決，在這其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題最為突出。一是要防止由檔案管理人員工作的失誤、計(jì)算機(jī)黑客病毒攻擊、設(shè)備出現(xiàn)故障等原因而引起的高校檔案信息遺失和損毀。二是高校檔案信息保密的問題，依據(jù)學(xué)校規(guī)定有些檔案的信息是要求保密的有些則是對外公開的，同時根據(jù)等級不同檔案保密信息又被分為絕密、機(jī)密、秘密，在管理的過程中需要采取與之相應(yīng)的措施對其進(jìn)行保密。因此，要想保障高校檔案管理信息化的安全有序建設(shè)，首先就要根據(jù)高校的實(shí)際情況制定出嚴(yán)格合理的檔案信息化保密安全制度，不斷強(qiáng)化和培養(yǎng)檔案管理工作者信息安全防護(hù)保密的技能和意識；其次，高校應(yīng)采用較為成熟嚴(yán)密的檔案管理控制系統(tǒng)，實(shí)行責(zé)任到人，引入先進(jìn)有效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，并在檔案信息安全管理的過程中結(jié)合物理、邏輯等安全隔離防范措施對網(wǎng)絡(luò)“黑客”、“病毒”等危險(xiǎn)因素和行為進(jìn)行及時的防范和應(yīng)對。

（四）對檔案管理人員進(jìn)行全面化培養(yǎng)

就高校檔案管理工作來說，人是所有工作的主體，工作人員職業(yè)素質(zhì)的高低將對高校檔案管理工作成效的好壞產(chǎn)生直接的影響。要想促使高校檔案管理信息化建設(shè)工作得以保質(zhì)保量的完成，就必須從職業(yè)素養(yǎng)、道德修養(yǎng)、職業(yè)技能等方面對高校檔案管理人員進(jìn)行全面的提高。具體來說，首先高校要針對其人員管理特點(diǎn)在檔案管理的過程中建立科學(xué)、完善的員工培訓(xùn)管理制度，用以對高校在職檔案管理人員實(shí)行有計(jì)劃的培訓(xùn)和教育，在其原有檔案管理知識結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行更新，提升檔案管理業(yè)務(wù)整體水平，主要培訓(xùn)內(nèi)容包括：現(xiàn)代檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、檔案法等方面的知識。其次，針對高校檔案管理的信息化建設(shè)要努力選調(diào)、引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才，并對其進(jìn)行高校檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)知識培訓(xùn)，使其能夠在最短的時間內(nèi)以最佳的狀態(tài)融入到高校檔案管理信息化建設(shè)工作中去。對檔案管理人員進(jìn)行全面化培養(yǎng)使其成為能夠熟練掌握并運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理復(fù)合型人才，以更好的適應(yīng)高校檔案管理發(fā)展的實(shí)際需要，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。

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