文/江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院 劉溪

一、高校基建檔案概述

（一）基本含義

高校基建檔案指的是學(xué)校內(nèi)的所有建設(shè)項目（包括新建、改建、拆除），譬如教學(xué)樓、辦公樓、宿舍樓、圖書館、食堂等涉及學(xué)習(xí)與生活的基礎(chǔ)配套設(shè)施在建設(shè)過程中所形成的，記載著工程項目內(nèi)容、可行性方案報告、審批流程、經(jīng)辦手續(xù)、圖紙模型、基建單位、竣工驗收等系列具有保存價值的信息材料。其承載介質(zhì)包括圖形表格、文字?jǐn)?shù)據(jù)、聲音影像等。

（二）意義作用

高?；n案作為工程建設(shè)項目的資料，其意義作用主要有三大方面：首先，有利于反映建筑物的變化過程，為其翻新修整或重新改造提供一定的參考與借鑒。其次，有利于高校建筑物的常規(guī)檢查（特別是安全隱患的排查），并為校園的整體鋪排及工程建設(shè)提供規(guī)劃制定及方案執(zhí)行的依據(jù)。再次，有利于政府對工程項目及系列土地規(guī)劃的綜合性評估。

二、信息化建設(shè)內(nèi)涵

（一）概念闡述

信息化建設(shè)，即是借助科學(xué)先進(jìn)的現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信通訊技術(shù)等系列

信息技術(shù)來實現(xiàn)對目標(biāo)對象的管理與運(yùn)用過程。它被許多企業(yè)應(yīng)用于品牌塑造、產(chǎn)品生產(chǎn)、推廣銷售、客戶服務(wù)、售后管理等經(jīng)營活動之中。

（二）方式手段

信息化建設(shè)的實現(xiàn)方式主要有平臺搭建與技術(shù)開發(fā)這兩種。平臺搭建即是軟件開發(fā)，譬如金蝶BOS平臺、用友UAP平臺、亞思捷TNT平臺。其功能包括文檔管理、合同管理、CRM、OA等。技術(shù)開發(fā)即是以數(shù)據(jù)整合為特征，以數(shù)據(jù)管理為目的，通過物聯(lián)網(wǎng)及云計算來收集、加工、儲存、更換、傳輸、運(yùn)用數(shù)據(jù)、文字、圖表、影音等信息。

三、高?；n案信息化管理的SWOT特點(diǎn)

SWOT，即優(yōu)勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses）、機(jī)會（Opportunities）、威脅（Threats）。它是企業(yè)的一種戰(zhàn)略分析方法，可用于企業(yè)進(jìn)行自我條件及競爭力研究，從而尋找并制定出適合企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略及發(fā)展目標(biāo)。作為一種科學(xué)客觀的分析方法，SWOT近年來被運(yùn)用到越來越多的領(lǐng)域，其作用對象也不再僅限于企業(yè)管理。對于高校的基建檔案管理而言，通過SWOT分析法，我們可以從中看出基于信息化技術(shù)及建設(shè)平臺這種管理方式的實用性、可塑性及優(yōu)化性。

（一）優(yōu)勢（Strengths）

基建檔案中有不少是關(guān)于建筑物的設(shè)計圖紙及竣工圖紙，里面就涉及到建筑物的規(guī)格大小，縮放比例，管線編排等細(xì)節(jié)問題。在紙質(zhì)管理的方式下，圖紙在工程建設(shè)的過程中會經(jīng)由多人的傳閱與查看，期間不可避免地會出現(xiàn)褶皺、字跡淡化或者模糊的現(xiàn)象，從而破壞了圖紙的真實性與準(zhǔn)確性，影響了使用效果。而借助信息化技術(shù)，管理人員可以將圖紙以掃描件的方式進(jìn)行保持與管理，在需要外借或查看時只需要從電腦中抽掉出來或打印出來即可。

一方面，有利于提高資料的準(zhǔn)確性，特別是在搜集的過程中還可以根據(jù)實際情況對資料進(jìn)行同步的修改與更新，以避免出現(xiàn)信息滯后的現(xiàn)象。另一方面，有利于減少資料搜集的成本。在信息化平臺與技術(shù)下，一切資料的呈現(xiàn)方式都是“無紙化”，也即是不需要以紙質(zhì)版的方式來體現(xiàn)與說明，這對于不以贏利為目的的高校來講尤為重要。在相對有限的資金預(yù)算下，高校可以借助信息化管理方式來減少行政開支，加大教學(xué)建設(shè)力度，從而在無形中提高了學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量。

（二）劣勢（Weaknesses）

信息化技術(shù)與平臺作為一種高科技的管理方式，其最大的劣勢是投入大。一方面是軟硬

件的配置與建設(shè)。完整的基建檔案資料一般會涉及到項目申報書、設(shè)計任務(wù)書、批復(fù)意見、預(yù)算投資、工程合同、勘察報告、設(shè)計及施工圖紙、標(biāo)準(zhǔn)流程、檢測記錄報告、竣工驗收報告等多個階段，其資料類型雜，承載介質(zhì)多，資料搜集與存檔的時間也存在差異?？傮w來講，基建檔案資料多具有低集成化，高分散化的特點(diǎn)。因此高校在引進(jìn)購買或自建平臺的過程中就需要進(jìn)行分門別類的設(shè)計與管理，期間需要耗費(fèi)較多的資金成本與人力成本。另一方面是管理人才的選拔與培養(yǎng)。由于基建檔案涉及的內(nèi)容涵蓋了氣象、結(jié)構(gòu)、地質(zhì)、環(huán)保、水電供給、消防安全等多個領(lǐng)域，因此其管理人才首先需要具備較為扎實的工程類專業(yè)知識，另外還需要在信息技術(shù)領(lǐng)域有所涉獵，能夠掌握基礎(chǔ)常用的技術(shù)。根據(jù)價值決定價格的規(guī)律，該崗位的聘用成本較高。

（三）機(jī)會（Opportunities）

對內(nèi)，需求程度的增強(qiáng)。高校作為一個教育機(jī)構(gòu)，既肩負(fù)教書育人的使命，同時也承擔(dān)

著給全體師生與職工創(chuàng)造安全、舒適的生活環(huán)境與學(xué)習(xí)環(huán)境的責(zé)任與義務(wù)。這就決定了整個校園在總體上需具有美觀、宜人、和諧、大方的感官特點(diǎn)，同時兼顧實用性、科學(xué)性、可持續(xù)性的設(shè)計原則與規(guī)劃理念。具體來講，不論是重建、翻新，或是修整，優(yōu)化，都離不開各式建筑物的基建檔案資料，而信息化建設(shè)作為一種科學(xué)化的管理方式，將會有助于提高檔案管理的效率與質(zhì)量，從而提高校園規(guī)劃的合理性與可持續(xù)性。對外，無紙化辦公趨勢的增強(qiáng)。隨著人員數(shù)量的增加與工作流程的多樣化，在節(jié)省成本及提高效率的目標(biāo)驅(qū)使下，無紙化辦公的優(yōu)勢將越發(fā)明顯，加之現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展及日益普及，信息化管理方式必將被越來越多人所熟悉、認(rèn)同、接受并采用。

（四）威脅（Threats）

信息化管理方式所可能面對的最大威脅就是技術(shù)漏洞所引發(fā)的資料泄密。網(wǎng)絡(luò)平臺的開放性在提高信息流動速度的同時也降低了信息獲取的門檻，這就給網(wǎng)絡(luò)黑客帶來了可乘之機(jī)。以教育行業(yè)為例，據(jù)了解，在國內(nèi)重要考試期間，曾經(jīng)出現(xiàn)黑客利用網(wǎng)站的技術(shù)漏洞來散布各類與試題及答案有關(guān)的虛假信息。如2009年全國碩士研究生英語、政治考試疑似考前泄題目露事件。由此可見技術(shù)漏洞給信息安全度帶來的威脅性，高校的基建檔案也不例外。在聯(lián)網(wǎng)的情況下（如同個學(xué)校的不同校區(qū)實行信息的共享或統(tǒng)一存放的管理方式），假如漏洞沒有及時得以修補(bǔ)或異常情況沒有及時被發(fā)現(xiàn)并消除的話，高校各類建設(shè)工程的相關(guān)數(shù)據(jù)、圖紙、表格、影像資料等就可能會泄露出去。與之相隨的還可能包括施工單位、設(shè)計單位、審批單位等在內(nèi)的多個相關(guān)群體的資料泄露。除此之外，電子資料的可復(fù)制性與可修改下會在一定程度上影響資料的保密程度，特別是當(dāng)資料用于學(xué)術(shù)性的交流與參考時，也有可能出現(xiàn)資料泄密的情況。

四、基于SWOT的高校基建檔案信息化優(yōu)化方法

（一）目標(biāo)確認(rèn)

任何事物的發(fā)展都有一個過程，不同的過程具有不同的特點(diǎn)與發(fā)展重心，這就決定了每一個階段的目標(biāo)與方法都應(yīng)該有所差異，高校基建檔案的信息化建設(shè)也不例外。高校的基建項目由于需要兼顧美觀實用與經(jīng)濟(jì)性、可持續(xù)性，因此涉及面廣，建設(shè)時間長?？紤]因素多。如校區(qū)建設(shè)的時間選擇、經(jīng)費(fèi)來源、承辦單位、設(shè)計原則等。特別是隨著師生人數(shù)的增加與高等教育的普及化，高校對土地的需求，對空間設(shè)計的需求，對建設(shè)速度的需求都顯得越來越迫切與深層化。這一系列的變化都對基建檔案的實用性與有效性提出了更高的要求。通過上文的分析，我們可知信息管理的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會、威脅的大體內(nèi)容，但其程度大小與變量多少在不同的階段會呈現(xiàn)不同的特點(diǎn)。因此在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，首先要明確每一個階段的建設(shè)目標(biāo)，由此才能更好地利用并轉(zhuǎn)換這四者的關(guān)系。

（二）組合分析

劣勢—威脅（WT）組合，這是高?；n案信息化過程中所可能面臨的最差狀態(tài)。通常情況下意味著高校目前雖有信息化管理的平臺與技術(shù)，但現(xiàn)階段卻存在有技術(shù)漏洞所可能引發(fā)的資料外泄風(fēng)險，且由于資金與人力有限，該風(fēng)險短期內(nèi)無法被有效降低或化解。面對這種情況，高校應(yīng)當(dāng)有選擇性地暫停利用該平臺與技術(shù)來搜集與存放信息。

劣勢——機(jī)會（WO）組合。這是高校在基建檔案管理過程中已經(jīng)意識并且能夠捕捉到彌補(bǔ)該方式缺陷的情況。例如政府相關(guān)教育機(jī)構(gòu)、歷屆校友、相關(guān)組織等為支持高?；n案的信息化建設(shè)而撥付或贊助的支援款項，或者學(xué)校的基建檔案管理人員在這一過程中借助新技術(shù)新平臺得以尋找出更好的，可以縮減成本與減少人力的管理方式。面對額外建設(shè)成本，高校應(yīng)當(dāng)提高資金的使用效率與使用質(zhì)量，把錢花在刀刃上。面對技術(shù)進(jìn)步與平臺升級，高校應(yīng)對管理人員加以激勵，以促使其更好地釋放潛力，更科學(xué)地利用技術(shù)與平臺。

優(yōu)勢—威脅（ST）組合。這是高校在基建檔案管理過程中巧妙地利用這一技術(shù)的優(yōu)勢來應(yīng)對其所潛在的威脅。例如在成本花費(fèi)上，高?？梢詫⒃阮A(yù)算在資料搜集上的成本劃分一部分至平臺與技術(shù)建設(shè)成本，從而提高成本花費(fèi)的科學(xué)性?；蛘邔纫阉鸭戤叺幕n案信息予以不聯(lián)網(wǎng)或加密式處理，如刻錄成光盤或存放在U盤內(nèi)并由專人進(jìn)行保管。

優(yōu)勢—機(jī)會（SO）組合。這是高?；n案信息化過程中所可能面臨的最佳狀態(tài)。通常情況下意味著高校目前有充足豐裕的資金與人力可用于信息化平臺的建設(shè)工作。與此同時，該平臺的技術(shù)發(fā)展又進(jìn)入鼎盛時期，高?？梢噪S時根據(jù)管理需要對平臺與技術(shù)進(jìn)行換代升級。面對這種情況，高校應(yīng)當(dāng)快速做出反應(yīng)并在全盛時期以長遠(yuǎn)的，可預(yù)見未來需求的建設(shè)思路來完善現(xiàn)有平臺，以為后續(xù)可能出現(xiàn)的需求提前做好準(zhǔn)備。

（三）權(quán)衡選擇

通過目標(biāo)確認(rèn)與組合分析，高?；旧峡梢杂械姆攀傅剡M(jìn)行基建檔案信息化平臺的建設(shè)

工作，但隨著過程的推進(jìn)與深入，管理人員會發(fā)現(xiàn)任意組合內(nèi)都有多種因素，各個因素又會呈現(xiàn)出多樣化的組合特征，而不同的組合特征又會最終影響到基建檔案的管理工作，因此高校在利用SWOT分析法來優(yōu)化基建檔案的信息化管理方式時，應(yīng)當(dāng)綜合考慮，權(quán)衡選擇。

五、結(jié)論

總體來講，隨著高校辦公系統(tǒng)的日益科技化及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，高校的基建檔案管理方式也必將由傳統(tǒng)原始的紙質(zhì)化向科學(xué)先進(jìn)的信息化過渡。在這一推進(jìn)與發(fā)展的過程中，高校可以善用SWOT分析法來辨別該種管理方式的優(yōu)勢、劣勢及其可能潛在的機(jī)會與威脅，從而揚(yáng)長避短，取長補(bǔ)短，最終實現(xiàn)提高基建檔案管理工作的效率與質(zhì)量這一目的。

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