任 倩

西南林業(yè)大學（650224）

0 前言

監(jiān)理資料是監(jiān)理工作過程中逐步形成的具有保存價值的技術和管理文件，是監(jiān)理服務工作的量化表現(xiàn)。監(jiān)理資料的管理涉及到工程設計、招標、采購、施工、保修等各階段的監(jiān)理活動。監(jiān)理資料包括各種文件、文字記錄、表格數(shù)據(jù)、音像制品等，是監(jiān)理工程師判斷、決策和項目參建單位之間分清責任、解決糾紛的重要依據(jù)；是評定工程質量、合理結算工程價款的必備資料；是反映工程內在質量和監(jiān)理工作質量的重要憑證；是工程竣工驗收合格后,監(jiān)理資料立卷歸檔的基礎。

監(jiān)理資料的管理總負責人是總監(jiān)理工程師。由總監(jiān)理工程師指定專人進行監(jiān)理資料管理工作，并達到《建設工程監(jiān)理規(guī)范》第7.4.1條“監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序”的要求。

1 監(jiān)理資料的管理

1.1 監(jiān)理資料的組成

監(jiān)理資料存在一定的廣泛性，從監(jiān)理部進駐工地開始工作起，每一項施工過程都有具體的工序管理和資料收集。不僅要有監(jiān)理部自身的工作成果，而且還需要有建設單位、施工單位、設計單位和供貨單位等多方面的配合支持才能完成。

按照文件來源可分為業(yè)主方資料、設計方資料、監(jiān)理方資料、施工方資料、檢測方資料等。根據(jù)建設工程實際需要，來源于監(jiān)理方的資料有監(jiān)理中標通知書、委托監(jiān)理合同、營業(yè)執(zhí)照、資質證書、人員證件、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、會議紀要、監(jiān)理通知、會議紀要、周報（月報）、各種監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志、監(jiān)理工作總結等；來源于施工方的資料有施工合同、分包合同、施工組織設計、各類報審報驗資料及批復文件、開竣工報告、施工記錄及相關管理資料等；來源于其他建設工程相關部門的資料有建設單位來往函件、圖紙會審記錄、設計變更、工程簽證、建設主管部門發(fā)文批文等。

1.2 監(jiān)理資料的管理任務

工程監(jiān)理過程中，隨著工程逐步進行，資料也會越來越多。監(jiān)理資料管理的主要任務是負責收集、整理、編目、排序、裝訂、歸檔、保管、查閱，最終系統(tǒng)整理立卷，交付主管單位，并保證質量符合要求。監(jiān)理資料的收集和管理并不能僅靠資料員一人，監(jiān)理機構內部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內部責任制。要求各專業(yè)工程師對負責的資料進行簽證，做到收集及時、核查仔細、簽證準確、不留漏洞。

1.3 監(jiān)理資料的管理要求

1）監(jiān)理資料的管理工作，必須按照監(jiān)理規(guī)范和國家的有關規(guī)定執(zhí)行，做到“及時整理、真實完整、分類有序”。在各階段監(jiān)理工作結束后及時收錄，及時整理編目，分類有序，真實有效。

2）監(jiān)理資料要做到“文字清晰、填寫完整、標識無誤、閉環(huán)閉合”。每份監(jiān)理資料都要書寫清楚，不應留有空格，并且要簽字、蓋章無遺漏；“監(jiān)理通知單”、“監(jiān)理工作聯(lián)系單”、“監(jiān)理月報”中提出的問題及解決方法，要前后呼應，做到閉環(huán)閉合。

3）監(jiān)理資料存檔文件必須是原件并且應有編號，編號可按文件及工程編號，每份資料的編號唯一。

4）監(jiān)理資料要做到與外業(yè)抽檢同步進行，做到工程完工資料齊全，嚴禁補填、編造假資料。

2 如何做好監(jiān)理資料管理

1）學習國家、行業(yè)標準規(guī)范，明確資料管理目的。資料管理員應熟悉國家相關的行業(yè)標準、規(guī)范，國家質量局、建設部頒布的 《建設工程管理規(guī)范》（GB 50319-2000）、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）等。

2）建立收發(fā)文制度、文件處理程序、歸檔辦法等。專人負責監(jiān)理資料的收集、發(fā)放，并填寫《文件發(fā)放／回收登記表》或《來函/發(fā)函登記表》等。

3）照片影像資料要和工程建設同步進行。特別是工程材料報審、隱蔽工程驗收等資料，具有不可追憶性，要提高認識并及時全面收集。

4）制定監(jiān)理資料歸檔目標，在收集過程中若發(fā)現(xiàn)資料缺少、漏項，應及時糾正以保證工程監(jiān)理資料管理目標的實現(xiàn)。

5）監(jiān)理人員應督促承包方與施工進度同步整理并提交相關資料，現(xiàn)場監(jiān)理初審并報專業(yè)監(jiān)理工程師核簽，若存在問題，要求承包方及時修改。

6）專業(yè)監(jiān)理工程師要及時組織現(xiàn)場工程核驗，并對相關施工資料及監(jiān)理資料進行會簽，需總監(jiān)審簽的資料要及時報批。

7）項目監(jiān)理部對外文件均需按規(guī)定審簽完畢后蓋章，并由資料員負責存檔一份，并及時外發(fā)。

8）建立資料庫，對工程建設的各類資料進行分類，存入相關的資料庫中，對照工程進度不斷增加新的內容。這樣分類有序，既快捷方便，又能保證資料的真實和完整。

3 工程建設監(jiān)理資料的立卷

3.1 竣工資料立卷方法

資料的立卷也叫組卷。資料的立卷包括對資料進行分類、排列、填寫卷內目錄、案卷裝訂、編頁碼、編案卷號、填寫案卷封面（資料封面）、填寫案卷目錄、裝盒等工作。資料的立卷可參考《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》。

1）立卷首先要對資料進行分類。應按單位工程、按專業(yè)組卷，卷宗封面標明編號、工程（單位）名稱、第幾冊、共幾冊等字樣。資料立卷后，需要編制“卷內目錄”,卷內目錄排列在卷內文件首頁之前，卷內目錄不用編頁號。

2）文件資料的排列、立卷方法:卷內文件應按資料名稱或內容及形成資料的時間排序，并編制相對應的卷內目錄。文件資料以“件”為單位依次排列。一份文件為一件。各種報表、名冊、圖冊、監(jiān)理日志等，一冊（本）為一件；正本與附件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；來文與復文為一件；請示與批復為一件；文件處理單（簽、表）與被處理文本合為一件。

3）裝訂、裝盒的要求:案卷也要按類目進行編號，組成案卷的資料不能超過 3 cm，成冊的資料保持原狀，直接裝盒。文字材料，采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、結實、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。資料成冊排列順序:案卷外封面→案卷內封面→卷內目錄→資質材料→卷內備考表。

4）電子檔案應單獨組卷，有關監(jiān)理工程中的照片等聲像檔案應附有關文字說明。特殊載體的材料要按有關規(guī)定辦理。

3.2 竣工資料移交

監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔，根據(jù)《檔案法》和國務院279號令、建設部90號令及省市有關規(guī)定，為了確保工程檔案資料收集歸檔齊全、真實可靠，保證工程竣工檔案的完整、準確、系統(tǒng)，要求監(jiān)理單位必須在工程竣工驗收合格后3個月內向城建檔案館提交竣工監(jiān)理資料。

4 結語

監(jiān)理資料管理需要與之有關的所有人員共同配合完成，嚴格按照管理制度執(zhí)行。重視對監(jiān)理資料的管理，總監(jiān)要充分給予資料員對資料管理應有的權限。只要資料員及相關人員按照有關資料管理的規(guī)定，從工程開始至竣工驗收全過程適時進行資料的收集與整理，并做好分類歸檔工作，最后工程竣工立卷時監(jiān)理資料就能確保質量的順利完成。

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