曹 晰1，浦 曲2

(1.大連電機(jī)集團(tuán)，遼寧大連 116044；2.大連東軟信息學(xué)院，遼寧大連 116023)

1 項(xiàng)目研究背景

目前ERP實(shí)施主要強(qiáng)調(diào)將企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈上所有功能活動(dòng)加以整合，改善企業(yè)的內(nèi)部管理，以降低成本，提高管理效益，并成功應(yīng)用于生產(chǎn)、重工、財(cái)務(wù)、銷售等業(yè)務(wù)的管理和控制。但是采購(gòu)環(huán)節(jié)尤其是非生產(chǎn)性采購(gòu)的管理還是一個(gè)薄弱點(diǎn)，而非生產(chǎn)性的采購(gòu)涉及的采購(gòu)金額在某公司每年都有幾億人民幣。要降低采購(gòu)運(yùn)營(yíng)成本，提高資金利用率，減低庫(kù)存，并充分利用集團(tuán)規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，提高采購(gòu)信息的溝通效率成為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的瓶頸。從企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)技術(shù)角度來分析，由于配件的BOM(Bill ofMaterial，物料清單）結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜，利用進(jìn)口專利所附的圖紙和老式的計(jì)算機(jī)管理軟件已經(jīng)很難滿足其產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變更及工藝升級(jí)的管理。其次，從企業(yè)供應(yīng)鏈角度來分析，原材料的采購(gòu)環(huán)節(jié)、半成品的加工環(huán)節(jié)、零配件的組裝環(huán)節(jié)及最后成品的銷售環(huán)節(jié)伴隨著復(fù)雜的工藝路線，協(xié)同作業(yè)存在一定難度，當(dāng)銷售計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整時(shí)，生產(chǎn)和采購(gòu)計(jì)劃很難做到即時(shí)變更。最后，從企業(yè)財(cái)務(wù)角度來分析，由于原材料價(jià)格波動(dòng)較大，生產(chǎn)工藝復(fù)雜及人工投入不穩(wěn)定，所以成本核算環(huán)節(jié)往往不精確，整個(gè)產(chǎn)業(yè)的利潤(rùn)空間需要較為精確的成本發(fā)布作為依據(jù)進(jìn)行評(píng)估核算[1]。

針對(duì)以上需求定義，該項(xiàng)目所實(shí)施的范圍便確定在ERP領(lǐng)域。ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它是從MRP（物料需求計(jì)劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴(kuò)展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式，反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。它對(duì)于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有顯著作用。

該企業(yè)通過信息平臺(tái)的建立，能夠滿足以上所提出的需求和問題。首先，該企業(yè)實(shí)現(xiàn)了公司級(jí)的數(shù)據(jù)共享，理清了物料結(jié)構(gòu)清單及工藝路線的分配。其次，企業(yè)的信息流向更加趨向合理，計(jì)劃更加準(zhǔn)確，物流與資金流高度集成，從而加快了物流運(yùn)轉(zhuǎn)速度，同時(shí)減少了庫(kù)存占有資金。最后，細(xì)化了生產(chǎn)管控的單元，精確地指定了各條工藝所占用工時(shí)及費(fèi)率，并實(shí)現(xiàn)了原材料價(jià)格按期間管理，從而使成本核算更加準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)報(bào)表更加清晰，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃層領(lǐng)導(dǎo)提供了有力的決策依據(jù)[2]。

2 ERP的發(fā)展現(xiàn)狀

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計(jì)劃）的簡(jiǎn)稱，是20世紀(jì)90年代美國(guó)一家IT公司根據(jù)當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)信息、IT技術(shù)發(fā)展及企業(yè)對(duì)供應(yīng)鏈管理的需求，預(yù)測(cè)在今后信息時(shí)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)和即將發(fā)生變革而提出的概念。ERP是針對(duì)物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財(cái)務(wù)資源管理（財(cái)流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。它將包含客戶/服務(wù)架構(gòu)，使用圖形用戶接口，應(yīng)用開放系統(tǒng)制作。除了已有的標(biāo)準(zhǔn)功能，它還包括其它特性，如品質(zhì)、過程運(yùn)作管理以及調(diào)整報(bào)告等[3]。

目前國(guó)際上使用的大型ERP軟件有SAP R/3、Orcal 11I；國(guó)內(nèi)生產(chǎn)的大型ERP軟件有用友U8和金蝶K3[3]。該課題所選擇的軟件系統(tǒng)為全球最大的ERP軟件系統(tǒng)SAP R/3。

ERP的發(fā)展主要經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段[4]：(1)訂貨點(diǎn)法：該思想主要產(chǎn)生于20世紀(jì)40年代，主要解決的問題是如何確定訂貨時(shí)間和訂貨數(shù)量，目的是為了降低庫(kù)存成本及采購(gòu)費(fèi)用。軟件設(shè)計(jì)主要依據(jù)庫(kù)存管理理論。(2)基本MRP（Material Requirement Planning）即物料需求計(jì)劃：該思想主要產(chǎn)生于20世紀(jì)60年代，主要解決的問題是如何根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃確定訂貨時(shí)間、訂貨品種、訂貨數(shù)量，目的是為了追求庫(kù)存成本的降低，同時(shí)避免生產(chǎn)頻繁缺貨的情況。軟件設(shè)計(jì)主要依據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃管理理論及BOM管理理論。(3)閉環(huán)MRP：該思想主要產(chǎn)生于20世紀(jì)70年代，主要解決的問題是如何實(shí)現(xiàn)計(jì)劃制定到有效實(shí)施的即時(shí)調(diào)整，目的是防止計(jì)劃偏離實(shí)際。軟件設(shè)計(jì)主要依據(jù)能力需求計(jì)劃管理及車間作業(yè)計(jì)劃管理理論。(4)MRPⅡ：該思想主要產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代，主要解決的問題是如何實(shí)現(xiàn)管理信息系統(tǒng)一體化，目的是追求競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。軟件設(shè)計(jì)主要依據(jù)決策技術(shù)、系統(tǒng)仿真技術(shù)、物流管理技術(shù)及系統(tǒng)集成技術(shù)。(5)ERP：該思想主要產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代，主要解決的問題是如何在企業(yè)及合作伙伴范圍內(nèi)利用一切可利用的資源，目的是適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境的快速變化。軟件設(shè)計(jì)主要依據(jù)混合型生產(chǎn)理論、供應(yīng)鏈技術(shù)、JIT（Just In Time），即準(zhǔn)時(shí)制生產(chǎn)方式。

3 基于SAP的電子采購(gòu)系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

ERP系統(tǒng)是一個(gè)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，每個(gè)系統(tǒng)都由相應(yīng)的子系統(tǒng)組成，每個(gè)子系統(tǒng)又可以分為多個(gè)模塊。因此功能模塊設(shè)計(jì)在設(shè)計(jì)系統(tǒng)模塊時(shí)，應(yīng)時(shí)刻考慮模塊間的內(nèi)聚與耦合關(guān)系，即倡導(dǎo)模塊內(nèi)聯(lián)系越緊越好、模塊間聯(lián)系越少越好的原則[5]。

根據(jù)采購(gòu)管理子系統(tǒng)分析階段形成的數(shù)據(jù)流程圖及數(shù)據(jù)字典，將采購(gòu)管理子系統(tǒng)按功能劃分法分為五個(gè)模塊，即采購(gòu)計(jì)劃模塊、訂貨管理模塊、收貨管理模塊、請(qǐng)款管理模塊、供應(yīng)商管理模塊。同時(shí)各個(gè)模塊又都各自包含如下功能模塊圖所示的相對(duì)獨(dú)立的功能模塊。功能模塊如圖1所示：

圖1 采購(gòu)管理子系統(tǒng)的功能模塊圖

項(xiàng)目實(shí)施過程中非標(biāo)準(zhǔn)功能的ABAP開發(fā)部分，需要在設(shè)計(jì)階段整理出開發(fā)需求清單并著手根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)計(jì)程序邏輯。開發(fā)工具分為Web Dynpro和ADD-ON兩種，Web Dynpro主要用于畫面的開發(fā)，開發(fā)者可以對(duì)Web畫面的按鈕事件進(jìn)行編碼，并且對(duì)ADD－ON編寫的共通程序進(jìn)行調(diào)用；ADD-ON主要用來編寫共通程序，例如：系統(tǒng)間的接口、SAP增強(qiáng)功能的開發(fā)、用戶出口等，對(duì)于Web Dynpro程序的命名規(guī)則，統(tǒng)一為“ZWVM_名稱”。對(duì)于ADD-ON程序的命名規(guī)則，以“Z”固定開頭，類程序接“CLS_名稱”，API程序接“ZPMM_名稱”，報(bào)表程序接“ZPUM_名稱”， ADD－ON表統(tǒng)一格式為“ZTPMMxxx”。Web Dynpro/ADD-ON命名規(guī)則如表1所示。

表1 Web Dynpro/ADD-ON示例

4 采購(gòu)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流圖

采購(gòu)部門是企業(yè)物資的重要入口部門，是物流的主要部門，與各個(gè)部門都有密切的關(guān)系，但主要是完成生產(chǎn)物資的采購(gòu)，與生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門和倉(cāng)庫(kù)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃，并形成用款計(jì)劃交財(cái)務(wù)；再發(fā)出采購(gòu)訂單（合同），供應(yīng)商按計(jì)劃來料，倉(cāng)庫(kù)部門根據(jù)訂單（采購(gòu)計(jì)劃）收料，安排檢驗(yàn)，合格后辦理入庫(kù)業(yè)務(wù)，入庫(kù)單據(jù)交財(cái)務(wù)，并根據(jù)發(fā)票形成應(yīng)收款。

采購(gòu)管理子系統(tǒng)的主要設(shè)計(jì)功能是依據(jù)物料需求計(jì)劃（庫(kù)存的訂貨點(diǎn)需求），根據(jù)物料的采購(gòu)提前期、采購(gòu)批量來選擇供應(yīng)商，從而制定采購(gòu)訂單；采購(gòu)訂單來料后根據(jù)訂單進(jìn)行驗(yàn)收、收貨，再送檢驗(yàn)，合格后分配庫(kù)存貨位，登記入庫(kù)單。根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的分析，采購(gòu)業(yè)務(wù)的ERP管理分為五大子系統(tǒng)，圖2為采購(gòu)系統(tǒng)第一層數(shù)據(jù)流。

圖2 企業(yè)采購(gòu)管理數(shù)據(jù)流程圖

該系統(tǒng)包括供應(yīng)商管理、采購(gòu)收貨管理、采購(gòu)訂單管理、采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、采購(gòu)計(jì)劃管理。這是采購(gòu)管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，實(shí)現(xiàn)了對(duì)采購(gòu)流程的跟蹤管理，包括供應(yīng)商管理、采購(gòu)收貨管理、采購(gòu)計(jì)劃管理等功能。根據(jù)各種請(qǐng)購(gòu)信息，制訂采購(gòu)計(jì)劃，通過詢比議價(jià)選擇最優(yōu)供應(yīng)商，然后生成采購(gòu)單，通過發(fā)單作業(yè)將采購(gòu)單實(shí)際發(fā)出。采購(gòu)訂單管理包括采購(gòu)訂單明細(xì)文件、采購(gòu)訂單主文件等。收貨檢驗(yàn)作業(yè)由專門的質(zhì)檢部門來做，收貨員根據(jù)采購(gòu)單編號(hào)或直接查找未收完料的采購(gòu)單，核對(duì)正確后開收貨單，此時(shí)采購(gòu)子系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示有新收貨情況，可重新核對(duì)是否無誤，并根據(jù)收貨質(zhì)量自動(dòng)計(jì)算此次收體貼的合格率，該合格率可為供應(yīng)商評(píng)估提供參考(圖3)。

圖3 采購(gòu)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)流程圖（第二層數(shù)據(jù)流程圖）

模塊包括供應(yīng)商管理、交貨方式維護(hù)、訂貨方式維護(hù)、采購(gòu)員維護(hù)、退貨原因維護(hù)、采購(gòu)系統(tǒng)維護(hù)。在一個(gè)管理先進(jìn)的企業(yè)中，供應(yīng)商被看作企業(yè)的一部分，因此對(duì)供應(yīng)商的管理是相當(dāng)重要的。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、商品報(bào)價(jià)、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個(gè)信譽(yù)良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長(zhǎng)期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評(píng)估流程，采用人工評(píng)分與系統(tǒng)自動(dòng)評(píng)分相結(jié)合的評(píng)估制度，合理公正地評(píng)估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。退貨時(shí)先根據(jù)發(fā)票建立一個(gè)退貨請(qǐng)求，貨物出庫(kù)，根據(jù)出庫(kù)結(jié)果建立退貨說明，并記錄退貨原因等，同時(shí)進(jìn)行采購(gòu)系統(tǒng)的維護(hù)(圖4)。

圖4 采購(gòu)訂單處理數(shù)據(jù)流程圖

模塊包括采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)訂單制定、采購(gòu)訂單審批、采購(gòu)訂單結(jié)清?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計(jì)某段時(shí)期的采購(gòu)情況，生成相應(yīng)文件。根據(jù)采購(gòu)單制作相應(yīng)付款計(jì)劃生成報(bào)表(圖5)。

圖5 采購(gòu)收貨管理數(shù)據(jù)流程圖

模塊包括采購(gòu)?fù)素?、采?gòu)收獲、驗(yàn)收入庫(kù)。在不同時(shí)期生成各自文件，從采購(gòu)和入庫(kù)分別生成主文件和明細(xì)文件，以便對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行更好的掌握和記錄。

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