周麗群（溧水縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建檔案室，江蘇溧水，211200）

溧水體育館

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，城市建設(shè)日新月益，城建檔案大量形成，其中聲像檔案不僅數(shù)量大，而且能夠直觀地反映城建變化，成為城建檔案的重要組成部分。因此，如何加強(qiáng)城建聲像檔案的集中管理，也成為了城建檔案工作中亟待重視的一項重要內(nèi)容。

一、城建聲像檔案的作用發(fā)揮

1.利用城建照片檔案制作畫冊和展覽

照片是城建聲像檔案的重要載體形式，通過集中管理大量的城建照片檔案，可以有效地發(fā)揮出城建檔案資源的價值和作用。照片是對城市建設(shè)發(fā)展情況的真實(shí)反映，照片的特點(diǎn)是畫面靜止、沒有聲音，但可配以適當(dāng)?shù)奈淖终f明，并以其靜止的圖像客觀反映出城市建設(shè)的發(fā)展變化。2011年我單位向社會征集老照片，200多張新老照片的對比清晰地反映出城市建設(shè)的發(fā)展變化。照片檔案的利用，一方面可以編制城市建設(shè)畫冊、重點(diǎn)工程畫冊等，利用畫冊的便于翻閱性來擴(kuò)大宣傳面；另一方面也可以舉辦圖片展覽，通過集中展示宣傳城建發(fā)展情況。

2.利用錄音錄像檔案制作紀(jì)錄片

錄音錄像檔案是動感畫面和真實(shí)聲音的集合體，是對城市建設(shè)發(fā)展實(shí)景的客觀動態(tài)再現(xiàn)。錄音錄像檔案具有聲像并茂的特點(diǎn)。對于錄音錄像檔案的利用，主要是制作紀(jì)錄片，以紀(jì)錄片的形式將錄音錄像檔案進(jìn)行有機(jī)地整合，形成各類專題，以更好地對城建工作進(jìn)行集中的再現(xiàn)與宣傳。2009、2010年我縣相繼創(chuàng)建省級園林縣城、國家級園林縣城，我們充分利用原有錄音錄像檔案制作創(chuàng)建宣傳片，取得了良好的效果。

3.利用城建檔案為城市發(fā)展服務(wù)

城建聲像檔案在服務(wù)城市建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。如在各類型的洽談會、招商會、新聞發(fā)布會中，城建聲像檔案對城市發(fā)展和建設(shè)情況的客觀、真實(shí)再現(xiàn)，可以使與會人員直觀地感受到城市建設(shè)的情況和特點(diǎn)，強(qiáng)化了對城市的印象。此外，城建聲像檔案還可以為宣傳地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)情況提供重要的基礎(chǔ)資料，與城市的其它檔案資料一起成為城市發(fā)展所需要的重要檔案資源。

二、城建聲像檔案管理中的難點(diǎn)問題

1.檔案拍攝難以真實(shí)全面反映原貌

檔案作為客觀反映城建歷史及現(xiàn)實(shí)狀況的珍貴資源，其真實(shí)性與全面性是檔案價值的直接體現(xiàn)。然而在目前城建聲像檔案的拍攝中，卻存在著難以真實(shí)全面地反映城建狀況原貌的問題。表現(xiàn)為：一是難以控制反映城建真實(shí)原貌的聲像檔案拍攝，對于建設(shè)項目的事前、事中及事后的拍攝不夠全面，特別是對于建設(shè)項目事前的原貌難以真實(shí)反映，這與拍攝人員的素質(zhì)、數(shù)量和責(zé)任意識密切相關(guān)；二是對在建的城建項目的拍攝不全面，表現(xiàn)為整體存檔計劃不全面、城建聲像檔案的界定不準(zhǔn)確、設(shè)備落后導(dǎo)致拍攝質(zhì)量較差等，這與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度密切相關(guān)。

2.檔案拍攝人員專業(yè)素質(zhì)不高

城建聲像檔案收集工作的專業(yè)性較強(qiáng)，對于拍攝人員的素質(zhì)要求較高。而在目前的城建聲像檔案收集工作中，卻普遍存在專業(yè)人員隊伍數(shù)量少、素質(zhì)差的問題，嚴(yán)重影響了聲像檔案的收集。主要表現(xiàn)在：一是拍攝人員多為業(yè)余兼職人員，難以保證拍攝時間及內(nèi)容的完整；二是行業(yè)內(nèi)的人員流動較為頻繁，對于檔案收集工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性十分不利，而且部分人員在工作變動時，會將自己掌握的檔案資料也帶走，造成檔案的斷檔；三是聲像資料的拍攝和保存成本較高，多數(shù)單位不愿意無償將聲像資料交給城建檔案部門集中管理。

3.檔案的保管處置隨意性較大

現(xiàn)代的聲像檔案雖然大多數(shù)已經(jīng)數(shù)字化管理，但仍然存在保管和處置過程中的隨意性，使得城建聲像檔案的收集難度加大。一方面，由于聲像檔案是由多個部門在工作過程中拍攝的，而這些部門大多不是專業(yè)的檔案部門，因而對于聲像資料的拍攝往往在時間、內(nèi)容和質(zhì)量上難以保證；另一方面，聲像檔案的移交管理往往受部門成本意識的干擾而難以實(shí)現(xiàn)，而這些資料的實(shí)際控制人又往往從便利工作需要出發(fā)，對聲像資料隨意處置，造成資料的損毀或丟失。

4.檔案的管理不夠科學(xué)

聲像檔案資料在各部門的保管過程中，由于缺乏科學(xué)的管理制度和管理措施，而導(dǎo)致城建聲像檔案的科學(xué)管理制度難以建立。主要體現(xiàn)在：一是檔案的管理沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一，在城建項目的建設(shè)過程中，聲像檔案往往分散在各作業(yè)部門，沒有形成由統(tǒng)一部門進(jìn)行集中管理的體系，因而管理的分散性十分突出；二是檔案的管理體系不科學(xué)，聲像檔案的管理需要按照其類別、時間等進(jìn)行分類管理，才能發(fā)揮應(yīng)有的價值作用，而分散的、不科學(xué)的管理卻將聲像檔案散亂堆放，時間一久便難以形成科學(xué)的檔案管理體系。

三、加強(qiáng)城建聲像檔案集中管理的對策

1.規(guī)范城建聲像檔案集中管理制度

提高全社會對城建聲像檔案集中管理的重視度。檔案管理是造福于全社會的大事，因而對加強(qiáng)城建聲像檔案的集中管理也需要全社會的配合。首先要加強(qiáng)對于城建聲像檔案集中管理的宣傳，用輿論的力量提高全社會對城建聲像檔案管理的重視程度，特別是要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責(zé)任人員對于檔案管理的重視，從而為城建聲像檔案的集中管理營造良好氛圍；其次要充分發(fā)揮檔案服務(wù)全局工作的價值作用，特別要通過利用聲像檔案推進(jìn)重點(diǎn)工作，從而引起人們的重視。

完善檔案管理的法制建設(shè)，并加強(qiáng)制度落實(shí)。對于分散于各個業(yè)務(wù)部門的城建聲像檔案，如果不加強(qiáng)檔案管理部門的執(zhí)法權(quán)力，使檔案部門可以依法跨部門收集聲像檔案，則短期內(nèi)亦無法解決城建檔案的歸集問題。為此，依據(jù)《檔案法》，溧水縣人民政府頒布了《城建檔案管理實(shí)施辦法》，授予縣住建局以檔案收集執(zhí)法權(quán)，確保了城建檔案的收集工作。與此同時，面對目前聲像檔案保管分散的狀況，應(yīng)當(dāng)督促各保管單位統(tǒng)一建立相應(yīng)的科學(xué)管理制度，規(guī)范聲像資料的拍攝、收集和保管流程。對于制度的落實(shí)要通過適當(dāng)?shù)莫剳痛胧┯枰员Ｕ希瑥亩孤曄褓Y料的歸檔和科學(xué)管理形成自覺意識。

2.完善城建聲像檔案集中管理的流程

一是要做好收集前的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作是做好整個檔案收集的基礎(chǔ)。為了順利地進(jìn)行檔案收集，城建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對重點(diǎn)工程建設(shè)檔案提前布控跟蹤，并與相關(guān)單位建立聯(lián)系，隨時將可移交的檔案進(jìn)行收集并登記管理。只有采用靈活的工作手段，才能有效地做好城建聲像檔案的收集管理工作。

二是要暢通檔案收集渠道。面對當(dāng)前聲像檔案收集難的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)綜合利用各種手段，實(shí)現(xiàn)多渠道收集。要實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的日常接收、重點(diǎn)項目收集與全社會征集相結(jié)合的多形式收集，使城建聲像檔案能夠盡量完整地歸集到集中管理部門。

三是要構(gòu)建良好的保管條件。聲像檔案的載體具有特殊性，因而在檔案的保管上也有一定的特殊要求。各項目部門在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)聲像檔案的專業(yè)化管理，在條件上尚不具備，但應(yīng)當(dāng)按照要求逐步實(shí)現(xiàn)條件改善，如聲像檔案須利用聲像柜單獨(dú)存放，須遠(yuǎn)離光線、磁場等。通過相關(guān)保管條件的改善，盡力延長聲像檔案的使用壽命，為下一步的集中管理奠定基礎(chǔ)。

3.保障城建聲像檔案集中管理的人財物需求

首先要充分保障城建聲像檔案管理的資金需求。城建聲像檔案的采集、移交和管理，都需要大量的人員和專業(yè)設(shè)備，資金保障不可缺少。但城建聲像檔案的資金投入并不是單方面的，在很多情況下，通過檔案的恰當(dāng)運(yùn)用，不僅可以適當(dāng)?shù)厥栈赝顿Y，而且也促進(jìn)了政府良好形象的樹立。

其次要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)，保證檔案管理人才隊伍的素質(zhì)。城建聲像檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理目前還存在諸多困難，應(yīng)當(dāng)采取逐步過渡的方式，先在各工作項目部門形成該項目的完整聲像檔案的集中管理。這需要相關(guān)行政部門加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對各項目部門設(shè)立專業(yè)人員、專門制度和專項經(jīng)費(fèi)，保障項目部門聲像檔案集中采集和管理的順利實(shí)施。

[1]趙麗娟.城建聲像檔案集中管理的難點(diǎn)與對策.山西檔案，2007年增刊。

[2]宋兆池.論城建聲像檔案的集中管理.山東檔案，2007年第3期。

[3]李莉鴻.突出難點(diǎn)，切實(shí)抓好城建聲像檔案集中管理.黑龍江檔案，2007年第1期。