李 莉

（惠州學院，廣東 惠州 516007）

檔案是在社會活動中直接形成的，是以各種形式如文字、圖像、聲音保存?zhèn)洳榈臍v史記錄，具有非常高的參考價值，不是事后隨意編寫的材料，許多珍貴檔案往往只有一份，需要永久保存。

我國現(xiàn)有國家重點檔案1200 萬卷，有重要保存和參考價值。對于損毀后的修復(fù)不僅費用貴，而且有些無法修復(fù)，將造成非常重大的損失。因此在檔案損毀前做好預(yù)防保護工作異常重要。

一、構(gòu)建智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)的重要意義

近幾年來，各類檔案庫房建設(shè)已經(jīng)越來越受重視，檔案的保護工作有所加強，但總的情況卻不容樂觀。關(guān)于庫房的保護措施，制度規(guī)定，庫房條件設(shè)定還很不理想。據(jù)調(diào)查，檔案安全工作符合要求的僅約占60%，其余40%的檔案安全工作都存在或多或少的問題。

（一）影響因素眾多，傳統(tǒng)管理模式困難

影響檔案安全的因素特別多，不論哪一個因素被忽略會導致嚴重問題。

1.溫度和濕度

溫度和濕度對文檔而言至關(guān)重要，文檔的保存必須在適當?shù)臏貪穸认?。不適當?shù)臏貪穸葘垙垺⒆舟E、膠片、磁帶等檔案載體材料有著破壞作用。不僅如此，溫濕度是否穩(wěn)定也影響文檔的保存。

2.強烈光線

強烈光線對檔案也有較強的破壞作用。光線強射，時間一久，可使案卷漸漸變質(zhì)、變脆，文件字跡褪色。

3.火災(zāi)

火災(zāi)會對檔案造成無法補救的損失。檔案庫房電線老化，電路設(shè)備超負荷運載，這些都可能成為火災(zāi)誘因。如果工作人員忘記關(guān)水斷電，就極有可能發(fā)生火災(zāi)，造成嚴重后果。

4.害蟲蛀蝕

由于檔案絕大多數(shù)都是紙質(zhì)保存，這就很難避免蟲蛀。全國各個地方的檔案都受到不同程度的蟲蛀，尤其是高溫潮濕的南部地區(qū)，受害蟲蛀蝕就越發(fā)嚴重。

（二）智能化管理提高工作效率，最大程度保護檔案安全

傳統(tǒng)的手工管理或者半自動管理的方式，主要依據(jù)人來觀測庫房環(huán)境是否在規(guī)定范圍內(nèi)，不僅增大了人員的工作量，而且不能及時的發(fā)現(xiàn)問題。采取智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)，能有效避免傳統(tǒng)的手工或半自動管理方式的弊病，節(jié)約運行成本和管理成本，從而提高檔案管理的工作效率。通過采用智能庫房管理信息系統(tǒng)，可以使工作人員更高效的工作，檔案行業(yè)也將更好更快的發(fā)展。

二、智能庫房管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

（一）智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)的功能

智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)的目的是及時發(fā)現(xiàn)庫房可能出現(xiàn)的異常，以確保將由于環(huán)境導致的檔案資料損失降到最低。為實現(xiàn)這一目的，智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)必須具有的職能有：

1.信息收集

智能控制工作必須建立在掌握了充分的信息基礎(chǔ)之上，脫離于信息的控制工作是無法開展的。信息收集是前提，只有在掌握了充分的信息資料的基礎(chǔ)上，才能進行有效的信息分析與決策。因此，信息收集必然成為智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)必須實現(xiàn)的首要職能。智能傳感器收集的對象主要是上文提到的影響庫房環(huán)境的若干因素。

2.智能分析

通過監(jiān)測所得到的庫房環(huán)境的各種數(shù)據(jù)需要進行危險性質(zhì)和危險程度的分析判斷。如果數(shù)據(jù)出現(xiàn)變動，系統(tǒng)必須能夠?qū)ΡO(jiān)測結(jié)果進行識別并做出控制。如果是合理范圍內(nèi)的變動，記錄數(shù)據(jù)并分析變化的規(guī)律。如果已經(jīng)超出了合理范圍則必須馬上進行調(diào)控。

3.智能控制

系統(tǒng)能夠分辨是自動調(diào)控環(huán)境還是需要檔案管理人員的干預(yù)。對于異常數(shù)據(jù)需要告知檔案管理人員，從而了解整個庫房的情況。

4.自學習

跟蹤監(jiān)控已經(jīng)應(yīng)對的危險信息，將此類信息反饋回數(shù)據(jù)倉庫，并持續(xù)監(jiān)控直至該信息相對穩(wěn)定。通過對結(jié)果的反饋，能有效預(yù)防危險的產(chǎn)生。

能自動學習專家應(yīng)對危險情況采取的措施。下次遇到類似問題，系統(tǒng)可以自動完成。

（二）信息收集子系統(tǒng)

庫房環(huán)境信息的數(shù)據(jù)收集是否全面直接影響到整個系統(tǒng)的效率。一套完善的智能化信息收集系統(tǒng)，實現(xiàn)管理工作的全智能化。

目前對于檔案庫房環(huán)境監(jiān)測預(yù)防很多都是采用使用溫濕度計，放置消防器材等方法，導致整個庫房設(shè)備繁多，各自獨立，使用起來非常困難，耗時耗力。而且不能及時的發(fā)現(xiàn)庫房環(huán)境異常，導致重大損失。因此可建立智能傳感器，例如庫房溫濕度測控系統(tǒng)、消防自動報警系統(tǒng)和閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)。

技術(shù)的進步使智能傳感器的智能程度不斷提高，例如實現(xiàn)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)分析、模糊控制和遺傳算法等，同時體積的微型化使智能傳感器更便于在檔案庫房中使用，實現(xiàn)使用一個微型設(shè)備就可監(jiān)控整個庫房環(huán)境。

通過智能傳感器將這些環(huán)境數(shù)據(jù)都收集起來，并進行數(shù)據(jù)的分析。

這里包括溫度，濕度，聲信號等數(shù)據(jù)的獲得，其中對于模擬信號還要進行信號數(shù)字化處理。

通過感溫濕度探頭的設(shè)置，自動記錄保存庫房溫濕度變化數(shù)據(jù)，實現(xiàn)遠距離的溫濕度監(jiān)測和報警。

蟲害信息的收集更加復(fù)雜，需要確定是否有蟲害，對于已經(jīng)確定發(fā)生的庫房害蟲的數(shù)量，種類及危害程度，害蟲處于幼蟲還是成蟲階段。對害蟲發(fā)出的吃食和爬行聲信號進行分析，從而找出有用的信息。一般害蟲信號都有一定的波段頻率?？梢愿鶕?jù)波段頻率來確定害蟲種類，害蟲所處成蟲階段。波段頻率信號強度的大小來確定蟲害程度。

如果庫房溫濕度適宜，那么害蟲繁殖加快，害蟲種類也增多，那么檢測到的聲音信號將會在短時間內(nèi)迅速增加。因此監(jiān)測聲信號強度隨時間的變化率是發(fā)現(xiàn)庫房害蟲的重要技術(shù)指標，適宜的環(huán)境溫度和相對濕度是庫房害蟲的發(fā)生和繁殖的重要條件，本系統(tǒng)也隨時監(jiān)測環(huán)境溫度和相對濕度這兩個重要的參數(shù) 。將多個相關(guān)參數(shù)進行信息融合，通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、相關(guān)和組合等方式以獲得對被測環(huán)境或?qū)ο蟮母_識別。

（三）智能分析子系統(tǒng)

將在信息收集子系統(tǒng)得到的數(shù)據(jù)存入到數(shù)據(jù)倉庫，并對數(shù)據(jù)進行分析，判斷最適合檔案的環(huán)境數(shù)據(jù)。

檔案信息庫存儲的是檔案庫房所處的地理位置，檔案的材質(zhì)，檔案已保存的時間等信息，在進行智能分析時需要根據(jù)檔案所在位置和自身材質(zhì)來調(diào)節(jié)最適合的環(huán)境。

專家?guī)熘写鎯Φ氖歉鞣N參數(shù)指標，例如溫濕度的合理范圍。我國幅員廣闊，氣候條件不一。根據(jù)國家檔案局頒布的《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》，檔案館庫房的溫濕度都是有明確的規(guī)定的。溫度在14℃～24℃，也就是說檔案館庫房的溫度必須介于這個期間，是不能超過這個范圍的。相對濕度45%～65%，也是必須在這個范圍內(nèi)，不能超過。在這個范圍內(nèi)，由于晝夜溫差濕度的波動，溫度在土2℃，相對濕度在土5%以內(nèi)。這個規(guī)定只在一般檔案庫房適用，對于特殊的檔案庫房，例如存放膠片、光碟等特殊材質(zhì)的，規(guī)定有所不同。所以專家?guī)炖镄枰袊乙?guī)定的溫濕度范圍，還需要所處地理位置的溫濕度范圍，對應(yīng)不同材質(zhì)的檔案的溫濕度范圍。

根據(jù)測定，在15℃左右的庫房里紙張可保存100 年。但在25℃的庫房紙張只能保存50 年。所以通過記錄庫房內(nèi)的數(shù)據(jù)，將檔案保持在最佳的保存環(huán)境。檔案庫房的最佳環(huán)境數(shù)據(jù)也是智能分析子系統(tǒng)需要獲得的。

對超過合理范圍，將需要調(diào)節(jié)的數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫并送達到智能控制子系統(tǒng)。

圖1 智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)

（四）智能控制子系統(tǒng)

智能控制子系統(tǒng)主要是自動報警和聯(lián)動智能控制。由智能控制器、智能報警系統(tǒng)、廣播報警系統(tǒng)等組成。

如果庫房發(fā)生情況，所有智能監(jiān)測裝置將對現(xiàn)場信息進行收集，將收集到的信號進行智能分析向智能控制子系統(tǒng)發(fā)送。智能控制子系統(tǒng)在得到相關(guān)的信息后，根據(jù)電腦中存儲的程序調(diào)用相關(guān)設(shè)備，例如針對火災(zāi)情況，通過聯(lián)動裝置來放下防火門，自動關(guān)閉電梯，自動打開消防水泵，自動開啟滅火裝置，打開排煙裝置，并極大限度實時尋找最優(yōu)疏散路線，將損失降為最低。庫房智能化管理系統(tǒng)將收集實時發(fā)回的各類數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行分析，匯總，計算，顯示出火災(zāi)發(fā)生位置，火勢蔓延程度，正在采取的措施，并用各種手段，例如廣播，短信，無線電等方式將最優(yōu)疏散路線發(fā)送給在場工作人員，使工作人員能及時了解現(xiàn)場情況并及時采取相應(yīng)的措施。

（五）自學習子系統(tǒng)

跟蹤監(jiān)控已經(jīng)應(yīng)對的危險信息，將此類信息反饋回數(shù)據(jù)倉庫，并持續(xù)監(jiān)控直至該信息相對穩(wěn)定。通過對結(jié)果的反饋，能有效預(yù)防危險的產(chǎn)生。而且記錄專家每次應(yīng)對措施，以后遇到類似事情，將調(diào)用記錄，自動解決相關(guān)問題。

每一次的信息和調(diào)控措施都記錄在數(shù)據(jù)庫里，可通過特定算法計算出最優(yōu)的解決方案，例如對于蟲災(zāi)的聯(lián)動控制中， 對于不同程度和不同類別的蟲害，采取哪一種滅蟲方案才能最快的解決問題。

三、結(jié)束語

檔案館建設(shè)正在朝智能化邁進，檔案管理已經(jīng)不是簡單的文件保護，而是館庫現(xiàn)代化，設(shè)施安全信息化。檔案庫房管理智能化已經(jīng)是檔案庫房，圖書館庫房等進行管理的一種全新趨勢。將現(xiàn)代化技術(shù)運用于檔案學領(lǐng)域是必不可少的，專業(yè)技術(shù)人員掌握相關(guān)的智能化知識和了解相關(guān)的智能化信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計對其工作是非常有幫助的。隨著科技的不斷進步，智能檔案庫房管理信息系統(tǒng)會不斷完善，這將成為新的發(fā)展趨勢。

[1]叢筠.加強檔案安全保護之我見.山東檔案，2007(3).

[2]賈春梅，劉電.應(yīng)用單片機技術(shù)檢測檔案、圖書庫房中的害蟲.浙江檔案，2003（1）