楊亞娟
摘 要 事業(yè)單位的檔案管理工作由于其保密性和社會服務性的特征,有必要探索現(xiàn)狀和提出改善措施,以順應時代發(fā)展的需要,提高事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性,從而提高為社會服務的能力。
關鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 重要意義 采取措施
事業(yè)單位的檔案管理工作由于其保密性和社會服務性的特征,有必要探索現(xiàn)狀和提出改善措施,以順應時代發(fā)展的需要,提高事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性,從而提高其為社會服務的能力。
一、事業(yè)單位檔案管理的特征
1.事業(yè)單位的檔案管理具備保密性。事業(yè)單位是我國的重要信息管理機構,一般是由國家設置的,雖不屬于政府機構,但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機關提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進行檔案管理,是履行期參與社會事務管理職責,涉及教、科、文、衛(wèi)等各個方面,包括國家各個行業(yè)的機密文件的保存,因而具備保密性,需要做好保密工作,防止相關機密文件的泄露。
2.事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務的特性。事業(yè)單位是由國家出資設置的具有公益性的組織,保存的各類文件檔案,是對社會各類行業(yè)的信息收集匯總,這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調(diào)配,所以,需要借用事業(yè)單位進行檔案管理,這些事業(yè)單位不具備盈利性質(zhì),無條件給國家機構和社會提供相關信息查詢、咨詢和借閱等服務,以為社會服務為宗旨,具有公共服務的特性。
二、加強事業(yè)單位檔案管理的重要性
1.檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄。檔案是在社會實踐活動中直接形成的,而非后人編造的,是客觀地記錄了歷史情況,是確鑿的原始材料和歷史證件。對于事業(yè)單位而言,首先檔案是檔案人一生的真實記述,是第一手的參考材料;其次,它是事業(yè)單位本身的“成長記錄”,是單位信息最基礎、最集中的記錄,完整地反映單位發(fā)展變化的歷程。
2.檔案可以對事業(yè)單位的業(yè)績及管理水平進行科學合理的評價。檔案記錄著單位發(fā)展的整個歷程,記錄著每一階段單位的業(yè)務發(fā)展情況和資金運轉(zhuǎn)情況,記錄著每階段發(fā)展的優(yōu)秀成果,單位的管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進行總結(jié),做出科學合理的分析,從而制定出最有利于單位發(fā)展的決策。
3.檔案可以提供便利的查詢服務。這是近年來事業(yè)單位檔案的一項重要用途和事業(yè)單位登記管理機關的一項新服務內(nèi)容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務,在事業(yè)單位涉及各類訴訟情況時會發(fā)生,但是檔案查詢業(yè)務必須要有嚴格的法定程序,以確保事業(yè)單位的合法權益。
三、加強事業(yè)單位檔案管理的措施
1.加強領導,提升檔案管理水平。首先,要加強對檔案管理工作的重視程度,明確一名領導分管本單位的檔案管理工作,定期對檔案管理工作進行檢查、指導和督促。其次,要結(jié)合本單位檔案管理工作實際,建立有效的考核機制,完善管理體系,推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。
2.注重培訓,提升檔案人員綜合素質(zhì)。首先,要加強檔案管理人員的培訓,具體的培訓內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復技巧和檔案管理制度的培訓,讓檔案管理人員從理論到實際操作都能夠有更高層次地提高。
其次,要加強檔案管理人員的管理,對檔案管理人員的工作進行明確專業(yè)的分工,促使檔案管理人員能夠有序地工作。與此同時,有必要加強對檔案管理人員的薪資福利管理,盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平,為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間,并做好離職人員的工作交接管理。
再次,要強化檔案管理從業(yè)人員的服務意識及敬業(yè)奉獻精神,加強檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關知識的學習,從根本上提高業(yè)務水平。定期參加專業(yè)部門的繼續(xù)教育培訓,通過不斷地學習新技術、新方法,掌握新技巧,從而用現(xiàn)代科學管理手段來管理檔案工作。
3.加大投入,提升檔案工作保障力度。要盡量擠出資金配置專門的檔案室、檔案柜、照相機、專用微機、打印機等設備,購置專用檔案整理物品,安裝防盜門,加固窗戶,要防潮,遮光,防鼠,配備防火器等。所有檔案都要實行按序、專柜保管,防止檔案丟失和損壞,維護檔案的完整性和安全性。
4.科學管理,提升檔案工作現(xiàn)代化和信息化程度。檔案信息化建設是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用,就必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理。首先,要加強電子檔案歸檔管理,要通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存;其次,要充分利用網(wǎng)絡技術來進行檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務,從而大大提高檔案信息的利用率。
5.完善檔案管理制度。完善檔案管理制度,需要完善檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等相關制度。完善檔案管理制度,要能夠檔案信息真實完整有效,需要更新的要及時更新,需要刪除的要按照規(guī)定程序進行審核后才能刪除銷毀,要做好安全設施建設,防止檔案的丟失和盜竊,重點做好內(nèi)部監(jiān)督控制制度的建設,促使檔案管理制度得到切實的執(zhí)行。
四、結(jié)束語
總之,自《中華人民共和國檔案法》頒布實施后,檔案工作走上了依法管理的軌道,檔案事業(yè)得到了全面加強,檔案在事業(yè)單位管理中的重要作用日益突出。這些均利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻
[1]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2011,(08).