竇俊強(qiáng)
【摘 要】ERP系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了信息的“一次采集,高度共享,多層應(yīng)用”,大大提高了數(shù)據(jù)采集速度,為經(jīng)營(yíng)決策贏得了時(shí)間。但隨著系統(tǒng)長(zhǎng)期運(yùn)行, ERP系統(tǒng)性能及系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量往往會(huì)呈下降態(tài)勢(shì),其原因主要為兩個(gè):其一是系統(tǒng)原因,其二是人為操作不規(guī)范、沒(méi)有形成一個(gè)良好的使用習(xí)慣。所以就該問(wèn)題產(chǎn)生原因,可從以下方面著手解決:1. 消除硬件瓶頸,優(yōu)化系統(tǒng)參數(shù)配置,提高系統(tǒng)性能;2.完善制度,加強(qiáng)培訓(xùn)、采取有效措施規(guī)范操作習(xí)慣并加大監(jiān)控力度降低錯(cuò)誤發(fā)生概率。
【關(guān)鍵詞】E R P系統(tǒng);優(yōu)化;操作;規(guī)范
【中圖分類(lèi)號(hào)】X937【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158(2013)02-0092-02
一.ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)介
ERP,即企業(yè)資源計(jì)劃,是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反應(yīng)時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。
企業(yè)資源計(jì)劃ERP( Enterprise Resource Planning)是從物料需求計(jì)劃M(mǎn)RP(Material Requirement Planning)發(fā)展到制造資源計(jì)劃M(mǎn)RPII(Manufacturing Resource Planning),再進(jìn)一步發(fā)展到企業(yè)資源計(jì)劃大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)發(fā)展階段:
1、 20世紀(jì)60年代,美國(guó)IBM公司的約瑟夫.奧列基博士運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提出來(lái)把企業(yè)產(chǎn)品中的各種所需物料分為獨(dú)立需求和相關(guān)需求兩種類(lèi)型的概念,并按時(shí)間確定不同時(shí)期的物料需求,產(chǎn)生了解決庫(kù)存物料訂貨的新方法,即物料需求計(jì)劃(MRP)法。
2、 20世紀(jì)70年代,物料需求計(jì)劃M(mǎn)RP經(jīng)過(guò)發(fā)展和擴(kuò)充逐步形成了制造資源計(jì)劃M(mǎn)RPⅡ(Manufacturing Resource Planning)的生產(chǎn)管理方式。MRPⅡ主要涉及:企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃、物料管理(庫(kù)存管理與采購(gòu)管理)、財(cái)務(wù)管理、成本管理等。MRP Ⅱ系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了物流、信息流與資金流在企業(yè)管理方面的集成,它是一個(gè)完整的閉環(huán)企業(yè)計(jì)劃和控制系統(tǒng)。
3、 20世紀(jì)90年代以來(lái),制造資源計(jì)劃M(mǎn)RPⅡ經(jīng)過(guò)進(jìn)一步發(fā)展完善,形成了企業(yè)資源計(jì)劃ERP(Enterprise Resource Planning)系統(tǒng),它管理的企業(yè)資源更多,管理覆蓋面更寬。 MRP是ERP的核心,而MRPⅡ是ERP的重要組成部分。
企業(yè)資源計(jì)劃ERP( Enterprise Resource Planning)是目前最先進(jìn)的管理模式之一,它是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,實(shí)現(xiàn)最合理的配置資源、來(lái)滿(mǎn)足市場(chǎng)的需求,它是企業(yè)規(guī)?;⑹袌?chǎng)化、競(jìng)爭(zhēng)化、網(wǎng)絡(luò)化的必然產(chǎn)物。
ERP系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了信息的“一次采集,高度共享,多層應(yīng)用”,大大提高了數(shù)據(jù)采集速度,為經(jīng)營(yíng)決策贏得了時(shí)間。
二.系統(tǒng)性能及數(shù)據(jù)質(zhì)量下降原因分析
但隨著系統(tǒng)長(zhǎng)期運(yùn)行, ERP系統(tǒng)性能及系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量往往會(huì)呈下降態(tài)勢(shì)。系統(tǒng)反應(yīng)慢或者存在無(wú)用數(shù)據(jù)將導(dǎo)致停機(jī)和挫折感,如果情況更進(jìn)一步惡化,在最糟糕的情況下,將不再擁有運(yùn)行業(yè)務(wù)流程所必須的吞吐量。結(jié)果是業(yè)務(wù)運(yùn)行超時(shí)、延時(shí)、錯(cuò)誤判斷以及經(jīng)濟(jì)損失。
產(chǎn)生這一問(wèn)題原因是多方面的,但究其根本重點(diǎn)在于以下兩點(diǎn):
1.系統(tǒng)原因,其中包括硬件瓶頸、數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)優(yōu)、系統(tǒng)調(diào)整、客戶(hù)端配置以及網(wǎng)絡(luò)狀況等,如果這些問(wèn)題不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)解決,將對(duì)系統(tǒng)性能造成影響。
2.人為操作不規(guī)范,沒(méi)有形成一個(gè)良好的使用習(xí)慣。例如操作失誤產(chǎn)生大量的無(wú)用信息、流水式作業(yè)同時(shí)產(chǎn)生多條訂單和執(zhí)行收貨事務(wù)后不關(guān)閉界面造成對(duì)物料主數(shù)據(jù)的鎖定等,這樣不但給系統(tǒng)效率帶來(lái)影響,同時(shí)一個(gè)人的操作還可能影響到其他人的正常操作。
三.解決方案
就以上兩點(diǎn)主要原因,應(yīng)該采取以下措施:
1 消除硬件瓶頸,優(yōu)化系統(tǒng)參數(shù)配置,提高系統(tǒng)性能
1.1 消除硬件瓶頸,規(guī)避運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)
ERP系統(tǒng)長(zhǎng)時(shí)間地運(yùn)行,設(shè)備的CPU、內(nèi)存、硬盤(pán)等硬件設(shè)備不間斷地工作,硬件老化情況將不可避免地發(fā)生。同時(shí)隨著數(shù)據(jù)量的增加以及業(yè)務(wù)種類(lèi)的不斷增加,硬件資源不足導(dǎo)致瓶頸出現(xiàn),造成系統(tǒng)性能降低。這就要求我們必須時(shí)刻關(guān)注硬件設(shè)備運(yùn)行狀況,了解系統(tǒng)負(fù)載的極限值,并針對(duì)需求添加硬件配件,例如增加硬盤(pán)、內(nèi)存等,并及時(shí)對(duì)超期服役的設(shè)備進(jìn)行更換,這樣不但可以有效降低硬件瓶頸,同時(shí)還可以規(guī)避設(shè)備老化帶來(lái)的故障隱患。
1.2 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)監(jiān)控,定期進(jìn)行優(yōu)化
隨著系統(tǒng)的運(yùn)行,數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,往往常用表里的數(shù)據(jù)量都已經(jīng)突破了百萬(wàn)條,如果不能有效地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行優(yōu)化,嚴(yán)重的將導(dǎo)致業(yè)務(wù)運(yùn)行超時(shí)從而給公司的正常經(jīng)營(yíng)帶來(lái)影響。針對(duì)這一問(wèn)題,我們可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行如下調(diào)整:首先是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)緩存區(qū)和其他數(shù)據(jù)庫(kù)參數(shù)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置;其次是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)硬盤(pán)的規(guī)劃設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化,使得在硬盤(pán)上盡可能的平均分配工作負(fù)載,以避免當(dāng)從硬盤(pán)中寫(xiě)入和讀取的時(shí)候產(chǎn)生等待的情況;最后是對(duì)耗時(shí)的SQL語(yǔ)句,也就是長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行的SQL語(yǔ)句的優(yōu)化,并創(chuàng)建有效率的索引。另外還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的監(jiān)控,特別是鎖和隊(duì)列的情況,及時(shí)擴(kuò)充表空間大小,并在月結(jié)前調(diào)整好數(shù)據(jù)庫(kù),例如參數(shù)優(yōu)化、重建低質(zhì)量索引等。
1.3 根據(jù)需求調(diào)整系統(tǒng)配置,優(yōu)化ABAP程序
系統(tǒng)調(diào)整即ERP系統(tǒng)本身BASIS部分及程序部分的調(diào)整。首先,根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)行要求分配進(jìn)程數(shù)量。例如在白天由于線上操作較多,可將對(duì)話進(jìn)程數(shù)量加大;而在晚間后臺(tái)作業(yè)增多,可以減少對(duì)話進(jìn)程數(shù)量增加后臺(tái)作業(yè)數(shù)量。此舉可以滿(mǎn)足不同時(shí)間段系統(tǒng)的要求。其次,實(shí)例參數(shù)的調(diào)整。例如,系統(tǒng)緩存區(qū)(buffer)。對(duì)于應(yīng)用服務(wù)器,程序、表和字段定義以及關(guān)于客戶(hù)化表的數(shù)據(jù)在緩存區(qū)中被保持。如果進(jìn)行優(yōu)化配置,這些緩存區(qū)將確保從數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中只需直接讀取最少量的數(shù)據(jù),從SAP緩存區(qū)讀取數(shù)據(jù)的速度大約比從數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中讀取數(shù)據(jù)速度快10-100倍。第三,通過(guò)系統(tǒng)工具分析ABAP程序,對(duì)消耗資源龐大的程序進(jìn)行優(yōu)化,同時(shí)優(yōu)化接口程序,減少不必要的系統(tǒng)開(kāi)支。
1.4 關(guān)注網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀況,減少數(shù)據(jù)傳輸量
客戶(hù)端/服務(wù)器架構(gòu)中不同層之間的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度和數(shù)據(jù)吞吐量非常重要,他們會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的性能表現(xiàn)。如果網(wǎng)絡(luò)存在瓶頸,將導(dǎo)致客戶(hù)操作緩慢。另外由于SAP架構(gòu)要求絕大多數(shù)的數(shù)據(jù)交換都在應(yīng)用層和數(shù)據(jù)庫(kù)層進(jìn)行。通過(guò)優(yōu)化明顯耗時(shí)占資源的SQL語(yǔ)句可以減少這種交換;但是在實(shí)際中,應(yīng)用層和數(shù)據(jù)庫(kù)層將通過(guò)局域網(wǎng)連接。另一方面,由于網(wǎng)絡(luò)連接可以通過(guò)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)實(shí)現(xiàn),這就要求在表示層和應(yīng)用層之前的數(shù)據(jù)傳輸要盡可能的少。
2 完善制度,加強(qiáng)培訓(xùn)、采取有效措施規(guī)范操作習(xí)慣并加大監(jiān)控力度降低錯(cuò)誤發(fā)生概率
2.1 制定全面的管理制度,有效防范系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)
眾所周知,無(wú)論一套系統(tǒng)功能如何強(qiáng)大,設(shè)置如何完善,但是總會(huì)存在人為操作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。這就給企業(yè)的正常業(yè)務(wù)開(kāi)展帶來(lái)了極大地隱患 。所以,一方面,我們要繼續(xù)完善系統(tǒng),把風(fēng)險(xiǎn)降低到最小程度,另一方面 ,為規(guī)范公司ERP上線后的應(yīng)用與運(yùn)行管理,加強(qiáng)對(duì)ERP運(yùn)行的組織和領(lǐng)導(dǎo),健全ERP運(yùn)行管理和支持體系,加強(qiáng)對(duì)ERP運(yùn)行績(jī)效的檢查和考核,確保系統(tǒng)長(zhǎng)期安全、穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)、高效運(yùn)行,全面支撐企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理,持續(xù)提升企業(yè)整體管理水平,提高經(jīng)濟(jì)效益,就是要制定一套完善的系統(tǒng)管理規(guī)范制度。
企業(yè)在準(zhǔn)備應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前,需要理智地進(jìn)行立項(xiàng)分析:企業(yè)是不是要投資ERP系統(tǒng)?為什么投?何時(shí)投?ERP系統(tǒng)是否能夠解決目前企業(yè)存在的問(wèn)題?在財(cái)力上企業(yè)能不能支持ERP的實(shí)施?基礎(chǔ)管理工作有沒(méi)有理順或準(zhǔn)備在上ERP之前讓咨詢(xún)公司幫助理順?必須將分析的結(jié)果寫(xiě)成需求分析和投資效益分析正式書(shū)面報(bào)告,從而做出是否上ERP項(xiàng)目的正確決策。避免盲目性投資。
企業(yè)必須大膽改革原有的管理體制,“一把手”要具有企業(yè)家精神。企業(yè)“一把手”的大膽改革和創(chuàng)新、實(shí)施的決心與積極參與度是項(xiàng)目成功實(shí)施的根本保證。而大膽改革和創(chuàng)新就要轉(zhuǎn)變觀念,真正意義上解放思想,樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀、權(quán)力觀,以大局為重,以企業(yè)的發(fā)展為目標(biāo),少些私心雜念,只有把企業(yè)當(dāng)作自己家的企業(yè),企業(yè)發(fā)展才是根本。
企業(yè)一旦決定上ERP項(xiàng)目,領(lǐng)導(dǎo)首先要高度給予重視,落實(shí)資金是首要任務(wù);其次,企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目要根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)的特征以及目前的狀況,制定一個(gè)完整詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃和實(shí)施范圍;第三、培訓(xùn)是成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的重要因素,包括思想上的培訓(xùn)和知識(shí)技能上的培訓(xùn)。另外,加強(qiáng)溝通與合作,出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)溝通。
在實(shí)施的過(guò)程中,首先構(gòu)建與ERP相適應(yīng)的企業(yè)文化,“取其精華,剔其糟泊”,弘揚(yáng)和培育與之相適應(yīng)的先進(jìn)的文化,并將國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的文化有機(jī)地融合。我們?cè)谝隕RP美國(guó)式的企業(yè)文化時(shí)還要注意吸取中華民族自身的優(yōu)秀文化,把ERP的管理思想與中國(guó)的實(shí)際相結(jié)合,在兼收并蓄的基礎(chǔ)上進(jìn)行融合,最終形成自己特色的企業(yè)文化。
2.2 加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)最終用戶(hù)培訓(xùn),同時(shí)深化ERP思想
ERP系統(tǒng)管理精細(xì),面面涉及,但往往給人操作繁瑣的感覺(jué)。對(duì)于常用事務(wù)或許操作得心應(yīng)手,但部分不常用事務(wù)可能會(huì)出現(xiàn)操作失誤的情況。同時(shí)每年新入職的新員工因?yàn)閺奈唇佑|過(guò)ERP系統(tǒng),對(duì)操作更是一竅不通,如果盲目上手,帶來(lái)的后果也是不堪設(shè)想。另外,ERP作為一種管理思想,作為最終用戶(hù)也應(yīng)該去深入理解,如果只把它看成是一個(gè)操作軟件或者一個(gè)累贅,那就失去了使用它的意義。這就要求各相關(guān)部門(mén)定期對(duì)最終用戶(hù)操作合格性進(jìn)行檢查,并制定獎(jiǎng)懲制度,同時(shí)不定期的及時(shí)向ERP支持中心提交培訓(xùn)需求和培訓(xùn)人員名單,加強(qiáng)對(duì)最終用戶(hù)的培訓(xùn)力度。通過(guò)培訓(xùn)要使每個(gè)最終用戶(hù)在系統(tǒng)中的操作規(guī)范,同時(shí)還要讓他們明晰業(yè)務(wù)流程,了解ERP的內(nèi)涵,提高最終用戶(hù)的內(nèi)功,為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全提供的有力保障。
2.3 加強(qiáng)對(duì)最終用戶(hù)操作的監(jiān)控力度,最大限度降低誤操作帶來(lái)的影響
加強(qiáng)對(duì)最終用戶(hù)的培訓(xùn)可以規(guī)范其操作,但誤操作的情況還是可能會(huì)出現(xiàn)。這些誤操作造成的垃圾數(shù)據(jù)往往只有在對(duì)賬的時(shí)候,由于已經(jīng)過(guò)去一段時(shí)間,誤操作的原因和人員已經(jīng)無(wú)法追查。但在企業(yè)SAP運(yùn)作中,SAP生產(chǎn)系統(tǒng)是整個(gè)企業(yè)的根本,任何數(shù)據(jù)的更改、后臺(tái)設(shè)置的更改、系統(tǒng)參數(shù)的更改,都會(huì)對(duì)整個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流產(chǎn)生很大的影響,因此對(duì)于生產(chǎn)系統(tǒng)在上線以后數(shù)據(jù)出口一定要有嚴(yán)格的策略進(jìn)行管控。
在現(xiàn)有系統(tǒng)情況下啟用審計(jì)功能就顯得很必要了。SAP審計(jì)功能主要包括:
1)用戶(hù)登陸及進(jìn)程監(jiān)控
2)文件類(lèi)型已經(jīng)文件變更紀(jì)錄
3)開(kāi)發(fā)紀(jì)錄
4)系統(tǒng)日志文件審計(jì)
這樣以來(lái),在每日進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查的同時(shí)檢查近三天人員操作情況,可以有效的鎖定誤操作的人員,這樣對(duì)查明原因、糾正其錯(cuò)誤都有著積極的作用。
同時(shí)還要強(qiáng)化管理,分工協(xié)作,建立了完善的運(yùn)行維護(hù)管理體系。筆者經(jīng)過(guò)對(duì)信息應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行分析,按信息人員的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)進(jìn)行分工,對(duì)SAP系統(tǒng)要至少確定1 名信息人員進(jìn)行維護(hù),確定了第一責(zé)任人,加大對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控力度。同時(shí)制定了嚴(yán)格的考核制度,將日常運(yùn)行維護(hù)工作進(jìn)行量化考核,并作為對(duì)信息人員績(jī)效考核的主要內(nèi)容。針對(duì)信息人員少,工作量大的特點(diǎn),制定了首問(wèn)負(fù)責(zé)制度,杜絕了在排除系統(tǒng)、設(shè)備故障時(shí)的推諉扯皮現(xiàn)象。
2.4 采取有效措施規(guī)范操作,建立良好的操作習(xí)慣
在每日的系統(tǒng)檢查過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)很多最終用戶(hù)往往會(huì)打開(kāi)多個(gè)界面操作執(zhí)行同一個(gè)程序,例如一個(gè)用戶(hù)同時(shí)打開(kāi)5個(gè)界面并一起執(zhí)行。也許一兩個(gè)人操作對(duì)系統(tǒng)效率影響不大,但在月結(jié)時(shí)對(duì)系統(tǒng)的壓力就顯現(xiàn)出來(lái)了,服務(wù)器整體效率下降明顯。針對(duì)這種情況,可以采取更改系統(tǒng)參數(shù),限制賬戶(hù)登錄窗口打開(kāi)個(gè)數(shù)為2個(gè):一個(gè)執(zhí)行業(yè)務(wù)操作,另外用于查詢(xún)數(shù)據(jù)使用;同時(shí)限制一個(gè)賬戶(hù)只可以同時(shí)一人進(jìn)行登錄,另外配合審計(jì)日志也可以查到賬戶(hù)登錄終端名,最大限度杜絕多人使用同一賬戶(hù)情況出現(xiàn)。這樣可以給最終用戶(hù)建立一種良好的操作規(guī)范和操作習(xí)慣,有利于系統(tǒng)的正常運(yùn)行和風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避。另外,針對(duì)在業(yè)務(wù)繁忙時(shí)做大量查詢(xún)的情況,可以在月結(jié)前后摘除部分人員的部分報(bào)表查詢(xún)權(quán)限,從而降低服務(wù)器的負(fù)荷量。同時(shí)有效運(yùn)用系統(tǒng)組登錄功能,均衡系統(tǒng)負(fù)載,使系統(tǒng)得到最大化的利用。
3.結(jié)束語(yǔ):
ERP項(xiàng)目成功的關(guān)鍵在于企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)建嶄新的、比較適應(yīng)的、中西方相結(jié)合的企業(yè)文化。企業(yè)文化較為完善并與之相適應(yīng)是關(guān)鍵,要把中西方文化與自己企業(yè)特有的文化有機(jī)地結(jié)合在一起。企業(yè)還必須制定較為明確的實(shí)施目標(biāo)以及遠(yuǎn)景規(guī)劃,從管理的角度來(lái)組織,而不是簡(jiǎn)單的軟件采購(gòu)行為。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要具備企業(yè)家精神,要有現(xiàn)代管理理念,管理制度和企業(yè)運(yùn)行的管理機(jī)制要健全,項(xiàng)目實(shí)施需要的資金要有保證,基礎(chǔ)設(shè)施完備,人員培訓(xùn)較為充分,人員的素質(zhì)要適合實(shí)施的需要,企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)困難要相對(duì)小一些,時(shí)間會(huì)短一些,成功的把握也會(huì)更大些。
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