徐榮安

【摘 要】如今，信息技術(shù)的發(fā)展訊飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。我國近年來大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，而新時(shí)期人事檔案工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期的檔案管理工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期管理工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。

【關(guān)鍵詞】信息網(wǎng)絡(luò)；必要性

1.建立職工檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必要性

干部信息規(guī)范化的需要。在日常的職工檔案管理工作中，形成了大量的職工信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足職工的微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理職工信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)部門都購進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時(shí)，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)職工工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

2.職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供全方位的職工信息。職工信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取職工的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢職工諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的資料，了解職工全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的職工信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解職工的傳統(tǒng)方式。

使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的職工信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在職工管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解每名職工，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解職工的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)職工認(rèn)識(shí)的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理職工的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，職工的任免審批表、干部簡(jiǎn)歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。

可以使職工任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集職工的工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的情況，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)情況、資料和相應(yīng)的文字融為一體，并通過情況顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評(píng)價(jià)和使用干部，提高知人識(shí)人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

建立和使用職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問題：

要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級(jí)數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

要使職工多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量。

網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價(jià)格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價(jià)格比，是一個(gè)比較合適的選擇。有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，職工信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成職工管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)趨于完善，最終滿足在職工工作的全面需要。

要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。職工信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到職工管理的多個(gè)部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括班子建設(shè)、職工管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。

準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息資源是整個(gè)系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程當(dāng)中，要重視信息資源的采集、開發(fā)與利用，不能只購置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以應(yīng)用為主線，開發(fā)選用一些實(shí)用的應(yīng)用程序，充分利用現(xiàn)有信息資源。拓寬應(yīng)用范圍，提供更深層次的信息服務(wù)，使信息系統(tǒng)真正成為職工工作中必不可少的重要組成部分。

隨著辦公自動(dòng)化和信息系統(tǒng)的逐步推廣與完善，對(duì)各級(jí)職工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也提出了較高的要求。要有計(jì)劃地對(duì)使用者進(jìn)行強(qiáng)制培訓(xùn)，使其成為辦公自動(dòng)化和職工信息系統(tǒng)的積極參與者與受益者，從而不斷提高整體的業(yè)務(wù)水平和管理能力。 [科]