朱玲　段小平

摘要：普通高校的函授站是成人高等教育體系中的一個重要組成部分，是學(xué)校實(shí)施函授教育教學(xué)的主要窗口，在函授生的教學(xué)管理方面起到了關(guān)鍵作用。文章對普通高校函授站在學(xué)籍管理工作中存在的問題進(jìn)行探究，進(jìn)而探尋解決問題的對策，對指導(dǎo)高校函授站做好學(xué)籍管理工作具有積極意義。

關(guān)鍵詞：高校函授站；學(xué)籍管理；問題；對策

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1009-4156{2013）02-094-02

函授教育是成人高等教育的一種重要教育形式，其靈活機(jī)動、富有特色、適合成人特點(diǎn)、理論聯(lián)系實(shí)際的辦學(xué)方式吸引了越來越多的有志之士加入其中。高校與函授站發(fā)揮各自優(yōu)勢、挖掘聯(lián)合辦學(xué)潛力，有利于共同發(fā)展。因函授教育立足本地生源，既能與高校教學(xué)資源共享，又能在實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)上得到當(dāng)?shù)馗咝熧Y和輔導(dǎo)教師的指導(dǎo)。因此，在新形式下普通高校的函授站在為社會培養(yǎng)人才方面有著不可替代的作用。

近年來，函授站的辦學(xué)規(guī)模和教學(xué)質(zhì)量呈下滑趨勢，嚴(yán)重影響到成人高等教育的生存和發(fā)展。究其原因，除了普通全日制教育擴(kuò)招帶來的生源減少影響，函授站自身教學(xué)質(zhì)量有待提高也是問題的關(guān)鍵。函授站的每一項(xiàng)工作都關(guān)系到學(xué)生和社會對于成人高等教育教學(xué)質(zhì)量的信心，特別是教育部實(shí)行網(wǎng)上新生學(xué)籍注冊和畢業(yè)生學(xué)歷電子注冊以來，學(xué)生學(xué)籍信息的管理變得非常嚴(yán)格。工作要求的變化，各函授站點(diǎn)所面臨的任務(wù)也更加艱巨，要求在學(xué)籍管理工作中更加細(xì)致，學(xué)籍工作要堅(jiān)持以人為本，盡量減少工作失誤、切實(shí)體現(xiàn)對學(xué)生的人文關(guān)懷和服務(wù)宗旨。

一、目前高校函授站在學(xué)籍管理工作中存在的問題

（一）重生源，輕管理

在生源下滑的情況下，部分函授站為了提高自身的經(jīng)濟(jì)效益，重招生，輕在校生的管理，工作人員甚至與學(xué)生長期無法取得聯(lián)系，導(dǎo)致學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中無法獲得課程教學(xué)信息和畢業(yè)指導(dǎo)信息，學(xué)習(xí)過程中遇到的問題也無法及時得到輔導(dǎo)答疑或與任課教師和同班同學(xué)得不到溝通交流和提高。正因?yàn)楦骱谡鹃L期缺乏跟學(xué)生溝通與交流，管理工作無法到位，造成學(xué)生對函授點(diǎn)的不滿和不信任，無形之中造成了許多的生源流失。

（二）學(xué)籍異動多，信息變更不及時

函授生的學(xué)籍異動是學(xué)籍管理的一個重要方面，它包括函授生專業(yè)變更、身份信息變更、學(xué)習(xí)形式變更、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)等諸多方面，根據(jù)中南林業(yè)科技大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院近幾年統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)看來，每一年級在校生學(xué)籍異動近占總?cè)藬?shù)的10%左右。這些異動大部分是學(xué)生的意愿，但也有部分是函授站工作人員的失誤造成的，如報(bào)考時學(xué)生的專業(yè)出錯、姓名出錯、身份證號碼出錯等。由于管理不到位，更正不及時，造成很多的異動信息沒有及時地修正，從而使學(xué)生在畢業(yè)時無法進(jìn)行網(wǎng)上學(xué)歷注冊或者網(wǎng)上學(xué)歷信息出錯等現(xiàn)象，不僅給學(xué)籍管理工作帶來麻煩，也給學(xué)生的正常工作帶來不便。

（三）工作不認(rèn)真，文件不規(guī)范

成人高等教育學(xué)生學(xué)籍管理都是按上級主管部門下達(dá)的文件進(jìn)行管理，也有專門的業(yè)務(wù)表格，有的函授站在學(xué)籍管理工作中不按要求辦事，工作人員的工作態(tài)度不認(rèn)真，有的未經(jīng)允許私自改變有關(guān)文件要求填寫的相關(guān)信息和必須提供的有關(guān)材料，工作敷衍塞責(zé)。亦有一些函授站的工作人員設(shè)按根據(jù)上級主管部門或主辦學(xué)校學(xué)籍管理的要求去核對學(xué)生信息，或者是核對不仔細(xì)，導(dǎo)致學(xué)生畢業(yè)上網(wǎng)信息有誤。

（四）辦公軟件操作不熟練，缺乏主動思考和學(xué)習(xí)

目前，學(xué)籍的管理工作全部在互聯(lián)網(wǎng)操作，數(shù)據(jù)的上報(bào)與核實(shí)均為電子數(shù)據(jù)，函授站與高校進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總與交流時，必須采用統(tǒng)一的格式才能最有效地管理。在數(shù)據(jù)格式定義、數(shù)據(jù)輸入中，由于數(shù)據(jù)的龐雜，在輸入時難免出現(xiàn)失誤，如何熟練掌握數(shù)據(jù)軟件，保障數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確與快捷，是函授站工作人員亟待掌握的基本技能。以WORD、EXCEL為代表的辦公軟件的使用，是提交文件申請、消息發(fā)布等方面的基本工具，但有些函授站工作人員由于對這兩個軟件不熟，造成傳送文件不規(guī)范，從而引起文件內(nèi)容重復(fù)修改。

在學(xué)籍管理工作中，高校與函授站工作人員的聯(lián)系除了正常的通話，還建立了專門的學(xué)籍管理QQ群，方便函授站與主辦學(xué)校、函授站相互之間的交流。但有些函授站的工作人員缺乏主動學(xué)習(xí)的態(tài)度和能力，不主動向兄弟單位和他人學(xué)習(xí)，對于群中其他函授站工作人員已經(jīng)提出的問題，仍不斷地重復(fù)詢問。

二、函授站在學(xué)籍管理工作中的對策

（一）定期對函授站工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

由于成人高等教育的對象復(fù)雜，人員多且具有很大的流動性，各函授站的學(xué)籍管理也充滿了復(fù)雜的因素，每年的學(xué)籍管理問題都是層出不窮。因此，加強(qiáng)對函授站工作人員的培訓(xùn)工作非常必要，加強(qiáng)學(xué)籍管理中工作人員的主觀能動性，提高對學(xué)籍管理重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化信息收集操作培訓(xùn)、強(qiáng)化各種必需軟件的學(xué)習(xí)和使用等內(nèi)容。通過培訓(xùn)首先可以集中傳達(dá)上級主管部門的有關(guān)文件精神，其次對學(xué)籍管理中出現(xiàn)的新問題可進(jìn)行集中交流與學(xué)習(xí)，提高工作效率，同時各函授站工作人員之間可以相互交流工作和管理經(jīng)驗(yàn)，相互學(xué)習(xí)、取長補(bǔ)短。

（二）嚴(yán)把報(bào)考關(guān)，完善填報(bào)信息

在學(xué)生報(bào)考成人高考時就要嚴(yán)把報(bào)名關(guān)，對學(xué)生的基本信息一定要仔細(xì)確認(rèn)。目前，省考試院規(guī)定考生均采用二代身份證掃描報(bào)考，可以避免身份證信息出錯的問題，但考生其他信息（如電話、聯(lián)系地址、工作單位等）要求考生本人認(rèn)真填寫并仔細(xì)審核，確保在任何時候能保持函授站與考生的信息互通，在報(bào)考專業(yè)等信息時必須更加慎重，學(xué)生確認(rèn)信息時一定要認(rèn)真，特別不能犯跨大類報(bào)錯專業(yè)的錯誤。

（三）加強(qiáng)工作崗位教育，提高工作的主動性和能動性

學(xué)籍工作是一項(xiàng)很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，一張看似簡單的畢業(yè)證可以直接影響學(xué)生的前途和今后的發(fā)展，所以各函授站工作人員對每一個學(xué)生的基本信息都要仔細(xì)核對確認(rèn)。學(xué)籍管理人員的工作素養(yǎng)，決定了其工作態(tài)度，而工作的態(tài)度是否端正直接影響了工作效率和學(xué)生的滿意度，因此不斷加強(qiáng)工作人員的崗位教育，提高工作人員工作的主動性和能動性，才能不斷地減少工作失誤，進(jìn)一步提高成人高等教育的質(zhì)量和水平。加大對各函授點(diǎn)學(xué)籍管理工作的巡查，必要時可以建立相關(guān)的學(xué)籍管理工作獎懲體系。

（四）減少學(xué)籍管理崗位人員的頻繁更換

學(xué)籍工作非常煩瑣，工作人員要認(rèn)真、細(xì)致、負(fù)責(zé)，還要有一定的經(jīng)驗(yàn)，為了工作的嚴(yán)謹(jǐn)和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，必須對學(xué)籍管理崗位人員的編制減少變動，即使必須要進(jìn)行人員變動時，也要做好工作交接和培訓(xùn)，必須熟練掌握學(xué)籍管理的整個流程和方法。

（五）建立函授點(diǎn)與考生的聯(lián)系平臺

目前，幾乎每個考生都有自己的手機(jī)或QQ號碼，積極地利用現(xiàn)代的交流工具，建立考生和函授站飛信群、短信平臺或者QQ群，及時方便地發(fā)布教學(xué)考試信息或其他通知公告，多樣化的聯(lián)系平臺的建立，不僅確保了信息的及時傳達(dá)，也能減少由于某一聯(lián)系方式的終端造成的信息不暢。平臺的建立能使考生合理地安排自己的時間，也有利于把各函授點(diǎn)學(xué)籍管理工作合理安排時間，保障學(xué)籍工作能夠有條不紊地進(jìn)行。

（六）建立函授點(diǎn)與主辦學(xué)校之間的學(xué)籍管理平臺

由于函授站分布在全國各個地方，信息的及時更新與共享有利于提高辦公效率，減少由于文件和數(shù)據(jù)傳輸帶來的誤差。目前，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在國內(nèi)十分地完善，基于互聯(lián)網(wǎng)的web辦公系統(tǒng)也非常地成熟，可以根據(jù)成人教育的特點(diǎn)，開發(fā)基于Intemet的數(shù)據(jù)共享平臺，各函授站在數(shù)據(jù)錄入時直接將數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器中，這樣既能減少失誤，也能有利于主辦學(xué)校及時地對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析。

學(xué)籍管理是成人高等教育的重要的關(guān)口，函授站是主辦學(xué)校與學(xué)生之間的重要紐帶，因此，在成人高等教育中把好函授點(diǎn)學(xué)籍管理工作，改革傳統(tǒng)落后的學(xué)籍管理制度和方式，建立科學(xué)、現(xiàn)代化的學(xué)籍制度，提高對學(xué)籍管理的認(rèn)識，堅(jiān)持以人為本的態(tài)度推動學(xué)籍管理工作，是不斷發(fā)展成人高等教育的重要措施，也是提高辦學(xué)質(zhì)量、提高學(xué)生素質(zhì)、實(shí)踐科教興國戰(zhàn)略的重要保障。