摘 要：高校對學(xué)生檔案的保存與利用問題日趨嚴(yán)重，以往陳舊的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的檔案管理工作需求。本文闡述了當(dāng)前學(xué)生檔案管理存在的問題，并通過深入分析實(shí)踐學(xué)生檔案數(shù)字化管理的方式，提高學(xué)生檔案的利用效率，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；數(shù)字化；管理

隨著當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)與社會在不斷發(fā)展、進(jìn)步，學(xué)生檔案資料在畢業(yè)生進(jìn)入社會從事各項(xiàng)工作中也顯得越來越重要，而學(xué)生的檔案資料完整性及準(zhǔn)確性問題也日益突出。因此，高校的學(xué)生檔案管理工作越來越受重視。然而，以往陳舊、傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求，通過檔案的數(shù)字化管理，不僅可以有效的保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性及完整性，而且可以明顯的提高學(xué)生檔案的查閱速度，提高學(xué)生檔案的使用效率，數(shù)字化管理學(xué)生檔案將是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢與要求。

1 學(xué)生檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 學(xué)生檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

隨著當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各大高校的檔案管理部門都已經(jīng)開展檔案數(shù)字化管理工作，從最初的學(xué)生檔案目錄數(shù)字化發(fā)展成為當(dāng)前的檔案內(nèi)容數(shù)字化。

目前，學(xué)生檔案的使用頻率極高，因此如何更加規(guī)范、有效、全面的管理學(xué)生檔案已成為當(dāng)前的熱點(diǎn)問題。檔案管理的數(shù)字化工作將不僅僅局限與對學(xué)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化管理學(xué)生檔案的工作開展與利用，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用，滿足各企事業(yè)單位等對學(xué)生檔案的利用需求。

1.2 學(xué)生檔案數(shù)字化管理的必要性

1.2.1傳統(tǒng)的檔案保存手段弊端較大

由于傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理中人為影響因素較大，當(dāng)檔案管理人員未嚴(yán)格依照檔案管理的相關(guān)規(guī)范制度開展管理工作，極易導(dǎo)致學(xué)生的檔案資料信息不齊全、不準(zhǔn)確。而且傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式效率較低，無法滿足當(dāng)前社會的高速度及現(xiàn)代辦公的要求。加上傳統(tǒng)的紙質(zhì)化學(xué)生檔案管理方式，無法將學(xué)生的檔案資料與信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享，浪費(fèi)了大量資源，而且降低了使用者查閱學(xué)生檔案的效率。尤其是當(dāng)使用地域與學(xué)生檔案存儲地距離較遠(yuǎn)時(shí)，為使用單位帶來很多不必要的麻煩，容易在檔案資料的傳送過程中延誤或丟失，影響了檔案查閱的工作效率，為檔案管理人員增添了工作量。

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式秩序較數(shù)字化管理模式混亂，在查閱檔案情況時(shí)耗時(shí)較多，效率低下；而且影響了學(xué)生檔案的文件歸檔情況，大大降低了學(xué)生檔案的及時(shí)性、完善性及準(zhǔn)確性。通過數(shù)字化管理學(xué)生檔案，可以有效地保障學(xué)生檔案的規(guī)范性及完善性，提高學(xué)生檔案的數(shù)字化管理水平，可以有效的提高學(xué)生檔案的使用效率，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。

1.2.2學(xué)生檔案數(shù)字化管理有利于保證檔案的完整性

學(xué)生檔案本身具備原始性、憑證性及權(quán)威性的特點(diǎn)，其利用率也越來越高。當(dāng)各企業(yè)用人單位在進(jìn)行招聘工作時(shí)，可以通過查詢畢業(yè)生的檔案資料，鑒定其學(xué)歷及其他信息是否屬實(shí)，學(xué)生檔案資料還可以作為證明材料，用于畢業(yè)生的資格認(rèn)證或出國深造等方面。

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理容易出現(xiàn)紙張松脆的現(xiàn)象，不僅影響學(xué)生檔案資料的完整性及查閱，而且使得學(xué)生檔案的查閱及調(diào)閱受到各方面的限制，尤其是當(dāng)使用地域與檔案存儲地域距離較遠(yuǎn)時(shí)，大大降低了檔案的查閱效率。學(xué)生檔案的數(shù)字化管理可以有效的解決學(xué)生檔案的保存與利用問題，可以有效的保護(hù)學(xué)生檔案的有效性、準(zhǔn)確性以及完整性。

2 學(xué)生檔案數(shù)字化管理方式

2.1 優(yōu)化學(xué)生檔案的數(shù)字化管理模式

在管理學(xué)生檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)具備高度的檔案數(shù)字化管理意識，嚴(yán)格按照管理制度將學(xué)生的檔案錄入生成電子文檔。將學(xué)生檔案從紙質(zhì)版錄入信息系統(tǒng)，升級為電子文檔，各大高校及各單位都可通過局域網(wǎng)共享學(xué)生的電子檔案。其中，電子檔案主要包括：元數(shù)據(jù)及歸檔電子文件兩部分。

2.1.1元數(shù)據(jù)

元數(shù)據(jù)主要包括：文件的創(chuàng)建者、生成部門、收件者、責(zé)任者、文件主體及文件格式、文件的創(chuàng)建日期、歸檔日期。一般來說，可以通過六種方式獲得電子檔案的元數(shù)據(jù)：手工錄入、默認(rèn)賦值、自動(dòng)捕獲、半自動(dòng)化賦值、從移除系統(tǒng)接收、自動(dòng)提取。在初步生成學(xué)生電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能多的收集學(xué)生檔案的元數(shù)據(jù)，保證電子檔案的齊全與完整性。學(xué)生個(gè)人檔案的元數(shù)據(jù)還包括學(xué)生的個(gè)人基本信息，即學(xué)院、專業(yè)、學(xué)號、姓名等，此類信息都應(yīng)當(dāng)一并計(jì)入學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)之中。在將學(xué)生的元數(shù)據(jù)儲存進(jìn)數(shù)據(jù)庫時(shí)，一般以學(xué)生的學(xué)號為主鍵，以其他數(shù)據(jù)源形成一組數(shù)據(jù)。

2.1.2歸檔電子文件

學(xué)生檔案的歸檔電子文件的儲存形式與其辦公自動(dòng)化硬件存成書包的級別相關(guān)，一般主要通過一條數(shù)據(jù)形式儲存或以附件形式儲存。其中，以一條數(shù)據(jù)儲存的形式較為方便、快速，而且節(jié)省儲存空間，因?yàn)橐砸粭l數(shù)據(jù)儲存的形式可以在客戶端再恢復(fù)為歸檔電子文件格式。

2.2 調(diào)整學(xué)生檔案利用數(shù)字化服務(wù)內(nèi)容

由于檔案管理信息化的服務(wù)需求越來越大，學(xué)生檔案以往的封閉式管理極易浪費(fèi)大量信息資源。檔案管理部門將學(xué)生的檔案通過數(shù)字化管理，構(gòu)建以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的學(xué)生檔案數(shù)字化利用傳輸平臺、共享平臺、管理平臺、服務(wù)平臺以及綜合應(yīng)用拍拖，將學(xué)生的檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理、開放式利用、一站式管理，提高學(xué)生檔案的利用率與查閱速度。由此可見，檔案管理部門采取數(shù)字化管理檔案，可以通過為社會公眾提供及時(shí)、全面的檔案信息服務(wù)，借以充分發(fā)揮檔案管理的自身價(jià)值。

由于學(xué)生檔案利用頻率較多，而且使用地域較為廣泛，紙質(zhì)化學(xué)生檔案已無法滿足當(dāng)前社會的檔案需求情況。通過將學(xué)生檔案數(shù)字化管理，可以使得學(xué)生檔案以高效、快速、簡便的形式發(fā)揮其巨大作用。通過數(shù)字化管理學(xué)生檔案，使用者不再受使用地域限制，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)便可以快速的獲得學(xué)生的相關(guān)檔案及文件資料。使用者可以直接在客戶端微機(jī)上查詢所需的檔案，還可以打印學(xué)生檔案，或者直接在學(xué)生檔案館查詢電子檔案，既可以確保學(xué)生的檔案資料不被泄露，保護(hù)學(xué)生檔案資料的完整性，而且可以提高查詢檔案的效率，節(jié)省資源與時(shí)間，同時(shí)也降低了檔案管理工作人員的工作量。

2.3 優(yōu)化學(xué)生電子檔案歸檔管理模式

通過對學(xué)生檔案采取數(shù)字化管理的模式，對歸檔的電子文件及學(xué)生信息資料進(jìn)行存儲、管理、利用，可以更加有效地管理、利用學(xué)生的檔案資料。通過將學(xué)生的電子文件歸檔，并進(jìn)行保存價(jià)值評估。對于有存檔價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔，對于沒有存檔價(jià)值的電子文件進(jìn)行刪改。

將具有保存與利用價(jià)值的電子文件整理歸類，歸檔入學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)庫之中，通過統(tǒng)一規(guī)范對有存檔價(jià)值學(xué)生檔案電子文件進(jìn)行管理。不但可以避免電子文件的形成與歸檔脫節(jié)，還可以有效地提高電子文件歸檔的準(zhǔn)確性及真實(shí)性。主要是因?yàn)樵谑褂么疟P或光盤進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，極易由于歸檔人員計(jì)算機(jī)操作失誤、或由于計(jì)算機(jī)病毒的破壞、人為更改等原因，造成所歸檔的電子文件與原檔案文件有出入，降低了電子文件歸檔的準(zhǔn)確性。

2.4 統(tǒng)一規(guī)范學(xué)生檔案的數(shù)字化管理

在對學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化、應(yīng)用法制化、管理制度化進(jìn)行管理。因此，在進(jìn)行學(xué)術(shù)檔案的數(shù)字化管理之前，必須通過建設(shè)數(shù)據(jù)庫服務(wù)，制定相關(guān)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與指標(biāo)規(guī)范操作體系，避免檔案管理毫無秩序，出現(xiàn)混亂，甚至檔案資料數(shù)據(jù)互不兼容，影響檔案資料的資源共享，降低了檔案數(shù)字化管理的效用。

另外，在進(jìn)行學(xué)生檔案數(shù)字化管理時(shí)，首先，應(yīng)當(dāng)確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技術(shù)水平。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采用電子加密或數(shù)字簽名技術(shù)對電子文件進(jìn)行歸檔管理。其次，檔案管理員應(yīng)當(dāng)對歸檔的電子文件進(jìn)行備份處理，定期檢測檔案數(shù)據(jù)庫存放服務(wù)器的防毒殺毒防攻擊能力。最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)如何將學(xué)生電子文件檔案移出進(jìn)行長期保存，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)損壞或其他意外事故、自然災(zāi)害時(shí)，導(dǎo)致學(xué)生檔案的信息丟失。

3 結(jié)語

綜述所述，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的數(shù)字化管理工作，不僅有利于高校自身建設(shè)，而且有利于畢業(yè)生順利開展就業(yè)工作及用人單位的檔案查詢工作。雖然高校學(xué)生的檔案管理工作復(fù)雜而且瑣碎，但是其意義重大。尤其是隨著當(dāng)前我國社會的高等教育發(fā)展及國家的相關(guān)畢業(yè)生就業(yè)政策的頒發(fā)，高校必須建立健全的檔案數(shù)字化管理規(guī)范制度，提高檔案學(xué)生檔案的使用效率，充分發(fā)揮學(xué)生檔案數(shù)字化管理的作用及實(shí)效性。

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作者簡介

周凌云（1983—），女，廣西河池人，函授本科，管理學(xué)學(xué)士，廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院助理館員，研究方向：檔案管理。