陳 艷
(廣東外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書館,廣東 廣州 510640)
近年來,高校掀起了人才培養(yǎng)模式改革的浪潮,培養(yǎng)學(xué)生的核心競(jìng)爭(zhēng)能力被看作是學(xué)生工作的重中之重。隨著北京奧運(yùn)和廣州亞運(yùn)會(huì)的舉辦,學(xué)生志愿者培養(yǎng)得到了高校管理者的推崇,鼓勵(lì)學(xué)生在校期間積極參加志愿活動(dòng)被看做是回饋社會(huì)的重要形式,是提高核心能力的重要途徑。以廣東外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院(簡(jiǎn)稱本校)為例,在廣州亞運(yùn)會(huì)期間,本校提供了大量的學(xué)生志愿者,得到了亞組委志愿者部的高度認(rèn)可和榮譽(yù)表彰。
隨著志愿者被廣大學(xué)生的認(rèn)可和接受,加入圖書館的志愿者學(xué)生逐年增多,如何實(shí)現(xiàn)有效管理提到了工作的議程??茖W(xué)管理學(xué)之父泰羅認(rèn)為,管理的結(jié)果如何應(yīng)由管理人員和被管理者共同負(fù)責(zé)。為了提升志愿者隊(duì)伍的管理效率,實(shí)現(xiàn)圖書館和志愿者隊(duì)伍的“雙贏”,一方面志愿者隊(duì)伍的指導(dǎo)老師應(yīng)當(dāng)充分了解圖書館志愿者的特點(diǎn)和需要,另一方面指導(dǎo)老師也應(yīng)不斷提高綜合素質(zhì),掌握和運(yùn)用好現(xiàn)代管理思想。
圖書館學(xué)生志愿者(也叫義工),顧名思義,就是為圖書館提供無償服務(wù)的學(xué)生群體或社團(tuán)組織[1]。以筆者所在的學(xué)校為例,圖書館學(xué)生志愿者迄今已有10余年歷史,圖書館學(xué)生志愿者以自愿參與為原則,以志愿服務(wù)為基本形式,參與圖書館的日常運(yùn)作,并協(xié)助圖書館各部門開展工作。
圖書館學(xué)生志愿者的管理形式多樣,總體來說可以分為3類:第一類是由學(xué)校的社團(tuán)聯(lián)合會(huì)(簡(jiǎn)稱社團(tuán)聯(lián))直接管理,圖書館只需向他們提出人員和任務(wù)請(qǐng)求即可;第二類是社團(tuán)聯(lián)直屬下的分支,具體的管理工作由圖書館負(fù)責(zé),這類管理模式在高校中最為普遍;第三類是直屬圖書館負(fù)責(zé),不需要參與社團(tuán)聯(lián)的活動(dòng)和評(píng)比。這幾種模式各有優(yōu)劣,第一類和第二類管理模式的特點(diǎn)是:由于主管權(quán)在社團(tuán)聯(lián),圖書館相對(duì)被動(dòng),管理效率低;第三類管理模式的特點(diǎn)是圖書館整合資源,實(shí)現(xiàn)主動(dòng)管理、集中管理,管理效率高。在管理人員和管理理念方面,第三類管理模式考驗(yàn)圖書館志愿者管理人員的管理方法和技巧,存在一定的難度。
實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的第一步,應(yīng)該是對(duì)管理對(duì)象有較充分的了解。筆者通過問卷調(diào)查的方式,對(duì)本校的學(xué)生志愿者進(jìn)行了調(diào)查和研究。問卷的內(nèi)容涉及志愿者人口特征、工作期望、個(gè)人需求、忠誠(chéng)度等。本調(diào)研共發(fā)放了110份調(diào)查問卷,最終回收99份,問卷有效率為90%。
在人口特征調(diào)查中,我們發(fā)現(xiàn)志愿者來源于全校多個(gè)系別專業(yè),構(gòu)成相對(duì)分散,性別構(gòu)成中女生比例明顯高于男生,這與本校女生人數(shù)較多有一定的關(guān)系。在“您是大幾的學(xué)生”的問題上,我們發(fā)現(xiàn)80位受訪者是大學(xué)一年級(jí)學(xué)生,占比80.81%;14位受訪者是大學(xué)二年級(jí),占比14.14%;有5位受訪者是高年級(jí)五年制大三和大四的學(xué)生(注:本校是大專院校,學(xué)制分三年制和五年制),占比5.05%。無畢業(yè)班學(xué)生。
從上述調(diào)研可以看出,志愿者中大一學(xué)生占有較大的比例。大一新生學(xué)習(xí)相對(duì)輕松,對(duì)于學(xué)校各個(gè)社團(tuán)有著濃厚的興趣,對(duì)圖書館工作有一種美好的情愫,因此是加入志愿者的主力軍。志愿者招募安排在新生到校不久為宜,畢業(yè)班由于面臨校外實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)、找工作、畢業(yè)設(shè)計(jì)等壓力,不作為志愿者招募的最佳人選。管理措施如下:
2.1.1 科學(xué)地宣傳和挑選志愿者
通過歷年來志愿者招聘的經(jīng)驗(yàn)和問卷調(diào)研的數(shù)據(jù)顯示,絕大部分志愿者是大一時(shí)加入,大一新生主要通過圖書館海報(bào)和網(wǎng)頁(yè)宣傳獲得招募信息,其次是通過社團(tuán)介紹、朋友介紹。因此多渠道發(fā)布招聘信息,搶先招募、廣泛宣傳,有利于我們爭(zhēng)取更多志愿者報(bào)名。
2.1.2 科學(xué)地培養(yǎng)和考察志愿者
我們?cè)谂囵B(yǎng)和考察干部與普通志愿者的時(shí)候應(yīng)該有所區(qū)別。志愿者干部的職位要求其富于創(chuàng)造精神和組織策劃能力,可以協(xié)助圖書館老師管理好學(xué)生隊(duì)伍。普通志愿者的職位要求踏實(shí)肯干,在日常工作中甘于奉獻(xiàn),按時(shí)到崗,勤勤懇懇,協(xié)助圖書館老師完成瑣碎的技術(shù)含量較低的工作,以減輕老師的工作壓力。干部的考察由主管學(xué)生工作的老師直接負(fù)責(zé);普通志愿者的考察由紀(jì)檢組干部、組長(zhǎng)以及庫(kù)室老師負(fù)責(zé)。
通過調(diào)查志愿者服務(wù)年限、工作強(qiáng)度、服務(wù)時(shí)間的情況調(diào)查。我們發(fā)現(xiàn)在服務(wù)年限上,70位受訪者愿意只服務(wù)1年,占比70.71%;25位受訪者愿意服務(wù)兩年,占比25.25%;4位受訪者愿意服務(wù)3年,占比4.04%。
在服務(wù)強(qiáng)度上,50位受訪者愿意每周在圖書館服務(wù)1.5小時(shí),占比50.51%;25位受訪者愿意每周在圖書館服務(wù)兩小時(shí)以上,占比25.25%;15位受訪者愿意每周在圖書館服務(wù)3小時(shí),占比4.04%;9位受訪者愿意每周在圖書館4小時(shí),占比9.09%。
在服務(wù)時(shí)間上,10位受訪者選擇雙休日到圖書館志愿工作,占比10.10%;42位受訪者選擇周一至周五的上下午到圖書館志愿工作,占比42.42%;40位受訪者選擇周一至周五的中午或晚上到圖書館志愿工作,占比40.40%;7位受訪者選擇只要需要,任何時(shí)間都可以到圖書館志愿工作,占比7.07%。
從上述調(diào)研可以看出,絕大部分志愿者愿意服務(wù)1年,兩成多的學(xué)生愿意服務(wù)兩年,這一部分同學(xué)由于自身興趣,或職務(wù)晉升等原因,愿意繼續(xù)留任,高年級(jí)和畢業(yè)班的同學(xué)考慮學(xué)業(yè)和工作不再留任。絕大部分志愿者可以接受的工作強(qiáng)度是每周1.5~2小時(shí),這與他們的課時(shí)設(shè)置有很大關(guān)系,正好是兩節(jié)課的時(shí)間。絕大部分志愿者愿意在周一至周五的白天和晚上參加志愿服務(wù)工作。綜上,志愿工作不宜與學(xué)生學(xué)習(xí)沖突,工作強(qiáng)度不宜太大。管理措施如下:
2.2.1 量化管理
志愿者工作需做好登記。登記內(nèi)容包括姓名、工作時(shí)段、工作內(nèi)容、完成數(shù)量、讀者意見等,最后還有當(dāng)班老師的評(píng)語(yǔ)。以確保每一個(gè)志愿者的服務(wù)不是走過場(chǎng),同時(shí)這些記載也是各工作分隊(duì)和個(gè)人的志愿服務(wù)量化記錄。工作日志一方面可以發(fā)現(xiàn)工作中的不足;另一方面為評(píng)優(yōu)奠定基礎(chǔ)[2]。
2.2.2 動(dòng)態(tài)管理
學(xué)生志愿者上班時(shí)間靈活多變,而圖書館的日常工作是重復(fù)固定的,為了不影響圖書館開放,需要不間斷地提供志愿者服務(wù),因此可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。以本校為例,志愿者招募進(jìn)來后,首先登記志愿者空閑時(shí)間,根據(jù)空閑時(shí)間搭配兩人或3人一組,安排上班時(shí)間,每星期到館服務(wù)1.5小時(shí)。
2.2.3 更替管理
絕大部分志愿者愿意服務(wù)1年,為了及時(shí)補(bǔ)充新鮮的血液,延續(xù)和繼承管理經(jīng)驗(yàn),有必要建立一套更替機(jī)制。以本校為例,每年的6月份公布留任名單、晉級(jí)干部名單。晉級(jí)干部是通過自愿報(bào)名、干部推選的方式產(chǎn)生,通過獨(dú)立組織一兩次活動(dòng),考察晉級(jí)干部的素質(zhì);所有留任人員將承擔(dān)下一屆志愿者招聘和培訓(xùn)工作。
志愿服務(wù)指任何人自愿貢獻(xiàn)個(gè)人的時(shí)間和精力,不為物質(zhì)報(bào)酬的前提下,為推動(dòng)人類發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步和社會(huì)福利事業(yè)而提供的服務(wù)[3]。盡管志愿者沒有物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì),但也會(huì)有其他方面的目的驅(qū)動(dòng)。著名心理學(xué)家馬斯洛(Maslow)在1943年提出了5個(gè)層次需求等級(jí)理論。根據(jù)他的觀點(diǎn),從激勵(lì)的角度看,企業(yè)管理者必須了解人們需求的不同層次,然后采取相應(yīng)措施來滿足員工的不同需求,從而最大限度地調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。
在“您為什么加入圖書館志愿者”的問題上,排前面的分別是:積累志愿者經(jīng)驗(yàn)、鍛煉自己、增加拿獎(jiǎng)學(xué)金砝碼、結(jié)交朋友、獲得成就感。
從上述調(diào)研可以看出,絕大部分志愿者的動(dòng)機(jī)都是為了倡導(dǎo)志愿服務(wù)理念,弘揚(yáng)無私奉獻(xiàn)精神。也有一部分是為了在志愿服務(wù)中鍛煉自己,積累經(jīng)驗(yàn),在就業(yè)中增加砝碼,小部分同學(xué)為了在獎(jiǎng)學(xué)金上加分、為在圖書館勤工中謀得一份工作,還有一部分同學(xué)純粹是為了結(jié)交朋友等。管理措施如下:
2.3.1 提升志愿者工作的認(rèn)同感
美國(guó)管理學(xué)家喬治·埃爾頓·梅奧在上個(gè)世紀(jì)30年代根據(jù)霍桑實(shí)驗(yàn)的結(jié)論提出:工作積極性不僅僅由金錢驅(qū)動(dòng),個(gè)人的態(tài)度、心理滿足、社會(huì)因素等也同樣發(fā)揮決定性作用。在此基礎(chǔ)上,他提出了人際關(guān)系學(xué)說和人本管理思想。這一管理思想迄今一直被企業(yè)廣泛采用[4]。通過加強(qiáng)與系部的聯(lián)系,提高學(xué)校對(duì)志愿者工作的認(rèn)同。本校的做法是參加圖書館志愿工作的學(xué)生可以給綜合測(cè)評(píng)加分,區(qū)別于其他社團(tuán),志愿者的分值可以在其他社團(tuán)加分的基礎(chǔ)上累加。
2.3.2 提高志愿者的工作技能
通過技能培訓(xùn)和比賽的形式,提高志愿者工作技能。充分利用志愿者的專業(yè)特點(diǎn)安排工作,有針對(duì)性地鍛煉志愿者的專業(yè)技能。本校有美術(shù)、音樂、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、中文等專業(yè),可以讓美術(shù)系同學(xué)參與圖書館環(huán)境美化、藝術(shù)展覽等工作;外語(yǔ)系同學(xué)參與圖書館文明標(biāo)語(yǔ)的中英文翻譯工作;信息系同學(xué)參與圖書館計(jì)算機(jī)軟件安裝,光盤上傳數(shù)據(jù)等工作;中文系同學(xué)做一些文字處理工作,參與本校圖書館學(xué)生期刊《我與圖書館》的編輯工作等[5]。
2.3.3 培養(yǎng)志愿者的組織能力
通過承辦圖書館大型活動(dòng)的方式提升志愿者組織能力。每學(xué)期定期舉辦技能培訓(xùn)、禮儀講座、文娛晚會(huì)、讀書會(huì)等活動(dòng),借此提高學(xué)生的職業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)。如本校志愿者還負(fù)責(zé)圖書捐贈(zèng)和轉(zhuǎn)增工作、《我與圖書館》的編輯出版工作。
在“哪些原因會(huì)使你愿意繼續(xù)為圖書館志愿服務(wù)”的問題上,我們發(fā)現(xiàn)選擇圖書館老師和讀者的肯定占比最高,分別占比100.00%和95.96%;其次是提高個(gè)人能力、融洽的組員關(guān)系,占比為90.91%,獲取榮譽(yù)證書和提高綜合測(cè)評(píng)加分值分別占比89.90%和80.81%。
從上述調(diào)研可以看出,絕大部分志愿者比較在意老師和讀者的肯定,以及可在志愿工作中鍛煉自己的能力。其次,獲得相關(guān)的榮譽(yù)證書和可以在綜合測(cè)評(píng)中進(jìn)行加分也是一個(gè)重要激勵(lì)因素。管理措施如下:
2.4.1 加強(qiáng)激勵(lì)措施
圖書館老師不要吝嗇表?yè)P(yáng),要關(guān)心志愿者的學(xué)習(xí)和生活,拉近與志愿者的距離。每學(xué)期應(yīng)組織不少于一次的聯(lián)歡活動(dòng)。以每月評(píng)選服務(wù)之星、優(yōu)秀學(xué)生干部等方式激勵(lì)和肯定志愿者工作。在志愿者結(jié)束志愿活動(dòng)一學(xué)年后,頒發(fā)聘書,并注明志愿服務(wù)小時(shí)數(shù)。
2.4.2 營(yíng)造奉獻(xiàn)文化
志愿文化首先是倡導(dǎo)無私奉獻(xiàn)的精神,志愿者在工作中可以加強(qiáng)能力的鍛煉,加強(qiáng)與社會(huì)的聯(lián)系,但主流思想是奉獻(xiàn)。志愿者管理應(yīng)該創(chuàng)造一種創(chuàng)造力和凝聚力的環(huán)境來推動(dòng)志愿者團(tuán)體更快更好地發(fā)展。1981年,美國(guó)加州大學(xué)管理學(xué)教授威廉·大內(nèi)提出z理論,提到企業(yè)文化建設(shè),作為一種精神符號(hào)或理念,便于塑造團(tuán)體的良好的形象,對(duì)內(nèi)形成向心力,對(duì)外形成吸引力[6]。以本校為例,志愿者文化強(qiáng)調(diào)溝通和協(xié)作,提倡自愿和奉獻(xiàn)原則。
通過以上對(duì)圖書館學(xué)生志愿者人口特征、工作期望、個(gè)人需求、忠誠(chéng)度的問卷調(diào)查和數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn),志愿者主要來自不同的系別專業(yè)的大一新生,在招聘和培訓(xùn)上難度較大、工作安排瑣碎而機(jī)動(dòng)、物質(zhì)激勵(lì)少,文化建設(shè)至關(guān)重要,因此在管理工作上存在一定的難度。筆者認(rèn)為通過建立科學(xué)的管理流程,提高管理工作者素質(zhì),靈活運(yùn)用社交網(wǎng)絡(luò)工具可以有效提升管理效率。
圖書館志愿者管理工作牽涉圖書館多個(gè)部門,且志愿者人數(shù)呈持續(xù)上升趨勢(shì)。以本校為例,圖書館有一個(gè)主館,一個(gè)分館,跨校區(qū)4個(gè)部門。志愿者人數(shù)從成立最初的幾十人,發(fā)展到目前兩百多人的隊(duì)伍。在志愿者人口特征調(diào)查中我們還發(fā)現(xiàn),志愿者遍及全院多個(gè)系別專業(yè),人員處于分散的狀態(tài)。為了整合管理,圖書館制定了一套科學(xué)的管理流程,明確各部門工作職責(zé)和要求。管理部門由館長(zhǎng)、指導(dǎo)老師、使用部門3部分組成。志愿者具體的管理流程包括崗位申請(qǐng)、招新、培訓(xùn)、工作安排、考核評(píng)定、獎(jiǎng)勵(lì)、解聘7部分組成。崗位申請(qǐng)需館長(zhǎng)審批通過。使用部門的工作包括用人申請(qǐng)、人員培訓(xùn)、工作安排、考勤和評(píng)優(yōu)等工作;指導(dǎo)老師負(fù)責(zé)圖書館學(xué)生館員的招新?lián)Q屆、干部培訓(xùn)、活動(dòng)策劃、期刊出版、學(xué)期評(píng)優(yōu)、經(jīng)費(fèi)管理等工作。如圖1所示。
根據(jù)管理流程,制定詳細(xì)的學(xué)生管理細(xì)則。如本校制定了《圖書館學(xué)生志愿者崗位設(shè)置目標(biāo)和要求》和《圖書館學(xué)生工作管理辦法》。崗位設(shè)置的作用:一方面可以規(guī)范圖書館老師安排志愿者工作,避免超出預(yù)先設(shè)計(jì)的工作范圍和工作強(qiáng)度,以免引起志愿者的反感和不配合。另一方面依照崗位職責(zé),可以對(duì)志愿者進(jìn)行有針對(duì)性的崗前培訓(xùn),便于管理。
圖1 廣東外語(yǔ)藝術(shù)職業(yè)學(xué)院圖書館學(xué)生館員(志愿者)管理流程
負(fù)責(zé)志愿者管理的老師往往身兼多項(xiàng)任務(wù),如果一一應(yīng)對(duì)所有志愿者的所有問題,往往忙的焦頭爛額。更何況,志愿者經(jīng)常是一年一換,新面孔不斷涌現(xiàn)。因此志愿者管理工作者需要發(fā)揚(yáng)個(gè)人人格魅力和管理技能。留住一批有能力、扎實(shí)肯干的志愿者,以老帶新的方式,協(xié)助新干部開展一兩次活動(dòng),有效地將志愿者工作內(nèi)容和管理思想傳承下去。具體措施有:通過建立干部負(fù)責(zé)制,明確干部職能;做好檔案的保管和整理工作,完善工作方法;參加兄弟院校經(jīng)驗(yàn)交流,學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)。除此之外,管理者要定期整理檔案資料,如各部門詳細(xì)的崗前培訓(xùn)PPT資料;內(nèi)容豐富的學(xué)期動(dòng)員大會(huì)PPT資料(具備工作總結(jié)和計(jì)劃);詳盡的大型活動(dòng)方案(包括活動(dòng)實(shí)施方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、人員安排等內(nèi)容)等。
在網(wǎng)絡(luò)和智能手機(jī)的發(fā)展帶動(dòng)下,社交網(wǎng)絡(luò)在管理中的作用越來越明顯。社交網(wǎng)絡(luò)即SNS(SocialNetworking Services),是人們根據(jù)六度分割理論創(chuàng)立的面向社會(huì)性網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)[7]。當(dāng)前,社交網(wǎng)絡(luò)在圖書館的應(yīng)用集中在讀者服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷[8]方面,事實(shí)上其在實(shí)現(xiàn)志愿者科學(xué)管理方面也起著重要的作用。從某種意義上來說,本館社交網(wǎng)絡(luò)最早期的應(yīng)用之一是學(xué)生志愿者管理的應(yīng)用。
運(yùn)用社交網(wǎng)絡(luò)工具搭建志愿者溝通平臺(tái),便于指導(dǎo)老師了解志愿者工作進(jìn)展情況、及時(shí)了解志愿者動(dòng)態(tài)。針對(duì)不同信息的特點(diǎn),在選擇社交網(wǎng)絡(luò)工具方面有技巧,比如圖書館學(xué)生志愿者的活動(dòng)信息具有社交性、交互性和娛樂性,而且對(duì)實(shí)時(shí)性的要求更高,可以選擇微博作為主要的信息載體;QQ群共享空間、博客可以輔助用于保存組織活動(dòng)檔案資料等。
以本校為例,每一屆的志愿者都有微博、QQ群、博客、公共郵箱等,除此之外,志愿者之間還通過飛信、手機(jī)短號(hào)、微信等通信工具實(shí)現(xiàn)及時(shí)溝通和聯(lián)系。社交網(wǎng)絡(luò)工具已經(jīng)成為一個(gè)非常重要的實(shí)時(shí)交互平臺(tái),既可實(shí)現(xiàn)文檔、圖片、視頻等多種媒體資料的共享,又可實(shí)現(xiàn)活動(dòng)信息和工作安排的實(shí)時(shí)交互。隨著微博、微信等工具的興起,社交網(wǎng)絡(luò)也成為與同行保持交流互動(dòng)的重要平臺(tái),達(dá)到不出校門而知天下事的作用。本次的問卷調(diào)研也是通過社交網(wǎng)絡(luò)工具完成的。
長(zhǎng)期以來,本院圖書館非常重視學(xué)生工作管理,包括勤工學(xué)生管理和學(xué)生志愿者管理,均設(shè)計(jì)了比較完備的管理制度。目前在圖書館一線服務(wù)的勤工助學(xué)同學(xué)和學(xué)生志愿者達(dá)100余人。他們通過多輪面試、崗位培訓(xùn),層層選拔成為了圖書館學(xué)生團(tuán)體中的一員。他們既是圖書館工作人員的好助手,也是讀者的知心朋友,在加強(qiáng)自身職業(yè)能力培養(yǎng)的同時(shí),也為將來走向社會(huì)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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