引言

在如今不斷變化的商業(yè)環(huán)境中，競爭異常激烈。不同規(guī)模和水平的企業(yè)都在竭力向顧客證實自身能夠在規(guī)定的時間和預(yù)算范圍內(nèi)滿足顧客的要求。這促使很多企業(yè)著手制定側(cè)重于提升質(zhì)量和縮短周期時間的策略。在競爭激烈的時代，企業(yè)對供應(yīng)商的依賴程度不斷加強，日益重視供應(yīng)商管理，供應(yīng)商管理對于企業(yè)發(fā)展和加強供應(yīng)商合作關(guān)系具有重要意義。

供應(yīng)商管理系統(tǒng)的價值

供應(yīng)商管理十分重要，因為它可以促進(jìn)質(zhì)量改進(jìn)，減少周期時間，提高有效性和節(jié)約成本，并幫助組織在規(guī)定的時間和預(yù)算范圍內(nèi)滿足顧客要求。實施供應(yīng)商管理可以為各個相關(guān)方帶來價值，具體如表1所示。

六大成功要素

成功的供應(yīng)商管理系統(tǒng)（SMS）主要包括六大要素——贏得高層管理者的支持、利益相關(guān)方的參與、選擇適當(dāng)?shù)闹笜?biāo)、獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、建立對供應(yīng)商績效的期望值、與利益相關(guān)方分享成果。圖1展示了成功的SMS框架。

1）贏得高層管理者的支持

主動實施SMS意味著組織已朝著正確的方向邁進(jìn)。不同組織實施SMS的方法各不相同，如果高層管理者了解SMS的業(yè)務(wù)實例、并給予切實支持，成功的可能性會更大。高層管理者必須明白不是所有改進(jìn)都可以用財務(wù)手段來衡量的。很多改進(jìn)（比如供應(yīng)商關(guān)系的改進(jìn)）是定性的，具有很大的價值，并有可能節(jié)約大量的成本。然而，純粹依賴定性收益未必能獲得支持和預(yù)算資金。因此，有必要證實SMS符合組織的戰(zhàn)略目標(biāo)、并詳細(xì)量化預(yù)期收益?？梢杂嬎愠鐾顿Y回報率來量化收益，這涉及估算供應(yīng)商的失效成本，包括劣質(zhì)成本（如缺陷或延遲交付等）。只有量化供應(yīng)商對組織運營的影響，才能評估SMS可能降低的成本。

表1 供應(yīng)商管理對各個相關(guān)方的價值列表

圖1 成功的供應(yīng)商管理系統(tǒng)框架

組織還需要考慮SMS將如何對員工、供應(yīng)商、企業(yè)前景和客戶產(chǎn)生影響。非財務(wù)方面的影響包括：提升士氣，降低風(fēng)險，減輕挫折感，提升滿意度。

2）利益相關(guān)方的參與

除了高層管理者的支持，實施SMS還需要利益相關(guān)方的支持。利益相關(guān)方的早期參與有助于項目取得成功，而且必須在策劃供應(yīng)商管理項目之前就實行合理的利益相關(guān)方分析。利益相關(guān)方參與項目時，要了解他們各自的特定需求。

供應(yīng)商、員工、包括客戶等相關(guān)方在供應(yīng)商管理項目早期階段參與的好處包括：

——帶來一系列有助于制定解決方案的想法、經(jīng)驗和專業(yè)知識；

——降低發(fā)生潛在矛盾的可能性，從而加大可持續(xù)改進(jìn)方案的潛力；

——在項目早期，指導(dǎo)利益相關(guān)方掌握供應(yīng)商管理方法；

——利益相關(guān)方的參與可確保供應(yīng)商管理項目符合組織業(yè)務(wù)目標(biāo)。

通過讓利益相關(guān)方全面參與項目，有助于提升士氣，讓每個人都了解項目進(jìn)展情況。利益相關(guān)方的有效參與是保證項目實施成功的最佳方式。

3）選擇適當(dāng)?shù)闹笜?biāo)

企業(yè)必須確保選擇適當(dāng)?shù)闹笜?biāo)，以便確定一系列完整的績效測量指標(biāo)。企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)在于選擇的指標(biāo)不僅要符合預(yù)算目標(biāo)，而且要符合利益相關(guān)方要求。通過舉辦論壇和促進(jìn)利益相關(guān)方之間的對話，可幫助組織識別關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI），這有助于確保所選的指標(biāo)符合業(yè)務(wù)目標(biāo)，并達(dá)到預(yù)期的績效要求。組織需要確定相關(guān)指標(biāo)以及應(yīng)用方式，來評估供應(yīng)商對業(yè)務(wù)目標(biāo)的貢獻(xiàn)度。良好績效測量指標(biāo)的標(biāo)志在于其能夠預(yù)警潛在問題并幫助解決問題。

組織是希望測量定量指標(biāo)（比如交付情況、缺陷量），還是定性指標(biāo)（比如客戶服務(wù)的響應(yīng)性）？大多數(shù)企業(yè)關(guān)注定量指標(biāo)，原因是這些指標(biāo)相對來說更容易追蹤，而且大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開發(fā)出獲取該類型數(shù)據(jù)的電子系統(tǒng)。但這并不是說人們不應(yīng)追蹤定性指標(biāo)，不過定性指標(biāo)更為復(fù)雜，組織需要投入更多的精力來防止供應(yīng)商單純地依據(jù)主觀信息制定決策。大部分企業(yè)試圖采取雙管齊下的方式，既采用定量指標(biāo)也采用定性指標(biāo)，因為這樣能減少評估過程中的主觀性風(fēng)險。無論企業(yè)選擇何種類型的監(jiān)控和追蹤指標(biāo)，匯集所有指標(biāo)也很重要，個人和組織可以了解供應(yīng)商的績效情況。

在決定追蹤哪些指標(biāo)時，組織需要考慮以下的要素：

——供應(yīng)商無法符合要求的領(lǐng)域有哪些？

——過程中的環(huán)節(jié)是否正受到供應(yīng)商不符合項的嚴(yán)重影響？

——供應(yīng)商是否在收到訂單之后采取特定行動？

——組織過程中是否存在一些環(huán)節(jié)，由于供應(yīng)商帶來的劣質(zhì)成本（COPQ）而消耗過多時間和精力？

——供應(yīng)商是否符合組織的要求？如果不符合，組織會采取何種措施？運作的總成本共為多少？

——指標(biāo)測量結(jié)果能否為組織帶來顯著的價值？

4）獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)

從綜合指標(biāo)來看，如今組織必須面對的挑戰(zhàn)是如何合理而系統(tǒng)地收集數(shù)據(jù)。在審查數(shù)據(jù)來源時需要考慮以下幾點：

——當(dāng)前是否存在收集數(shù)據(jù)的合理手段？

——當(dāng)前數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確性如何？

——數(shù)據(jù)來源的可靠性如何？

——多長時間收集一次數(shù)據(jù)？

雖然績效管理系統(tǒng)能作為業(yè)務(wù)測評手段，但其往往忽略了收集關(guān)鍵績效指標(biāo)。這樣致使有些企業(yè)采用人工收集過程數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)記錄錯誤以及信息不完善。由于不全面的記錄信息，導(dǎo)致分析結(jié)果不當(dāng)。

盡可能多地獲取定量數(shù)據(jù)以防止完全依賴主觀信息來制定供應(yīng)商決策，這是很重要的。獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息是成功的SMS的必要條件，組織必須具備能力來比較實際績效和要求達(dá)到期望績效值之間的差距。

獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，并快速輸入到SMS，促使組織可以實現(xiàn)以下目標(biāo)：

——識別和解決分歧；

——量化出現(xiàn)的差錯；

——采用規(guī)范化的方法將采購源集中在最佳供應(yīng)商那里；

——確保供應(yīng)商符合組織的預(yù)期要求；

——了解供應(yīng)商及其能力；

——具備采取積極舉措應(yīng)對市場競爭或變革的能力；

——與供應(yīng)商建立互利關(guān)系。

5）建立對供應(yīng)商績效的期望值

下一步是制定供應(yīng)商績效期望值，從而確定組織所期望的供應(yīng)商績效標(biāo)準(zhǔn)。這些工作并不容易完成，所有利益相關(guān)方都有必要參與其中?？紤]組織自身要求并按照標(biāo)準(zhǔn)給供應(yīng)商評分是成功實施SMS的必要內(nèi)容。利益相關(guān)方提出對供應(yīng)商績效的要求時，項目經(jīng)理有責(zé)任確保利益相關(guān)方的目標(biāo)符合實際情況，并確保SMS能夠滿足組織的總體目標(biāo)——供應(yīng)商管理項目為組織帶來增值效益。

在制定對供應(yīng)商績效的期望值時，組織需要考慮以下因素：

——確保利益相關(guān)方對績效的期望值達(dá)成共識，而且期望值代表了顧客滿意度；

——與供應(yīng)商共同協(xié)作，來確定期望的供應(yīng)商績效標(biāo)準(zhǔn)；

——評審顧客要求和期望；

——期望目標(biāo)切實可行，同時確保供應(yīng)商管理項目為組織增值；

——供應(yīng)商績效的期望值對供應(yīng)商來說應(yīng)當(dāng)是可以實現(xiàn)的，但不能太容易實現(xiàn)以至于無法給供應(yīng)商帶來一定的挑戰(zhàn)性，也不能太難以實現(xiàn)而讓供應(yīng)商氣餒，它應(yīng)當(dāng)是合理的；

——應(yīng)當(dāng)明確界定和具體化績效期望值；

——組織應(yīng)能夠評估和區(qū)別不同的供應(yīng)商績效水平。

在供應(yīng)商評估過程啟動之前，組織有必要與供應(yīng)商進(jìn)行溝通。組織最好能夠在整個階段都與供應(yīng)商保持溝通，從而確保供應(yīng)商明了組織對其的質(zhì)量期望水平和具體的要求。不要假設(shè)供應(yīng)商已經(jīng)了解了組織的重點事項，應(yīng)該主動讓供應(yīng)商知道組織對他們的期望以及如何對他們進(jìn)行評價。與外部供應(yīng)商溝通的方式有很多，比如：在網(wǎng)站上公布所需信息、印發(fā)描述組織對供應(yīng)商的期望和評價準(zhǔn)則的指南或手冊、追蹤關(guān)鍵績效指標(biāo)、與供應(yīng)商進(jìn)行面對面的會談。

除了向外部供應(yīng)商溝通和傳達(dá)對其的期望和要求之外，組織還有必要在內(nèi)部利益相關(guān)方中展開交流。在組織著手推出SMS時，把供應(yīng)商管理項目的收益跟利益相關(guān)方共同認(rèn)識到的問題與挑戰(zhàn)相連接起來，將有助于提升SMS。在項目團隊著手實施SMS時，外部和內(nèi)部利益相關(guān)方的共同參與十分重要。

6）與利益相關(guān)方分享成果

與內(nèi)部利益相關(guān)方及外部供應(yīng)商溝通和交流成果，是獲取和追蹤供應(yīng)商測量指標(biāo)的最重要環(huán)節(jié)。如果沒能與內(nèi)部利益相關(guān)方（尤其是高層管理者）持續(xù)開展績效改進(jìn)和成本節(jié)約方面的溝通，那么對SMS的支持力量就會被削弱。

SMS促使組織對供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)勝劣汰。組織追蹤供應(yīng)商測量指標(biāo)過程中，數(shù)據(jù)分析十分關(guān)鍵。必須報告分析結(jié)果，并分享組織制定的有效供應(yīng)商選擇決策所取得的成果。全面完善的SMS能提供一切必要的工具和方法來監(jiān)控和管理供應(yīng)商的資質(zhì)、糾正措施、不符合項以及其他與供應(yīng)商相關(guān)的過程。此外，通過分析和利用數(shù)據(jù)制定決策有助于減少主觀性，促進(jìn)組織在評估供應(yīng)商時綜合考慮所有相關(guān)指標(biāo)。實施有效的供應(yīng)商管理有助于提升組織質(zhì)量水平，從而使組織依據(jù)對供應(yīng)商能力和績效水平的良好認(rèn)知來為顧客提供更可靠的產(chǎn)品。

供應(yīng)商屬于組織運營的延伸部分。因此，應(yīng)該讓供應(yīng)商全面參與SMS，以幫助他們實現(xiàn)卓越質(zhì)量。在組織監(jiān)測供應(yīng)商績效和持續(xù)追蹤質(zhì)量水平的過程中，必須與供應(yīng)商保持溝通，并向他們提供反饋。這將會促進(jìn)供應(yīng)商了解組織的要求，識別需要改進(jìn)的地方，預(yù)見風(fēng)險。此外，組織向供應(yīng)商傳達(dá)有價值的數(shù)據(jù)和信息，可以促使他們把供應(yīng)商管理視作其質(zhì)量系統(tǒng)的重要部分。還應(yīng)對促進(jìn)組織與供應(yīng)商有效溝通的過程設(shè)立測量指標(biāo)，明確指標(biāo)的意義，促進(jìn)優(yōu)化供應(yīng)商績效，從而進(jìn)一步改善組織與供應(yīng)商的關(guān)系。

結(jié)論

越來越多的組織在供應(yīng)商管理項目中投入大量精力，因為他們認(rèn)識到這樣做能帶來顯著的回報，包括提高效率、節(jié)約成本和改進(jìn)質(zhì)量。實施供應(yīng)商管理系統(tǒng)能夠幫助組織關(guān)注那些實施持續(xù)改進(jìn)的供應(yīng)商，從而確保組織在共贏的戰(zhàn)略模式下進(jìn)行運作。通過應(yīng)用上述供應(yīng)商管理系統(tǒng)的最佳模式，組織的供應(yīng)商質(zhì)量一定會得到極大的改進(jìn)，組織自身的競爭力也會得到提高。