摘要：控制物資采購成本對一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要，物資采購成本下降體現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)金流出的減少以及利潤的增加。本文就此首先分析了物資采購存在的主要問題及其原因，然后深入分析研究了物資采購內(nèi)部控制的各主要環(huán)節(jié)。本文在此提出了自己的一些觀點(diǎn)和看法，可供同行參考借鑒。

關(guān)鍵詞：物資采購； 內(nèi)部控制； 企業(yè)管理；

前言

加強(qiáng)物資采購業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制，真正做到規(guī)范采購行為，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，降低成本，提升資金使用率，提高企業(yè)盈利能力和市場競爭力。為了規(guī)范采購管理，由相對獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門根據(jù)企業(yè)年度計(jì)劃或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要求，定期或不定期地對企業(yè)采購管理的內(nèi)部控制情況進(jìn)行全過程、全方位的監(jiān)督審計(jì)。

一、物資采購存在的主要問題分析

作為企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，物資采購一向是嚴(yán)格控制的業(yè)務(wù)，并已經(jīng)形成了一套有效的操作程序。物資采購處于企業(yè)生產(chǎn)上游地位，制約著企業(yè)的其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。會(huì)計(jì)電算化中有一句格言：“如果錄入計(jì)算機(jī)的是垃圾，那么計(jì)算機(jī)輸出的也是垃圾?！蓖瑯?，如果進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)時(shí)就是次品，不可能期望企業(yè)生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品。因此，降低采購成本、提高采購質(zhì)量是企業(yè)采購管理的基本原則。當(dāng)前采購管理主要在以下幾個(gè)環(huán)節(jié)存在著問題：

1、采購審批。物資采購部門的職能就是采購，采購訂單越多，越有利可圖；而且由于使用新儀器、新設(shè)備進(jìn)行施工作業(yè)時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)小、成功率高、勞動(dòng)強(qiáng)度低，而新舊設(shè)備每月攤銷的成本相差無幾，因此，無論物資供應(yīng)部門還是生產(chǎn)部門都樂于多進(jìn)行采購活動(dòng)。正確程序應(yīng)為：由一般生產(chǎn)單位根據(jù)生產(chǎn)的實(shí)際需要提出申請，主管部門在認(rèn)真核對的基礎(chǔ)上嚴(yán)格審批決定通過或駁回，通過審批的再交由采購部門辦理。但實(shí)際操作中主管部門并未對形形色色的物資消耗一一進(jìn)行核對，而只是憑經(jīng)驗(yàn)和感覺進(jìn)行控制，導(dǎo)致這些年來發(fā)生了大量因采購決策失誤而導(dǎo)致企業(yè)巨額虧損的案例。

2、采購質(zhì)量。商品質(zhì)量是目前消費(fèi)者投訴最多的問題，而企業(yè)采購中的商品質(zhì)量問題造成的損失更為巨大。企業(yè)所需物資千差萬別。為降低采購成本，企業(yè)管理層一般傾向于購買價(jià)位低的廠家的產(chǎn)品；而生產(chǎn)廠家為節(jié)約成本，在關(guān)鍵部件上以劣代優(yōu)，處于購買合同技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求的下限。最后結(jié)果是廠家沒有違反合同；而生產(chǎn)單位卻需對其所購買的質(zhì)量低劣的產(chǎn)品不斷進(jìn)行維修，既增加成本又耽誤生產(chǎn)。因此，相對其他環(huán)節(jié)，采購質(zhì)量是較難控制的。

3、采購價(jià)格。市場經(jīng)濟(jì)條件下商品隨行就市。同一種商品在不同地區(qū)、不同時(shí)段，價(jià)格高低有別，這就增加了對采購價(jià)格進(jìn)行內(nèi)部控制的難度。管理層難以確定采購人員是否是在保證產(chǎn)品質(zhì)量相同的情況下，購買了相對低價(jià)的商品；即使出現(xiàn)從企業(yè)物資部門領(lǐng)購的物資比市場價(jià)高的情況，也很難認(rèn)定采購部門是否有失職行為。這種管理模式使生產(chǎn)單位控制采購成本的努力化為烏有，是不合理的。

4、付款條件。付款程序本應(yīng)該是采購過程中最容易控制的環(huán)節(jié)，因?yàn)橹鲃?dòng)權(quán)掌握在企業(yè)手中，然而實(shí)際情況并非如此。貨款回收及資金周轉(zhuǎn)困難是時(shí)下企業(yè)普遍存在的問題。由于企業(yè)采購資金流量極大，每年需占用大量貨幣資金，很容易加劇企業(yè)資金不足的矛盾，因此一般企業(yè)在簽訂合同時(shí)，都會(huì)延長付款期限，減少資金支出，使付款期限與企業(yè)財(cái)務(wù)收支預(yù)算相符。

二、物資采購的內(nèi)部控制措施分析

有必要對企業(yè)的物資采購活動(dòng)制定相應(yīng)的、行之有效的內(nèi)控制度，以避免暗箱操作、以次充好、舍賤求貴、以權(quán)謀私等各種損害企業(yè)利益的現(xiàn)象發(fā)生。

1、請購作業(yè)的控制。請購作業(yè)是整個(gè)采購流程的第一步，必須經(jīng)過請購和審批兩個(gè)環(huán)節(jié)，這兩個(gè)環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)必須分離。財(cái)政部《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——采購與付款》（下稱《采購與付款》）規(guī)定，單位應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購置物品或勞務(wù)等作業(yè)，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。一般來說，請購的基本流程是使用部門申請！部門主管審核！審批委員會(huì)審批。具體做法就是使用部門或者歸口保管部門，依據(jù)預(yù)算或生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際需要，通過書面形式（如開出請購單）提出請購，請購單是使用部門通知采購部門采購物資的一種業(yè)務(wù)憑證，經(jīng)部門主管審核、審批委員會(huì)審批，并在書面申請材料（如請購單）上簽署審批意見后，再交采購部門實(shí)施采購作業(yè)。通過這一環(huán)節(jié)的控制，可防止采購過程中出現(xiàn)由于采購不符合企業(yè)需要，或過多采購物資，造成企業(yè)物資積壓、資金浪費(fèi)的現(xiàn)象。

2、采購價(jià)格的控制。這是采購作業(yè)中一項(xiàng)最重要的控制環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)也最容易滋生腐敗和違紀(jì)違規(guī)、損害企業(yè)利益的行為，所以，必須加大價(jià)格控制的力度。一是建立相應(yīng)的組織，包括價(jià)格審批委員會(huì)、價(jià)格管理部門或小組及價(jià)格責(zé)任部門三級(jí)。價(jià)格審批委員會(huì)由單位分管負(fù)責(zé)人牽頭，由采購、財(cái)會(huì)、物價(jià)等部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)采購價(jià)格的審定，并授權(quán)有關(guān)部門進(jìn)行價(jià)格調(diào)查、詢價(jià)、核實(shí)和考核等；價(jià)格管理部門受有關(guān)部門的授權(quán)，批準(zhǔn)相應(yīng)的采購價(jià)格；價(jià)格責(zé)任部門負(fù)責(zé)執(zhí)行相應(yīng)的采購價(jià)格。二是確定企業(yè)采購價(jià)格。常用的方法，由相應(yīng)的部門和人員結(jié)合，使用詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等幾種手段，在實(shí)際工作中可以采用招標(biāo)采購的方法來確定采購價(jià)格。招標(biāo)中著重對招標(biāo)、投標(biāo)、議標(biāo)、評標(biāo)等相應(yīng)的環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，招標(biāo)和評標(biāo)要實(shí)行利益相關(guān)者的回避制度，投標(biāo)要防止串通投標(biāo)，并采取集體議標(biāo)制度。根據(jù)底價(jià)資料、市場行情、供應(yīng)商生產(chǎn)狀況、采購量大小、用料時(shí)間和付款期長短等因素，與供應(yīng)商議定一個(gè)雙方都能接受的價(jià)格，以杜絕徇私舞弊。

3、驗(yàn)收過程的控制。驗(yàn)收作業(yè)是采購流程內(nèi)部控制的門戶，不但控制采購作業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)，也控制企業(yè)的存貨管理工作。只有對驗(yàn)收作業(yè)嚴(yán)格把關(guān)，才能對整個(gè)采購流程實(shí)行有效的內(nèi)部控制?！恫少徟c付款》規(guī)定，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單合同等采購文件，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人對所購物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，并嚴(yán)格按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告，有關(guān)部門應(yīng)查明原因及時(shí)處理。采購部門要根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果及時(shí)對于采購物資進(jìn)行處理，對符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，要及時(shí)安排入庫。如果采購物資存在質(zhì)量或數(shù)量問題，屬于供應(yīng)單位責(zé)任的，要及時(shí)與供應(yīng)商取得聯(lián)系，分別情況對癥處理；如出現(xiàn)供應(yīng)商所提供的物資非本單位所定購，或者供應(yīng)商發(fā)運(yùn)物資的品種、規(guī)格或型號(hào)不符合訂單要求，應(yīng)安排退貨。加強(qiáng)企業(yè)物資采購過程中的內(nèi)容控制，不僅是一項(xiàng)不需花多少成本就可以提高經(jīng)濟(jì)效益的好辦法，而且通過環(huán)環(huán)相扣的內(nèi)部控制，也可起到對采購人員的監(jiān)督和保護(hù)作用。

三、結(jié)語

企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)主要是指為了生產(chǎn)最終產(chǎn)品或轉(zhuǎn)售而從企業(yè)外部獲取原材料、半成品、產(chǎn)成品或服務(wù)的過程。對于生產(chǎn)企業(yè)來說，物資采購是生產(chǎn)的準(zhǔn)備階段，為了生產(chǎn)適銷對路的盈利產(chǎn)品，必須采購生產(chǎn)適用、價(jià)格公道、質(zhì)量合格的原材料、半成品或產(chǎn)成品。對于流通企業(yè)來說，要使企業(yè)獲得盡可能多的銷售收入，必須采購適銷對路的商品。因此，要保證企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益，必須加強(qiáng)物資采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度。

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