[摘要]作為有價(jià)資源的企業(yè)檔案資源，其價(jià)值如何才能得到充分展現(xiàn)呢？這是值得我們研究的一個(gè)課題。本文通過論述企業(yè)檔案資源的兩種整合途徑，即內(nèi)部整合和外部橫向整合，由此進(jìn)一步闡述了整合好的檔案資源再通過企業(yè)充分的利用，其價(jià)值才得以提升，企業(yè)效益才獲得最大化。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；整合；利用

隨著全球經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)檔案信息與日俱增，然而大多的企業(yè)檔案意識(shí)淺薄，觀念滯后，仍停留在只為保管而保管的低級(jí)階段上，對(duì)資源形成了極大浪費(fèi)。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)再現(xiàn)，還是企業(yè)可資借鑒的能促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有價(jià)資源。衡量一個(gè)企業(yè)是現(xiàn)代企業(yè)還是落伍企業(yè)，最關(guān)鍵的是看它會(huì)不會(huì)收集、處理、整合、利用檔案信息，靈活掌控市場(chǎng)，抓住有利時(shí)機(jī)，及時(shí)作出判斷，拿出正確決策，杜絕失誤，節(jié)約時(shí)間，降低成本，獲得最大效益，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該加大整合檔案信息資源的力度，提升資源利用價(jià)值。

一、整合內(nèi)部檔案資源，深入挖掘資源價(jià)值

檔案這種有價(jià)資源如何才能得到有效的體現(xiàn)呢？這就需要我們?nèi)ネ诰颉鹘y(tǒng)企業(yè)檔案大多都分類孤立保存，這就造成了管理上的割據(jù)狀態(tài)不利于信息的檢索利用，既浪費(fèi)了資源，又湮沒了信息。要使檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮，必須大力挖掘檔案資源，有效整合檔案資源。具體步驟就是采用集成管理，即充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，組合整理檔案信息各要素，根據(jù)各自功能進(jìn)行優(yōu)化匹配，它們之間實(shí)現(xiàn)相互補(bǔ)充相互促進(jìn)。

1.利用現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建信息通道，集成檔案信息。所謂的檔案集成管理就是集成檔案信息。利用現(xiàn)代技術(shù)把紛繁雜亂的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，如收集、匯總、分類、剝離、歸納等處理，并重組檔案文本、數(shù)據(jù)、圖像、聲音等信息，通過處理變零散信息為有序的系統(tǒng)信息，然后銜接各部門信息，架構(gòu)信息通道，打破時(shí)空和硬件設(shè)施的限制，讓信息暢通無阻，實(shí)現(xiàn)各部門單位跨距離的相互交流和相互制約，各檔案要素集成到一個(gè)同一集成體中，實(shí)現(xiàn)集成管理，提升管理品質(zhì)。

2.構(gòu)筑人性化檔案網(wǎng)站，推動(dòng)整合進(jìn)程。利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建構(gòu)檔案數(shù)據(jù)集成界面，搭建人性化檔案網(wǎng)站，人機(jī)交互達(dá)到理想狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外環(huán)境信息要素的互動(dòng)交流與變換，使系統(tǒng)參數(shù)隨著各種變化而及時(shí)自動(dòng)調(diào)整，其運(yùn)行環(huán)境既開放互動(dòng)，又富有彈性和人性化，實(shí)現(xiàn)了檔案資源全方位集成管理，推動(dòng)了整合進(jìn)程。

3.構(gòu)建集成檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。為了達(dá)到集成管理檔案資源的目的，必須搭建全新的檔案管理流程平臺(tái)，該平臺(tái)需要集成各類不同用戶的數(shù)字資源，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索，依據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)集成鏈接零散的信息資源，再配置富有個(gè)性化而又靈活多樣的信息服務(wù)流程，隨時(shí)提供隨心所欲的檢索服務(wù)，極大的實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

不難看出，檔案集成管理不僅僅是機(jī)器技術(shù)的集成管理，還是人與信息的集成管理。有人說，檔案集成只要有先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備就足夠了。這是不對(duì)的，設(shè)備再先進(jìn)，程序再高超，如果沒有人的創(chuàng)造性智慧來開發(fā)駕馭，那也只是一種潛在的可能，其價(jià)值也無法實(shí)現(xiàn)。在系統(tǒng)實(shí)施管理中，離不開人的編輯、調(diào)節(jié)、掌控和維護(hù)，否則系統(tǒng)將無法正常運(yùn)行。同時(shí)，我們還知道，檔案集成管理就是架構(gòu)一種集智慧、科技和信息為一體的知識(shí)平臺(tái)，在平臺(tái)上把信息服務(wù)利用和管理進(jìn)行統(tǒng)一組合，協(xié)調(diào)配置資源達(dá)到最優(yōu)化。在文獻(xiàn)信息的處理上，不管是信息的獲取和加工，還是信息的傳遞和儲(chǔ)存，都要確保其暢通無阻，提升效率，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)的共建共享，使一站式服務(wù)更加便捷高效。這一切的實(shí)現(xiàn)不能單靠設(shè)備，必須實(shí)現(xiàn)信息、信息設(shè)備、信息技術(shù)和信息人員的高度集成。

二、整合社會(huì)館藏資源，提升資源價(jià)值

整合檔案內(nèi)部資源，提升了資源價(jià)值，然而各企業(yè)各自為政，互不聯(lián)系，其檔案資源更是自成一體，極其有限，單薄，難以滿足各企業(yè)的自身需求，故各企業(yè)應(yīng)相互聯(lián)合，相互補(bǔ)充，構(gòu)建社會(huì)大融合信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享。

1.企業(yè)積極投身網(wǎng)絡(luò)共建，構(gòu)建社會(huì)大融合信息系統(tǒng)。信息時(shí)代，任何部門單位的文獻(xiàn)信息都不可能無窮無盡，社會(huì)各部門單位信息要實(shí)現(xiàn)大融合、產(chǎn)業(yè)化和專業(yè)化，才能永立不敗之地。一是企業(yè)要依據(jù)自己的特色加強(qiáng)專業(yè)化建設(shè)，謀取生存和發(fā)展的機(jī)遇，減少不必要的重復(fù)和浪費(fèi)；二是企業(yè)要狠抓產(chǎn)業(yè)化建設(shè)，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中以信息主導(dǎo)者的身份構(gòu)建信息集散交流中心，完成信息的收集、規(guī)整、加工、收藏、查詢、利用和服務(wù)等工作，將市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)、科技等專題信息深入挖掘開發(fā)并提供給用戶；三是企業(yè)為了補(bǔ)充其有限資源要積極投身網(wǎng)絡(luò)共建，實(shí)現(xiàn)資源共享。各企業(yè)要打破各行其事狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，用統(tǒng)一的文件格式展示各單位的館藏檔案目錄，實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的自由檢索，構(gòu)建社會(huì)大融合信息系統(tǒng)。在這個(gè)大融合信息系統(tǒng)中，每個(gè)企業(yè)檔案館藏只是大系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，通過大系統(tǒng)隨時(shí)檢索用戶所需信息，服務(wù)企業(yè)方便快捷，檔案資源價(jià)值得以提升。

2.企業(yè)主動(dòng)參與協(xié)作，促進(jìn)資源整合。一是企業(yè)構(gòu)建自己的檔案網(wǎng)站，并以子網(wǎng)站的身份加入社會(huì)館藏機(jī)構(gòu)的局域網(wǎng)，主動(dòng)將本企業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)上傳網(wǎng)站，與社會(huì)館藏局域網(wǎng)集成一體，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)上檢索與共享；二是主動(dòng)與其他部門機(jī)構(gòu)協(xié)作，構(gòu)建網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫管理中心，經(jīng)整合集中管理電子文檔，達(dá)到電子文檔搜集、上傳、入檔、檢索和查閱等功能自動(dòng)完成，實(shí)現(xiàn)全文上網(wǎng)和資源共享。

三、利用企業(yè)檔案資源，全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平

不僅要整合內(nèi)部檔案資源，社會(huì)資源也要橫向整合，在此基礎(chǔ)上，還要通過資源利用其價(jià)值才得以展現(xiàn)，企業(yè)價(jià)值才得以提升。

1.利用企業(yè)檔案資源，服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

通過整合開發(fā)科技信息資源，能及時(shí)了解尖端科技，便于企業(yè)引進(jìn)高端技術(shù)和先進(jìn)產(chǎn)品；通過整合開發(fā)市場(chǎng)信息資源，能預(yù)先把握市場(chǎng)商機(jī)，準(zhǔn)確判斷商情，獲得更大效益；通過整合開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息資源，能先知先覺，依照未來市場(chǎng)需求合理調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)暢銷和效益最大化；通過開發(fā)整合產(chǎn)品及售后服務(wù)等信息資源，能獲得第一手反饋信息，便于及時(shí)改進(jìn)和調(diào)整適銷產(chǎn)品，確保產(chǎn)品暢銷，售后服務(wù)滿意。可見，利用企業(yè)檔案信息資源服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，能使企業(yè)獲得更可觀、更豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。

2.利用企業(yè)檔案資源，服務(wù)企業(yè)管理，促進(jìn)管理的規(guī)范、科學(xué)、公正和公平

利用企業(yè)檔案資源，服務(wù)企業(yè)管理，不僅使企業(yè)管理更具規(guī)范性、科學(xué)性和公平公正性，還能增強(qiáng)其預(yù)見性，能更好的激勵(lì)職工的創(chuàng)新精神和極大的工作熱情。例如，我們可以來看一下檔案集成管理系統(tǒng)中的人力資源管理，企業(yè)的人力資源管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的基礎(chǔ)和途徑。企業(yè)要發(fā)展，歸根結(jié)底靠的是人才，只要擁有人才，會(huì)吸納人才，還要會(huì)用人才，制定一套培養(yǎng)人才、甄別人才、考核人才和激勵(lì)人才的制度，形成一個(gè)動(dòng)態(tài)、開放的管理程序。而傳統(tǒng)手工操作不僅缺乏對(duì)職工的定量定性分析能力，還無形中加進(jìn)了一些人為情緒的干預(yù)，難以實(shí)現(xiàn)客觀上的公平公正和細(xì)微之處的掌控。檔案人力資源集成管理卻完全可以杜絕這一切而勝任有余。在檔案集成管理系統(tǒng)中，開辟一個(gè)人力資源欄目，構(gòu)建起一個(gè)開放、動(dòng)態(tài)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，合理配置人力資源，建立培訓(xùn)、競(jìng)爭(zhēng)、考核和完善的激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人力資源的精確、實(shí)時(shí)，而又科學(xué)規(guī)范的管理。

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