[摘 要]企業(yè)檔案室作為企業(yè)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，為企業(yè)的各項(xiàng)管理和職能活動提供信息支持，伴隨市場經(jīng)濟(jì)形勢的不斷變化，企業(yè)檔案管理方式和手段不斷豐富和更新，也促使我們應(yīng)準(zhǔn)確把握企業(yè)檔案室定位，突出檔案工作重點(diǎn)，積極應(yīng)對信息化時(shí)代檔案管理特點(diǎn)，才能更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的信息資源作用。

[關(guān)鍵詞]檔案；保管；利用

[中圖分類號]C93 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2013）30-0086-02

1 企業(yè)檔案室的定位

1.1 企業(yè)檔案室管理和服務(wù)職能的確立

企業(yè)檔案室首先要明確的職能是管理與服務(wù)。檔案工作一定要冠以“管理”的帽子，而不是被動的接收資料，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)工作重點(diǎn)，提出檔案工作規(guī)劃，編制檔案工作年度計(jì)劃；監(jiān)督和指導(dǎo)各部門整理歸檔，安全有效提供檔案服務(wù)等管理職能。如果說檔案管理是投入的話，那么檔案服務(wù)即是產(chǎn)品。只有加強(qiáng)檔案管理，檔案服務(wù)才有源源不斷的完整、齊全、準(zhǔn)確的檔案資源。

1.2 企業(yè)檔案室應(yīng)把握的三個(gè)定位

（1）信息資源中心。企業(yè)檔案室保管本企業(yè)的全部檔案，是企業(yè)成長的真實(shí)寫照，涵蓋了企業(yè)所有發(fā)展和管理的“蛛絲馬跡”，可以說是一個(gè)名副其實(shí)的信息資源中心。定位為企業(yè)信息資源中心，加大相關(guān)設(shè)施設(shè)備的配備和信息專業(yè)優(yōu)勢的檔案人員培養(yǎng)，對企業(yè)檔案室建設(shè)將具有重要的戰(zhàn)略意義。

（2）科技服務(wù)中心。檔案工作的最終目的是提供利用。檔案室工作人員應(yīng)開展有針對性地分析和調(diào)研，了解企業(yè)和職工對檔案的需求，及時(shí)發(fā)布檔案室最新室藏情況，引導(dǎo)他們積極利用企業(yè)檔案解決實(shí)際工作中的難題，可通過電話調(diào)卷、現(xiàn)場服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)共享等多種形式，使檔案室成為企業(yè)科技咨詢和信息服務(wù)中心，更好地為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。

1.3 教育宣傳中心

檔案作為企業(yè)干部職工艱苦創(chuàng)業(yè)的原始記錄，既具有憑證和史鑒作用，又具有隨時(shí)可參考的經(jīng)濟(jì)技術(shù)價(jià)值。企業(yè)檔案室可以根據(jù)需要提供最具代表性的檔案資料，以展覽或?qū)ｎ}的形式展示企業(yè)的壯大歷程和員工的精神風(fēng)貌，作為企業(yè)宣傳和員工教育培訓(xùn)的素材，增強(qiáng)企業(yè)員工的凝聚力和自豪感，激發(fā)他們?yōu)槠髽I(yè)積極奉獻(xiàn)的工作熱情。

2 企業(yè)檔案室的管理

企業(yè)的檔案管理主要包括“實(shí)體管理”與“信息開發(fā)利用”兩大方面。伴隨企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)形勢下管理模式的優(yōu)化和結(jié)構(gòu)方式的調(diào)整，有些企業(yè)會出現(xiàn)：①因體制變化，合資、合作或者重組后檔案全宗的界定。②檔案信息化時(shí)代基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和開發(fā)利用方式如何及時(shí)更新。③信息化程度淺顯，網(wǎng)絡(luò)共享程度不高。④存在部分企業(yè)檔案人員的知識機(jī)構(gòu)單一，其專業(yè)技能和理論素養(yǎng)迫切需要得到全面提升的狀況。針對此，筆者認(rèn)為可從三個(gè)方面來應(yīng)對。

2.1 把握檔案管理過程中的四個(gè)重點(diǎn)

由于企業(yè)檔案室所收集保存的檔案門類涉及企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備資料以及管理工作的全過程，把握其中收集、整理、保管和利用的四個(gè)重要環(huán)節(jié)可以更好地對整個(gè)檔案管理進(jìn)行全過程的控制，促使基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理工作得到更好的提升。

（1）收集全面。沒有收集的檔案工作就是“無源之水”，做好“收集”的首要條件是制定符合本企業(yè)特點(diǎn)的檔案歸檔范圍，特別是針對紙質(zhì)文件資料和電子文檔的雙重歸檔模式，重視“紅頭”文件、輕視“非紅頭”文件的做法，應(yīng)進(jìn)一步明確企業(yè)各部門及相關(guān)人員的崗位職責(zé)，確保文件和材料的初始形成直到最后歸檔的全過程進(jìn)行有效的管理和控制。

應(yīng)根據(jù)所在單位的工作重心側(cè)重于具有企業(yè)特色的收集重點(diǎn)。以日照港下屬單位為例，若公司的主營業(yè)務(wù)為裝卸生產(chǎn)，那么收集范圍應(yīng)重點(diǎn)圍繞貨源業(yè)務(wù)和生產(chǎn)管理，若公司屬于建設(shè)工程類，那么圍繞工程項(xiàng)目的開工、施工直至竣工過程的資料則應(yīng)列為收集重點(diǎn)；相對應(yīng)服務(wù)單位，針對服務(wù)品牌的打造和服務(wù)質(zhì)量的管理提升的相關(guān)舉措將是收集的重點(diǎn)。

（2）整理規(guī)范。在檔案的整理工作中，確定檔案全宗是一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。但是形成機(jī)構(gòu)行政結(jié)構(gòu)的變化經(jīng)常使一個(gè)全宗的邊界模糊不清，如日照港集團(tuán)下屬的股份一公司、三公司、建設(shè)集團(tuán)等單位就因機(jī)構(gòu)的體制變化而存在幾個(gè)檔案全宗的狀況。如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，也能夠完整體現(xiàn)一個(gè)單位自成立、發(fā)展全過程的活動情況和歷史面貌。

檔案整理的依據(jù)就是本單位的檔案分類方案，根據(jù)國家最新頒布的《企業(yè)檔案規(guī)范》，企業(yè)檔案可分為十個(gè)大類，以日照港現(xiàn)有檔案分類管理現(xiàn)狀來看，職工管理類檔案歸口在集團(tuán)人力資源部管理，其他類別分別按照ABCD等英文大寫字母的編號作為一級類目管理。

企業(yè)檔案還會產(chǎn)生照片、錄音帶等載體的聲像檔案，獎杯、證書等實(shí)物檔案、電子檔案。作為十大類之外的這三類檔案，它是全宗檔案的重要組成部分。筆者認(rèn)為可以作為一級類目的補(bǔ)充單獨(dú)設(shè)置類目，與相應(yīng)的十大類內(nèi)的檔案資料設(shè)互見號，以備查考。

（3）保管安全。企業(yè)檔案安全保管工作包含檔案的實(shí)體安全與涉密安全。首先是庫房的硬件設(shè)施管理必須達(dá)標(biāo)，其次借閱利用環(huán)節(jié)是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案借閱規(guī)定進(jìn)行；要有應(yīng)對特殊季節(jié)、氣候下的檔案安全措施，應(yīng)考慮重要檔案備份后的異地保管，防止意外情況的發(fā)生。

企業(yè)檔案鑒定應(yīng)具備歷史的眼光，對于一時(shí)難以確定去留的檔案，要遵照“保管從寬，銷毀從嚴(yán)”的精神，以確保檔案安全。

（4）利用廣泛。受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，企業(yè)利用檔案信息的要求提高，傳統(tǒng)檔案通過查閱目錄、進(jìn)庫、調(diào)卷的利用方式，有其優(yōu)勢的同時(shí)但也受到時(shí)空、地域和服務(wù)方式單一等因素的制約。企業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)自身單位特點(diǎn)，在傳統(tǒng)檔案利用的基礎(chǔ)上結(jié)合企業(yè)信息化發(fā)展趨勢，利用數(shù)字檔案館和企業(yè)信息網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)利用平臺，推廣檔案的信息利用方式和手段。

日照港集團(tuán)公司“十一五”期間累計(jì)投入經(jīng)費(fèi)70余萬元開展檔案數(shù)字化工作。至2010年年底，館（室）保存數(shù)據(jù)案卷級已達(dá)35684條，文件級297732條，原文258295條，22個(gè)基層單位檔案室已實(shí)現(xiàn)檔案目錄級檢索，利用人員可隨時(shí)登錄企業(yè)的檔案網(wǎng)站查閱經(jīng)授權(quán)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)利用的高效便捷，這也將是信息時(shí)代檔案利用的趨向。

2.2 積極應(yīng)對檔案信息化時(shí)代的到來

在電子檔案隨著信息技術(shù)而降臨的今天，當(dāng)人們可以把成百上千本書存在一張不到1盎司的光盤中時(shí)，信息時(shí)代的信息數(shù)字化及由此提出的數(shù)字信息的管理模式，已經(jīng)深刻影響著檔案管理全過程。企業(yè)檔案室應(yīng)創(chuàng)新管理理念、健全制度，加快檔案數(shù)字化建設(shè)積極應(yīng)對檔案信息化時(shí)代的到來。

（1）創(chuàng)新管理理念。信息化環(huán)境下，檔案工作逐漸由手工操作為主的保管、編目、查找、利用變?yōu)橛?jì)算的機(jī)輔助自動編目、標(biāo)引、鑒定等。企業(yè)檔案部門已不僅僅是檔案實(shí)體管理部門，更是一個(gè)信息供應(yīng)部門，企業(yè)檔案工作重心也由原來的以實(shí)體管理為主向信息開發(fā)、信息服務(wù)方面轉(zhuǎn)移。企業(yè)檔案人員必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，具備檔案信息化的管理理念。

（2）健全管理制度。順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，企業(yè)檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)新的階段，企業(yè)原有的管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能完全適應(yīng)目前的新情況和新挑戰(zhàn)，國家檔案局也在逐步出臺有關(guān)電子文件的安全管理、檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識規(guī)范以及電子檔案遷移指南等指導(dǎo)性文件，企業(yè)應(yīng)在完善原有管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)進(jìn)一步健全有關(guān)電子文件的收集歸檔以及安全管理等制度。

（3）加快檔案數(shù)字化建設(shè)。我們現(xiàn)在所稱的“檔案數(shù)字化建設(shè)”，其主要目標(biāo)是使現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

企業(yè)檔案室的應(yīng)在以下幾個(gè)方面加快檔案的數(shù)字化建設(shè)：①檔案數(shù)字化。將以紙張作為載體的檔案材料轉(zhuǎn)換成以光盤作為載體的檔案。②圖像壓縮與管理。因圖像文件占的存儲空間則較大，這就需要圖像壓縮，節(jié)省圖像文件的存儲空間。在瀏覽時(shí)，可以實(shí)行比例放大或縮小還原?？梢越⒁粋€(gè)圖像庫和一個(gè)索引文件，把圖像全部放在這個(gè)圖像庫中，然后在索引文件中指出每個(gè)圖像文件在圖像庫中所在的位置。③光盤刻錄。將完整的檢索程序、數(shù)據(jù)庫文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上，實(shí)行多份備存、異地保管的方式確保檔案安全。④檔案的數(shù)據(jù)庫管理。應(yīng)開發(fā)具有企業(yè)特點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后的存貯、查閱、網(wǎng)絡(luò)化利用功能的實(shí)現(xiàn)，建立企業(yè)信息資源的共享平臺。

2.3 全面提升企業(yè)檔案人員素質(zhì)能力

企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)條件下的發(fā)展壯大，對信息量的需求會逐步增大，快速的信息傳遞手段和網(wǎng)絡(luò)共享利用方式賦予了廣大檔案人員更高層次的職業(yè)需求。

（1）強(qiáng)化職業(yè)道德和服務(wù)意識。企業(yè)檔案的收集范圍涵蓋企業(yè)的各個(gè)層面，涉及企業(yè)產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略管理決策和企業(yè)保密數(shù)據(jù)等內(nèi)容，應(yīng)強(qiáng)化企業(yè)檔案人員職業(yè)道德建設(shè)，準(zhǔn)確掌握企業(yè)檔案信息的公開利用和保密界限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，確保企業(yè)重要信息的安全。檔案人員還應(yīng)增強(qiáng)積極采用現(xiàn)代化手段開展檔案服務(wù)工作的意識，大膽地進(jìn)行編研更新，促進(jìn)檔案管理工作跟上企業(yè)前進(jìn)的腳步，更好地為企業(yè)服務(wù)。

（2）提升專業(yè)技術(shù)理論和操作能力。檔案工作者不僅要掌握檔案管理知識，更要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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[2]楊曉峰.對企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].中國市場，2012（49）.